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1、部门费用报支规范及审单要点,杭州顶益财会部 郑丽群 2009/09/25,1,一、部门费用简介,二、部门费用的审核要点,三、部门费用报支的具体要求,目录,2,所,所,部门费用简介,3,所,所,部门费用简介,部门费用,BW,BW,BW,制造费用,销售费用,管理费用,销售成本,销售费用,管理费用,4,部门费用简介,制造费用包含在销售成本中,5,部门费用的审核要点,1.请款单的填写规范及审核要点,2.发票的审核重点,费用类型 入账科目 附件内容,6,请款单样式,7,请款单填写说明,8,返回,请款单填写说明,9,发票审核要点,发票抬头 发票章 其他要求,发票抬头公司全称 1. 总公司抬头：杭州顶益食品
2、有限公司 2. 分公司抬头：杭州顶益食品有限公司 分公司 3. 增值税专用发票和运费发票抬头必须是总公司抬头，税号必须是总公司税号，否则不能抵扣进项税额。,发票章发票/财务专用章 发票须盖有发票专用章或财务专用章 若为税局代开发票则为 税局代开发票专用章 （公司财务或发票专用章可盖可不盖） 代办点的代办专用章、邮局的邮戳、银行的转讫章 4. 要符合三点一致原则：发票章单位名称、请款单上给付单位名称、凭证文本收款单位名称要一致,其他要求 1.发票金额一定要请款金额 2.发票的时效性，超过规定时限的发票不允许入账 3. 票面上不允许有任何涂改（只有税局代开发票抬头错误可以更改，方法：写出正确抬头并
3、由税局盖章） 4.（1）发票本身标注特殊要求，例“税控机打发票手写无效” （2）发票章上有公司税号时，该税号与发票上税号应保持一致（杜绝套开发票）,10,增值税专用发票,返回,不论进项税额抵扣 与否，抵扣联均需 给税务岗认证,11,三、部门费用报支的具体要求,差旅费,部门 费用,交通费,其他部门费用,职工培训费,职工福利费,租赁费,邮电费,交际应酬费,维修费,水电费,文具印刷费,低值易耗品,12,所,差旅费报支流程,出差外勤申请单,出差报告,取得发票,出差旅费报销单,提出出差申请,出差期间发生的各种费用,汇报工作成果,申请费用报支,出差旅费报销单,撰写出差报告,发生费用,提出出差申请,13,出
4、差/外勤申请单,副理,安徽营业本部,14,出差旅费报销单,安徽 营业 本部,15,差旅费报支内容及附件资料,内容,1.交通费：火车票、长途车票、打的票、公交车票、机票 （一般人员坐飞机需提前报备） 2.住宿费/餐费（按照出差管理办法适用的标准进行报支） 3.订票费/退票费等 注：员工或新人参加培训所发生交通费，住宿费，餐费、订票费用也计入差旅费。,附件,差旅费 1.出差外勤申请单 2.出差旅费报销单 3.发票 4.出差报告参照事业群国内出差管理办法的撰写格式 注：1.驾驶公务车出差者，另需附CRC卡 2.有招待餐次的不得报支餐费 培训差旅费 1.培训或会议通知 2.发票 3.培训心得,16,差
5、旅费审核要点,报支项目,返回,3.审核要点,17,交通费报支内容、附件及审核,1.主管配车补助实报 实销汽油部分 2.公务车汽油费,1.主管配车补助实报 实销停车路桥部分 2.公务车停车路桥费,1.发票 2. CRC卡,返回,1.发票 2.CRC卡 （正常油耗8-10公里/升，油耗异常可请厂务签定）,市内交通费,主管配车补助定额部分,员工定额交通补助,退票、送票费用,1.市内交通费报支单（权责主管签核） 2.发票,1.主管配车补助签呈 2.发票,1.发票 2.所长定额交通补助需会签人资 3.定补员工不得以其他形式报销交通费,发票,交通费车资,交通费汽油费,交通费其他,18,邮电费报支内容及附件
