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1、 目 录 Word中的数据计算方法.1 引言.1 方法一： 点击“表格公式”来实现.1 注意事项：.2 方法二： 直接输入域代码.2 注意事项：.2 方法三： 用工具栏上的“自动求和”按钮.3 注意事项：.3 计算中的几点说明：.4 2. 计算结果的更新.4 3. 锁定计算结果.4 4. 适用范围.5 5. 公式输入时的注意事项.5 6. 整行整列的另一表示方法.5 7. 书签在表格数据引用中的应用.5 注意事项：.6 8. 域的更新.6 公式中的函数.8 PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 第1页 共9页Word中的数据计算方法 引言 众所周知，EXCEL具有很强
2、大的数据处理功能，而WORD在大家的印象中，仿佛只是办公室的文员们用于排出各种漂亮文档的工具。似乎除了排版以外，人们很少在数据处理时能想到使用 WORD 的。可现代办公对文员们也提出了更高的要求，常常是在一个文档里即要有漂亮复杂的排版，也需要对一些数据进行统计、运算。那么在不需要进行很复杂的数据处理的情况下，能不能只用 WORD 就能轻松实现排版和运算这两个要求呢？答案当然是肯定的，因为 Word 本身也带有一些基本的计算功能，这些功能都是通过“域”来实现的。 有一点我们需要说明一下，这里所针对的数据运算只是一些较简单、基础和少量的运算，若需要进行大量复杂的数据运算时，当然还是应该首选 EXC
3、EL，因为 EXCEL 所提供的数据处理功能，决不是WORD里的域能完全代替的。而对于这类要进行大量复杂数据运算的文档，若也需要在WORD里进行排版，那么可在WORD里插入一个EXCEL表格来实现运算，或在EXCEL里运算结束后再插入到WORD里，但这并不是我们本次要讨论的内容。 下面我们就来看看如何利用 WORD 所提供的这些“域“来方便地对表格中的数据进行计算： 方法一：点击“表格公式”来实现 1. 将光标移到存放计算结果的单元格中，点击“表格公式”，弹出“公式”对话框。 2. 在“公式”栏中可以修改或输入公式；在“粘贴函数”栏可PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建
4、 第2页 共9页以选择所需函数，被选中的函数将自动粘贴到“公式”栏中（各个函数的含义见附件）；在“数字格式”栏中可以选择或自定义输入数字的格式，如：输入“0.0”，表示计算结果保留小数点后一位小数。 3. 设置完毕后单击“确定”，对话框关闭同时在单元格内出现计算出的结果。 注意事项： 1. 对表格中单元格的命名规律可参见计算中的几点说明里第一条。 2. 也可以用以下方法来调用公式对话框，点击“插入域”，域名就选择默认的“=(Formula)”，单击右侧域属性中的“公式”按钮，同样也会出现“公式”对话框。 方法二：直接输入域代码 本方法适用于对 WORD 的域较熟悉的操作者，对于一般的操作者，
5、为了保证域的准确性不建议采用此方法。 将光标移到要存放计算结果的单元格中，按 CTRL+F9 插入域标识“ ”（注意：不能直接用键盘输入此大括号），在大括号里输入“=所选函数 （单元格名称及符号）”所组成的公式，然后在其上单击鼠标右键，选择“切换域代码”即可显示公式所计算的结果，或者按下“Shift+F9”进行域代码的切换。 注意事项： 本方法中函数的选择可参看附件，单元格名称及符号的设置可参看计算中的几点说明中的讲解。 PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 第3页 共9页方法三：用工具栏上的“自动求和”按钮 对于简单的行列数据的求和运算，可以选用“表格和边框”工具栏
6、上的“自动求和”按钮 进行快速计算。 若是在表格需计算数据的第一行末尾单元格点击了该按钮，则WORD默认选择的公式是=SUM(LEFT)（光标所在单元格左侧所有单元格数据之和）；若要计算右侧单元格的数据可将域代码改为=SUM(RIGHT)即可；若是在除第一行以外的其它单元格点击该按键，则WORD默认选择的公式是=SUM(ABOVE)（光标所在单元格以上所有单元格数据之和）。 注意事项： 本方法中所列的默认公式均是以所有单元格都有数值为前提的。若在所需填入计算结果的单元格旁边出现了空白单元格（单元格内没有填写任何内容，包括“0”都没有，或是单元格的内容是非数字）的情况时，WORD的默认会分以下几
