公文写作专业培训讲义

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1、交流主要内容 一、公文概述 二、公文格式 三、公文主要文种写法 四、强调几个问题,一、公文概述,公文的定义和作用 公文是具有规范体例格式的公务文书，是各级机关实施领导、进行管理、处理公务、沟通联系的工具。 公文质量的好坏关系机关各项管理工作能否正常高效运转，同时公文质量也代表部门、单位形象，是部门和单位综合水平、综合素质的反映。 公文的重要特点是行文的规范化、制度化和标准化。,公文处理工作应遵循的标准和规定： 国家技术监督局国家行政机关公文格式（GB/T97041999） 国务院办公厅国家行政机关公文处理办法（2001年1月1日施行） 中共中央办公厅中国共产党机关公文处理条例（1996年5月3

2、日施行） 办公厅厅发20081号、厅发20091号文件 以上这些标准和规定对规范公文管理提出了明确要求，是总部和企事业单位公文处理工作应遵循的原则。,二、公文格式,公文格式标准化的意义,公文格式即公文的表现形式。公文格式标准化是公文处理工作本身所需要的。规范的公文格式不仅体现公文的法定权威性和约束力，而且有利于提高工作效率，保证政令畅通。公文格式不规范，不仅影响公文的质量和美观，更重要的是会影响公文的效力，甚至由于格式不规范而造成各种谬误，直接影响公文的严肃性和应有作用的发挥，有时还会因此造成重大失误。,26,28,156,A4纸：长宽=297210 版心：长宽=225156 (单位：mm),

3、25,37,35,3行,单位：mm,文件式格式 国标规定，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。 发文机关标识之下隔 3 行处印一条与版心同宽（156mm）的红色反线。,文件式格式 国标规定，上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。 上行文 版式,26,28,156,A4纸：长宽=297210 版心：长宽=225156 (单位：mm),80,37,35,3行字,单位：mm,信函式格式 国标规定，发文机关标识上边缘距上页边的距离为30mm；发文机关全称下4mm处为一条武文线，距下页边20mm处为一条文武线，两条线长均为170mm。,26,28,170,版心与文件式公文基本一致,4,3

4、0,20,单位：mm,武文线（上粗下细）,文武线（上细下粗）,公文格式应符合国家行政机关公文格式（GB/T 97041999）的要求，做到相关要素齐全，字体、字号规范等。 组成公文的各要素可划分为眉首（文头）、主体、版记（文尾）三部分。,主体,版记,眉首,标题、主送机关名称正文、附件、 成文日期、生效标识 附注,主题词、抄送机关、印发机关、印发日期 版记中反线 版记位置,份数序号、秘密等级 保密期限、紧急程度 发文机关标识 发文字号、签发人 红色反线,001,油商密一年,特 急,公文结构,主体,版记,眉首,001,油商密一年,特 急,中油办2009X号,签发人：,份数序号 秘密等级 保密期限

5、紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 红色反线,（一）眉首,秘密,机密,绝密,1. 秘密等级和 保密期限： 集团公司秘密有国家秘密和企业商业秘密之分。 国家秘密： 秘密、机密、绝密 商业秘密： 油商密 油商密 油商密,油商密 ,油商密,油商密,（一）眉首,（一）眉首,1.秘密等级和 保密期限： 用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行。 保密期限采用+年的方法标注。,机 密,机密2年,油商密5年,2.份数序号： 若公文需要编号发送时，用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角 第1行 份数编号至少应不少于两位。,正,001,1,01,油商密2年,油商密,（一）眉首,2. 份数序号： 目前，国家机密级

6、、绝密级文件及油商密级的文件，必须标注序号发送。以01或001起编，可用打号机连续编码打印，也可用数码印制机在印制正文同时自动编码打印。,误,019,正,误,（一）眉首,（一）眉首,3. 紧急程度（急件、特急）： 用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；若需同时标识密级和紧急程度，密级标在第1行，紧急程度标在第2行。 要实事求是地标注,中国石油天然气集团公司文件,急 件,油商密 ,03,急 件,油商密 ,急 件,（一）眉首,4. 发文机关标识： 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加 “文件” 两字组成。特别是上行文也必须加“文件”两字。,（一）眉首,4. 发文机关标识：

7、 联合发文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列；若联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。,（一）眉首,4. 发文机关标识（字体字号）： 国标规定，发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm15mm。 集团公司、股份公司级文件标识字号分别为40、38号；企业字号不得大于36号。,（一）眉首,4. 发文机关标识 （排列）： 单行式 企业单位名称614字（不含文件2字）：36号小标宋体字，固定值44磅，缩放75% 字数为14字以上：调节缩放比例，字高不变。,（一）眉首,4. 发文机关标识（排列）： 折行

8、式 前缀有“中国石油天然气集团公司”、“或中国石油天然气股份有限公司”，“气”字转行；格式：23号小标宋体字；字形无缩放。 单位名称9字以内，36号小标宋体字，固定值44磅，缩放75%；字数为9字以上，调节缩放比例，字高不变。,（一）眉首,5. 发文字号： 构成国标规定，发文字号组成如下： 发文代字+年份+序号 如:中油财200928号 不能颠倒 不能缺项,（一）眉首,5. 发文字号： 发文代字 一般由两个层次组成：发文机关代字+发文机关主办文件的部门代字，或再+发文形式。 不要“字”等虚字， 不要过长。,（一）眉首,5. 发文字号： 集团公司企事业单位上行文发文代字： 企业名称代字+企业行业

