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1、第八部分、公司的财务管理的相关规定一、 费用报销总体规范目的：为规范公司费用管理、使之流程规范化，控制不合理费用开支，提高经济效益，特制定本制度。 （一）财务部职责权限： 1、严格按照本制度的流程进行办理，对各部门不符合本制度的报销与付款申请不予受理。 2、负责公司所有费用发生及其必要附件的审核，对其真实性、合理性与合法性，对是否符合 费用报销标准负责。 3、对费用所发生的单据及附件存档，进行必要的标注，以便保持其持续性和可追溯性。 4、负责各部门员工费用报销的审核，审核内容包括：报销额度是否符合公司规定的标准
2、，报销情况是否符合报销范围，报销票据是否真实。 （二）费用报销及请款的流程：1、每周五为全厂报销的时间，其余时间不接受报销；2、每周五上午所有人员统一将本星期要报销的报销单写好交予行政人事主管（史玉花）处，行政人事主管接到报销单后，每周五下午统一做审批，并将审批后报销单一起交予南京财务（李桃凤），南京财务（李桃凤）进行报销；3、每周六上午前南京财务（李桃凤）将登记好的现金日记账发给常州财务，并将纸质报销单给予常州财务做备案，另外报销金额超过500元的，报销人员在报销前必须做好请款申请，费用申请审批后又常州财务下发FA号，报销单上没有请款批准号的财务人员可以拒绝报销。（三）、费用报销的
3、控制原则： 1、审核单据粘贴是否规范，字迹有无涂抹。 2、审核各项费用金额大小写是否与后附原始单据金额相符。3、审核各项费用发生是否合理，有无虚报、多报、金额不足等情况。 4、审核签批手续是否齐全若有一项不符合规定，财务部有权将该报销单退还报销人，要求其重新填写。（四）原始凭证有效性的规定： 经办人员在费用支出时，应取得真实合法的原始凭证。以下凭证视为合法凭证，准予报销： 1、税务机关加批的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票；2、财政机关批准并统一监制的行政事业性收据； 3、邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据
4、、支出证明单； 4报销凭证规范： (1) 填写报销凭证字迹工整、金额不得涂改，相关内容填写完整。 (2) 所附发票真实、合法，抬头填写正确完整。 (3)票据粘贴平整，票据分类粘贴并方向朝上，票据粘贴与报销凭证左上角对齐。 (4)按费用所属各期间填写费用报销凭证报销费用的支出凭证必须按所付原始票据的类别进行区分，然后分别填在支出凭证的内容栏，并将所对应的金额填好，然后在将金额汇总填在金额栏，且大小写一致；按不同项目填写差旅费报销单。 （5）招待费报销需在原始凭证的背面写清往来单位 （6）配件市场购买原材料时尽量开增值专用发票,
5、发票后要附购物清单 (7) 财务人员有权对不真实、不合法的报销凭证，不予受理；对记载不正确、不完整的报销凭证，予以退回，要求更正、补充。 以上所有报销的原始凭证经办人都应在凭证的背面进行背书 （五）、费用报销单填列： 1、费用报销单必须用蓝、黑水笔书写，用胶水或胶棒粘贴附件，不得使用订书针、大头钉、 回形针串别。不符合规定的，财务部门作退回处理。 2、报销的原始发票必须是税务部门统一印制的正式发票并盖有税务机关发票监制章或财政部 门印制的收据，并加盖开票单位发票专用章或财务专用章；发票或收据记载的各项内
6、容均 不得涂改。确实无法取得的，可以附说明（写明无法取得的原因），并由部门总监签字确认 后才允许用其它等额的发票冲抵（注：招待费发票除外）。 3、发票内容应齐全：单位名称、经济业务内容、日期、品名（必须填写物品及办公用品的具 体名称）、单价、数量、金额等项目据实填写齐全，字迹清楚，金额正确，大、小写相符， 不得涂改、挖补，收款人应签字。 4、对其他部门委托办理的事项，费用需由委托部门承担的，报销单应由经办部门填写，并经 委托部门经理签字确认,无委托部门经理签字的,费用记入经办部门账内。 （六
