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1、澳达树熊涂料（惠州）有限公司AODA KOALA PAINT(HUIZHOU)Co.,LTD.会议管理规定文件编号编 制文件版次审 核发布日期批 准会议管理规定1.目的为进一步规范公司会议管理，使会议务实高效，沟通迅速，确保会议内容及议定事项落实到位，提升公司运营效率，特制订本制度。2.范围本制度适用于公司规定的定期会议以及组织的各种临时性会议。3会议分类31公司会议1）总经办会议2）生产例会3）质量例会4）营销例会5）年终总结会32部门会议33晨会34.其他会议4会议内容41公司会议总经办会议会议内容（1）传达学习、贯彻落实上级的重要指示、会议和决定。（2）各职能中心负责人就本部门工作进行部
2、署，即结合本部门的工作职责汇报上月工作完成情况以及未完成原因，提出下月计划。（3）研究决定公司日常工作中的有关事项，通报、交流重要工作情况。（4）研究分析公司生产、质量、安全形势，制定工作方针、工作计划、目标、措施、策略。（5）讨论决定公司制定和发布的综合性文件及公司管理规章、规定。（6）需要总经办集体研究解决的其它重大事项。生产例会会议内容（1）各车间汇报上周生产完成情况，以及未完成的原因；（2）分析影响产量的主要问题以及纠正预防措施；（3）生产部布置本周生产计划与任务等。质量例会会议内容（1）汇报当月质量工作的情况以及公司存在的主要质量问题；（2）汇报原材料、半成品、成品检验过程中存在的质
3、量问题；（3）通报重大质量事故以及解决方案，并制定纠正预防措施，提出下一步的改进方案等。营销例会会议内容（1）汇报公司当月销售工作情况，产品销售情况以及市场占有率，反馈产品存在的主要问题等；（2）对下一工作月度销售工作进行预测；（3）研究行业发展趋势及销售工作的对策；（4）近期所需要的支援支助等。年终总结会会议内容（1）对一年来的工作进行回顾和分析；（2）总结一年来的公司所取得工作成绩和缺点；（3）总结一年来的成功的经验与教训，对以往工作的经验和教训进行分析,研究,概括,集中,并上升到管理的高度来认识；（4）根据今后的工作任务和要求,吸取前一年工作的经验和教训,明确努力方向,提出改进措施等。4
4、2部门会议421各部门每周须定期召开由部门负责人主持召开的专题会议，传达公司会议精神、讲评部门工作要点、落实各项管理措施、帮助下属解决工作中遇到的困难和问题，并对下一步工作进行指引。422对于质量方面出现的产品不合格、过程中不合格、原材料不合格等质量问题，由品管部牵头组织可随时召集相关部门负责人参加会议，进行分析、评审等，并对会议议定的事项进行记录备案。423对于营销方面合同订单评审由营销部牵头组织召集相关部门负责人参加会议，对合同订单进行评审分析，并对会议议定的事项进行记录备案。43晨会各部门就当前一天的工作进行总结，对当天的工作进行简单部署。44其他会议公司或各职能部门解决工作中临时出现的
5、问题及公司生产与质量方面等紧急情况而召集的临时会议。4. 5会议的申请、审批4.5.1申请与审批原则：召开会议必须主题明确，准备充分，内容充实，时间简短。能合并召开的会议需合并召开，能不开的会坚决不开。4.5.2公司级会议：会议召开需提前一个工作日申请。申请人需向总经办提交有部门责人签认的会议申请表。申请表需注明开会理由、会议主要议题、参会人员、协助支援的部门、会议起止时间与地点(会议如所需经费应注明金额及来源）。总经办将审核会议的必要性等项，行政部协助总经办对会议时间和地点作综合调配，以解决可能存在的会议时间和地点上的冲突。审批确定后，会议召集人需在确定的会议召开时间前至少提前2个小时工作时
6、间通知参会人。4.5.3部门级会议：由各单位负责人组织召开。使用会议室时，请先与行政部确认会议室使用情况，如与公司级会议发生冲突时，公司级会议优先使用公司会议室及相关设备。4. 6会议的准备与安排5.2.1会议的准备：明确会议的目标与程序；以逻辑顺序排列内容标题，准备好主题；议事日程或资料会前发放；事先告诉与会主持人和主持人的准备；区分参会发言者与旁听者，做好座位安排；明确会议记录人和记时员；与参会者会前必要的协调沟通；规划好每个议题所花费的时间，以及整个会议的时间；会议所需品的物品的准备如茶具饮品、投影仪、电脑、音箱设备等，会场地点的安排等，需向行政部寻求支援时，行政部需向提出者提供协助，并
7、于会前15分钟准备完毕。5.2.2所有与会人员需分别作好与此次会议有关的准备工作。4. 7会议举行和决议4.7.1 参会人员均需于会前5分钟到达会议现场，并主动签到。4.7.2主持人要掌握会议开始时间，会议开始介绍议程，并且说明会议的目标；按议程计划依次推进会议进程，并鼓励每人发言及进行有效提问；4.7.3 会议各项议程之决议，原则上务必于现场达成。若因权限等因素无法现场达成决议，则主持人需于会后及时向上呈报，明确决议。4. 8会议记录4.8.1主持人安排记录人员，记录人员需按会议记录表中的要求详细填写，尤其需明确会议的决议措施、以及责任人、完成时间、验证人等。4.8.2会议记录表编制后于会议
