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1、一、新建账套 1、 新建的账套文件应该存放在哪个目录？ 其实，账套文件可以存放在本地电脑硬盘的任何位置，但考虑到实际情况，比如电脑可能因为中毒而需要重新安装系统、重装软件、某个分区甚至整个硬盘损坏等，本来，重装软件或系统也没关系，事先备份到其它地方不就行了，但就担心您忘记了做备份，结果，重装系统时就把保存在系统盘的账套文件删掉了。所以，为了避免误操作，建议新建的账套文件最好保存在非系统盘及非金蝶安装目录下。默认的系统盘及金蝶安装目录都在 C 区，则账套文件最好保存在 D 或者 E 区中，如果整个硬盘就一个 C 区，那至少要保存在一个不同的目录中。 需要三个步骤：一是建立一个账套文件，这需要设定
2、好企业名称、企业性质、科目结构、币别和启用期间等，就如同搭建一个房子的地基。二是初始化数据录入，比如您手工账做到 7 月份，电脑账准备从 8 月份开始做，为了和手工账衔接起来，就必须把手工账 7 月底的余额录入到电脑中做为 8 月初的期初数。三就是账套初始化结束后录入凭证等日常业务数据了。3、新建账套过程中如何设定科目级次？ 说到科目级次，这里要引入一个新的概念：核算项目。以“应收账款 1113”为例，第一次使用金蝶软件做账的朋友已经习惯了手工账的思维模式，所有的往来单位或者说客户都是通过明细科目的方式来表示，如 111301-A 公司、111302-B 公司等。但通过明细科目来表示往来单位有
3、几个缺点：一是如果您定义科目级次为 4-2-2-2-2-2，则二级明细最多只能定义 99 个，如果超过了 99 个，则还要做其它复杂的处理操作。二是明细科目太多会影响系统的运行速度，某客户有往来单位 1000 多家，第一次通过明细科目来设置，在打开初始化数据录入窗口时，需要几个小时，而更换为通过核算项目设置客户后，只须几分钟就进入了初始化录入界面。三是使用明细科目无法在同一张表上显示同一个客户关联的应收应付等科目数据。总之，因为这里涉及到一个核算项目的概念，而核算项目又不是书面能够描述清楚的，所以，在这里我们只是建议您在设计科目级次的时候，无须轻易改动默认的科目结构，比如把 4-2-2-2-2
4、-2 改成4-3-2-2-2-1 等。如果你担心二级科目无法满足数量要求时，就建议您使用核算项目。与核算项目相关的信息，请参加南昌市厚普每个月两次的操作培训。 4、 新建账套过程中，该选择从何时启用账套？ 启用期间：您可以选择从公司成立后的任意年度任意月份启用电脑账。至于从何时启用，就看您希望从何时开始查询电脑账而不是手工账了。如果您选择从去年 1 月份重新做电脑账，好处是您以后可以从电脑上查询从去年 1 月份截止目前的所有账薄资料，方便快捷。而“缺点”是您必须把从去年 1 月份开始截止目前的所有业务资料根据手工账全部在电脑上录入一遍。此外，如果是从年初启用账套，在录入初始化数据时，只需要录入
5、去年年底的科目余额即可，而如果是从年中启用，则除了录入启用期间上期的余额外，还要录入从当前年度年初开始截止启用期间的累计借方和贷方发生额。综上所述，工作量越大软件发挥的作用就越多，工作量小了，但通过软件得到的资料就相应减少。 二、备份 1、 金蝶账套备份的原理 金蝶的数据备份采用的是覆盖式。比如，您从 2005 年 1 月份开始做账，在 1 月末做了一次备份，备份文件名为“南昌市厚普公司 2005 年数据备份.AIB”，这时，该文件中存放的是 2005 年 1 月份的数据。继续做账到了 2005 年2 月末，您进行第二次备份，文件名依旧是“南昌市厚普公司 2005 年数据备份.AIB”，这是，
