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1、2015年1月22日,岗位说明书的编写方法和技巧,目录,GRPR：一个基本的管理模型,一个基本的管理模型,PDCA循环：工作计划管理的工具,计划,修正,执行,检查,PDCA,包括方针和目标的确定，以及活动规划的制定,总结执行的结果，分清哪些对了，哪些错了，明确效果，找出问题,根据已知信息，设计具体的方案；再根据方案进行具体运作，实现计划中的内容,对检查结果进行处理，肯定成功经验，并予以标准化；总结失败教训，引起重视。对没有解决的问题，应提交给下一个PDCA循环中去解决,Plan,Do,Check,Act,人力资源管理建设框架图：岗位说明书的重要性,公司实施战略任务、目标,设定组织结构、确定部门
2、任务目标,岗位设定与职务分析,员工招聘 根据岗位说 明书的要求 条件招聘,岗位说明书 岗位职责、权限、工作内容、 绩效目标、岗位技能要求、 任职资格、环境等,员工培训 按岗位说明 书对技能的 要求培训,岗位评估 评价出每个岗位的价 值、确定岗位等级,绩效目标 设定年度工作 要实现的目标,制定薪资方案 建立工资等级制度， 制定相应的工资福利,绩效考核 进行目标考核，根据 结果决定奖金、晋升,目录,什么是岗位？,岗位是人力资源管理的基本单位； 岗位是由一系列内容或者专业相似或相关，职责、职权范围相同，所需知识技能任职资格相通，可以交由同一个人来完成的一组工作的组合 ； 岗位不是一成不变的，随着职能
3、的变化，岗位在流程中所扮演的角色发生变化，岗位设置、权责也将发生变化； 岗位的几个特点： 先有职能，后有岗位，再有相应的工作人员； 当没有合适的员工时，会出现“岗位空缺”的现象； 岗位不能随人走，若员工离职，其岗位仍然存在；,岗位体系示意图,什么是岗位说明书？,岗位说明书界定的是“岗位存在的价值”、“岗位做什么事/有什么职责”和“岗位要求什么样的人来做”。实际上解决了几个问题：工作如何科学地组合成为一个整体；每一个环节/岗位的任职者应该如何规范地行动；如何选择适合于工作要求的人；如何评价开发工作的人的能力和绩效 。 岗位说明书的具体内容可以根据企业的需要来具体规定，一般包括：岗位名称、所在部门
4、、工作关系、岗位等级、岗位编号、编制日期、岗位价值、职责要求、关键绩效指标、任职资格、工作环境等。 岗位说明书的作用：阐明在公司内谁应该负责什么工作；有助于在职者了解该职位的责任；帮助管理层分析并改进公司的组织结构；作为职位评价、薪资调查以及建立薪资结构的基础。,岗位说明书的主要内容,岗位描述,岗位名称 岗位编码 所属部门 岗位级别 直接主管 岗位定员 直接下属 所辖人数 编制日期 岗位概述,工作职责,任职资格,承担的主要工作职责 职责的主要工作内容和任务,合格承担岗位所需要的知识 合格承担岗位所需要的能力 合格承担岗位所需要的素质,目录,岗位说明书的编制程序,根据各部门职责编制各岗位说明书；
5、要先编写部门职责； 岗位说明书制定的原则是直接上级为下属制定岗位说明书。 岗位说明书实际上是传递了上级对下级的期望和要求； 岗位说明要定期根据公司业务和战略的变化而不断更新和修订； 为下级制定岗位说明书也是管理者的一项职责，同时也有利于规范管理； 岗位说明书的编写应该基于工作分析，现实操作中常依赖于经验，同时结合公司战略需求。,13,岗位描述的撰写,岗位描述举例（生产部前工序助工）,岗位概述也就是岗位设置的目的，应该用一句话简单地概括工作的主要功能，简短而准确地表示该岗位为什么存在；描述工作的总体性质，只列出其主要功能或活动即可。结构为“工作依据+工作内容+工作成果”。,岗位职责的撰写,职责分
