2020年会议接待的各项工作

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1、会议接待的各项工作 【一】前期工作 1、会场预约 专人协助您的实地考察工作吃、住、行、游、购、娱根据要求预定酒店会议（会展）场地车辆等我们将根据您的需要为您具体分析各种情况做出最完美的策划；我们将根据会议的级别为您选择会议举办地；我们将根据会议对周边环境的要求为您确定具体举办地点我们将根据会议的具体情况确定是否将会议划分为几个分会场选择分会场的地点并提前为您预约 2、负责会场的布局设备安装调试 我们将根据会议的具体情况为您设计并安排会场的布局细致周到地设计好所有的细节；我们将根据您的需要为你你提供会议所需要的所有设备并提前安放在指定位置；我们将根据您的需要提前为您调试好设备确保会议的顺利进行

2、3、印刷材料的设计制作 我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务；我们将根据会议的具体需求设计印刷品的样式、内容、选择图案；我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷；我们将根据您的需要提前把印刷品送到会场或指定位置 4、准备会务用品： 代表证、会徽、纪念品等 5、提供公关礼仪、文秘、翻译服务代租会务所需设备 6、及时准确提供机票、火车票、酒店信息 7、代订会议所需的音响、灯光、摄影等设备 8、提供平面立体、vi设计 【二】会前准备 1、接站： 我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆；我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员把参会人员迅速、安全地送到会场或下

3、榻酒店我们为您准备的车辆每个座位都有保险 a、提供优秀导游协助会务组举牌机场接站 b、提供接、送机（站）时所需的各类型豪华空调车 2、营造气氛 a、酒店大堂内欢迎水牌门外或会场横幅等；会议（会展）场所的布置：欢迎牌、横幅、指示牌、会议资料、纸、笔、饮料、设备测试等 b、彩旗、氢气造型气球、歌舞表演等 3、报道 a、酒店大堂内提供签到台（桌）及提示牌； b、专职人员协助会务组负责签到、分房、等有关事宜；安客户需要安排接送与会宾客协助会务组办理宾客签到等工作 4、会场服务 a、根据会务组要求策划、制作会场背景； b、根据会务组要求专职人员负责会场的桌、椅摆放负责与酒店方协调会场茶水、纸、笔供应及灯

4、光、音响设备调试情况等 5、礼品制作 向会务组人员介绍黑龙江的特色纪念品并陪同选购或根据会务组要求制作会议纪念品 6、返程票务 a、会议报道期间提供专职票务人员负责返程票务登记； b、代订哈尔滨飞往全国各地的最优惠折扣机票 【三】会中服务 1、提供专业外语翻译摄像、礼仪公关和文秘服务 2、提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作 3、会议期间可为vip客人提供特殊照顾和服务 4、向参会人员提供全市范围内机场、火车站接送服务 5、提供会议期间以及后勤保障工作和外围的协调服务 6、参会者的餐饮：我们将根据参会人员的喜好为您预定各种形式的参会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等；我们将根据参会人员的具体情况

5、以及会场和下榻饭店的地点为您推荐不同的用餐地点 【四】会后旅游考察服务 一次成功的旅行考察在整个会议中的效果又岂止点睛之笔除了跟您和您的朋友一个放松和调节的时间而在这良好和热烈的氛围下有怎能不再结识多一些朋友、给您的事业创造新的机遇和意想不到的惊喜呢只要您提出我们就为您贴身打造合适的线路和报价景点景区、旅游空调用车、旅游保险、优秀会议导游服务一应俱全 【五】会后总结 1、对参会代表的会后旅游考察工作进行合理安排 2、协助会议人员处理会后事宜进行会议期间的工作总结 【六】会议及会展的预算 1、交通费用 交通费用可以细分为： (1)、出发地至会务地的交通费用包括航班、铁路、公路、客轮以及目的地车站

6、、机场、码头至住宿地的交通 (2)、会议期间交通费用主要是会务地交通费用包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通 (3)、欢送交通及返程交通包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用 2、会议室/厅费用 具体可细分为： (1)、会议场地租金通常而言场地的租赁已经包含某些常用设施譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等但一些非常规设施并不涵盖在内比如投影设备、临时性的装饰物、展架等需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算 (2)、会议设施租赁费用此部分费用主要是租赁一

7、些特殊设备如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等租赁时通常需要支付一定的使用保证金租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用值得注意的是在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询以便获得最适宜的性价比）否则可能影响会议的进行另外这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同租赁的价格可能相差很大 (3)、会场布置费用如果不是特殊要求通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中如果有特殊要求可以与专业的会议服务商协商 (4)、其他支持费用这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等基于这些支持均为临时性质如

8、果会议主办方分别寻找这些行业支持的话其成本费用可能比市场行价要高如果让专业会议服务商代理将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持 对于这些单项服务支持主办方应尽可能细化各项要求并单独签订服务协议 3、住宿费用 住宿的费用应该非常好理解值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格而有点是需要另外加收政府税金的对于会议而言住宿费可能是主要的开支之一找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣 正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外还与客房内开放的服务项目有关譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围

9、4、餐饮费用 会议的餐饮费用可以很简单也可以很复杂这取决于会议议程需要及会议目的 (1)、早餐 早餐通常是自助餐当然也可以采取围桌式就餐费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算而改为按预定人数收取费用） (2)、中餐及午餐 中餐及午餐基本属于正餐可以采取人数预算自助餐形式按桌预算围桌式形式如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供餐馆可能会收取一定数量的服务费用 (3)、酒水及服务费 通常如果在高星级酒店餐厅就餐餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的如果可以外带酒水消费餐厅通常需要加收服务费在高星级

10、酒店举办会议宴会通常在基本消费水准的基础上加收15左右的服务费 (4)、会场茶歇 此项费用基本上是按人数预算的预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用如果主办方需要非程序服务可能需要而外的预算通常情况下茶歇的种类可分为西式与中式两种西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主 (5)、联谊酒会/舞会 事实上联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂宴会只要设定好餐标与规模预算很容易计算但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持其预算可能需要比较长的时间确认 5、视听设备 除非在室外进行否则视听设备的费

11、用通常可以忽略如果为了公共关系效果而不得不在室外进行视听设备的预算就比较复杂包括： 设备本身的租赁费用通常按天计算 设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用可让会展服务商代理 音源主要是背景音乐及娱乐音乐选择主办者可自带也可委托代理 c、演员及节目 通常可以选定节目后按场次计算预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关在适宜地点如果有固定的演出那预算就很简单与观看表演的人数正相关专场或包场除外 d、其他点心、水果及调制色酒 6、杂费 杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用

12、车、汇兑等等杂费的预算很难计划通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理 那么展览的预算与会议预算相比有什么不同呢 展览预算与会议预算有相同的地方也有不同的地方 相同的地方：住宿费、餐饮费、商务考察费用(如果有考察计划的话) 不同的地方：展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会 展览场地租赁：如果展览在固定的展览场地进行那么展览场地的租赁预算通常按展位计算国际标准展位面积通常为3mx3m,隔断高度在2.3m至2.5m之间标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源展馆业主通常有下列设备可供租赁：展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等 如果是在其他公共场所举办展览(譬如市政广场或者体育场所等)那么场地租赁的预算就很难预测了通常面议按日计算价格与场地人流集中度及展览时间(是否重要假日等)有关 0);font-size:14.0000pt;mso-font-kerning:0.0000pt;