6、该文件中存放的就是2005 年 1 月和 2 月两个月的数据，而非单单 2 月份的数据。这样，就保证了当前的账套备份文件中保存的是从当前会计年度开始到当日备份时为止的所有最新数据。如此，除非您计划将每个月份会计期间的数据分别存放在不同的文件中，否则，您就可以使用同一个文件进行反复的备份了。另外需要注意的一点是：金蝶软件为了避免数据太大而造成的网络传输速度减慢及出现异常中断等问题，特将每个会计年度的数据单独存放在一个文件中，所以，您的备份文件中存放的也只能是从当前年度开始到目前为止的数据。比如，您采用的是自然月份，从 2004 年 1 月份开始做账，目前已经到了 2005 年 2 月份，则当前备
7、份中的数据只是从 2005 年 1 月份开始的数据，而不包括 2004 年度的数据。 2、多久备份一次比较好 有很多使用金蝶软件的朋友问我们：多久备份一次比较好？鉴于前面提到的备份原理，我们的建议是：根据您的数据量，假设一下，如果本次未备份却恰好发生异常情况，如突然断电等，则从上次备份到目前为止损失的录入数据会有多少？一般情况下，在您有新数据录入且将要退出金蝶前，最好备份一次，或者每天下班前备份一次，如果每天需要录入的数据有很多，则建议每隔 2 个小时备份一次。毕竟，财务数据非同寻常，一旦丢失，则可能造成巨大损失，即便重新录入，则所需时间也远远大于备份时间，因此，请各位正在使用金蝶软件做账的朋
8、友勤做备份。3、 硬盘备份的路径选择 备份文件最好不要放在系统盘上，因为系统盘容易损坏，一旦损坏，则经常需要重新安装，如果您的备份文件放在系统区，就不得不跟着接受被删除的命运，所以，强烈建议在备份账套进行路径选择的时候，选择非系统区，而且最好： 1、不要保存在金蝶软件安装目录下，因为软件可能随时需要重新安装； 2、不要和*.AIS 账套存放在同一路径下，容易被误删。 4、 备份介质的选择建议 选择备份介质时，最好遵循如下原则： 1、不要备份在软盘上，如今的软盘质量奇差，稍有磕碰，就会损坏且一般不可修复； 2、最好花上三、二百块钱买一个刻录机，每过一个月就把账套刻到光盘上。 5、 备份文件的类型
9、 金蝶软件的备份文件有两种类型，从扩展名上区分，一为 AIB，为平时备份文件的扩展名；一为 A+年份后 2 位数字，只用于年结时的备份文件，比如您有一个名为“南昌市厚普公司.ais”的账套，从 2005 年 1 月份开始作账，则截止12 月底，期间所做的所有备份文件都是“南昌市厚普公司.AIB”，但在年结时，为了避免人为备份文件的丢失，金蝶软件会自动再为您做一个备份，这个机制的备份文件名就为“南昌市厚普公司.A05”。需要注意的是：扩展名为 AIB 的文件是不能直接打开的，必须通过“账套恢复”操作将 AIB 文件恢复为 AIS，然后再打开这个扩展名为 AIS 的文件，而扩展名为 A+年份后 2
10、 位数字的文件则可以直接打开。 6、 如何利用年结备份修改往年数据 由于考虑到数据量过大会给数据查询、网络数据传输带来麻烦，再加上金蝶部门级软件所采用的小型数据库 Access本身所具有的特点，金蝶数据采用每个会计年度的数据独立划分的模式，也就是说，如果您采用的是自然月份，2004年 1 月份开始作账，则 2005 年的数据和 2004 年的数据不在同一个文件中，这样一来，您就无法通过反结帐的方式从2005 年 1 月回到 2004 年 12 月，去修改 2004 年 12 月的数据，而只能采用打开 2004 年 12 月份时的备份账套，修改后重新年结，并将之前由错误数据年结过来的 2005
