浅谈企业档案服务面临的问题及对策

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1、2 4 2 齐鲁档案论坛 分，档案人员应增强对其信息性的认识程度，提高辨别水平和处理能 力，增强开发档案信息资源的意识，满足社会各方面对档案信息日益 增长的需求。二是市场意识。档案人员应把开发档案信息与市场经 济接轨，以直接或间接的方式参与到市场经济活动中去。在工作实 践中，要树立起强烈的市场意识。市场经济体制是一种竞争机制。 要使档案信息进入市场，首先要有质量意识、效益意识，要根据信息 市场的需求，优化服务措施，提高服务质量，开发含“金”量高的档案 信息，并及时把能产生较大社会效益和经济效益的档案信息推向信 息市场，使档案信息在市场环境的作用下，找准位置，发挥作用。三 是现代化意识。市场经济

2、的建立，形成了一套激烈竞争的机制。追 求信息的快速传递，发挥时效是信息价值竞争的重要措施。实现这 一目的的条件就是，档案人员要有积极采用现代化手段，开展档案服 务工作的意识，大胆地进行设备更新，努力学习现代化设备的实践技 术，比如电子计算机技术、网络技术、多媒体技术、影视制作技术等， 促进档案工作的发展跟上时代节拍。四是法纪意识。国家关于档案 工作的法律、法规是我国档案工作健康发展的重要保证。在社会主 义市场经济条件下，档案人员在履行档案工作的服务职能中，要有强 烈的依法办事的意识，遵守档案利用工作纪律。按照党和国家有关 规定，进行档案的开发、开放、公布与利用，正当地参与市场竞争，正 确处理大

3、局利益和自身利益的关系，防止出现片面追求轰动效应，违 反档案管理纪律的情况发生。 浅谈企业档案服务面临的问题及对策 济南铁路局机械大修段马玲 档案作为企业重要的信息资源，是企业领导科学决策的重要依 据，也是支持企业可持续发展的重要基础性资料。在市场经济条件 下，如何科学有效地开发利用档案信息资源，使之更好地为企业改革 和发展服务，是档案部门的一项长期而重要的任务。由于现行的档 案管理模式是计划经济时期的产物，已不能完全适应市场经济体制 服务创新篇 2 4 3 下企业发展对档案信息的需求，特别是档案信息服务不能满足实际 需要，给档案工作带来一定的消极影响。本文就企业档案如何为企 业改革和发展提供

4、服务，进一步发挥档案信息作用和提高档案工作 地位，谈一点粗浅的认识。 一、目前企业档案服务工作中存在的问题 1 、档案服务方式被动，档案利用率低。大多数企业档案管理 “重藏轻用”的陈旧观念没能很好地转变，档案为企业改革发展服务 缺少主动性，自我封闭、看摊守业式的接待查询仍然是档案利用工作 的主要途径，致使馆藏档案中很多宝贵的信息资源没有及时开发利 用，档案利用率一直处于低水平状态。 2 、档案服务手段落后，档案服务效率低。计算机网络技术的普 及应用，大大加快了信息处理和信息传递的速度，这无疑为档案管理 开辟了新的领域，提供了新的手段和途径。然而，由于技术、人才等 因素的影响，目前传统的手工操作

5、仍然是档案利用的主要手段，计算 机辅助档案管理还处于起步阶段，而且发展也不平衡。 3 、档案信息服务内容单一，缺乏针对性和实效性。目前的档案 利用大多注重的是以原件形式的利用，服务内容比较单一。为了改 变这种现状，许多档案管理部门也在努力开展编研工作，对档案信息 进行深加工，编写出可供参考的信息材料。但是这些编研资料往往 是简单汇编多、小型专题多，而具有针对性的和实用的少，深层次的 少，不仅造成了人力、物力的浪费，而且达不到有效服务的目的。 二、产生问题的原因 1 、观念落后是产生问题的重要原因。思想认识是行动的先导， 认识不到位，行动必然滞后。不少人认为，档案管理主要是按时接 收，及时整理，

