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1、电子政务工作电子档案管理工作心得体会 电子政务是指运用信息及通信网络技术打破行政机关的组织界限优化政府组织结构和工作流程形成新的政府管理形态实现政府、非政府组织、企业和公民之间的良性互动电子政务系统实质上是政府办公自动化在范围和功能方面的延伸从内部办公延伸到对外服务它是面向社会的政府办公自动化在电子政务系统中公文的起草、审核、签署、发布以及收文办理等都是在电子政务的操作平台中进行这些在电子政务系统中运行的公文是机关职能活动的历史记录所以必须按照档案管理的要求进行归档和管理但由于这些公文是通过电子政务公文处理平台产生的它的特点决定了其归档和管理的方式并不能简单套用纸质文件的归档和管理方法而应将电
2、子文件的管理功能嵌入电子政务系统之中实行文档一体化管理与全过程管理等方式并采取多种措施以确保电子文件的性、完整性、可读性和安全性 传统的文件与档案管理它们各自具有一套独立的管理流程两个管理流程执行各自主管机关制定的制度和标准并且两个流程之间是通过文件实体的交接而衔接的而文档一体化管理是按照文件生成与运行规律采取统一、严密的手段高效地组织与管理文件文档一体化管理与传统文件和档案管理相比较最大的区别是通过对文件和档案管理流程的重组达到两者在管理上的无缝化和程序上的一体化从而最大限度地消除组织机构因素造成的两者在衔接上的真空地带和减少重复性作业 一、电子档案管理的原则 1.1“前端控制”原则 1.2
3、“全程管理”原则 根据电子文件的特点必须建立一个完整的管理体系即对电子文件从产生到永久保存或销毁进行全过程和全方位的管理以确保电子文件的性、完整性和可读性 电子文件全程管理原则具体应该体现在电子档案管理体制与模式的确定、管理系统的设计与运行、管理制度的内容和执行等方面以电子档案管理系统对文件流程各阶段的管理和监控为例：设计的系统应对产生于机构内部各部门及其应用系统上的电子文件进行统一的归口登记、分类、鉴定同时监控和记录针对文件的一切操作如文件的创立、登记、修改、审核、签署、分发等而且对文件进行的技术操作包括操作平台的转换、存储位置的改变等都应该记录下来因为这种管理和跟踪记录对于证明和保证电子文
4、件的行政有效性和法律证据性都有着重要的作用 二、电子公文的性保障 判断传统文件的性主要考察两个方面：一是文件载体的原始性；二是文件形式的原始性其主要是指具体的文件内容、字体、字迹以及具有法定效用的签署、印章等只要其中的任何一项发生了变化就可以对文件的性表示怀疑但判断传统文件性的准则并不适用于电子文件因为一是电子文件的载体与其信息是可以分离的载体的不固定性使得电子文件不再具有传统意义上的“原件”的概念；二是电子文件的更改可以不留痕迹复制起来真假难辨处理过程又具有隐蔽性因而判断电子文件的性必须更多地着眼于其内容的性主要是认定文件是否就是当时当人当事形成的主要关注的是其本质的要素保持不变国际上的一般
5、做法是采用法定程序对电子文件的生命周期进行全过程管理并通过技术措施和管理制度组成一个贯穿电子文件从生成、运作到处置全过程的安全“通道”以此来保证数字信息的可靠性在目前的技术条件下一般可采取的措施是： 2.1在计算机系统中设置安全防护技术措施 一是建立对电子文件操作者的身份识别与访问权限的控制防止非法侵入 二是设置操作日志自动记录实施操作的人员、时间、内容等 三是对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施在国家立法机构正式颁布有关电子签章的法律实施之前对只有签章的电子文件归档时应附加有法律效力的非电子文件签章 2.2身份识别技术 身份识别技术主要用于正确识别通信用户或终端的个人身份最常用的方法
6、是给每个合法用户一个“通行字”代表该用户的身份通行字一般由数字、字母或特定的符号组成、只有本人和所使用的计算机知道当合法用户要求进入系统访问时首先输入自己的通行字计算机会将这个通行字与存储在系统内有关该用户的资料进行比较验证如果验明他为合法用户就可接受他对系统进行访问；如果验证不合法计算机就会拒绝该用户对系统进行访问 2.3防写技术 将数字信息文件设置为“只读状态”在这种情况下用户只能从计算机上读取信息而不能对其作任何修改可以有效地防止用户更改数字信息内容从而达到保护其性的目的 三、电子公文的完整性保障 传统文件的完整性保障主要是通过鉴别文件最初形成的信息内容和载体是否被破坏过是否保持着作为证
7、据所要求的各要素而电子文件的显示却随着使用软件的不同其外观可能不一样再加上电子文件的信息与其载体又是可以分离的因而使得传统文件完整性的判断标准不再适用于电子文件 目前比较一致的看法是电子文件的完整性一是指电子文件和与之具有有机联系的其他相关文件数量齐全；二是指每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损为此要求电子文件归档时有关电子文件的支持软件和软件的支持文档、以及有关的元数据都应同时归档在同一活动中有时除了形成电子文件之外还可能形成一些纸质文件为保持这些文件之间的有机联系确保同一活动中形成的电子档案管理的信息完整性应尽可能将这些纸质文件作数字化处理作为电子文件一并保存对于在不同应用系统中分