8、结束后，3个工作日内送达总经办。总经办视情协助监督会议决议的实施。4. 9决议执行与验证5.5.1各执行部门或责任人需按时保质完成会议决议要求的各项内容。 5.5.2各验证部门或验证人需按时验证执行的效果，必要时需由总经理亲自确认。5. 0会议纪律与监督5.0.1缺席请假：凡明确规定的参会人员，原则上不得缺席请假。确有特殊情况不能参加会议者，必须至少提前20分钟向会议主持人请假或征得主持人同意，并需指定代理人参加会议。5.0.2迟到早退：参会人员必须按照通知要求按时参加，因特殊情况不能按时到会的，最少应在会前20分钟主动向会议组织者说明原因。禁止迟到早退且未征得会议组织者的同意、甚至不通知会议
9、组织者的现象发生。5.0.3会场纪律：参会人员需自觉维护会场秩序，集中精力开好会议。会议期间需将通讯工具关闭或调成静音,会议期间一般不得接打电话特殊情况需接打电话者须征得会议主持人的同意。不得交头接耳、随意走动或长时间滞留会场外，不得影响会议发言。不得从事与会议无关的其他事情。5.0.4会场清理：行政部需确保会议结束后会场清洁、桌椅摆放整齐，投影机、电脑等用具必须及时归还完好。5.0.5会议监督：公司内各类会议的监督工作由总经办安排人员执行，包括安排人员参与会议。5. 1违规违纪的对策措施5.1.1为确保公司会议室得到合理的利用、为提高会议效率，对违反本规范规定的现象，公司将采取相应的对策措施
10、，督促其改正、改进。具体的对策措施，详见本规范下页表格中的内容规定。会 议记 录 和 签到 未 于会 后 工 作时5 会议 申请者 向爱 心基金 捐献 20 元 。 会 议记 录 和 签到 的 内容 出 现 与事6 会议 组织者 向爱 心基金 捐献 20 元 。 5.1.2通告公布：对违规违纪者每次采取的对策措施，由行政部统计并通告公布。5.1.3爱心基金：公司设立爱心基金，对违规违纪的对策措施中包括向公司爱心基金捐款，每次每笔捐款由行政部负责收取现金。5. 2资料运用保存5.2.1会议组织部门和文案对会议产生的相关记录妥善保存，以备必要之追溯。5.2.2行政部对每月会议情况进行统计分析，以利
11、提高会议效率、提高会务管理。5.2.3行政部对每月会议情况的统计分析，需及时向管理体系负责人提报。5. 3会议管理要领5.3.1提高会议成效的要领第一条要严格遵守会议的开始与结束时间。第二条开会有主题、有决议、有跟进、有结果。第三条要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。第五条应当指导和控制讨论，每一项议程中引导讨论。第六条在必须延长会议时间内，应取得大家的同意，并决定延长的时间。第七条应当指定发言人。第八条让每个人都能积极参与和发言，积极倾听所有的发言，并提出有效的提问。第九条阅读身体语言。第十条在会议背离议程安排时能进行干涉。第十一条总结并就关键点达成一致。第十二条应当把决议付诸
12、实行的程序整理出，加以确认。第十三条坚持协商的行动，直至完成。第十四条发言人发言言简意赅，勿让别人打断你的发言，也勿打断别人的发言，第十五条使用恰当的身体语言。5.3.2会议禁忌事项第十六条发言时不可长篇大论，滔滔不绝（原则上以3分钟为限）。第十七条不可从头到尾沉默到底。第十八条不可采用不正确的资料。第十九条不要尽谈些期待性的预测。第二十条不可做人身攻击。第二十一条不可打断他人的发言。第二十二条不可不懂装懂胡言乱语。第二十三条不要谈到抽象论或观念论。第二十四条不可对发言者吹毛求疵。第二十五条不要中途离席。第二十六条不要随便就座，需对准座位入座。第二十七条不要太多人参加。6. 相关记录与文件6.
13、1会议申请表；会议签到表110517.doc6.2会议签到表； 会议签到表110517.doc6.3会议记录表；会议纪要格式.xls 违反会议规定的对策措施（规范5.1.1）序号违规违纪现象对策措施1未得到会议组织者同意之迟到早退5分钟内；主持人现场予以警告。510分钟；向爱心基金捐献10元。1120分钟；向爱心基金捐献10元。超过20分钟。视为无故缺席。2无故缺席。每人次向爱心基金捐献30元。3会议未经总经办审批。会议组织者向爱心基金捐献30元。4会议申请通过审批却未如期召开，未及时通知到总经办、行政部等相关部门。会议申请者向爱心基金捐献20元。5会议记录等资料未于会后工作时间3个工作日内送
14、达总经办，且无合理的解释。会议申请者向爱心基金捐献20元。6会议记录和签到的内容出现与事实严重不符。会议申请者向爱心基金捐献20元。7干扰会场秩序。视具体情况，决定相应对策措施。8其它异常现象。视具体情况，决定相应对策措施。9以上对策措施适用于公司级会议，以及使用公司会议室召开的会议。7、作业流程图：会议管理流程图主流程 支流程责任部门工作内容简述表单记录会议申请填写申请单部门签认申请审批会址时间确认会议通知会前准备现场签到议程展开形成决议出席统计公 布出席统计效果验证资料运用保存OKNGNGOK申请人1.申请时需填申请单2.需部门负责人签认。会议申请表总经办正常会议由总经办审批；紧急或特殊会议由总经理审批。会议申请表总经办行政部行政部根据会议室的使用现状及总经办的指示，通知申请部门最终的会址与时间。会议申请表总经办由会议申请部门通知各参会人员，并保留申请表。会议申请表申请人行政部1
