第六章控制

《第六章控制》由会员分享，可在线阅读，更多相关《第六章控制（38页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、第六章 控制职能,通其变，天下无弊法；执其方，天下无善教。 王通文中子周公 预防是解决危机的最好方法。 英国危机管理专家迈克尔里杰斯特,【学习目标】,知识目标 1了解控制的定义、目标和内容。 2掌握对人员、财务、作业、信息和组织绩效等五个方面的控制内容。 3掌握控制的模式和过程。 4熟悉掌握与灵活应用常用控制的方法。 5掌握对对监控者的监控。 能力目标 1.能对企业实际管理过程中出现的有关问题进行预防控制、及时控制和反馈控制。 2.能根据控制的对象、内容和条件的不同，还应选择不同的控制方法对整个组织进行有效的控制。 3.能运用控制原理在确保组织的方向和目标同时，对监控工作和监控人员本身也得到监

2、控。,【开卷有益】,扁鹊的医术 魏文王问名医扁鹊说：“你们家兄弟三人，都精于医术，到底哪一位最好呢？”扁鹊答说：“长兄最好，中兄次之，我最差。”文王再问：“那么为什么你最出名呢？”扁鹊答说：“我长兄治病，是治病于病情发作之前。由于一般人不知道他事先能铲除病因，所以他的名气无法传出去，只有我们家的人才知道。我中兄治病，是治病于病情初起之时。一般人以为他只能治轻微的小病，所以他的名气只及于本乡里。而我扁鹊治病，是治病于病情严重之时。一般人都看到我在经脉上穿针管来放血、在皮肤上敷药等大手术，所以以为我的医术高明，名气因此响遍全国。”文王说：“你说得好极了。” 【管理启示】： 事后控制不如事中控制，事

3、中控制不如事前控制，可惜大多数的事业经营者均未能体会到这一点，等到错误的决策造成了重大的损失才寻求弥补，有时是亡羊补牢，为时已晚。,【引导案例】,力行电力建设公司的预算失控 讨论题： 1你认为该公司的预算控制程序有哪些主要问题？ 2是否需要改进公司的预算编制方法？你有什么建议？ 3你对公司采用的追加投资的控制办法有什么看法？,第一节 控制的概述,控制是一项重要的管理职能。 控制首先与计划是密不可分的，离开了控制，一切计划都只能成为空想。 控制和组织中的其他各项活动也是分不开的。 没有控制就难以保证一切活动按照计划进行。 因此，在组织各个层次的管理中，控制都起着重要的作用。,一、 控制的含义,所

4、谓控制，就是监督各项活动，以保证它们按计划进行并纠正各种重要偏差的过程。 这个概念中包括如下三点： 控制有很强的目的性，即控制是为了保证组织中的各项活动按计划进行； 控制是通过“监督”和“纠偏”来实现的； 控制是一个过程。,控制和计划的关系具体表现, 计划为控制提供衡量的标准。 计划和控制的效果分别依赖于对方。 一切有效的控制方法首先就是计划方法，选择控制方法和设计控制系统时必须要考虑到计划本身的特点。 计划工作本身也必须有一定的控制，控制工作本身也必须有一定的计划。,二、控制目标,在现代管理活动中，管理控制的目标主要有四个： 1限制偏差的累积 2适应环境的变化 3处理组织内部的复杂局面 4降

5、低成本,三、控制的内容,控制的内容也就是控制的对象，美国管理学家斯蒂芬罗宾斯将控制的内容归纳为五个方面的控制： 1对作业的控制 2对人员的控制 3对财务的控制 4对信息的控制 5对组织绩效的控制,第二节 控制模式,一、控制的类型 根据控制时点的不同可以将控制分为前馈控制、同期控制和反馈控制，三者之间的关系如图61所示。,一、控制的类型 1反馈控制 反馈控制是一种最主要也是最传统的控制方式。它的控制作用发生在行动作用之后，其特点是把注意力集中在行动的结果上，并以此作为改进下次行动的依据 。 2同期控制 同期控制的控制作用发生在行动之中，即与工作过程同时进行。其特点是在行动过程中一旦发生偏差，马上