6、,1.电话费：电信公司提供的当月话费清单及发票 注：每月享受定额补助的员工，可不附话费清单 2.邮寄费：邮寄EMS详情单（寄件联）和正规发票 3.宽带费：发票,邮电费电话费,邮电费快件、邮费,邮电费其他,办公室电话费；员工话费补助；电话会议的费用,邮寄快递或信件等发生的费用,办公室使用的宽带费用,附件,19,邮电费审核要点,1.电话费： 提供的话费清单应为报支人当月的话费明细； (外点营会审核把关，审核无误后取下保管） 话费的发票要求提供公司抬头的机打或定额发票； 主管电话费用，附签呈，在限额内实报实销。 2.邮寄费： 邮寄EMS时的邮寄详情单，审核是否有“非公” 寄件的行为； 邮寄费为邮寄公
7、司专用发票（邮局或快递公司） 3.宽带费： 发票（若宽带费包含在租赁协议中，需要提供合同号）,返回,20,职工培训费报支内容,职工 培训,职工培训费讲师,职工培训费交通费,职工培训费文具印刷,职工培训费膳食,职工培训费场地,职工培训费住宿,职工培训费其他,教育训练讲师发生的所有费用,教育训练发生的交通费,资料复印、照片冲印购买培训用资料和费用文具费用、培训用横幅等,餐费及点心、水果,教育训练场地的租赁费,教育训练发生的住宿费,军训服装费、会计证年检、知识竞赛奖品费用等,21,附件,1.培训通知 2.发票 3.费用明细 4.签到表,审核,1.查看报支期间是否与通知培训时间保持一致 2.签到表必须
8、为学员实际签到 记录,职工培训费附件及审核要点,返回,22,所,所,职工福利费其他 1.职工结婚、生育等礼金 2.员工加班餐费 3.公司例行会议用餐 4.公司跨部门间交流餐费 5.异地调动人员的相关补助 6.办公室自用茶叶、咖啡、饮用水等,职工福利费境外人员补助 1.台籍人员及其子女、配偶生日礼金 2.台籍人员探亲费、医药费 3.台籍人员子女入学费用,职工福利费境外 人员补助,职工福利费其他,职工福利费报支内容,23,附件,审核,请款单需要由人资及总经理签核,发票,1.结婚、生育、死亡福利费：需要提供总经理及人资签核的员工福利费申请表 2.相应的结婚证、出生证及死亡证明 3.加班餐费：提供加班
9、人员明细 4.异地调动人员初次报支补助时需要附异地调动签呈备案，以便以后报支查核。,返回,职工福利费附件及审核要点,异地调动人员请补助款需会签人资,境外,境内,24,附件： 1.交际宴请明细单（需要权责主管进行签核） 2.发票（仅限于餐饮业或食品等零售业发票）,审核要点： 1.请款单：交际费请款单只有部主管和处级 以上主管有签核权限，所长没有权限。 2.交际宴请明细单：该单要填写清楚参加人员 3.购买礼物或招待时，需附购物清单 4.发票,交际应酬费,注：与政府部门交流发生的费用交际宴请明细单财会主管审核无误后撤下 入账文本需模糊填写，如什么部门交际应酬费,返回,交际应酬费内容、附件及审核要点,
10、报支项目： 1.与政府职能部门等外部人员沟通交流应酬费用 2.与客户沟通客情而发生的费用 3.办公室购交际用茶叶、咖啡等 4.营业达成奖励、竞赛奖励、排名等入营业本部交 际应酬费 4.,25,所,所,文具印刷费办公 用品,审单要点： 1.审核采购规模的大小，即适用于零星购买以零用金形式报支还是适用于采购流程购买 2.费用分摊至其他部门，需附分摊明细，相关人员签字确认,附件： 1.办公用品：文具计划或领用单、购买明细（单价、数量、金额）、提供商业或服务业发票 2.复印传真费：费用明细或清单（单价、数量、金额、提供服务业发票,报支项目： 办公用品：购置办公文具(纸笔,插座、网线、挂表、硒鼓、墨粉、
