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1、公文立卷的方法范文 公文立卷就是按照公文的特征和联系将若干具有共同点和联系密切的公文组合成有机联系的集合体的活动从公文的组成结构中概括出来的为所有公文都共有的共同点如作者、内容、地区等是立卷工作的依据立卷工作主要包括两项工作：分类和组卷 分类是将机关产生的公文按照一定的特点分成若干部分组合则是把每一小类的局部的公文按照共同特点组成保管单位但二者又有相似之处：分类的方法主要是分析分中有合其分类结果是将具有不同特点的公文分别集合为不同类别；组卷的方法主要是综合合中有分；其结果是将具有共同特征的单份公文集合为一个集合体（案卷） 一、分类方法 公文的分类应该符合分类的逻辑原则力求简明、严密每一分类层次
2、上只能使用一个分类标准也就是将一大组公文划分成若干小组时只能使用一个相同的标准不允许同时使用几种标准通常机关公文分类可以划分为四个层次：分年度分组织机构分问题分保管期限 （一）分年度 即按照公文形成、处理的年度特征将同一年度的公文分为一类不同年度的公文分为不同的类别在现行机关其工作的计划、总结等都是按照一个自然年度来安排将每年的1月1日12月31日作为一个工作周期其工作周期中同步产生的公文也自然而然就形成了以年度为单位的独立类别因此按年度分类纵向地反映了机关工作的特点和逐年变化、发展的客观情况有利于现行机关利用和归档之后其他机关的利用 年度分类要求根据公文准确日期归入相应的年度不同年度的公文一
3、般不得放在一起立卷否则这会打乱公文的时序给日后的查找利用工作带来极大的不便但是由于工作的连续性有时也会出现跨越两个或两个以上年度的公文针对这类跨年度公文可采用的常规处理方法有： 1回复性公文放在复文年度如XX年的请示与XX年的批复应将请示批复均放入XX年立卷； 2规划性的公文应放在计划或规划针对的第一年立卷如“XXXX年科研工作规划”可以放在XX年立卷； 3总结性的公文应放在其内容针对的最后一年立卷；如XX年完成的“1999XX年“秘书工作”项目财务决算”应放入XX年； 4会议公文放入召开会议的年度； 5规范类公文应放人公文针对的第一年； 6两项内容的公文归入主要内容针对的年度如“XX年工作总
4、结及XX年工作安排”可视内容侧重归入相应年度 （二）分组织机构 即按机关的内部组织机构进行分类立卷 机关中组织机构的框架是根据本机关的职能设立的每一个部门又有各自相对独立的职权、职责由各部门自身产生或承办的公文在内容性质上也就是相对独立的一个类别在一个年度内按照内部各组织机构分类自然能够保持公文之间内容上的主要联系有利于专题查找和利用档案 根据国家有关规定我国党政档案实行统一管理的原则因此一个机关一个年度内的公文按照组织机构标准分类的步骤是：将公文分成党、政、工、团等四大类别；在四大类别中每一类别再按组织机构继续分类这种分类的结果使一个机关的党、工、团等组织的公文与各行政、业务部门的公文分开文
5、秘部门（办公室）的公文与业务部门的公文分开各内部机构的公文也相互分开各自形成不同的类别按组织机构的性质从各个方面层次清楚地反映整个机关各项工作活动的历史面貌 在按组织机构分类时要注意把握好立卷点的深度一般不要将立卷点确定在最基层的执行层而应该根据文书工作的组织形式将立卷点确定在能掌握本部门公文运转控制本部门公文信息的机构层次上 （三）分问题 分问题就是按照公文内容所反映的问题特征来划分类别 问题分类可以使性质、内容相同的公文相对集中较好地保持同一问题公文之间的联系性为利用者提供关于某一问题、事件或人物等的系统、完整的公文信息减少或避免了同一问题公文的分散现象 在选用问题分类时特别要考虑使用的机
6、关对象和分类层次由于人们知识水平不同认识事物的角度不同对同一“问题”的看法各异往往更多地掺入了个人主观成分在内致使同一份公文产生的分类结果也可能出现多种归类使分类时难以给公文准确定位因此问题分类的方法适用于第三、四层次的分类标准通常在组织机构分类下使用适宜在第一层次采用问题分类的往往是一些内部机构设置比较简单或者不太稳定、机构分工不明确而且公文数量较少的机关一些大、中型组织机关其内部组织机构较多且相对稳定各部门职能相对独立公文数量较多应该采取先按组织机构分类再接问题分类的方法一般不要轻易打乱组织机构采取问题分类 问题分类时应遵循问题的伸缩性规律每一个机构对本部门产生和处理的公文总是有主有从、有
