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1、深圳市恒裕实业（集团）有限公司深圳市恒裕实业（集团）有限公司档案管理办法标题：档案管理办法页数：6初审：行政部经理颁布日期：2012年10月16日复审：人力资源总监致：恒裕集团各部门批准：总经理目的：为加强档案管理工作，提高档案管理水平，有效地保管和利用档案，充分发挥档案的作用，利于集团经营管理工作。 一、 适用范围：公司的全部文书档案、证照档案、品牌档案、法律档案、声像档案、人事档案、财务档案、工程档案。二、 管理权限：各相关部门。三、 档案管理员的主要职责：（一） 主管集团档案工作，执行集团档案工作的统筹规划，计划安排、组织协调相关工作；（二） 根据国家相关政策制订和组织实施档案管理制度，
2、并负责监督、指导和检查相关部 门的执行情况；（三） 监督、指导和检查相关部门档案材料的形成、积累、整理、归档等档案业务工作；（四） 负责接收、统一集中保管公司的档案；（五） 负责对档案的查（借）阅管理工作，为公司各项档案管理工作服务；（六） 定期检查档案保管状况，达到“三无”，即无丢失、无霉变、无差错；做好“四防”， 即防火、防盗、防霉变、防虫蛀；四、 档案的立卷归档：公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、合同等都必须立卷、归档。具体分类：（一） 办公文件：包括公司的各种请示和批复文件、各种申请文件（如：用印申请文件）、公司对外发文（公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、通知等文件
3、）、注册年检资料、验资文件、融资资料、法律事物、处理纠纷等具有保存价值文件；（二） 证件性文书资料：包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、证明等；（三） 法规性文件：包括上级频发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。（四） 企业的重大决议：包括由企业会议及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等；（五） 计划性文件：包括企业总体计划或规划、项目营销计划、财务计划等；（六） 总结性文件：包括企业年度和月度工作总结、下属部门年度和月度工作总结等；（七） 批示性文件：包括企业各类计划指标、技术指标、营销指
4、标以及企业各类任命工作指标等；（八） 凭证性文件：包括企业各部门上报的在日常活动中形成的原始记录和凭证、如财产状况、房屋销售、合同书、协议书、意向书等原始记录和文本(注：归各部门存档)；（九） 汇报性文字资料：包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料；（十） 声像制品资料：包括企业及下属各部在其经营活动或政治、文艺娱乐活动中，以及在外学习、考察时形成的以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、影片资料、计算机光盘等；（十一）题词性资料：包括上级领导和友好单位或个人提供的题词书画、工艺制作等；（十二）工程档案：立项文件，建
5、设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，开工审批文件，招投标文件，工程质量监督手续，工程财务文件，工程竣工验收文件，竣工图等从立项到竣工的具有保存价值的全过程系统资料(注：工程部应派专人负责技术档案的整理、立卷、归档工作，归档文件必须完整、准确，经过系统整理、编目后由工程部负责人审查后归档，工程结束后，由工程部负责移交有关部门存档)；（十三）会计档案：有关会计工作的方针、政策、制度、预算、计划、总结、报告、合同以及往来文书、会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料，由会计部门自行管理归档；（十四）人事档案：员工自荐求职材料、员工应聘登记表、员工上岗试用登记表、员工转正申请书（转正申
6、请审批表）、经济责任担保书、员工个人履历表、（学历证、身份证、职称证）的复印件、劳动合同、员工岗位变动登记表、能反映员工情况的材料（如：述职报告、培训记录、奖惩记录等）。 五、 档案的保管：（一） 经营活动中形成的具有保存价值的文件资料，应由各档案管理部门进行收集、整理、立卷归档及日常管理，其它部门和个人不得擅自留存。（二） 立卷归档的文件资料应为原件（如无原件应保存复印件），书写格式必须符合要求，应保证其完整、齐全、分类清楚。（三） 档案管理实行半年一整理制度，所有归档文件应为已完成文件。（四） 各档案管理所属部门的部门经理应定期对本部门全部档案的保管及借阅登记状况进行核查，如发现问题，应及
7、时向上级主管领导汇报，以便及时采取措施确保档案的安全。（五） 对破损和变质的档案及时进行复制和修补。（六） 档案的查阅： 1、 董事长、总经理可查阅集团公司所有档案； 2、 分管领导可查阅所分管部门的所有档案； 3、 部门负责人可查阅本部门所有档案； 4、 档案立卷人可查阅本人立卷移交的档案； 5、 其他人员根据审批查阅相关档案。 （七）档案的借阅： 1、 领用档案资料原件不归还的，须分管领导、总经理审批； 2、 公司相关证照原件的借阅，由分管领导、总经理审批； 3、 立卷部门档案资料的借阅，由立卷部门负责人审批，跨部门档案资料借阅，须立卷部门的分管领导审批； 4、 档案资料原则上是不外借的，
8、因特殊情况须外借的，经分管领导、总经理审批后方可借出，档案资料外借时间一般不超过一周，续借时要办理续借手续； 5、 外单位人员借阅档案资料，须与本公司业务对接人员办理相关借阅手续，经分管领导、总经理审批后方可借阅、复印； 6、 档案资料归还时办理注销手续，当面核实，发现损坏或遗失，当即向分管领导汇报； 7、 档案借阅人负有对所借档案的完整、安全、保密负责，不得随意折叠和拆散，不得在档案上勾划、撕页和涂改，严禁丢失或损坏档案的行为。（八） 档案的销毁：档案销毁由档案管理负责人报请公司董事长及总经理批准后执行，并须由公司指派专人进行监督。以下无正文初审：复审：批准：档案登记表序号档案编号档案名称档案类别登记时间附件签名备注档案查阅/借阅审批表申请部门申请人申请时间计划归还时间实际归还时间用途资料名称：分管领导审批总经理审批档案查阅/借阅审批表申请部门申请人申请时间计划归还时间实际归还时间用途资料名称：分管领导审批总经理审批
