公司档案管理规定(1)

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1、*有限公司档案管理制度（试行）第一章 总 则第一条 为加强对公司及公司领办各合作社的档案管理，提高企业档案利用效率，为公司发展服务，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、企业档案管理规定，结合企业实际，制定本制度。 第二章 档案管理第二条 公司档案实行集中与分级管理相结合的原则，公司行财部负责全公司档案的管理，并对各部门及基地的当年在用待归档档案资料的日常管理工作进行监督、检查和指导。 第三条 行财部履行下列档案管理职责： 1、贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度； 2、统筹规划并负责本企业档案的收集

2、、整理、保管、鉴定、统计、销毁等工作； 3、监督、指导本企业各部门的档案管理工作。第四条 各部门确定专人负责本部门归档文件材料的收集和整理，按各种档案归档时间及时交行财部集中管理。 第五条 档案工作人员应当忠于职守，保守机密，遵纪守法。 第三章 档案的归档 第六条 档案资料范围：1、公司行政法律文档资料：1）公司设立、变更的申请、审批、以及终止、解散后清算等方面的文件材料；2）公司各类会议形成的文件材料；3）各种行政组织方面的文件材料；4）各种合同、制度、资质证件。2、公司财务文档资料1）财务、会计管理方面的政策、法规、文件资料；2）财务管理制度；3）财务各类凭证、账册、报表。3、人力资源管理

3、文档资料1）劳动工资/人事管理方面的政策、报表、文件；2）员工人事管理资料、证件；3）员工个人绩效管理资料；4）员工社保管理资料；5）员工培训资料；6）人力资源管理制度。4、生产经营管理方面的文档资料 1）基地生产、物资消耗、安全生产、质量管理方面的文件资料；2）生产管理技术方面的文件资料；3）仪器、设备方面的文件材料；4）维修、维护方面的文件材料；5）物资采购、价格等信息管理资料；6）物资流动凭证与帐册、台帐；7）物资管理制度/生产经营管理制度。5、科研、技术、专利管理文档资料 1）科研技术信息、资料； 2）产品研制信息资料； 3）专利申请、评估资料； 4）技术管理制度。6、市场信息、情报方

4、面的文档资料1）市场资讯信息资料；2）竞争对手的信息资料；3）市场调查信息资料；4）市场推广策划方面文案资料；5）设计类素材、参考书籍资料；6）广告资料；7）其他具有利用和保存价值的信息资料。7、销售管理文档资料1）营销前期资料；2）销售合同；3）售后服务记录。4) 客户档案资料第七条 机要档案资料1、机要档案资料按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。2、划分标准：1）绝密档案资料包括：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及重大合同、产品设计技术资料、重要物资采购信息资料。2）机密档案资料包括：财务资料；重大合同；公司经营情况；薪资性档案资

5、料、劳动合同；技术资料；重要项目资料；项目合同协议；3）秘密档案资料包括：公司重要会议纪要；重要项目信息；公司收集整理的素材；人事档案资料；公司登记信息第八条 归档的时间: 1、管理性文件材料一般应在办理完毕后5日内归档至行财部。 2、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后15日内归档，周期长的可分阶段、单项归档。 3、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试完成后5日内归档。 4、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束回公司后7日内归档。5、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，并进行妥善保管。 6、电子文件归档实时进行，

6、物理归档应与纸质文件归档时间一致。 7、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后5日内归档。 第九条 下列文件材料应随时归档： 1、变更、修改、补充的文件材料。 2、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料。 3、企业产权变动过程中形成的文件材料。4、土地流转、粮食交售、农资物资及资产采购/销售等的各种合同、协议等 5、其他临时活动中形成的文件材料。第四章 档案资料整理装订编号第十条 档案资料编号分类原则1、文档资料形式、载体编码（英文字母）：文本、电子（在电脑内）、光盘、实物；2、文档分类编码（英文字母）：行政、人事、财务、资产设备、技术、采购、销售、

7、土地租用等；3、文档期间编码（数字）：年份；4、文档顺序：月份；5、以下由部门自行依据档案资料内容编码；6、档案资料编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。第十一条 文档装订1、线订为原则，右上角标明档案资料编码；2、如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。3、文档资料封面有目录表；4、文档资料应做好电子目录及重要备份；5、应做好编号标识，做好包装存放，编制好目录；6、档案资料须在档案资料编号后注明：绝密、机密、秘密。第五章 保管部门及保管责任第十二条 财务专项机要档案资料由行财部负责按会计制度规定整理装订存档保管。第十三条 人事