7、多有少立卷时应根据具体情况灵活掌握公文多时可将一个大问题分解为几个小的具体问题；公文少时又可以把几个具体的问题概括为一个大问题 （四）分保管期限 即按照公文的保存价值的不同将公文划分成不同的类别分保管期限通常是在同一个问题之下进行一般不作为一个机关第一层次的分类标准 保管期限是根据各类公文客观存在的保存价值确定国家档案局关于机关档案保管期限的规定将应归档公文的保管期限确定为永久、长期（1650年）和短期（15年以下）三种期限这三种期限只是一个大致的规定各个机关在具体的工作中根据本机关的地位、职能和业务活动等客观情况制定出更加详细准确的保管期限表如有必要还可以针对公文具体情况将长期、短期的保存时
8、间划分得更准确、更具体如5年、XX年、20年、25年等 分保管期限时应该密切注意同一问题公文的完整性由于公文自身的记录性、原始性决定了公文的价值（对现行机关的现实凭证价值和对历史的参考价值）划分保管期限应该以此为依据同时公文的价值往往不是单份公文能体现的更多是在相互联系的一组公文中展现这是公文形成的联系性所决定的因此在立卷时应维护同一问题公文的完整性一般情况下机关公文完整程度较高划分保管期限应从严反之则应适当提高残存的不完整公文的保管期限从宽处理这些公文 二、组卷方法 公文组卷即对分类后的各属类按照其共同特征和主要联系将其组合成一个个案卷的活动组卷的依据是从公文结构中概括出来的作者、问题、时间
9、、名称、通讯者、地区等诸要素它们体现了公文在这些方面特有的联系及形成规律因此组卷的常用方法有： （1）按作者特征立卷即将同一作者制发的公文组合成案卷作者指制发公文的机关、部门及其领导人特别强调“同一作者”本机关的发文、直接领导机关、某一个下级机关的来文都可以采用作者特征立卷按此特征组卷有利于反映同一公文作者的工作状况及本机关与某机关之间的工作联系有利于依据公文来源确定其重要程度和保存价值 （2）按问题特征组卷即将反映同一事件、案件、人物、问题、业务活动和同一性质工作的公文集中在一起组卷此处所言的“问题”是指公文内容反映的主题包括事件、案件、人物的处理、具体问题的发生与解决、某项工作业务活动的开
10、展等按问题特征立卷将同一主题的一系列关系密切的公文组合成一个整体正好反映了“同一问题”发生发展以及解决的全过程既能保持公文之间的有机联系又能符合利用者按问题（主题）检索公文的习惯使它成为一种主要的常用的立卷方法 （3）按时间特征立卷即按照某一问题下公文产生的时间顺序将公文编立成案卷时间特征即指公文形成的时间（同一年度、同一时期、月份、日期）按时间特征组卷可以反映出一个机关（部门）在不同时期的工作特点和发展状况有利于保持同一时间公文的联系可以使利用者从“纵”的（历史）联系中去把握、认识事物的发生、发展、影响等为那些需要从时间特征检索公文的人们提供方便 （4）按名称特征组卷是将名称相同或性质、作用
11、相同、相近的公文集中组卷公文名称即文种它反映了公文的性质、效能和价值因此按公文的名称特征立卷可适当区分公文的重要程度和保存价值还可以把名称相近、保存价值相近的公文合并立卷但要注意名称相同但其性质不同的一名多用情况按名称特征组卷可以满足人们从文种角度利用公文的需求 （5）按地区特征组卷就是将公文内容所涉及同一地区或作者所在同一地区的公文集中立卷此处所言的“地区”是指我国的某某级、地（某地）级、某地级、乡（镇）级等各级行政区域这种方法多用于上级机关对下属机关的来文、调查统计材料和某些专门公文的立卷工作中运用地区特征组卷便于反映该地区的工作情况或有关该地区问题的处理方便人们按地区特征检索公文 （6）
12、按通讯者特征立卷就是将本机关与某一机关之间就一定问题进行工作联系而形成的来往文书集中立卷通讯者特征是两个机关之间针对同一个问题的问复性质的往来文书一般与名称特征的统称“往来文书”同时使用通讯者特征是作者特征的一种特殊表现形式适合于按通讯者特征检索公文的情况 以上六种方法可以单独使用但更多的情况是两种或两种以上的方法结合使用由于卷内公文的联系和人们检索公文的习惯常用的结合运用有作者问题名称、年代问题名称或地区问题名称等形式结合几个特征立卷卷内公文就具有几个方面的共同点和联系结合特征越多公文的联系的紧密性专指性就越大成分越单一特点越明显因此在立卷时应该认真分析公文特点发现公文的联系尽量结合多种方法立卷 三、公文组卷步骤 将公文划分到适宜组成案卷的数量时即可按照下列步骤进行组卷：排列卷内公文、编卷内页码、填写卷内目录、装订案卷、加贴卷末备考表、填写案卷封皮 t-family:宋体;line-height:150%;color:rgb(0,0,0);font-size:14.0000pt;mso-font-kerning:0.0000pt;