8、散形成的、不同媒体的内容相关的电子文件如有关同一事件的电子文件一部分在电子邮箱中一部分在电子表格或相关数据库中则应收集齐全并保持有机联系在电子政务系统中按公文处理流程生成的公文其构成要素包括文件处理单、原文、附件、电子文件的纸质拷贝件等都应纳入归档的范围 四、电子文件的可读性保障 电子档案来自各个方面来自各立档单位往往是在不同的计算机系统上形成的其内容格式及数据结构不尽相同这种差异必然导致在利用过程输出时所使用的技术与方法的不同又由于计算机技术的飞速发展电子公文形成时所依赖的计算机软硬件技术不久就有可能过时以致新的软硬件无法读取原先存储的数据所以为保证数字信息档案长期可存取性建议采取以下几种措
9、施： 4.1采用通用技术 目前电子公文的形成方式多种多样、很不统一这将给今后利用工作带来许多的困难所以在电子文件归档时应把属于特殊格式的电子文件转换成通用的文件格式；或将电子文件建立在通用的数据平台上以消除由于技术不同或技术过时所带来的影响一般文字型电子文件以ml文档和rtf、tt为通用文件格式；图像电子文件以jpeg、tiff为通用格式；影像数据以mpeg、avi为通用文件格式；音频电子文件以wav、mp3为通用文件格式；多媒体音像数据以mpeg、avi为通用文件格式 4.2打包保存法 打包保存法就是在保存电子文件的同时将与电子文件相关的软件及其应用系统一并保存并与电子文件存储在一起在使用该
10、电子文件时可运用与该电子文件存储在一起的这些软件系统进行读取此法一般是针对那些无法转换为通用文件格式的电子文件如用音频设备获得并经过计算机处理的动态影像文件应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件 4.3拷贝法 拷贝是在原来的技术环境下适时重写信息数据防止由于存储载体物化性能变化而引起的信息丢失这也是电子文件长期保存的一种基本方法此法目前已大量地应用于磁盘、光盘、磁带档案信息的长期保存上但它不能解决电子文件由于计算机软硬件过时所引起的长期保存问题 4.4再生性保存法 再生性保存法是指将技术过时的存储在磁性载体或光盘上的电子档案管理适时地转移到纸张上或缩微品上的方法这样利用时就不再使用计算机软
11、硬件技术读取从而避免了计算机软硬件过时所带来的麻烦并能很好地保证电子文件长久的可读性其不足之处是失去数字化信息可远距离传输、检索方便、使用灵活等特点而且有些电子档案信息如声音信息、视频信息、超文本信息、多媒体信息等也无法转移到纸上或缩微品上 4.5迁移法 迁移法就是将数字信息从一种技术平台转换到另一种技术平台上的复制方法它是计算机软硬件变化适时改变数字信息格式的一种处理过程这一过程使得数字信息在将来也可以被读取迁移也意味着数据信息从一个存储载体转移到另一个存储载体上以进行数字信息的长期保存与读取采用迁移法通常是将对软件依赖性强的格式迁移到对软件依赖性低的通用格式上或者将数字信息从品种繁多的格式
12、迁移到易于管理的标准格式中目前迁移技术被认为是保护数字信息长期存取的必须和恰当的选择但迁移也不能“一劳永逸”随着电子计算机技术的升级还应适时再迁移从而使数字信息随技术更新而一代一代地向下流存 以上介绍的几种方法一般地说对于使用频率很高、软硬件技术未过时的、仅是存储载体理化性能发生变化的可采用拷贝法；对于使用频率较高、软硬件技术已快过时的可采用迁移法；对于使用频率较低、软硬件技术已快过时的、并且确有长期保存价值的数字信息可用再生保存法 五、电子文件的安全性保障 建立健全科学、合理、严密的管理制度从每一个环节堵塞信息失真的隐患这也是确保电子信息档案可靠的重要措施 5.1建立安全管理制度 电子文件是
13、由人制作的其管理和利用都要按人的意愿进行因此对参加电子文件制作和参与管理的人员必须加强管理以防不测必须制定一套人人都应遵守的安全管理制度以约束涉及电子文件与电子档案人员的行为实践证明良好的安全规范是保证数字信息安全的一项极为重要的措施 5.2加强对电子文件制作和管理人员的管理和教育 在电子文件的安全管理过程中仅靠制度是不够的还必须加强对涉及电子文件人员的管理和教育通过宣传教育或短期培训等途径提高他们对保证电子文件和档案、可靠重要性的认识提高他们科学管理电子档案的素质增强他们工作的责任感并树立一丝不苟的工作作风 5.3建立全过程的管理制度 要实现电子政务环境下电子文件的科学管理就必须贯彻“前端控制”和“全程管理”的原则；为保证电子公文的性、完整性、可读性与安全性就必须采取一系列相应的技术措施和手段以确保管理目标的实现 电子文件从形成到电子档案管理的开发利用中间要经过很多环节一个环节出了问题都会影响到电子文件的可靠性因此建立全过程的管理制度明确各环节的职责要求就显得非常重要如电子文件形成之后要及时收集积累以防分散状态下发生信息丢失；电子文件归档时要严格检查相关文件是否收集齐全否则就会给将来利用带来困难和麻烦；迁移时要认真检查是否发生信息丢失任何环节的疏忽都将对数字信息的性与可靠性造成危害 .0000pt;
