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1、 绿城房产建设管理有限公司企业标准 GCS 13071-2011 文书档案管理标准2011-12-05发布 2011-12-05实施绿城房产建设管理有限公司 发布GCS13071-2011前言本标准为与GCS13072特种载体档案管理标准共同构成GCS13070档案管理标准的支持性标准。本标准规范了公司文书档案的管理工作。本标准在公司档案管理标准的框架下，参考绿城房产的管理传统，结合公司实际情况制定。本标准为首次发布。本标准由绿城房产建设管理有限公司行政中心起草并归口管理，起草人傅青青。IGCS13071-2011文书档案管理标准1 范围本标准规范了文书档案的归档、整理、利用等环节的操作要求。
2、本标准适用于绿城房产建设管理有限公司（下简称“公司”）本部、区域公司（包括城市公司/平台公司，下同）及所管控的项目公司。2 文书档案的归档2.1 归档范围按照文件归档范围及保管期限表（见档案管理标准附录A、附录B）执行。2.2 归档程序2.2.1 预立卷：各中心兼职档案员应在工作实施前预设卷盒，随时将工作实施中办理完毕的文件材料，归入相应的卷盒，做好平时文件材料暂存管理的工作。2.2.2 生成归档文件移交目录：各中心归档文件，以“件”为单位录入文件移交清单（见附录B）。2.2.3 归档：归档时，各中心兼职档案管理员和行政部门档案管理员双方应逐件清点，确保目录与实物一致。确认无误后，双方签字，各
3、执1份。项目公司移交行政部门时，只需要提供电子档案，但双方需逐件核对，确认无误后，形成书面移交记录。2.3 归档时间2.3.1 一般性文书档案1年归档1次，在次年二季度前完成归档；2.3.2 销售档案在销售结束且权证办理完毕后，整体统一归档。2.4 归档文件质量要求2.4.1 立卷归档的文件材料种类、份数及每份文件的页数均应齐全、完整。每份文件的主件与附件、印本与审批件、请示与批复、批转文件与原件、多种文字形式的同一文件，应分别组合在一起，不得分开。2.4.2 归档文件材料应做到书写纸质材料优良、字迹工整、图样清晰，不得使用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘
4、制。2.4.3 公司本部归档文件材料以原件为主，在移交纸质文本时，必须提供相应的电子文本。区域公司、项目公司归档的文件以电子文本为主，在移交电子档案的同时，须提供电子档案目录。3 文书档案的整理3.1 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，以便于保管和利用。3.2 整理程序3.2.1 装订3.2.1.1 文书档案一般应按“件”装订。一般以每份文件为1件：文件正本与审批件为1件；正文与附件为1件；原件与复制件为1件；请示与批复为1件；转发文与被转发文为1件；报表、名册、图册等一册（本）为1件。3.2.1.2 文书档案装订时，应保持正本在前，审批件在后；正文在前，附件在
5、后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。3.2.1.3 文书档案采用线装方式或包角方式。在文件装订边装订时，应将档案的左、下侧对齐，用三孔一线装订法装订；采用文件档案左上角包角装订时，应将文件左、上侧对齐，用胶水将每页文件左上角粘连。3.2.1.4 文书档案装订时，不允许使用任何易生锈物或易腐蚀品。3.2.2 分类3.2.2.1 分类方法公司文书档案采用“年度问题保管期限”的复式分类法进行分类。即先将文书档案按年度分类，每年度下按问题分类，再在问题下按保管期限分类。在档案排架时，可将同一年度同一问题形成的档案按保管期限不同
6、依次排列在一起，便于实体查阅。3.2.2.2 按年度分类根据文件形成和处理的年度对文书档案进行分类。一般文书档案以文件签发日期（落款日期）为准；跨年度形成的文件，统一以办结年度为准；几份文件作为一件时，应以装订时排在最前面的文件日期为准；文件没有标注日期的，通过分析、对照等方法，考证和推断文件的日期。3.2.2.3 按问题分类按照文件内容所说明的问题对文书档案进行分类。文书档案的具体分类参见文件归档范围及保管期限表（见档案管理标准附录A、附录B）。3.2.2.4 按保管期限分类将文件按划定的保管期限对文书档案进行分类，文书档案保管期限一般分为永久（10年及以上）、长期（5-10年）、短期（5年
7、以下）。具体划分参见文件归档范围及保管期限表（见档案管理标准附录A、附录B）。3.2.3 排列3.2.3.1 文书档案的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。本公司文书档案分类的最低一级类目为保管期限，同一保管期限的文书档案，按事由结合时间、重要程度等排列。3.2.3.2 同一事由的相关文件应排列在一起，事由的具体划分尺度，由整理者根据办理时间的长短、形成文件的数量以及文书处理程度的不同等，本着便于整理和利用的原则自由掌握。不同事由的归档文件，可以按照不同事由形成的时间先后顺序进行排列。统计报表等成套性文件可集中排列。3.2.4 编号3.2.4.1 文书