6、解 例如：对行政部经理来说，首先把此岗位的职责大块找出来，经分析有办公管理、接待外联、后勤管理、安全管理、部门管理这几大块，对于其他不好归类的内容列入“其他”这一栏。然后再细化每个模块的职责。 输入处理输出 比如在“依据标准操作程序，完成仪表设备定期保养及维修之工作，确保仪表设备良好运转。”这条职责中，“输入”是“标准操作程序”，“处理”是“完成仪表设备定期保养及维修之工作”，“输出”是“确保仪表设备良好运转”。 按工作流程或PDCA循环撰写。 最基本的要求是不能有遗漏，不能避重就轻，不能含糊其辞。 最后一条：“完成领导交办的其他工作。”,15,岗位职责的撰写规则,职责描述的典型错误：,、应采
7、用“动词+名词+目标” 或者“工作依据动词名词目标”的书写格式；如“协调、维护并促成外部内部各方关系，确保良好的企业形象” 、必须尽量避免采用模糊性的数量词，如“许多”、“一些”等，而尽可能表达为准确的数量； 3、避免引起歧义，描述应尽可能准确、具体、可操作。,X 管理MIS系统 X 负责内部银行的运作. X 管理人事配置工作,X 领导公司的企业文化建设工作 X 领导组织的薪酬与福利管理工作 X 领导公司的对外宣传工作,典型错误一,典型错误二,16,职责撰写格式举例,某集团人力资源总监岗位职责,行动或角色 （动词）,具体对象,职责目标 （成果）,组织拟订、修改和实施,公司的人力资源管理政策、制
8、度,以提高公司的人力资源管理水平,示例,组织拟订、修改和实施,公司薪酬制度及经营者年薪制管理办法,达到激励和约束经营者的目的,核定,控股子公司的工资计划,监督其收入分配的程序,审核,控股子公司的人员编制、机构设置和人员招聘情况,以控制公司系统员工总量和素质结构,组织,公司高级管理人员和控股子公司总经理层的考核、培训及办理任免手续,以提高管理人员的素质和能力,示例,示例,示例,示例,组织拟订、修改和实施,公司的人力资源需求计划,使公司员工队伍结构合理，素质优良。,示例,17,岗位职责的撰写,按工作流程编制（生产部前工序助工）,18,岗位职责的撰写,按PDCA编制（培训专员）,动词使用：使表述更准
9、确,拟订 制订,审批 批准 核准,发布 颁发 下达 转发,2003,2004,2005,权限角度的动词,参与程度角度的动词,承办,审核 修订 核对,协助,组织,参与,配合,PDCA角度的动词,PD角度,CA角度,指挥 指导 组织 建立 落实 实施 收集 编制 执行 计算 接待 拟订,其他角度的动词,思考行为：研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划 直接行动：组织、实施、执行、指导、带领、控制、监管、采用、生产、参加、阐明、解释、提供、协助 上级行为：许可、批准、定义、确定、指导、确立、规划、监督、决定 管理行为：达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督 专家行为：分析、协助
10、、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价 下级行为：检查、核对、收集、汇报、提交、制作,22,岗位职责描述的动词用法,表 1-6 职责描述的常用动词,任职资格的撰写,任职资格，指的是与工作绩效高度相关的一系列人员特征。具体包括：为了完成工作，并取得良好的工作绩效，任职者所需的具备的知识、技能、能力、以及个性特征要求。 任职资格是决定岗位价值、招募、培训等的重要依据； 任职资格是对应聘者的要求，不是针对现有人员的要求； 注意避免的问题是不能大而化之、笼而统之、随意应付之； 任职资格包括以下这些项目： 年龄、经验、专业、学历、所需资格证书 知识要求 技能要求 能力要求 素质要求,24,显性任职资
11、格与隐性任职资格,通过背景审查、资格证书或者工作样本等方法来证明或衡量； 具有很高的准确性,难以测量或者测量的准确性较低； 与工作绩效相关性更高,25,任职资格的撰写,任职资格举例（生产部前工序助工）,年龄可以填写区间，经验描述可以更具体，知识和能力可以填写在专业技能和基本技能里面。,如何填写“专业技能和基本技能”,基本技能是指完成各种工作时都需要具备的通用的基础操作技术，如“写作能力、外语能力和计算机能力”； 专业技能是指完成本职工作所需要掌握的与专业相关的能力； 技能都应区分其等级或熟练程度。,如何填写“能力要求”,能力要求一般不宜多，三到五个即可； 常见的能力有： 学习能力：通过自学更新
