第3章办公自动化基础

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1、第章 办公自动化基础,高校计算机基础教育系列课程,本章教学计划 理论教学（课堂教学）：2学时 实验教学（上机实习）：8学时 本章教学重点 1.办公自动化基本知识 2. Office中Word、Excel、PPT的编排、设计 操作内容放在实践环节中学习。 提交三个实验报告（编号为：实验1、2、3）,第章 办公自动化基础,3.1 办公自动化概述 3.2 办公自动化软件Office 3.3 国产办公自动化应用软件 WPS Office,第章 办公自动化基础,任务：了解什么是办公自动化及其特点、常用硬件设备及软件。,3.1 办公自动化概述,办公自动化英文原称Office Automation，缩写为

2、OA。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。 办公自动化通常是指办公人员运用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进的科学技术，并借助于现代的办公设备进行事务处理、管理控制和决策分析等办公活动的综合。,3.1 办公自动化概述,4.1.1 办公自动化的发展及特点 1）办公自动化的发展 办公自动化的发展大致经历了3个阶段： （1）第1代办公自动化 实现了个体工作自动化 第一代办公自动化的特点：以个人电脑和办公套件为主要特征，软件基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力，

3、实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质向电子的飞跃。 （2）第2代办公自动化实现了工作流程自动化 第二代办公自动化的特点：以网络为中心，非结构化数据的信息流（或工作流）为主要存储和处理对象，不仅提高了办公效率，还增强了系统的安全性。 （3）第3代办公自动化实现以知识管理为核心 第三代办公自动化的特点：以网络（Internet/Intranet/Extranet）为中心，以数据、信息所提炼和组织的知识为主要处理内容和对象。,3.1 办公自动化概述,2）办公自动化的特点 目前OA已成为人们生活中的流行语，是现代信息社会的重要标志，它有如下特点： （1）集成化：软硬件及网络产

4、品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无缝集成”的开放式系统。 （2）智能化：面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如：汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，辅助决策及处理意外等。 （3）多媒体化：包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。 （4）运用电子数据交换（EDI）：通过数据通讯网，在计算机间进行交换和自动化处理。这个层次包括信息管理型OA系统和决策型OA系统。,3.1 办公自动化概述,3）办公自动化的技术支持 办公自动化系统是一个多种技术综合运用的系统。主要技术通常包括： （1）计算机技术：包括多种硬件技术，如各种信息的输入、转换、存储、处理

5、、加工和输出等；多种软件技术，如文字处理、图形图像处理、数据处理、分布处理技术、数据库技术、方法库、模型库和知识库技术等。 （2）通信技术：包括电信技术和网络技术，如局域网、城域网和广域网技术等。 （3）自动化技术：包括复印技术、激光照排和激光打印技术以及轻印刷系统技术等。 ,3.1 办公自动化概述,3.1.2 常用的办公自动化设备及软件 1）办公自动化常用硬件设备 常用设备主要包括： （1）计算机设备：包括各种微型机、工作站、小型机，甚至中、大型机等以及相应的专用或通用输入、输出设备（如：打印机、扫描仪等）。 （2）通信设备：包括电话机、传真机、电报机、电传机、数据传输设备、电子邮件设备、电

6、子会议设备等。 （3）基本办公设备：包括复印机、数码相机和各种轻印刷设备等。,3.1 办公自动化概述,2）办公自动化常用软件 当前市场上各种办公应用软件种类繁多，下面介绍几种常用的应用软件。 （1）文字处理软件：常用有微软的Word、国产的WPS、自由软件OpenOffice等。 （2）电子表格软件：常用有微软的的Excel、IBM公司的Lotus1-2-3、自由软件Calc等。 （3）看图软件（图形图像浏览软件）：ACDSee。 （4）图形图像处理软件：常用有Adobe公司的Photoshop、illustrator、FreeHand；CorelDraw公司的CorelDraw；Autode

7、sk公司的AutoCAD等。 （5）动画制作软件：常用有Macromedia公司（现为Adobe公司）的Flash、Autodesk 公司的3D Studio MAX等动画制作软件。 （6）网页制作软件：常用有微软的FrontPage、Adobe公司的Dreamweaver等。 （7）课件制作软件：常用有微软的PowerPoint、Adobe公司的Authorware等。 （8）常用工具软件：常用的文件压缩软件有WinZip和WinRAR；截图软件HyperSnap、Snagit。,3.1 办公自动化概述 3.2 办公自动化软件Office 3.3 国产办公自动化应用软件 WPS Office

8、,第章 办公自动化基础,任务：熟练掌握Word、Excel、PowerPoint的使用,3.2 办公自动化软件Office,3.2.1 Microsoft Office 2003简介 1）主要特点及功能 Office 2003的功能主要由所集成的各种应用软件体现出来，还新增加了InfoPath 2003、Visio 2003等程序。所集成的应用软件主要包括： 文字处理软件Word 2003 电子表格处理软件Excel 2003 电子演示文稿软件PowerPoint 2003 数据库管理软件Access 2003 个人事务管理软件Outlook 2003 网页制作软件FrontPage 2003

9、 桌面出版应用软件Publisher 2003,3.2 办公自动化软件Office,2）Office 2003的安装 默认安装方式中，Word没有公式编辑。最好自定义安装，在Office工具中选择“公式编辑”。还有就是模板、剪贴画库等。,Word 的使用 Excel 的使用 PowerPoint 的使用,Office 的应用,任务：Word文档的建立、保存、打开、修改、排版和打印等基本操作方法方法,复合文档编辑、排版操作内容： 1.文字的输入（或复制、粘贴），英文采用半角方式，中 文采用全角方式 2.文字的字体、字号、颜色设置（一级、二级标题与正文的字体、字号区别） 3.段落的行间距、字间距设

