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1、. . . .陕西国诚中电科技有限公司公司办公OA系统方案部 门 设 计 校 对 日 期 目录一、公司现状分析1二、OA系统定位标准1三、OA系统功能模块1四、预计OA系统应用效果5五、厂商比对6六、结论8参考.资料. . . .一、公司现状分析目前公司尚无系统化办公软件,导致存在诸多问题,主要分析如下:1. 公司各部门诸多业务处理和操作工序繁杂,报表种类繁多无统一办公平台;2. 缺乏标准化、规范化的科学管理手段,导致公司各部门在理解、贯彻、执行公司政策和法规方面相互之间存在差异;3. 办公用品、会议管理、车辆、投影仪、公用电脑等的使用申请仅靠纸质登记,无电子留档,且纸质申请过程繁琐,影响办公
2、效率;4. 各部门之间数据信息不能共享、信息交换缓慢、管理成本高、工作效率低,重复作业多;公文下达上传速度慢、沟通困难、信息传递失真等;公告通知仅依靠微信告知员工,留底、存档工作很难进行;5. 领导无法对业务过程和企业资源进行科学、有效、及时的优化配置和监管;6. 大量的极其有价值的历史数据被丢失,对企业业务的长期发展造成损失;7. 办公信息化程度普遍不高,公司仅仅依靠网站,介绍本公司的情況,而企业内部的信息处理仍然处在office +打印机的层面上;8. 公司审批流程通过纸质版审批周期较长。因此各部门为更好的梳理办公流程,提升办公效率,提升公司信息化办公水平,拟上线OA办公系统,并制定此方案
3、。二、OA系统定位标准根据公司办公需求,本次上线OA系统用户人数为100人,将建设一个运行稳定、适应长远发展的网络办公系统,实现“网络办公”、“网络沟通”、“网络审批”、“知识管理”、“网络决策”的信息化建设思路,实现信息高效传递、无纸化协同办公、远程移动办公、科学规范管理,使工作效率明显提高,使员工工作更加简化,使信息获取更加容易,使决策制定更加准确;使管理变得更加灵活、更加科学,抗风险能力、创新能力、应变能力迅速加强,历史数据长久保存,从而最终提高企业的综合竞争力。三、OA系统功能模块根据所定OA系统标准,选择所需功能模块包含有以下方面:1. 个人事务:1.1. 电子邮件:用于内部邮件、外
4、部邮件的收发,相互转发;1.2. 内部短信:主要起通知、提醒和交流作用;1.3. 任务中心:协同处理临时事项,并对完成进度进行记载;1.4. 公告通知:具有通知公告查看和查询等功能;1.5. 新闻:新闻的评论、管理和查询功能;1.6. 投票:主要用于意见收集、民主决策、结果测试等;1.7. 个人考勤:主要用于对公司内部员工考勤的管理,包含外出登陆、出差登记等;1.8. 日程安排:主要是对未来要做的事务进行安排、提醒、查询和管理;1.9. 工作日志:主要是对已经做的工作进行记录,如周报,月度总结等;1.10. 个人文件柜:用来存放个人文件。支持建立多级目录,可共享给他人阅读;2. 工作流程:2.
5、1. 新建工作:发起流程,从对应流程文件夹中选择需要的模板,开始填写表格;2.2. 待办工作:审批流程,可以审批各用户转交来的流程;2.3. 工作查询:查询自己发起和审批或被授权查询的流程,查询结果可导出 EXCEL;2.4. 工作监控:可以对有监控权限的流程进行转交、委托、结束及删除等;2.5. 数据报表:事先设置流程报表,自动汇总形成图表,如汇总求和,计算平均值等;2.6. 超时统计:对办理中的流程超过规定时间的流程进行统计;2.7. 工作委托:因出差等原因需事先把自己审批的流程委托给相关人员办理;2.8. 工作销毁:对删除的流程进行彻底清理,相当于 windows 的回收站;2.9. 流
6、程日志查询:查询流程每一步骤的办理日志情况;2.10. 数据归档:对数据进行统一归档,即节约服务器空间,也方便保存,查询3. 行政办公:3.1. 公告通知管理:可以发布公告、查询公告,并可查看公告接收者对该公告的查阅情况;3.2. 公告通知审批:可以对公告的内容进行审批,审批过的公告才可以发布出去;3.3. 新闻管理:和公告管理类似,不同的是新闻允许评论,而公告不允许评论;3.4. 投票管理:类似于网络调查,可以自定义投票项目供投票者去选择;3.5. 日程安排查询:可以查看下属自己安排的日程内容,也可以对下属直接安排工作;3.6. 工作日志查询:可以查看下属写的工作日志,并可以对日志进行点评及
7、共享;3.7. 管理简报:统计各用户各项工作的数量,查看企业目前的工作状态;3.8. 工作计划:多人参与,参与人随时可以看到任务进度,有权限人员可以点评;3.9. 办公用品管理:办公用品、低值易耗品的登记、领用、管理,可以生成各种统计报表;3.10. 固定资产:实现固定资产的录入,生成资产卡片,生成相应的查询报表;3.11. 图书管理:实现图书的管理录入、借阅、查询、管理;3.12. 资源申请管理:对相当设备的进行管理,排出使用日期等,如笔记本电脑、投仪影等;3.13. 会议申请安排:对会议室进行预约登记、会议申请、批准,会议纪要等进行全面管理;3.14. 车辆申请安排:对车辆使用申请、批准、