9、类型代字+企业组织形式代字,油气田企业“油” 炼化企业“石化”,局、公司、厂、 院、所、中心,大庆石油管理局庆油局 大庆石油化工总厂庆石化厂,（一）眉首,5. 发文字号： 股份公司企事业单位上行文发文代字： 企业名称代字+企业行业类型代字 油气田企业油 炼化企业石化、炼化、化销 销售企业销售 大庆油田有限责任公司庆油 大庆石化分公司庆石化 特殊：股份公司勘探开发研究院、规划总院、石油化 工研究院的发文代字有“企业组织形式代字”。 如勘探开发研究院勘探院,（一）眉首,5. 发文字号： 年份国标规定，年份应用阿拉伯数码标全称，并用六角括号“ ”括入。年份要用全称，不应简化。,不能使用 圆括号“(

10、)” 方括号“ ”,（一）眉首,5. 发文字号： 序号 不编虚位（即1不编为001）； 序号前不加“第”字。 序号是发文流水号，一般同一发文形式，统一按顺序编号。,5. 发文字号： 发文字号位于发文机关标识之下空2行，红色反线之上，用3号仿宋体字左右居中排。 上行文，有签发人时，发文字号居红色反线上方左端空一字。 信函格式，发文字号位于武文线下右上角。,（一）眉首,（一）眉首,6. 签发人： 上行文需标识签发人姓名。 应用3号仿宋体标识“签发人”3 字，而后用全角冒号；而签发人姓名用3号楷体字。 不能只写“签发”两字,（一）眉首,6. 签发人： 如有多个签发人，主办单位签 发人姓名置于第1行，

11、其他签发人姓名按发文机关顺序依次排列，下移红色反线，发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。,版记,主送单位： 一、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 。 二、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 附件：XXXXXXXX （XXXXXXXXX）,标题、主送机关名称正文、附件、附注 成文日期、生效标识,主体,（二）主体,（二）主体,1. 公文标题： 公文标题在红色反线下空行，用号小标宋体字，分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。,（二）主体,2. 主送机关： 位置：在文件标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识。,2主送机关： 标点符号

12、：各单位、部门间用逗号，用作定语的同类单位间用顿号。主送单位中不用“和”、“及”等连词。,（二）主体,主送机关： 企事业单位向总部报送正式上行文件，主送机关应为“中国石油天然气集团公司”或“中国石油天然气股份有限公司”，不使用“集团公司”、“股份公司”等简称。正式上行文件，除可直接主送集团公司办公厅和专业分公司外，不得直接主送集团公司或股份公司的业务部门。,（二）主体,主送机关： 集团公司向国务院国资委、国家部委等报送公文，主送机关应为“国务院国资委”、“财政部”等国家部委，不得径送国家部委的某一厅局，如不得主送“国务院国资委规划局” 。,（二）主体,主送机关： 总部印发普发性下行文件，主送机

13、关规范用语为“各企事业单位”，若仅对某一类型企业普发文件时，可使用如 “各油气田企业”、“各炼化企业”、“各销售企业”等规范统称。 在遇到主送机关不是同类型的全部时，应一一列出，通常不用“各有关单位”这种不确切的概括词。,（二）主体,（1）一般情况不可随意使用； （2）在印发项目或投资计划、会议通知、培训通知等文件，正文或附件中列明了要发送的“有关”单位的名单、名额等情况下可使用； （3）不得使用“各有关企业”、“各企业”、“各单位”、“各有关部门”等。 （4）若“有关”单位数量不太多时，可一一列上，但太多（超过3行文字）时，则一一列入版记“抄送”之前，用“主送：”。,“各有关单位”的正确用法

14、,(二)主体,3. 公文正文： （1）正文排版为行距固定值28镑，每页22行，每行28字。 （2）主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。,(二) 主体,3. 公文正文： 注意： （1）公文正文中不得有表格、示意图、结构图等形式。要将表格中内容转化为文字表述或是作为附件。,(二)主体,3. 公文正文： 注意： （2）正文中不要出现一字行。 （3）不要出现背题 。,（二）主体,结构层次： 序数 一、 （一） 1.（用圆点！） (1) 格式 回行空2字,一、XXXXXXXX （一）XXX，XX。XXX 1. XXXX （1）XXXX,（二）主体,4. 附件： 附件题录

15、“附件” 与正文间空1行，前空2个汉字。 “附件”之后标全角冒号，接排文字，回行内对齐。,XXXXXXXXXXXXXXX。 附件: 关于XXXXXXXXXXX的可行性 报告,（二）主体,4. 附件： 附件题录 不能只写“附”，或写为“附表”。 应写为“附件”。,（二）主体,附件：1. XXXXX 2. XXXXX,4. 附件： 题录序号 附件如不止一个，只用1个“附件”，并用阿拉伯数字编序号。 序号数码后加圆点“”。,（二）主体,4. 附件： 附件正文 序号及名称应与前面的题录标题名称一致。 正文首页左上角顶格用3号方正仿宋体标注“附件”或“附件”，其后不加冒号。,（二）主体,4. 附件： 附

16、件正文 附件正文中的字体字号、行距版式应与正文一致。,（二）主体,5. 附注： 公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期之下空1行。 不要写“附注”2字。,（二）主体,5. 附注： （1）上行文、平行文都应该标注公文联系人及联系电话等附注内容。 （2）要求报送材料等通知中的联系人及电话属于正文内容，不适用附注的标识方法。,（二）主体,6. 公文生效标识： （一）单一发文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm4mm，印章用红色。,印章 弧下无字采用下套式，仅以下弧压在成文时间上 弧下有字采用中套式，印章中心压在成文时间上,（二）主体,（二）主体,印章 印章不得盖在空白页上。印章（成文日期）页至少有一行正文文字