10、置 4.分栏、首字下沉设置 5.艺术字的设置 6.剪贴画、图片的插入、排版设置 7.文字框的插入、与图片的组合 8.表格、公式的插入、编辑 9.页眉、页脚设置、页面设置,Word 的使用,该部分的内容主要以实验学习为主。 具体操作， 请见示范！,Word 的使用,复合文档样例,Word 的使用,复合文档样例,Word的使用： 具体操作，请见示范,Word 的使用,具体操作 请见示范,复合文档样例,Word 的使用,具体操作 请见示范,非计算、非规则表格的制作,Word 的使用,具体操作 请见示范,文档中公式的编辑,Word 的使用 Excel 的使用 PowerPoint 的使用,Office

11、 的应用,任务：掌握Excel电子的表格制作、数据处理及计算、图表制作等方法,3.2.3 电子表格制作软件Excel Excel使用应掌握的内容： 1. Excel电子表格的创建（工作簿、工作表） 2. Excel工作表中单元格的使用 3. Excel工作表中数据的输入 4. Excel工作表中数据的计算 5. Excel工作表的美化 6. Excel工作表数据的排序/筛选 7. Excel工作表图表的创建,该部分的内容主要以实验学习为主。 具体操作， 请见示范！,Excel 的使用,Excel 的使用,Excel工作表中单元格的使用（自动填充）,具体操作 请见示范,Excel 的使用,Exc

12、el电子表格的创建（工作簿、工作表）,具体操作 请见示范,Excel 的使用,Excel工作表中数据的计算,数据计算,具体操作 请见示范,Excel 的使用,Excel工作表数据的排序、筛选,数据排序,具体操作 请见示范,Excel 的使用,Excel工作表数据的排序、筛选,数据筛选,具体操作 请见示范,Excel 的使用,Excel工作表图表的创建,数据图表,具体操作 请见示范,Word 的使用 Excel 的使用 PowerPoint 的使用,Office 的应用,任务：掌握PowerPoint演示文稿的制作、修饰和放映。,4.2. 演示文稿制作软件PowerPoint PowerPoin

13、t使用应掌握的内容： 1.演示文稿和幻灯片的创建方法 2.幻灯片的编辑、排版 3.幻灯片背景、设计模扳设置 4.媒体插入（剪贴画、图片、声音、视频、图表） 5.动画设置 6.幻灯片的切换 7.超级链接 8.快速制作幻灯片方法,该部分的内容主要以实验学习为主。 具体操作，请见示范！,PowerPoint 的使用,用PowerPoint制作多媒体课件的类型 1顺序播放式：适用于讲稿打印分发方式。 2实体重叠式：适用于单张多内容方式。 3超级链接式：适用于非顺序播放、单片多放和 链接Windows各种应用。,PowerPoint快速制作课件,1启动：单击“开始”“程序”“PowerPoint”，启动

14、文稿演示工具。 2选择类型：选择“空演示文稿”“确定”。 3选择版式：选择第一个“自动版式”“确定”。 4设置背景：单击“格式”菜单“背景”或“应用设计摸板”，确定幻灯片的背景或者有图案的摸板。 5标题设计：单击“添加标题”处，输入标题的文字，确定文字的字体、大小和颜色，并缩放标题栏的大小，将标题栏移动到适当位置。,用PPT制作多媒体课件的操作步骤,6内容设计：单击“添加副标题”处，输入内容，确定文字的字体、大小和颜色，并缩放内容框的大小，将标内容框移动到适当位置。 7图片设计：单击“插入”菜单“图片” “剪贴画”（或者“来自文件”），选取图片插入，并缩放图片的大小，将插入的图片移动到适当位置

15、。 8媒体设计：单击“插入”菜单“影片和声音” “来自文件的影片”（或者“来自文件的声音”），选取相应文件夹中的影片或者声音文件插入，并缩放影片的大小，将插入的影片移动到适当位置。,用PPT制作多媒体课件的操作步骤,9实体动画设计：右键单击“标题栏”处“自定义动画”，单击“时间”按钮，选取对象启动动画选取播出方式（“单击鼠标播出”或者“前一事件后多少秒播出”） 单击“效果” 选取动画顺序选择动画的效果样式单击“预览”，看设定的动画效果再调整“确定”。 10.幻灯片切换设计：单击“幻灯片放映” “幻灯片切换” 选取切换方式“确定”。 11.放映测试：单击左下角的“幻灯片放映”按钮，查看效果并加以

16、调整。,用PPT制作多媒体课件的操作步骤,12.复制编辑：单击左下角的“幻灯片浏览视图”方式，单击建立的幻灯片，按Ctrl+C（复制），再按Ctrl+V（粘贴），复制同一张幻灯片，对其进行修改、调整产生其第二张、第三张，等等。 13.保存：保存演示文稿于硬盘中的自己的文件夹中。最好是课程的每一章作为一个演示文稿，不要将整个课程的所有幻灯片保存在一个文件里。 *注：插入的声音、影片等媒体的文件最好放在与幻灯片文稿相同的文件夹中。如果视频有MOV格式的，要在Windows中安装Apple公司的“Quick Time”软件。,用PPT制作多媒体课件的操作步骤,PowerPoint 的使用,PowerPoint演示文稿样例,图片加标注方式样例,实体重叠方式样例,3.1 办公自动化概述 3.2 办公自动化软件Office 3.3 国产办公自动化应用软件 WPS Office,第章 办公自动化基础,任务：了解国产