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1、怎样组织成功的会议 人是社会性的动物开会是人类生活中的常态人们热衷于开会是由于会议是制定计划、获取信息和建立联系的主要手段 会议可以开得富有成效、妙趣横生也可以开得死气沉沉、毫无建树这取决于与会者交流的方式交流方式的差异使得会议的有效性大打折扣而这些差异往往是由于性别、文化背景等方面的差异造成的记住这点对于开好会议是至关重要的 就以男性与女性为例总体而言男性更容易在会议过程中插话就本质而言在会议中插话并不是坏事情互动的对话才能富有成果但是问题在于这些插话往往会扰乱了别人的思路妨碍了有效交流使得别人无法继续发言 并不是女性不善于插话有着其他文化背景的人也存在这样的困难许多亚洲人认为在会议上演讲是
2、件难为情的事情更别指望他们会打断别人的发言了他们认为这是粗鲁和不礼貌的会给别人带来不舒服的感觉有些人则是因为地方口音太重害怕被别人误解而不敢发言考虑这些因素你就会明白许多很有见地的职员不能发表意见的原因了 意识到不同的人有着不同的交流方式你就能够更好地组织会议在制订会议计划时要注意以下三个方面： 一、使每个人都有发言的机会 会议组织者在会议日程安排上要给每位与会者一段正规发言的时间在会议召开前就应当将日程安排分发给与会者这样做一方面可以给那些不善言辞的人一个准备的机会使他们能够轻松、有效地参与讨论另一方面可以迫使那些喜欢插话的人尊重分配给其他与会者的时间 二、使每位与会者都负起责任 让每位与会
3、者调整自己的交流方式以提高会议的成效要使那些不喜欢发言的人意识到如果他们不发言就没有人知道他们的主意同样要使那些喜欢发言和插话的人收敛一些以满足集体的不同需要会议组织者的任务是召开有效和成功的会议但这并不意味着其他人就没有责任 三、将插话和跑题降到最低限度 要找到降低插话和多人同时发言的有效办法有一家公司开会时与会者总是不断打断别人的发言最后作为没有办法的办法他们决定谁打断别人的发言就罚款25美元这可是个聪明的主意收到了效果如果有人觉得自己的想法非常重要而必须插话就得先把钱放进“罚款罐”中才能发言 由于性格和文化背景的不同怎样组织成功的会议并没有标准答案问题的关键是你必须注重策略使得每次会议都取得成效这样才对得起你付出的时间和努力 iv
