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1、档案管理制度一、 总则 集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。二、归档范围1、凡是反映
2、公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；4、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）5、政府、项目批文、合同；6、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；7、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；8、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划；9、公司签定的各类合同（含商品房买卖合同）；10、
3、公司有效证照、证件、印章；11、具有法律效力及保存价值的文件；12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料；15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。三、立卷归档要求1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管；各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向集团行政人事部提交备份
4、。2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分子必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿
5、、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题
6、名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。四、 档案保管期限1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。2、确定集团档案保管期限的原则（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。五、档案保密级别1、档
7、案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议， 行政人事部经理核定密级。 2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。 3、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任（集团行政人事部经理）及副总以上级领导批准。 4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任（集团行政人事部经理）鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。六、档案的借阅1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。2、公司各部门借阅
8、非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任（集团行政人事部经理）批准。3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任（集团行政人事部经理）批准。 5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。七、电脑档案的管理1、 所有员工使用的
9、电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。2、各分子公司办公室主任（集团行政人事部经理）即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记；各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。八、档案的鉴定与销毁1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。 3、档案材
10、料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。九、罚则1、集团各分子公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元500元，并予以集团内通报批评。2、集团所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经办公室主任（集团行政部经理）批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元1000元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。3、集
11、团所有员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。4、集团所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。5、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。6、集团所有员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。十、附则 1、本制度自2007年9月1日生效。2、本制度由集团行政人事部负责解释。3、各子公司应根据本制度，结合本单位的实际情况，制定具体实
12、施细则。4、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准。十一、附件：集团各分子公司各部门存档及备案范围 档案管理制度立卷归档制度一、归档范围：凡是本单位在各项工作活动中直接形成的、已经办理完毕的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件材料，均应依法归档，任何人不得以任何借口拒绝归档。二、归档时间1、文书档案：本年度各部门形成的各种不同形式和载体的文件材料，在次年一月底前由档案室管理人员统一组织布置立卷工作，各部门兼职人员负责本部门文件材料立卷工作，按规定要求完成立卷任务，经本部门负责人审定后，每年三月份移交档案室集中统一保管。2、业务考绩档案：职称评定后，按申报类
13、、考核类、成果类及时整理归档。3、会计档案由财务部门年终立卷，保存一年后，移交综合档案室保管。4、设备档案：按同一设备仪器名称，含设备购置、合同、说明书、安装、调试、验收记录等文字材料，指定负责人员，收集整理。设备投入使用后及时移交档案室保管。5、声像档案在每项工作活动完毕后随时整理归档。6、实物档案：所获荣誉奖品、铜牌等按时间顺序随时编号归档。三、归档要求1、应归档的文件材料要收集齐全、完整、核对准确，按照文件材料的形成规律及其内在联系，进行分类、立卷，使案卷能正确反映出本校工作活动的真实情况，便于保管和利用。2、归档的文件材料一般一式一份。重要或利用频繁的，可酌情增加归档份数。3、凡归档的
14、文件材料，其制作材料必须利于长期保存，同时要保证图样清晰，字迹工整耐久，签署完备。禁止用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。4、案卷封面各个项目应填写清楚、准确；卷内文件材料按规定次序排列、编号，并填写“卷内文件目录”和“备考表”。5、归档案卷要按一定次序系统排列，按照不同门类、载体和不同保管期限分别进行编号，并编制案卷目录，填写案卷目录号。6、归档手续，各部门将文件材料和案卷向档案室移交时，应编制“移交清单”一式二份，经交接双方核对签字后，各留一份，以备考查。 档案保管制度一、库房是本单位档案集中存放的机要重地，必须加强管理，非档案人员一律不得随意进入库房。二、库房内应排列有序，按照保管期限或类别
15、，项目以及项目内保管单位顺序，依次从左到右，从上到下排列，便于管理和查找。三、档案库房必须采取防盗、防火、防高温、防虫、防潮、防光、防尘、防鼠等措施，确保档案的完整、安全。四、做好库房温湿度记录，采取有效措施控制库房温湿度。五、严格控制和保管库房、箱柜的钥匙，不得随意转借他人。六、库房内严禁烟火，不得存放有腐蚀性、易燃易爆等其他一切与档案无关的物品，定期打扫卫生、保持库房的整齐、清洁。七、经常地对库房各项安全措施进行检查，并作好记录，发现隐患及时采取措施。八、要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符。对破损或载体变质的档案，要及时修补和复制，库藏档案因移交或销毁时，应注册登记，保存依据。档案借阅保密制度一、档案工作人员应认真学习保密法，自觉遵守保密纪律，坚决维护党、国家的安全。二、档案工作人员忠于职守，不得利用工作之便私自将有秘级的档案带出档案室，不得摘录、复制或与无关人员谈论机密档案。三、档案人员应按保密要求、保密范围提供档案，不得随意扩大保密范围、降低档案密级。四、对有密级的档案应注上密级标记、重点保管。根据单位发展、变化情况，不断调整档案的保密范围、密级程度。五、