12、知识结构，吸收新事物、新工具、新方法的能力 ；在工作中总结经验教训的能力 ；开辟新的学习渠道，收集新的信息的能力 ； 创新能力 ：思维灵活，能够从不同的角度思考问题并提出新设想、新方案的能力 ；改进工作方式和方法的能力 ；开拓新局面的能力 ； 协调能力 ：处理组织内、外的人际关系、冲突和矛盾的能力 ；协调平衡大家的利益，促成“共赢”合作的能力 ； 沟通能力 ：语言准确并简捷地表达自己的思想和感情的能力；善解人意，与人取得共识的能力 ；通过说服改变对方行为的能力； 执行能力：领会目标要求，完成任务的能力；执行过程中应变的能力； 信息检索能力：对信息的敏感性，积累与本岗位工作相关的信息，掌握本领域
13、最新动态的能力；在大量信息中，筛选有效信息的能力 ； 领悟能力：领会计划、方案、他人意图的正确性；在领会的基础上，举一反三，做出系列反应的能力；,如何填写“能力要求”（续）,分析判断能力：对现有信息进行分析，找出相关因素的能力；在分析的基础上，对问题的性质、根源及其发展趋势进行判别的能力； 问题解决能力：在不同环境、不同层面中发现问题的能力；面对问题提出解决思路的能力 ；解决问题的周到程度 ；解决问题的效率 ； 适应能力：熟悉新环境、新关系、新位置的能力；根据不同的环境和条件调整自己的心态和工作方法的能力；在新的组织关系下定位自身角色，了解其他成员对于自己的期望并与人合作的能力； 培养指导下属
14、能力：发现下属的特点，合理用人的能力；因人施教，开发下属的能力 ； 计划能力：对未来进行预测的能力；在预测基础上制定有效目标的能力；分步骤有效实施目标的能力； 组织能力：挖掘资源的能力；统筹安排，提高资源综合利用效率的能力； 控制能力：面对各种局面，考虑并把握各方面的因素，使事情在自己的掌握之中，朝着自己期望的方向发展的能力；紧急情况下，能利用各种有效的方法，稳定局面，使事情正常、有序地发展的能力；,如何填写“个性特征”,个性特征是指一个人的潜在特质，与生俱来，一般不易改变； 个性特征要求一般不宜多，三到五个即可； 常见的个性特征有： 情绪稳定性 ：当有意外发生时，能保持心情平静，头脑清醒；能
15、很快地调节自己，恢复常态；处变不惊，临危不乱； 心理承受力 ：坦然面对困难、压力、挫折和复杂局面，积极采取措施去适应、解决它；百折不挠，永不言败；心胸开阔，“宰相肚里能撑船”； 忠诚 ：对组织、事业、职责感情真挚，忠心耿耿，忠实可靠，为组织发展不遗余力地贡献自己的力量；无论遇到多大困难，绝不放弃，全力以赴地帮助组织渡过难关；不遗余力维护组织声誉； 自我认识 ：有自知之明，对自己的能力和性格有客观而全面的认识，清醒地认识自己的缺点；明确自己在组织中适合的位置，量力而行； 成就动机：不满足于已取得的成就，不断为自己提出更高的目标，或是对工作的完成情况提出进一步的要求；对自己的要求很严格，在工作中总
16、是以很高的标准来要求自己；相信事情总是可以而且应该做得更好，经常在已有水平基础上寻求更好的解决方法；很强的时间紧迫感，不允许自己浪费一分钟 ；,如何填写“个性特征”（续）,团队合作精神 ：对团队共同的目标、价值观有深刻的理解和认同；愿意为实现共同目标而尽自己最大的努力；明确自己在团队中的角色，承认并尊重其他工作伙伴的工作对自己的工作以及团队的重要性；开诚布公，愿意、善于与团队成员交流问题，分享经验；为了维护团队利益愿意调整自己的利益；能主动维护团队形象； 全局意识 ：能全盘考虑问题，清楚哪些东西对于整个大局是重要的，哪些东西则是不重要的，不会为了小事而误大局；为了顾全大局，能牺牲局部利益；大局利益受到损害时，挺身而出维护大局利益； 人际敏感性：能敏锐、准确地觉察他人对自己的态度和需求；能正确判断某个群体内部的人际气氛及其细微变化； 责任心：非常清楚自己的责任，对本职工作一丝不苟，精益求精；遇到困难时，能坚韧不拔地克服困难；工作第一，