6、认真做好查档的接待工作，保管好档案，不丢失不损 坏，就尽到了管理者的职责，至于如何开发利用好档案想得较少，也 做的少。 2 、人才结构的不尽合理是问题产生的客观原因。由于企业对档 案工作的重视程度不够，造成人员的构成比例及其知识结构达不到 要求，尤其是缺乏专业人才，缺乏比较熟练地掌握计算机使用技术和 档案管理的综合性人才。能够对档案自动化管理进行设计、研制、开 2 4 4 齐鲁档案论坛 发的专门人才更是少之又少，这是档案资料无法得到有效和充分利 用的重要原因。铁路企业现有的档案管理人员，大多没有经过档案 管理的专业理论学习，对档案资源的深层次开发知识理解甚少，发现 档案价值的能力不足，大多数只

7、能保持简单的管理操作，因而无法充 分发挥档案的作用。 3 、档案管理人员的积极性没有充分调动起来，是各种服务不到 位的重要原因。档案工作的好坏，与直接从事档案管理的工作人员 密切相关。现行的管理体制和分配制度，无形中影响了档案管理人 员主观能动性的充分发挥和创造性地开展工作。因此，受求稳守旧 的双重影响，必然导致服务的被动和效率的低下。 三、做好档案服务工作的对策 ( 一) 增强档案服务意识 档案的有效利用是档案工作的最终目的，档案信息服务则是档 案工作者的重要任务之一，因此档案工作者要把服务意识贯穿于整 个档案工作之中去，要在遵守档案工作客观规律的前提下，解放思 想，实事求是，勇于冲破旧的条

8、条框框，紧紧抓住企业改革发展为档 案工作带来的良好机遇，正确认识档案服务工作在企业发展中的地 位和作用，切实增强档案服务意识，把档案管理由“以藏为主”转变 到“以用为主”的正确轨道上来。彻底破除封闭半封闭状态，克服等 待观望无所作为的消极情绪，以开拓进取的精神，拓展档案信息服务 和档案事业发展的空间。 l 、变被动服务为主动服务。一是将全宗指南、各种卡片、目 录等现有的各种检索工具主动介绍给利用者，让利用者对馆( 室) 藏 档案有一个比较清晰和全面的了解。二是要加大投入，积极应用现 代化的管理技术和工具，为利用者提供多途径，多方式和便捷的利用 条件，使利用者用最简单的方式和最少的时间获得所需要

9、的信息。 三是要建立反馈制度，及时反馈收集利用档案取得的效果信息。四 是加强档案利用效果宣传，扩大档案作用的影响力和知名度，进而广 泛增强人们的档案意识和利用档案观念。 2 、建立跟踪服务制度。档案部门要及时掌握企业的改革发展、 生产经营、基建、技术改造、科研、设计等工作的进展情况，实行动态 服务创新篇 2 4 5 跟踪服务，随时了解需求，超前提供必要的档案资料。如在基建项目 建设上，从项目立项开始，档案人员就要跟踪管理，参与计划、鉴定、 验收等活动，使档案资料管理成为该项目管理的组成部分，形成齐全 完整的基建档案。只有这样，才能在其今后生产、维修、技术改造、扩 建等过程中，随时提供利用。 (

10、 二) 做好基础性工作 l 、强化档案材料的收集归档工作。首先，要真正建立起专( 兼) 职档案人员管理网络，实行专( 兼) 职档案人员例会制度，及时掌握 各方面的材料信息，提前做好各类资料的收集归档准备工作，保证归 档信息资源的完整性、系统性和真实性。其次，要采取以行政管理手 段为主、经济管理手段为辅的归档方法，制定奖惩办法，定期检查、评 比，把归档工作质量的高低与有关单位、部门负责人及专( 兼) ，职档 案人员的收入挂钩考核。对归档工作做得好的，给予一定的物质奖 励；对文件材料归档不及时，管理不善，造成损毁、丢失的，不但追究 单位主要负责人及专( 兼) ，职档案人员的行政责任，还要给予一定

11、的经济处罚。以此来增强档案工作人员的工作责任感和依法治档意 识，促进归档制度的落实。 2 、发挥主管部门作用，加大对档案工作的监管力度。上级档案 行政管理部门要根据档案法及有关法规的规定，定期对基层单位 档案工作进行检查，加大对企业档案工作的宏观管理，做到规划协 调、政策引导、指导监督和服务保障，及时发现问题，严格督促整改， 以此引起企业全员尤其是管理层对档案工作的重视，保证把各项管 理制度落到实处。 ( 三) 积极做好档案信息资源的开发利用工作 在当今信息时代，企业间的竞争就是信息的竞争，“信息就是财 富”早已成为企业发展的共识。档案人员要调整服务方向，扩大服 务空间，大力开发档案信息资源，

