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1、合同管理办法（修订稿）河南新家园建材家居有限公司合同管理办法（修订稿）第1章 总 则第1条 为明确河南新家园建材家居有限公司及下属关联企业（以下合称为“公司”）的合同管理流程，加强合同管理，规范公司各部门在合同管理中的职责，控制风险，维护公司利益，公司制定本合同管理办法（以下简称“本办法”）。第2条 本办法所称合同是指以公司为一方主体的各种类型的合同、协议，及以公司名义做出的担保、授权、招标、声明、承诺、证明等具有约束力的法律文件。第3条 本办法适用于公司及下属企业的全体部门及人员。第2章 合同管理机构及职责第4条 财务部为合同的归口管理部门。主管/业务部门、综合管理部门（法务部）在其职责范围
2、内负责相应的合同管理工作。第5条 综合管理部门（法务部）履行以下职责：（1） 制定合同管理制度并监督该制度的执行；（2） 依据本办法审查合同；（3） 制定合同示范文本；（4） 接受各部门有关合同的法律咨询；（5） 处理合同纠纷。第6条 主管部门负责合同具体操作，是合同的承办部门。合同承办部门指定一人为合同承办人。合同承办人履行以下职责：（1） 对合同相对人的主体资格、履约能力进行评估与选择；（2） 根据本办法选用合同文本或自行起草合同文本；（3） 落实合同商务条款和风险防范机制；（4） 协调处理合同审批、签订、履行纠纷等相关事宜。第7条 财务部履行以下职责：（1） 监督检查合同的履行情况；（2
3、） 负责合同专用章的使用及管理，建立合同登记台账，指导合同档案保管；（3） 负责合同原件的保管及档案移交工作；（4） 审查合同的财务事项是否符合国家财税法规和公司财务管理制度；（5） 审查合同的付款、收款事项是否符合公司资金计划；（6） 对合同的涉税问题提出意见和解决措施。第3章 合 同 起 草第8条 合同内容由合同承办部门负责起草，必要时可请财务部、综合管理部门（法务部）予以协助。重大或复杂合同，可由综合管理部门（法务部）起草。第9条 合同承办部门选用合同文本时，应按以下顺序进行选择，顺序在先的合同文本优先适用。（1） 公司制定的合同示范文本；（2） 公司已签署过的并经财务部门核准的合同文本
4、；（3） 政府或行业协会推广使用并经综合管理部门（法务部）推荐的合同示范文本；（4） 合同相对方提供的合同文本。第10条 为保障公司利益，在合同谈判中能占据优势，除垄断部门或特殊行业的企业提供的合同文本外，原则上应选择我方提供的文本。第11条 合同承办部门应当先行对合同的下列事项进行调查和审查：（1） 合同主体具有有效的营业执照，其登记内容与合同内容能相一致；（2） 合同标的符合当事人经营范围，涉及资质要求的，应具备相应资质证书；（3） 由代理人代办、代签合同的，应由代理人取得授权委托书；（4） 合同当事人应具有相应的履约能力及良好的履约信用。第12条 合同承办部门起草后的合同至少应符合以下基
5、本要求，否则财务部门有权要求合同承办部门重新起草。（1） 合同相对方具有签约资格；（2） 文字应不存在表述混乱、逻辑不清、语法错误等现象；（3） 合同商务内容已征得公司主管领导同意。第4章 合 同 审 核第13条 起草后的合同首先应经承办部门负责人审核通过，然后同时发送/送交财务部门、综合管理部门（法务部）审核；如合同涉及资金收付的，应先经财务部门审核。第14条 各部门的审核时间一般不超过两个工作日，特别重大或复杂的合同经本部门负责人同意后可适当延长审核时间。合同承办部门与合同相对方的沟通、洽谈时间，不计入审核时限。第15条 合同承办部门欲在预期时间得到审核结果，应自行提前安排送审。如合同事项
6、紧急，应经合同承办部门负责人签字，各部门应配合提前完成审核。第16条 财务部门负责审核下列合同内容：（1） 合同条款是否符合国家财税法规和公司财务规定；（2） 合同支付条款是否符合公司资金安排；（3） 相关审批程序是否符合公司规定。第17条 综合管理部门（法务部）负责审核下列合同内容：（1） 合同主体、内容、形式是否合法、有效；（2） 合同条款是否完备、严密、准确；（3） 合同风险是否能够规避或降低；（4） 合同违约条款能否满足公司要求。第18条 经财务部门、综合管理部门（法务部）提出审核意见的合同，承办部门负责与合同相对方进行沟通，尽量按审核意见进行修改。第19条 在合同正式签订前，合同承办
7、部门应核对最终签署的合同文本与经审核通过的合同文本保持一致，任何人不得擅自修改合同文本。第5章 合同履行、变更与解除第二十条 合同签订后应全面履行。承办人应严格按照生效合同的履行方式、履行期限履行合同；任何合同阶段的完成，应有承办人的记录及合同相对方的书面确认凭证。如合同相对方出具的具有法律效力的收货凭证、验收凭证、收款凭证等相关书面凭证（具有法律效力是指由合同相对方签字盖章或按手印）；相关凭证由承办人负责统一收集，合同履行完毕后交财务部门归档。第二十一条 在合同履行中，如公司实际履行确有困难的，应向本部门负责人及财务部门报告，由财务部门会同相关部门与合同相对方协商解决方案，报公司决策。第二十
8、二条 合同履行期限超过一年的，由合同承办部门会同财务部门与合同相对方对账一次。第二十三条 合同签署后，对合同的任何变更或解除，承办人须向原审批部门报批。在经合同变更或解除审批程序前，任何人不得以实际履行的方式变更或解除合同。对合同的变更或解除，应以书面方式确认。第6章 合同档案管理第二十四条 合同承办人将已签订的合同原件交由公司财务部门进行登记、存档，以备查询。第十二五条 财务部门应建立合同登记台账。合同台账的主要内容应包括：合同名称、编号、合同标的、金额、合同对方、承办人、履行情况及备注等。第十二六条 合同编号规则，由财务部门根据公司实际需要拟定。第二十七条 凡接触和持有合同文件的员工均应严格遵守公司保密制度，未经公司批准，不得擅自泄露任何合同信息。公司员工未经合同管理部门批准，不得擅自向他人借阅、复印、扫描合同文件。第7章 附 则第二十八条 本办法由公司综合管理部门（法务部）负责解释。第二十九条 本办法自公司发布之日起实施。- 5 -