8、档案资料由行财部负责按规定整理装订存档保管。第十四条 公司各类会议纪要、决议及其他会议资料等由行财部按本制度规定整理装订存档保管。第十五条 种植、销售、采购、服务等过程中产生的合同协议等各项档案资料均由各部门负责按本制度规定整理交行财部一份存档；第六章 档案的鉴定第十六条 公司每年对档案进行一次清理，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别，确定各类档案的保管期限。 第十七条 公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。第七章 档案的销毁第十八条 档案销毁的具体工作由行财部档案室承办，对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，立卷归档，永久保存。 第十九条

9、条 公司对拟销毁案卷的清册进行初审，经分管负责人签字同意后，连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。 第二十条 档案销毁时要有二人以上，并由主管部门派人监销，共同在销毁清册上签字。 第六章 档案的保密安全第二十一条 档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公 司各项保密制度，认真做好保密工作。 档案管理人员，必须严格执行档案查阅借阅制度；履行借阅登 记手续，认真审查审批权限是否符合规定的要求。 第二十二条 借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间，不许转借他人， 不许带入公共场所。 第二十三条 任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和擅自公布档案内容者，应视情节轻重，按档案法要

10、求严肃处理。 第二十四条 非档案管理人员，未经批准不准进入。 第七章 档案的利用第二十五条 凡需利用档案者，均须填写文件查/调阅申请单，依据查/调阅 权限和档案密级，经公司领导签批后方能凭单阅档。 调阅权限及审批流程：绝密档案由总经理提出经董事长审批方可查阅；机密档案由部门领导提出经总经理批准方可查阅秘密档案由办事人员提出经部门分管领导批准方可查阅。第二十六条 案卷一般仅供在档案室阅看，利用档案人员必须爱护档案，不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。 第二十七条 查阅文书、人事、财务、科技档案等档案须经分管负责人审核报总经理签批。抄摘档案内容须主管部门同意才能带出档案室。如需复印档案资

11、料，应有分管负责人批准并在查阅单中注明复印内容，由行财部安排。 第二十八条 本单位借阅档案应由本部门负责人签字，外单位借阅档案，应持有单位介绍信，主管部门签署意见后，经总经理批准。 第二十九条 借阅期限最长不得超过15天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。 第三十条 借阅档案应严格履行手续，办理借阅登记，当面点交清楚。归还时严格检查，并对借用登记予以注销。借阅者要爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。 第三十一条 档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记薄上进行登记；对重大

12、或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。 第八章 附则第三十二条 公司制定的其他专项档案管理办法及保管期限，为本规定的补充。 第三十三条 本规定从印发之日起执行 。附表一一、党群类资料1、 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结束、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、简报，快报、会议记录等文件材料 。（永久）2、讨论未通过的文件 （10年）3、公司党支部会议和行政办公会议纪要、会议记录 （永久）二、公司召开工作会议、专题会议的文件材料1、 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等文字材料。 （永久）2、 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 （30

13、年）三、公司联合召开会议的文件材料 本公司为主办的：1、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等文字材料。 （永久）2、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 （30年）本公司为协办的：1、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 （30年）2、 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 （10年）四、上级部门颁发的文件材料1、直属上级部门颁发的属于本公司主要业务，并要执行的重要文件材料 （永久）2、直属上级部门颁发的属于本公司主要业务，并要执行的一般文件材料 （10年）五、上级部门、上级领导检查、视察公司工作时形成的

14、文件材料1、 重要的 （永久）2、一般的 （30年）3、 本公司工作汇报材料 （30年）六、本公司业务文件材料1、 本公司制定的方针政策性、法规性、中长期规划、纲要等文件材料 （永久）2、本公司的请示与上级机关的批复、批示3、土地流转合同、物资采购销售合同、各类固定资产定购合同及其他生产经营过程中一般业务产生的合同、协议、资料等 （30年）八、同级、下级部门的来函、请示与本公司的复函、批复等文件材料1、 重要业务问题的 （永久）2、 一般业务问题的 （30年）九、 公司联合行文文件材料1、本公司为主办的（1）、重要业务问题的 （永久）（2）、 一般业务问题的 （30年） 2、本机关为协办的（1）、 重要业务问题的 （30年）（2）、 一般业务问题的 （10年）3、 本公司编辑、编写的文件材料（10年）4、 大事记、组织沿革等 （永久）5、简报、情况反映、工作信息等 （10年）十、 经营管理活动中形成的文件材料1、 经营管理工作制度、程序、规定等文件材料 （永久）2、 检查、审计、审核情况汇总、通报，整改通知等 （永久）3、 经营管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料（永久）4、 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验