8、预约情况、维护费用等进行全面管理;3.15. 公共通讯薄:按组查询人员通讯信息;3.16. 组织机构信息:可以查看单位、部门、用户相关信息;4. 知识管理:4.1. 公共文件柜:帮助用户实现文件系统化管理,可针对不同角色、不同用户授权;4.2. 网络硬盘:类似 FTP,针对服务器上相应路径授权,存放资源文件;4.3. 图片浏览:主要用于放 JPG、GIF 等图片格式文件,可以直接预览、播放;4.4. OA 知道:类似百度知道,问答式的知识积累,可以提问、回答、查询等;4.5. 维基百科:类似于百度百科,词条式多人共同编辑完善的知识管理方式;4.6. 文档检索中心:针对日积月累的数据进行检索,并
9、支持 OFFICE,PDF 文档里面来的文字进行搜索。方便后期对文档数据的查找。5. 人力资源:5.1. 人事管理:主要实现档案资料的录入、查询、及统计分析等工作。实现单位人事档案的建立、查询、导入、导出等功能。可以实现如合同到期的定时提醒,可设置附件。包括人事档案、合同评审管理、奖惩管理、证照管理、学习经历、工作经历、劳动技能、社会关系、人事调动、离职管理、复职管理、职称评定、员工关怀、人事分析等子模块;5.2. 招聘管理:实现从招聘需求到人员招聘、选才等过程细分为招聘需求、招聘计划、人才库、招聘筛选、招聘录用、人才分析等模块;5.3. 培训管理:主要包括培训计划、培训审批、培训记录等模块;
10、5.4. 考勤管理:对在 OA 上考勤的数据进行统计,同时对考勤进行设置包括考勤审批、考勤记录、考勤统计、排班管理等模块;5.5. 薪酬管理:通过 OA 发放工资条,可以自定义工资结构细分薪酬项目设置、薪酬基数设置、工资流程管理、财务工资录入、部门工资上报、福利管理等模块;5.6. 员工自助查询:员工可以查询自己的基本信息、职位情况、教育背景等内容;5.7. 人力资源设置:可以设置考勤、人力资源管理员及 HRMS 相关代码;5.8. 在线考试:通过 OA 进行考试,标准化选择题,自动评分,包括题库管理、试题管理、试卷管理、考试信息管理、参加考试等模块。6. 档案管理:6.1. 卷库管理:建立相
11、应的库;6.2. 案卷管理:建立相应的卷;6.3. 文件管理:建立相应的文件;6.4. 案卷借阅:对文件进行相应的人借阅,带相应的审批;6.5. 档案统计:最终档案的统计分析;6.6. 档案销毁:对于不需要的档案进行销毁;6.7. 系统设置:对 CRM 各模块中的代码进行设置;6.8. 我的任务:用户在各项目中需要完成的工作任务。7. 项目管理7.1. 我的项目:支持一级审批和免审批立项;7.2. 我的任务:分解下来的项目任务;7.3. 项目审批:对于所立项目进行审批;7.4. 项目文档:对于项目过程中所形成的文档进行管理;7.5. 项目问题:项目中产生的问题进行咨询及处理;7.6. 基础数据
12、设置:相应的参数设置。8. 交流园地8.1. 讨论区:单位的内部的 BBS,可以设置多个主题,有权限的人参与讨论;8.2. 论坛:可以集成 Discuz 超级社区论坛;8.3. 文本聊天室:可以在对应聊天室中与其他用户进行文本聊天;8.4. 语音聊天室:需要安装 MeChat 聊天服务器后可以进行语音聊天;8.5. 网络会议管理:包括发起会议、删除、结束、加人、会议记录等操作;8.6. 文本聊天室管理:可以设置聊天室名称,并可以进行删除、关闭、删除记录等操作。9. 系统管理:9.1. 组织机构设置:设置单位名称、部门、用户及角色与权限设置;9.2. 工作流设置:定义工作流表单、流程等,并对流程
13、进行分类;9.3. 行政办公设置:设置公共网址、工作日志、公共通讯薄、公告通知、文件套红模板;9.4. 知识管理设置:可以对公共文件柜、网络硬盘、图片浏览进行权限设置;9.5. 信息交流设置:设置短信提醒、讨论区、词语过滤、信息过滤审核;9.6. 定时任务管理:有定时发起流程、工作流超时催办、数据库定时备份等;9.7. 紧急通知设置:可以设置桌面模块及桌面显示窗口两种不同内容及显示方式;9.8. 界面设置:可以设置 IE 标题、主界面、登陆界面等内容等;9.9. 状态栏设置:可以设置底部需要显示的文字;9.10. 系统代码设置:对 OA 中各模块设置不同代码;9.11. 自定义字段设置:可以设
14、置 IE 标题、主界面、登陆界面等内容等可以对 OA 中模块自定义字段,用于增加对应表的输入内容;9.12. 数据库管理:对数据库进行优化、修复及导出、导入、备份、还原等操作;9.13. 系统日志管理:可以查询日志、统计日志及管理日志;9.14. 系统资源管理:分资源监控(可以监控内部短信和内部邮件)、数据压缩、文档备份管理、资源占有情况查询、资源回收、IM 资源管理等;9.15. 系统访问控制:可以设置 IP 段,也可以设置外网访问权限;9.16. 系统安全设置:可以对密码强度、登陆次数、是否启用 USB KEY(使用 KEY 登陆需单独购买) 等进行设置。10. 文档在线阅读与编辑:支持 Office 文档(Word、Excel、Power Point 文档)在线编辑,无需下载,自动上传,支持痕迹保留,支持 pdf 文件在线阅读,客户端无需安装 pdf 阅读器。11. 客户端工具:除浏览器登录外,提供 OA客户端工具,实现开机自动登录 OA ,支持内外网地址快速切换 。12. 智能门户:我的门户、门户管理、门户模板、门户内部管理,一站式信息服务中心、强大的内容管理、个性化设计和定义、与 OA 业务紧密集成,支持门户属性自定义,门户编号、名称、类型、logo 信息、是否开启、门户访问权限、管理