6、予以纠正。 3前馈控制 前馈控制的控制作用发生在行动作用之前，其特点是将注意力放在行动的输入端上，使得一开始就能将问题的隐患排除，“防患于未然”，可见前馈控制的效果正是管理者追求的目标。,进行有效可行的前馈控制，必须满足以下几个必要条件： (1) 必须对计划和控制系统进行透彻、仔细的分析，确定重要的输入变量。 (2 ) 必须建立清晰的前馈控制的系统模型。 (3) 注意保持模型的动态性，经常检查模型以了解所确定的输入变量及其相互关系是否仍然能反映实际情况。 (4) 必须经常收集系统输入量的数据并输入控制系统。 (5) 必须定期评估实际输入量和计划输入量之间的差异并评估其对最终结果的影响。 (6)

7、 必须采取行动，不但应指出问题，还应采取措施来解决它们。,二、有效控制的原则,控制是一项很重要的管理职能，控制工作的基本运行过程和原理具有普遍性。有效控制必须具备定的条件，遵循科学的控制原则。 (一) 控制应该同计划与组织相适应； (二) 控制应该突出重点，强调例外； (三) 控制应该具有灵活性、及时性和经济性的特点； (四) 控制应该具有客观性、精确性和具体性的特点； (五) 控制工作应注重培养组织成员的自我控制能力 。,三、控制过程,（一）确定标准 （二）衡量工作 （三）分析衡量结果 （四）采取管理行动,（一）确定标准,所谓标准，就是评定成效的尺度。根据标准，管理者无需亲历工作的全过程就可

8、以了解整个工作的进展情况。 经常使用以下几种类型的标准： 时间标准，是指完成一定工作所需花费的时间限度。 生产率标准，是指在规定时间里所完成的工作量。 消耗标准，是指完成一定工作所需的有关消耗。 质量标准，是指工作应达到的要求，或是产品或劳务所应达到的品质标准。 行为标准，是对员工规定的行为准则要求。,四、控制关键点和控制标准,关键控制点的“关键性”在于该因素对整个衡量工作过程和结果的影响大小。 关键控制点的标准大致可以分为以下几类： 1实物标准 2费用标准 3资本标准 4收益标准 5计划标准 6无形标准 7指标标准,实际工作中常用的制订标准的方法有以下三种。 统计方法，即根据工商企业历史数据

9、记录或对比同类企业的水平，用统计学的方法确定标准。这种方法常用于拟定与工商企业经营活动和经济效益有关的标准。 工程方法，即指以准确的技术参数和实测的数据为基础制订的标准。这种方法主要用于生产定额标准的制订上。 经验估算法，即指由经验丰富的管理者来制订标准。这种方法通常是对以上两种方法的补充。,（二）衡量工作,关于如何衡量，这是一个方法问题，在实际工作中有各种方法，常用的有如下几种： 1个人观察 2统计报告 3口头报告和书面报告 4抽样检查,在选取上述方法进行衡量工作的同时，要特别注意所获取信息的质量问题。信息质量主要体现在以下四个方面： 准确性，即所获取的用以衡量工作的信息应能客观地反映现实，

10、这是对其最基本的要求。 及时性，即信息的加工、检索和传递要及时，过分拖延的信息将会使衡量工作失去意义，从而影响整个控制工作的进行。 可靠性，即要求信息在准确性的基础上还要保证其完整性，不因遗漏重要信息而造成误导。 适用性，即应根据不同管理部门的不同要求而向他们提供不同种类、范围、内容、详细程度、精确性的信息。,（三）分析衡量结果,衡量工作的结果是获得了工作实际进行情况的信息，那么分析衡量结果的工作就是要将标准与实际工作的结果进行对照，并分析其结果，为进一步采取管理行动作好准备。 比较的结果无非有两种可能： 一种是存在偏差， 另一种是不存在偏差。,（四）采取管理行动,控制过程的最后一项工作就是采

11、取管理行动，纠正偏差。偏差是由标准与实际工作成效的差距产生的，因此，纠正偏差的方法也就有两种： 1改进工作绩效 2修订标准,第三节 常用控制方法,一、预算控制方法 二、会计控制方法 三、审计控制法 四、人事管理控制方法 五、其他控制方法,一、预算控制方法,（一）预算的作用 组织管理中预算具有的控制作用表现在以下一些方面： 通过预算，便于管理者了解和控制组织的财务状况。 通过预算有助于管理者合理配置资源和控制组织中各项活动的开展。 通过预算，有助于对管理者和各部门的工作进行评价。 通过预算，可以使管理者在财务上做到精打细算，杜绝铺张浪费的不良现象，有效地控制和降低成本，提高效益。,(二) 预算的

