第六章办公自动化.

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1、第六章 计算机办公自动化,本章内容,第一节 办公自动化概述 第二节 计算机系统基础知识 第三节 操作系统基本操作 第四节 文档编辑与排版,第一节 办公自动化概述,信息技术的出现推动了整个社会的信息化发展进程，改变了传统的办公模式，计算机、打印机、复印机等办公设备已经成为现代办公的必备工具，使得办公自动化的程度越来越高。 随着计算机设备在农村地区的普及，这就需要农村信息员也要掌握办公自动化相应的操作技能，才能赶上信息化发展潮流，有效的提高工作效率。,第一节 办公自动化概述,一、什么是办公自动化 二、办公自动化的演变过程 三、我国办公自动化系统的发展,一、什么是办公自动化,办公自动化（Office

2、 Automation，OA）是利用计算机网络进行日常工作的一种现代化办公方式，是当前信息化技术的一个非常活跃的具有很强生命力的技术应用，是信息化社会的产物。 通过办公自动化系统，组织机构内部的人员可以跨越时间、地点协同工作。它是涉及文秘，行政管理，使用计算机，网络通讯，自动化等技术的一门新型综合性学科。,二、办公自动化的演变过程,1972年，王安公司推出了2200文字处理系统，办公自动化发展到一个崭新的阶段。 1985年3月，Intel公司先后推出386、486、586（即奔腾Pentium）微处理器，速度和性能不断提高，提升了办公自动化硬件环境。 1981年IBM将微软开发的MS-DOS操

3、作系统用于其个人计算机上，推动了个人计算机的发展。 1985年微软开发了Windows操作系统，后来又逐步衍生出Windows95、Windows98、Windows XP等系列软件。在这些操作平台的基础上，Lotus公司首先推出了著名的表格处理软件Lotus 1-2-3，微软推出了Office系列办公软件，国内金山公司推出了WPS Office软件，为办公自动化提供了文字处理、电子表格、数据库、简报和幻灯片制作等功能，为办公自动化创造了非常有利的软件环境。,三、我国办公自动化系统的发展,我国办公自动化工作开始于20世纪80年代初，大致可以分为3个阶段： 1、起步阶段 2、发展阶段 3、成熟阶

4、段 办公自动化的发展趋势, 起步阶段 1985年，国务院电子振兴领导小组成立了办公自动化专业领导小组，拟定了中国办公自动化的发展规划，确定了有关政策，为全国OA系统的初创与发展奠定了基础。 发展阶段 国务院及其所属各部委及各省级人民政府在国内率先推进OA工作，对OA系统在全国普及起到了促进作用。1987年10月，上海市政府办公信息自动化管理系统（SOIS）通过鉴定并取得了良好的效果，在全国具有一定的示范性。 成熟阶段 我国20世纪90年代的OA系统呈现出网络化、综合化的趋势。国家投资建设的经济、科技、银行、铁路、交通、气象、邮电、电力、能源、军事、公安及国家高层领导机关12类大型信息管理系统，

5、体系较为完整，具有相当的规模。各企业、各部门自行开发的或者是一些软件公司推出的商品化的OA软件。,办公自动化的发展趋势,随着计算机网络，通信技术、多媒体技术的发展和广泛应用，Internet深入社会的各个角落，对办公自动化发展提供了良好契机。使办公自动化向着小型化、集成化、网络化、智能化、多媒体化方向发展，主要实现文字处理、电子表格、数据库管理、电子日程管理、电子邮政、电子排版、远程办公等功能，为管理决策提供信息支持。,第二节 计算机系统基础知识,计算机发展历程 计算机系统组成 1 、计算机的硬件系统 2 、计算机的软件系统,计算机发展历程,根据计算机所采用的物理器件不同，可分为4个阶段。 第

6、一代：电子管计算机，开始于1946年，结构上以CPU为中心，使用机器语言，速度慢，存储量小，主要用于数值计算。 第二代：晶体管计算机，开始于1958年，结构上以存储器为中心，使用高级语言应用范围扩大到数据处理和工业控制。 第三代：中小规模集成电路计算机，开始于1964年，结构上仍以存储器为中心，增加了多种外部设备，软件得到一定发展，计算机处理图像、文字和资料功能加强。 第四代：大、超大规模集成电路计算机，开始于1971年，应用更加广泛，出现了微型计算机、笔记本及平板电脑，计算机正在向微型化和巨型化、多媒体化和网络化方向发展。,计算机的系统组成,计算机是由硬件系统和软件系统组成的。,计算机硬件系

7、统,硬件系统由输入设备、输出设备、存储器、运算器和控制器组成。 中央处理器：又称CPU，它包括运算器和控制器。是计算机的核心部分，运算速度是它的主要性能指标。运算器：可以进行算术运算和逻辑运算；控制器：是计算机的指挥系统，它的操作过程是取指令分析指令，循环执行。 输入设备：常见的有键盘、鼠标、扫描仪等。 输出设备：常见的有显示器、打印机等。 存储器：具有记忆功能的物理器件，用于存储信息。分为内存和外存。内存：是半导体存储器，分为只读存储器(ROM)和随机存储器(RAM)。ROM只可读出，不能写入，断电后内容还在；RAM可随意写入读出，但断电后内容不存在。外存，磁性存储器(硬盘)；光电存储器(光