8、档案应根据类目和排列顺序逐件编号。文书档案整理时，在文件首页上端中间位置加盖归档章（式样如图1所示）或左上角包角（式样如图2所示），并填写相关内容。归档章或包角应设置“全宗号”、“年度”、“保管期限”、“件号”、“问题”等项。（全宗号）（年度）（室编件号）（问题）（保管期限）（馆编件号）图1 归档章式样（规格：4516）图2 包角式样3.2.4.2 全宗号：给项目公司编制的代号，详见全宗号序列表（见附录A）3.2.4.3 年度：文件形成的年度，一般以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2005。3.2.4.4 保管期限：归档文件保管期限的简称，“永久”标注为“Y”，“长期”标注为“C”，“短期”标注
9、为“D”。3.2.4.5 件号：文件的排列顺序号，包括室编件号和馆编件号。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始流水标注。“馆编件号”由档案馆填写（若有）。3.2.4.6 问题：类目的问题名称或规范化简称，相应的类目名称和标注代码参见文件归档范围及保管期限表（见档案管理标准附录A、附录B）。3.2.5 编目3.2.5.1 文书档案应依据文件归档范围及保管期限表和室编件号顺序编制文书档案目录。文书档案目录用纸采用国际标准A4型（297mm210mm），文书档案目录应设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见附录C）。3.2.5.2 件号：填写室
10、编件号。3.2.5.3 责任者：指制发文件的单位或部门，即文件的发文机关。3.2.5.4 文号：即文件的发文字号。3.2.5.5 题名：指文件标题，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“ ”号。3.2.5.6 日期：即文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。3.2.5.7 页数：即每一件文书档案的页数，文件中有图文的页面为一页。3.2.5.8 备注栏：注释文件需说明的情况。3.2.6 装盒3.2.6.1 文书档案应按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊。3.2.6.2 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm220mm（长宽），盒脊厚度可以根
11、据需要设置为20mm、30mm、40mm等。3.2.6.3 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号、问题等项目。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在项目档案移交时编制。3.2.6.4 档案盒应采用无酸纸制作，式样如图3所示。 （全宗名称）全宗号全宗号年度年度保管期限保管期限问题问题起止件号起止件号盒号盒号封面 盒脊 盒底长宽（310mm220mm） 厚度（20mm50mm） 厚度（20mm50mm） 每栏间距30mm 每栏间距25mm图3 文书档案盒示例4 文书档案的利用4.1 管理原则
12、凡本公司工作人员都可借阅本公司开放范围内的各类档案。一般情况下，公司保密档案、文件资料概不外借。若因工作需要借阅的，应办理相关审批手续。4.2 利用流程4.2.1 凡内部员工借阅开放范围内的各类档案，借阅人只需履行登记手续，填写文件和资料利用登记表（见附录D）便可借阅。4.2.2 本公司中心职能线负责人以下、区域公司中心负责人以下、项目公司部门负责人以下人员，如需借阅/复印本单位的保密档案，或任何人需跨单位借阅/复印保密档案，需填写文件和资料利用审批单（见附录E），经档案所在单位的档案管理部门负责人批准后方可借阅或复印。保密档案原则上不允许复印，借阅重要档案原件时需留下复印件，以备归还时核查。
13、4.2.3 外单位人员需借阅公司档案时，应持有单位介绍信或相应证件，填写文件和资料利用审批单，经档案所在单位的档案管理部门负责人审批后方可借阅、抄录或复印。4.3 档案借阅期限4.3.1 开放档案借阅时间最长不超过15天；4.3.2 保密档案借阅时间最长不超过7天。4.3.3 如确因工作需要的，可携带所借的档案材料，办理续借手续，续借期也为7天。4.4 借阅要求4.4.1 借阅档案者应妥善保管档案，保证档案的完好、安全与保密，不得遗失，不得勾划、涂改、裁剪、拆散、抽页，不得随意转借、抄录、复制。4.4.2 借阅者应及时主动归还所借档案。4.4.3 归还档案时，档案管理人员必须详细检查、清点。如
14、有损坏、遗失，应及时予以弥补并将追究借阅人相关责任。4.4.4 凡调离公司的员工，要由所在单位档案管理部门确认是否有档案在借状况，经过档案管理人员确认未借档案后，方能办理离职手续。5 记录清单5.1 GCS13071表01-2011文件移交清单（见附录B）5.2 GCS13071表02-2011归档文件目录（见附录C）5.3 GCS13071表03-2011文件和资料利用登记表（见附录D）5.4 GCS13071表04-2011文件和资料利用审批单（见附录E）6 引用文件GCS13070-2011档案管理标准附录A（规范性附录）全宗号序列表全宗序号规范简称/案名全宗名称备注1绿城建设管理公司绿城房产建设管理有限公司2绿城建设北方公司绿城北方房产建设有限