12、种类 对于不同的组织而言，其预算会各不相同，即使同一个组织内部的不同部门，也会有各种各样的预算。归纳起来，预算可分为以下几种基本类型： 收支预算。 实物量预算。 投资预算。 现金预算。 负债预算。 总预算。,(三) 预算编制的程序 预算编制的程序一般包括以下六个步骤： 组织下属各职能部门制定本部门的预算方案，呈交给归口负责人审批。 各归口负责人对所属部门的预算草案进行综合平衡，并制定本系统的总预算草案。 各系统将其预算草案呈交预算领导小组。 预算领导小组审查各系统预算草案，并进行综合平衡。 预算领导小组与最高决策人磋商，拟定出整个组织的预算方案。 预算领导小组将整个组织的预算方案提交最高领导层

13、审批之后下发各部门执行。,二、会计控制方法,会计控制是管理控制中的一个综合性控制方法，具有从价值角度进行综合性管理的特点。它同组织中的各个部门、各项活动都有着紧密的联系，并渗透到组织活动的全过程。会计控制主要包括控制的目标、主要内容和主要措施等三个方面。,(一) 确定控制目标和主要内容 在一个组织中，会计控制的主要目标和内容是资金的控制，主要包括： 资金收支计划。主要是按年、季、月编制货币资金收支计划，规定收支项目和收支总额，作为组织资金平衡和调度的依据。 收入控制。主要是保证所有收入的资金来源清楚、数额无误、账账相符、账物相符、及时入账。 支出控制。资金的支出必须有合法的凭证，有严密的授权，

14、有完备的签字批准和支付手续。 库存数控制。定期或不定期地进行盘点核对，对库存资金要指定专人盘点核对，对库存资金要指定专人盘点。,(二)采取适当的控制措施 建立控制机构。 明确的职责分工。 实行内部牵制制度。 建立会计稽核制度。 业务处理程序制度化。,三、审计控制法,审计是对反映组织的资金运动过程及其结果的会计记录及财务报表进行审核、鉴定，以判断其真实性和可靠性，从而为控制和决策提供依据。审计是一种常用的控制方法， 主要包括财务审计、业务审计和管理审计三种形式。,(一) 财务审计 财务审计是以财务活动为中心内容，以检查并核实账目、凭证、财物、债务以及结算关系等客观事物为手段，以判断财务报表中所列

15、出的综合的会计事项是否正确无误，报表本身是否可以依赖为目的的控制方法。它包括： 外部财务审计。 内部财务审计。,(二) 业务审计 业务审计是内部财务审计的扩展，其审计的范围包括财务、生产、市场、人事等方面。这种审计可以由本组织聘请外部独立的咨询机构和专家来进行。,(三) 管理审计 管理审计是业务审计的进一步发展，是对组织的各项职能以及战略目标所进行的全面审计，审计范围包括：审计结构、计划方法、预算和资源分配、管理决策、科研与开发、市场、内部控制、管理信息系统等。 审计必须坚持如下原则： 政策原则。 独立原则。 客观原则。 公正原则。 经常性原则。 群众性原则。,四、人事管理控制方法,控制工作从

16、根本上说是对人的控制，其他几方面的控制也要靠人去实现和推行。从本质上讲，人事方面的控制主要集中在对组织内人力资源的管理上，具体有两大方面的控制。 (一) 人事比率的控制 (二) 人事管理控制内容,五、其他控制方法,除上述介绍的几种控制方法外，常用的控制方法还有多种，如： 目标管理 网络计划技术 全面质量管理 生产控制等。,第四节 对监控者的监控,控制工作是组织内部管理工作的一个重要部分，控制工作主要是由组织内的监控者来具体实施的。 组织内一切人的工作都应该得到监控，以确保其能符合组织的方向和目标，因此，监控工作和监控人员本身也应该得到监控。,一、对监控者监控的重要性,1控制工作本身的特殊性 2在组织中对监控者的监控常常是被忽视的环节,二、对监控者的监控方式,如何对组织中的监