12、把技术信息、生产经营等各种信息 及时、准确地采集加工出来，为企业改革及各项管理工作提供借鉴和 参考，使企业档案真正成为企业领导和各部门正确制定计划和决策 的合格参谋和得力助手。 在服务方式上，企业档案人员应N I ；, 1 经济建设的主战场，密切关 2 4 6 齐鲁档案论坛 注企业的中心工作，深入阋查研究，主动了解各级领导、各部门及各 专业人员的需要，从长计议，有科学、有预见、有针对性地、深层次地 开发档案信息资源，编制综合性、实用性强的各种汇编，如科技成果 简介、基础数据汇集、企业经营分析、经济管理分析、人才管理分析、 专题综合分析等，努力做到经济建设发展到哪里，档案服务工作就延 伸到哪里。

13、 ( 四) 进一步提高档案服务效率 随着计算机网络、多媒体等高科技的广泛应用，我局各单位普遍 建立了局域网，网上办公、网上信息传递，使得文档一体化管理成为 可能，各种信息的逐渐网络化、数字化以及电子文件的大量产生，给 档案利用带来了新的发展契机。实现档案的数字化管理和档案信息 检索、查询网络化，让档案信息资源为更多的用户所利用，足不出户 就可以通过计算机获得千里之外的档案信息，这不仅有利于企业档 案部门从大量重复劳动、手工操作中解放出来，提高档案部门的工作 效率，也有利于企业在改革发展中获得更为优质高效的服务。 ( 五) 丰富馆藏，打好档案信息物质基础 铁路企业作为国民经济的大动脉，面对国际国

14、内日趋激烈的竞 争，越来越需要广泛的信息支持。近年来，尽管各级档案部门在拓宽 档案的收集范围方面做了一些工作，但企业档案人员往往只注重收 集企业内部各项工作中产生的档案资料，对铁路外部信息基本没有 收集贮存，这种状况很难满足市场竞争对信息的需求。因此，我们要 注意做好丰富馆藏内容、优化馆藏结构的工作，要打破单纯档案概 念，建立档案、情报、图书一体化格局，全方位、多渠道地搞好档案及 其他信息的收集和积累。不仅要收集企业自身应归档范围的各种档 案资料，如企业重组、整合、撤并中形成的文件资料，资产评估申请、 批复、评估报告书、合同协议书等；而且要注意收集光盘、软盘等新型 载体的档案资料；同时还要收集

15、与本企业经营发展有关的外部市场 信息资料，以满足领导准确把握市场机遇，实现科学决策的需要。 ( 六) 建立健全档案服务工作机制 建立良性运行机制是开展档案服务工作的关键和保证。首先要 建立和健全档案服务的管理制度，建立档案信息开发机制和档案利 服务创新篇 2 4 7 用效益机制，形成一套激励机制，这样不仅能够推动企业档案事业的 发展，而且有利于调动档案人员做好工作特别是主动服务的积极性。 其次要将档案管理纳入企业信息管理之中，建立图书、档案、情报为 一体的信息资料中心，解决档案管理与信息管理脱节的问题。档案 人员可以作为信息情报人员，紧跟改革的步伐，适应发展的需要，及 时准确地把适用于改革发展

16、的信息材料加工出来，提供给领导参考。 综上所述，档案为企业改革和发展提供优质服务，是新形势对档 案管理的必然要求。档案工作者只有围绕改革和发展的中心工作， 发扬与时俱进、勇于创新的精神，积极探索新形势下档案工作的新规 律、新特点以及做好档案工作的新思路、新方法，才能深入搞好档案 信息资源的开发利用工作，从而更好地发挥档案在企业管理中的应 有作用。 扩大档案开发利用 提升档案工作活力 E l 照市城市建设档案馆李宗波 城建档案工作在城市规划、建设和管理中是一项基础性工作，主 要职责是收集、整理、保存和利用好城市建设档案的信息资源。可 见，收集、整理和保存好档案的最终目的是要进行档案的开发利用， 只有开发和利用好城建档案，才能真正实现其内在价值，提升档案工 作的新活力。 近年来，我们积极开展城建档案的开发和利用工作，如进行了地 下管线普查及信息化建设、开展声像档案建设以及对馆藏档案资源 进行数字化等，取得了明显的成效。 一、开展全市地下管线普查。建立地下综合管网信息管理系统。 提供地下管线信息查询服务 据统计，日照市地下综合管线的长度由2 0