7、）对报销的贴票要求： 1、粘贴时，将票据分类分别粘在一起，用胶水涂抹在票据左上角背面，不要将票据集中在凭证中间粘贴，以免造成中间厚，四周薄，使凭证装订起来不整齐，达不到装订要求，还容易造成票据的损坏。 2、如果同类票据大小不一样，可以按照前大后小的顺序粘贴，票据比较多时可以使用粘贴纸。3、对于比粘贴纸大的票据或其他附件，粘贴位置也应在票据左上角背面，超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内。二、 暂借款及预付款请款审批制度（一）、暂借款相关规定：1、 暂借款是因业务需要的临时借款，包括差旅费及各种临时性借款。借款时须按“借款单”要求填列各项栏目，并按规定审批权限审批后，
8、由财务室付款。2、暂支现金时间不做限制，暂支人填写暂支单，交予行政主管签字，财务人员接到行政签字后暂支单给予暂支，员工上期暂支金额未清帐的，财务人员不容许继续暂支给他，如有特殊情况必须邮件向总经理提出申请，财务人员接到总经理邮件通知后方可暂支给暂支人。3、申请暂支外出采购方面：暂支金额超过500元的，需在暂支前列出清单交予常州财务审核，南京出纳接到常州财务通知方可暂支给暂支人，暂支人在采购完毕后做好请款申请交予常州财务，暂支人接到常州给予的批准号（即FA号）方可报销，暂支金额不可分批报销结算，暂支结清后，暂支务必要在暂支单上注明“已结清”三个字和签名、日期”，出纳也应在相应位置注明结算情况。（
9、二）预付款请款相关规定1、 预付款是指因公司业务的需要，需预先支付的各项工程及购买材料、报销制度货物的款项，支付此款项时，需由经办人按要求填写“付款申请书”， 向财务室出具采购申请单等材料，完备各项审批手续后，方可付款。2、 以上经济业务发生时，需领用空白支票的，由财务人员在支票上写明日期、用途及限额，由领取人在支票存根上签收。支出时必须填写大小写金额，并及时告知出纳付款金额。不得将空白支票交给其他单位或个人。作废支票须交回财务室留存。遗失支票，领取人必须及时报告报务室并登报声明作废，若支票已被支付，领取人要按被支付金额赔偿。3、 所有借款及预付款，必须在前账结清之后方可再借付。确因业务需要而
10、来不及结清前账，必须向财务主管讲明原因，经同意后方可再借付。4、 经办人必须在一个月内凭有效原始票据报销各项暂借及预付款项。超出三个月不结帐者，财务室有权扣发经办人工资抵偿。三、现金管理为加强现金管理，规范现金结算行为，根据国家现金管理暂行条例，结合本公司实际情况，特制定如下规定： （一）、使用现金范围 1、产品销售的运输费、广告费。 2、员工工资、奖金、津贴、福利费、医药费和其他劳务报酬。 3、差旅费、培训费、业务招待费。 4、员工工伤事故、生活困难、突发事件和临时借款。5、小型维修费及所需的零配件等其他材料费。 除以上
11、支付现金外，出纳员支付个人款项，超过使用现金限额的部分，应当以支票支付。确需全额支付现金的，经财务部经理审批、董事长批准。 （二）、库存现金 1、日常零星开支所需库存现金限额为10000元，超额部分必须及时存入银行。 2、公司现金必须存放在财务部的保险柜内。 3、出纳员到银行存、取现金时，公司应派车或专人护送。4、工资以委托银行每月定期发放到员工的工资卡。 （三）、现金支付 任何资金支付都须有完整的审批手续： 1、生产物资采购的现金支出，凭采购单、入库单、购物发票经行政主管、生产厂长审批，南京财务报送常州财务部审核，总经理、