7、种情况进行计算： 1. 单元格的一边出现空白单元格时，WORD的默认会以没有空白单元格的一边来进行运算。例：如右图，当需要在D4单元格进行计算时，直接点击 WORD会计算D1、D2、D3单元格数据之和填入D4单元格，但当D3格内为空时，WORD会计算A4、B4、C4单元格之和，若是D2为空D3不空时，D4单元格的数据会等于D3单元格。 2. 当存储计算结果的单元格的两边都是空白单元格时，即如上例中的 D4 单元格两边的 D3 和 C4 单元格均为空白单元格，此时WORD又会按方法四中的默认方法进行计算。 3. 还有一种情况，如下图中 D4 单元格为我们要填入计算结果PDF 文件使用 pdfFa
8、ctory Pro 试用版本创建 第4页 共9页的单元格，当D3、A4单元格均为空白单元格时，按下“自动求和”按钮后WORD会自动计算B4、C4单元格之和。 计算中的几点说明： 1. WORD 表格中单元格的命名规律。Word 表格中单元格的命名跟EXCEL一样，是由单元格所在的列行序号组合而成的（如下表），列号在前，行号在后。如第3列第4行的单元格名为C4。且表示列的字母大小写均可。 2. 计算结果的更新。在改动了某些单元格的数值后，域结果不能同时立即更新，此时可以选择整个表格，然后按 F9 或点击鼠标右键选择“更新域”，这样表格里所有的计算结果将全部更新。 3. 锁定计算结果。若使用域进
9、行了某些计算后，不再希望此计算结果在它所引用的单元格数据变化后也进行更新，那就需要对域结果进行锁定。锁定的方法有两种：一是暂时性的锁定域，可以选定该域后，按下快捷键Ctrl+F11进行锁定，当需要对此域解除锁定时，可以先选定该域，然后使用快捷键 Ctrl+Shift+F11 就行了；二是永久性的锁定域，选中需要永久锁定的域后，按下快捷键 Ctrl+Shift+F9就行了，这样锁定的域结果将被转换成文本而固定下来。 PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 第5页 共9页4. 适用范围。本文所介绍的这些公式域并不局限在表格中使用，而是可以在文档的任何地方运用，包括页眉页脚、
10、文本框等处。但应注意的是，若是在表格以外的区域中用域进行计算时，一定要对计算中需要引用的数据设置标签，标签的设置参见后面第7条。 5. 公式输入时的注意事项。在公式中引用单元格时，各单元格名之间用逗号进行分隔；要选定某区域时首尾单元格名之间用冒号分隔；“”与其内的内容之间要有一个空格（若有引用标签时标签与单元格名称之间也要有一空格，具体内容见后面第7条）；整个域中所使用的各类符号都应该是在英文状态下输入的，即必须是半角符号。例：若要选择的单元格是连续的，如上图中我们要在 E1 单元格计算A1、B1、C1、D1单元格之和，除了上述方法四中的公式外，也可以输入 =SUM(A1:D1) 来表示，连续
11、列的输入方法同行。若要计算的单元格是非连续的，如我们要在 E5 中计算 A3、B4、C2、D5单元格数值的平均值时，有以下两种方法： =SUM(A3,B4,C2,D5)/4 或 =(A3+B4+C2+D5)/4 ，由于例中是求平均值，所以在此例中也可以使用求平均值的域 =average(a3,b4,c2,d5) ，更新域后就会得到这几个单元格的平均值。 6. 整行整列的另一表示方法。还有一种方法也可表示一整行或一整列。如：用 1:1 表示第一行，2:2 表示第二行，a:a 表示第一列，以此类推。 例：公式 =SUM(1:2) 表示计算第一、二两行所有数据之和（若有空白单元格时WORD会自动按0
12、计），列同行的方法，不再例举。 7. 书签在表格数据引用中的应用。在进行数据计算时，还可以用书签对表格进行定义后，在公式中引用被定义过的其他表格中的单PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 第6页 共9页元格数据进行计算。 例（a）： 公式 =average(table1 a:a) 就是求由书签标记为Table1的表格中的A列的所有数据的平均值； 例（b）： 公式 =sum(table1 a1,table1 c3) 的含义就是求由书签标记为table1的表格中a1和c3单元格之和； 例（c）： 公式 =sum(table1 a1,table2 c2) 的含义是求由书签标记为table1的表
