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1、仲恺农业工程学院信息科学与技术学院信科院三大组织第一次例会及表彰大会（二零一三年四月十五日）目录一、活动背景2二、活动目的及意义2三、活动主题2四、活动时间及地点3（一） 活动时间3（二） 活动地点3（三） 活动对象3五、活动前期工作3六、活动期间安排4（一） 场地安排及布置4（二） 具体活动流程5（三） 具体人手工作安排5七、物资准备及预算5八、应急方案6九、注意事项6十、后期工作7十一、活动期望7一、活动背景 在2013年年初，原计算机科学与工程学院与信息学院部分专业合并，形成现在的信息科学与技术学院，同时两个学院的学生部门组织也随之合并。花开花落，云卷云舒，不知不觉间，信息科学与技术学院
2、第一届团总支学生会及新闻中心已经成立三个多月了。三个月的荣辱与共，三个月的相知相伴，我们坚持着对学生工作的高度热情和负责的态度，第一届团总支学生会新闻中心交出了一份令人满意的答卷。在院系各部门的合作下，2013年上半年信息科学与技术学院得到其他各学院的一致好评，在接下来的日子里，信息科学与技术学院将开展新的工作，谱写新的历程。二、活动目的及意义为了展示与总结团总支学生会和各部门的工作，更是为了激励调动各位在2013年下半年能更好地开展工作,更好地服务我院全体师生,争取为信息科学与技术学院学生部门工作再创佳绩。总结过去才能更好的向未来前进，特此召开信息科学与技术学院三大组织第一次全体例会暨201
3、3学年总结表彰大会。表彰先进，树立榜样，激励后进，共同提高。此次大会的开展，目的在于表彰在上一学年中获得优秀的院学生会干事、部门。使全院学生在学习中能起到榜样的作用，在活动中能充分发展大学生的全面素质和特长，推动我校各项工作的进一步发展，提高我院在学校里的影响和声誉。同时，让同学们一起见证在院学生会中工作，不仅可以学习到很多课本学不到的实践知识，而且能合理分配时间在学习上和工作上，让同学们轻松学习，快乐工作。三、活动主题信息科学与技术学院三大组织第一次全体例会暨表彰大会四、活动时间及地点（1） 活动时间2013年6月8日下午2点（2） 活动地点仲恺农业工程学院白云校区教学楼B、C栋之间（3）
4、活动对象信息科学与技术学院团总支、学生会、新闻中心全体成员五、活动前期工作编号具体事项负责部门总负责人1确定到场嘉宾人员，协调合适的会议时间，保证预计嘉宾全部出席，并明确所要发言者的名单及顺序，提前通知其准备（交待所要讲的时间并记录嘉宾的现场需要）团总支办公室倪志东2联系各部门部长，确定具体时间，并通知其会议的主要内容、地点以及所要负责的工作，做好现场的工作人员安排，并提前通知团总支办公室陈明3物品采购包括水、办公用品、各种证书、会场布置用品等组织部彭春惠4会议现场文件、表格等制定与打印(包括：签到表，会议记录表，工作安排表等)，以及准备好活动所需要使用的桌签、座位安排学生会办公室杨真5条幅、
5、海报展板等宣传工具的制定，会场设计与布置等宣传部许华阳6多媒体、音响等设备借用文娱部李观挺7会场申请外联部庄有储8给领导、老师发邀请函，通知和各部门大会的具体时间、地点以及相关安排，准时参加大会团总支办公室梁超英9新闻稿撰写新闻中心林思嫔10主持人安排及安排好活动的礼仪工作，提前通知好礼仪队注意相关事宜公关部邵怀慷六、活动期间安排（1） 场地安排及布置PS：若因下雨转移到B栋楼下，场地安排参考在BC栋之间的安排。（2） 具体活动流程1) 司仪宣布会议开始，介绍到场嘉宾；2) 司仪（或领导）致开场白；3) 颁发聘书（请当天出席领导上台颁发）4) 领导宣读优秀部长和团干之星名单5) 团总支书记发言
6、；6) 学生会主席发言；7) 新闻中心主任发言；8) 三大组织部长代表发言；9) 三大组织各派一名干事代表发言；10) 嘉宾领导总结例会；11) 主持人宣布会议结束；12) 嘉宾（部门）合影留念；（3） 具体人手工作安排1) 会议开始前，所有干事将物质搬到现场并按规定的位置放好。（跟进人：倪志东）2) 会议开始前，配合宣传部布置会议现场。（跟进人：陈明）3) 会议开始前，第四小组负责到场人员的签到。（跟进人：梁超英）4) 会议期间，第一小组干事负责维持现场秩序。（跟进人：刑洁）5) 会议期间，第二小组干事负责拍照、做会议记录。（跟进人：梁超英）6) 会议期间，第三小组干事控制音响设备。（跟进人
7、：彭育涛）7) 会议期间，领导颁奖时，及时将证书放置好。（跟进人：倪志东）8) 会议结束后，所有干事配合宣传部收拾会议现场。（跟进人：陈明）七、物资准备及预算帐篷3个(用于遮挡音响等设备，签到等等) 音响（租借，主席台两边各一个） 排插3或4个 话筒2个 长台3张（1张放物资，2张嘉宾） 靠背凳 (同嘉宾人数) 嘉宾席铭牌 N张（领导，三大组织的书记，主席，会长等） 胶凳2，3张（院新闻中心记者） 凳子（自带） 铅字笔2支 横幅1条 80元/张 签到表2张（嘉宾,和各部门部长,部门内自己负责签到） 0.5元/张 绳子1卷(用于悬挂横幅) 2元/卷 矿泉水1箱（嘉宾饮用） 25元/箱 粉笔1盒(
8、划分各部门坐的区域) 2元/盒 共110元 (具体价钱还要去问一下)八、应急方案1) 会议在B,C栋之间举行，如果在会议前天气状况不佳，则根据具体情况考虑推迟或转移至B栋楼下进行。2) 如果领导、辅导员、老师未能几时到场或者临时有事，要及时应对3) 要多备一两个麦克风，防止麦克风出现故障的情况4) 如果下雨，在主持人有序安排全体成员向B，C栋楼下撤离的同时，要及时组织干事将所有物质搬到B，C栋楼下。九、注意事项1) 在准备前期工作时需提前五天确定会议邀请的领导嘉宾并制定请柬及时送出，通知全体干事自带椅子和雨具（视天气情况而定）。2) 表彰大会上前一个奖项在颁发时下一个奖项的领奖代表在等候区先做
9、好准备。3) 提前准备数个备用帐篷和大小雨伞。（如果会议期间下雨，音响设备等重要物质预先用帐篷遮挡）4) 由于在会议前将统一安排进场，未能准时进场者将由主办方工作人员统一带领进场；退场时同样按事前确定是顺序退场，有急事需提前离场的人员将由工作人员统一带领离场。5) 对于未自带椅子的干事，若时间允许则要求他们回宿舍带椅子，否则在会场后方有秩序的观看。6) 会议途中，注意不让各干事随意离场，要维持好秩序7) 做好现场的拍摄工作，做好会议记录，会后整理图片发到团总支Q群上。8) 后台准备急救药箱。9) 现场工作人员要佩戴工作证。十、后期工作1) 整理好会议当天所拍摄的照片，共享到团总支群里并微博转发。2) 整理好会议记录，总结个人体会、心得。3) 整理好物质。十一、活动期望希望我们三大组织能通过这次总结表彰大会，总结失误，发扬优点，把以后的每一次活动都做得更好。同时，希望借此机会，让我院三大组织有机会相互认识，相互工作，共同谱写那份属于我们信科院的辉煌。