12、董事长签字才能支付。 2、公司员工因工作需要借用现金，需填写“借款单”，经借款人的直属领导签字，行政主管、常州财务部经理审核，公司分管领导批准签字后方可借支，借款金额超过1000元，须经总经理批准。超过还款期限即转“应收款”，在借款人的当月工资中扣除；如借款人当月工资不足以扣还借款的，则在下月工资中继续扣除，依次类推，直至扣还全部借款时止。（或如借款人当月工资不足以扣还借款的，则依次从直属领导、公司分管领导当月工资中扣还借款，然后再从下月起从借款人的工资扣还给直属领导、公司分管领导。） 3、日常零星开支凭费用报销单及公司认可的有效报销或领款凭证，由经手人签字，分管领导、行政
13、主管审批，南京财务报常州财务审核，总经理批准后支付。 4、差旅费支付根据公司差旅费报销制度执行。 5、业务招待费开支凭费用报销单、业务招待申请单、发票等，由经办人签字，南京财务报常州财务审核，总经理批准后支付。（四）、现金管理中财务部门的职责 1、出纳员应当建立健全现金账簿，逐笔记载现金收付，每日核对账款是否相符，每月核对账账、账实是否相符，做到日清月结。 2、财务主管应定期或不定期对出纳员的库存现金进行清查、盘点，如有长短款，应查明原因及时处理。 3、不准用不符合财务制度的凭证顶替库存现金（即白条抵库）。 4、不准代其他单位收、付现
14、金。 5、不准谎报用途套取现金。 不准利用银行账户代其他单位和个人存入或支取现金。不准将单位收入的现金以个人名义存入。 8、不准保留账外公款（即小金库）。 9、不准从现金收入中直接支付款项（即坐支）。四、差旅费报销的管理规定（一）公司员工出差期间的住宿费、车船费（含飞机费用）、伙食补助费、交通补助费、车船票订购费、市区内公出办事等差旅费报销规定如下： 1、员工在出差前需填写出差申请表和出差借款单：出差申请表要注明出差的时间，地点，事由；出差借款单金额在500元以内(含500元)由行政主管审批，如超过500元必须由公司总经理审批，并提前一天将单据
15、交到财务，以便统筹安排资金。 2、员工乘坐交通工具标准准如下：（1）其他交通工具不包括出租汽车，特殊情况需要乘坐出租车，须经部门经理批准，否则不予报销。（2）公司员工乘坐飞机，要视任务之重要性及时间要求确定，经总经理同意可乘普通舱。否则不予报销。（3）公司员工出差因故必须搭乘超标交通工具时，事先必须由总经理批准，否则不予报销。（4）乘坐火车购卧铺的时间标准：从晚十八点至次日早六点之间，在车上超过六小时以上。（二）、出旅费中住宿补助及出差补助1、住宿费、伙食补助费、市内交通费标准（单位：元）：住宿费必须提供正规住宿发票，标准限额内按发票金额实报实销，发票金额高于标准部分自理。地区项目管
16、理层人员工作人员南京、常州市区住宿费150100伙食补助5040交通4030南京、常州市内各区县住宿费120100伙食补助4030交通3020乡、镇住宿费10080伙食补助2010交通1052、移动电话费通讯费：出差者手机费当月如超出最高额度，补助10元/日（试用期员工享有本待遇）；报销话费时所附单据必须是本人电话号码的原始发票。3、出差天数计算：出发、归来两天计算为一天。4、到本人家庭所在地出差住在家里或关系单位等提供住宿时，公司也不再给予住宿费的补助。（凡在车上、船上过夜，不再报销住宿费）。5、出差补助费中含出差餐费及交通费。（出差外埠人员的出租车票一般不另予报销。）6、经领导批准外出参加培训学习的报销标准： 集中食宿的，凭培训通知及组织部门的收款收据据实报销，不再报销其它费用。培训机构不安排食宿的，按照出差标准给予报销。（三）差旅费报销其它规定1、如员工陪同公司经理出差，其乘坐交通工具标准可参照陪同经理标准，费用已经统一据实报销的，不再报销其他费用。2、订票费，原则上每个车次最多不能超过20元 ，超出部分自己负担，特殊情况，须上级主管批准后方可报销。3、差旅费报销单中不准许有餐费、交际费之类的票据。如出差期间有此类费用发生，应按照交际费报销程序处理。（出差人员报销时必须实事求是，按报销流程签字报销）。