11、鼠标等） 2.复印传真：复印费、传真费,文具印刷费复印传真费,返回,文具印刷费内容、附件及审核要点,26,所,所,水电费水费,审单要点： 1.查看租赁合同是否已经将水电费包含在租赁费中，若包含则直接计入租赁费；若不包含则需要单独报支 2. 部门主管租住商品房水电费，请款单必须有总经理的签字。,附件： 1.供水或供电公司专用发票 2.租用商品房取得的房东抬头的发票，并与租赁合同对应 3.物业公司代开发票或提供的正规收据，需有供水或供电公司提供给物业公司的专用发票复印，并附与物业公司签订租赁协议复印件,报支项目： 1.各营业所每月所发生的水电费 2.营业部主管（台籍）租住商品房时发生的水电费,水电
12、费电费,水电费内容、附件及审核要点,返回,27,租赁费内容,1.个人房屋租金（外调人员的住房租赁费） 2.投影仪，打印机，复印机等租赁费用 3.物业管理费,租赁费办公室租金,租赁费仓储租金,租赁费其他,28,租赁费附件及审核要点,附件 审核,1.请款单：需要提供房东或业主的付款信息，名称，开户行，帐号 2.发票：地税局代开发票、租赁业及服务业发票 3.外调人员初次报支租赁费需附签呈，请款单需会签人资 4.对于办公室和仓库类的房屋租赁，若有加盖合同章的合同复印件，所长权限即可，请款单不需要继续上递签核；但对于主管租房，需其上一阶主管签核 5.合同复印件、若提供合同号，须对应电子档合同审核 6.因
13、电汇到员工个人账户存在较大财务风险，故尽量要求直接电汇到房东账户。电汇员工个人时，需报备说明。,返回,29,维修费内容、附件及审核,房屋建筑,运输设备,电子设备,机械设备,1.厂房屋顶防水 修缮费用 2.地砖修缮费用 3.地下网管勘测费 4.热水管修理费 5.办公室装修费 6.大门维修费,1.维修车辆费用,如:车辆保养费 用,补胎费用,更 换防冻液等 2.车辆例行保养 3.公务车维修费 4.叉车补胎费用,1.电脑 2.数码相机 3.摄像机 4.投影仪 5.扫描仪 6.打印机,面线调理机器设 备维修费用,1.签呈或申请提前 报备，经权责主 管核准后进行 维修 2.发票：建筑业统 一发票 3.工程
14、竣工验收单,1.维修前填写车辆 维修申请单会签厂务 2.服务业/零售业发票 3.维修公司出具的修 理清单明细（车牌） 4.维修费超过500元 请款单需会签厂务,1.电子设备维修需要填写资讯问题反映单，反映单上注明问题状况及所需费用，由华东资讯确认，以此作为报支附件 2.服务业/零售业发票,签呈或申请提前 报备，权责主管核准 后进行维修 2.服务业/零售业发票,30,维修费内容、附件及审核,1.地磅维修 2.监控摄像头外罩 更换费用 3.蒸箱压力表维修费 4.切丝刀维修费,非领工务备品发生的费用,系统自动抛帐,18开头传票,非领厂务备品发生的费用,系统自动抛帐,18开头传票,1.修理门锁桌椅等发
15、生的费用 （购锁、窗帘、百叶窗、租用 的办公室房屋装修费） 2.维修办公室看板费用 3.维修空调、洗衣机、电冰箱、 传真机、复印机、考勤钟等,其他设备,工务备品转入,厂务备品转入,其他,1.签呈或申请提前 报备，权责主管核 准后进行维修 2.发票,无,无,返回,1.签呈或申请提前 报备，权责主管核 准后进行维修 2.发票,31,列管资产：购置单价低于3000元以下或使用年限少于两年的资产 固定资产：单件购置金额在3000元以上且使用周期在两年以上的资产 公司购置固定资产要通过采购流程购置 列管资产需要厂务建立列管资产号 具体有：文件柜、CRC卡柜、办公桌椅、白板、电话机、计算器、看板等 （R3下载：报表-财会系统-固定资产-财产目录）,低值易耗品内容,32,低值易耗品附件及审核,附件及审核,返回,签呈,购买,验收、请款,发票,请款单、发票,列管资产验收单,资产管理员 建号、签核,审核记账,33,1.劳动保护费 2.书报杂志费 3. 样品费 4.环境保护费,环境保护费： 1.灭蝇、灭鼠、灭蟑费用 2.办公室内、室外清洁费及总经办清洗地毯服务费 3.非领清洁用具费用 4.办公室购买或租赁盆景、花卉等绿化费 5.购买纸杯、垃圾袋、洗手液等清洁用具费用 附：购买物品明细