8、盘)，可以作为永久存储器。,存储器的两个重要指标,存取速度 存储容量 存储容量是存储的信息量，它用字节(Byte)作为基本单位，1个字节用8位二进制数表示，1KB=1024B，1MB=1024KB,1GB=1024MB。,计算机的软件系统,计算机的软件系统分为系统软件和应用软件两大类 系统软件：为了使用和管理计算机的软件。 Windows 95/98/2000/NT，DOS，UCDOS，MS-DOS，Unix，OS/2，Linux等。其中，Windows是多任务可视化图形界面，DOS是字符命令形式的单任务操作系统。 应用软件：为了某个应用目的而编写的软件。主要有辅助教学软件、辅助设计软件、文字

9、处理软件、工具软件以及其他的应用软件。,第三节：操作系统基本操作,计算机启动以后，进入操作系统，现在主要是Windows7操作系统，也有Windows XP,它们都是大同小异。 一、打开应用程序 二、文件夹和文件 三、网络设置 四、其他设置,一、打开应用程序,点击左下角的“开始”按钮 打开开始菜单，如需打开软件，单击相应的图标。,二、文件夹和文件,计算机的数据都存在文件中，文件存储在文件夹中。,上图中 图标的是文件夹，其他为文件，Windows操作系统中，常用文件主要包括：doc,rar,zip,jpg,exe,ppt,txt等。,1、打开文件/文件夹 2、创建文件/文件夹 3、删除文件/文件

10、夹 4、复制文件/文件夹 5、剪切文件/文件夹,1、打开文件/文件夹 除了系统文件，其他多数文件可以通过双击图标打开。 2、创建文件/文件夹 在文件夹内或桌面上点右键，再点“新建”，弹出菜单： 单击要生成的文件夹或文件类型，就会生成一个空白文件夹或文件，在生成的图标下写上文件名称，鼠标左键点击空白处，创建文件/文件夹完成。,3、删除文件/文件夹,在要删除的文件/文件夹图标上单击右键，弹出菜单，单击“删除”，弹出对话框，单击“是”，确认删除。,4、复制文件/文件夹,在图标上单击右键，在弹出的菜单上单击“复制”，打开将该文件复制到的目标文件夹，单击右键，在弹出的菜单中单击“粘贴”，完成文件/文件夹

11、复制。,5、剪切文件/文件夹,在图标上单击右键，在弹出菜单上单击“剪切”，打开将该文件剪切到的目标文件夹，单击右键，在弹出的菜单单击“粘贴”。完成文件/文件夹的剪切。 注意：剪切操作，原文件里将删除该文件，复制操作，原文件夹继续保留该文件。,三、网络设置,网络已经是计算机发展的重要方向，一台计算机是否联网，决定了该计算机与外界交换信息的范围，在一定程度上限制该计算机的应用。 设置网络地址。单击“开始”菜单“查看网络状态和任务”，弹出窗口，在“本地连接”图标上点右键，单击“属性”弹出：,双击“Internet协议版本4(TCP/IPv4)”弹出网络参数配置窗口。 如果计算机IP地址为自动获取方式

12、，则在窗口中分别选择“自动获得IP地址”和“自动获得DNS服务器地址”，如果采用固定IP地址方式，则选择“使用下面的IP地址”和“使用下面的DNS服务器地址”，并在地址栏里分别填上分配的地址。,设置完成后单击“确定”，依次关闭各个窗口。地址设置完成，计算机就可以联网工作了。,四、其他设置,1、调整分辨率 2、设置时间和日期 3、切换输入法,五、搜索,点击“开始”菜单，在对话框中输入要搜索的关键字，比如“农业信息”，系统就会自动把搜索结果显示出来。,第四节 文档编辑与排版,文档编辑和排版最常用的软件是Office和WPS软件。 一、Word的启动和退出 Word启动方式 1、通过开始菜单快捷方式

13、启动 2、通过桌面快捷方式启动 3、单击现有word文档启动 Word推出方式 1、单击右上角按钮 2、单击左上角Office按钮，点击“退出”,二、新建文件,1、创建新文档 启动Word2007后系统会自动创建一个空白文档，也可以选择“新建”按钮；按“Ctrl+N”组合键也可以直接创建新文档，在桌面或文件夹里点鼠标右键，选择“新建”，“Word文档”。即可在当前位置创建Word文档。 2、保存文档 创建了文档后，可以在新创建的文档中进行文字、数字，图片等输入，如果需要保存，点击 即可保存，也可以按“Ctrl+S”进行保存。,三、操作文本,1、选择文本 2、删除文本 3、复制文本 4、查找文本

14、 5、替换文本 6、撤销和恢复,1、选择文本 选定文本内容是一切编辑排版的基础，选择文本有以下方法：用鼠标选取；在要选择的文本开始位置点鼠标左键，按住shift键，在要选择的文本结束位置点击左键，完成文本选择。 2、删除文本 选定要删除的文本，按下键盘Backspace键或者Delete键，就可以删除文本。 3、复制文本 选定要复制的文本，点击开始里面的复制按钮或者右键点击“复制”，然后在要粘贴的位置点击右键，选择“粘贴”即可完成复制。 4、查找文本 点击开始选项卡中的查找按钮或者按“Ctrl+F”组合键，然后在查找内容里面输入内容，点击“查找下一处”，就可以找到离光标最近的内容，再点“查找下一处”，继续向后查找搜索。,5、替换文本 单击选项卡中的替换按钮，在“查找内容”中输入要被替换的文本内容，在“替换为”里面输入替换后的文本，单击“替换”，只替换单个文本，单击“全部替换”可完成整个文档中的内容替换。 6、撤销和恢复 Word提供了撤销和恢复功能，所以当出现了误操作时，可以利用Word的撤销恢复功能回到误操作前的状态。,四、文字排版,1、设置段落对齐方式 2、设置行间距 3、插入表格 4、插入图片,