11、年账套中的凭证、固定资产等数据通过“引入”的方式引过来。 7、 如何打开备份文件 金蝶备份文件有两种，一种是平时备份，扩展名为 AIB，如“南昌市厚普.AIB”，一种为年结时的系统自动备份，扩展名为 A+年份后 2 位数字，如“南昌市厚普.A04”、“南昌市厚普.A05”等。AIB 文件必须通过“恢复备份”命令恢复为 AIS 文件才能打开，而 A+年份后 2 位数字的备份文字则可以直接打开。但有一点需要注意：AIS 文件可以追加、修改数据，而 A+年份后 2 位数字的备份文件只能查看不能修改，如果要修改这种类型的文件，可以在文件管理器中直接将 A+年份后 2 位数字的扩展名改为 AIS，如将“
12、南昌市厚普.A05”改为“南昌市厚普.AIS”即可。 8、 备份文件恢复不了应该如何处理 备份文件无法恢复，并不意味着完全无法修复，请立刻联系南昌市厚普公司，无论是硬盘备份还是软盘分盘备份，有部分情况尚可修复，具体哪种情况需开发部有关技术人员裁定。 9、年结原理 年结和月结是一样的操作方法方式，处理完上年第 12 期数据后，点期末结帐并根据提示操作即可，系统会自动把上年第 12 期的期末数结转到下年的年初，财务就可以接着输入下年第一期的凭证资料了。 10、 如何打开上年数据 有两种方法可以解决，为了避免复杂化，这里仅详细描述其中一种方法，以打开南昌市厚普科技开发有限公司2005 年帐套为例，打
13、开流程如下： 第一步：进入金蝶软件登录界面 第二步：用鼠标点一下登录界面“帐套名称”后面的书形按钮出现选择账套界面。假设您的帐套文件存放在 E 盘的“财务数据”文件夹下，则在“查找范围”中打开该文件夹，同时，在文件名输入框中输入 “*.A05”并敲回车，则“财务数据”文件夹下将出现“南昌市厚普科技开发有限公司.A05”的文件，选中该文件，并点“打开”按钮第三步：点“打开”按钮后，系统将回到登录界面，“帐套名称”处将出现“南昌市厚普科技开发有限公司.A05”，选择用户名并输入密码后，点“确定”。第四步：确定进入后，您将进入正常的会计之家主界面，如此，您就可以对该帐套进行查询操作了。 11、如果我
14、希望修改往年如 05 年的帐套，可以直接修改 A05 文件吗？ 不可以，A05 备份文件只允许查看，不允许修改，如果您希望修改 05 年数据，则需要更改扩展名 A05 为 AIS，如将“南昌市厚普科技开发有限公司.A05”更改为“南昌市厚普科技开发有限公司.AIS”，更改方法为：进入“我的电脑”或“资源管理器”，打开 E 盘下的“财务数据”文件夹，对准“南昌市厚普科技开发有限公司.A05”文件点鼠标右键，选择“重命名”后，将 A05 改为 AIS 即可，然后，您就可以象平时打开帐套那样打开“南昌市厚普科技开发有限公司.AIS”进行查看或修改操作了。 12、如果我不知道该 A05 文件在哪个地方
15、，怎么办？ 以 WINDOWS2000 为例，点电脑左下角的“开始”按纽，再依次选择“搜索”“文件或文件夹”，则系统显示搜索文件界面，在“要搜索的文件或文件夹”下输入“*.A05”并回车，系统将自动搜索并显示如下图右侧所示的名称及所在文件夹，如此，您就知道该文件所在的路径了。特别提示：在对往年备份帐套进行任何操作时，都务必做二次备份处理，比如您欲修改 A05 文件时，可先将该文件复制一份并重命名，以防止误操作而导致不必要的损失。 13、 已经启用账套并在当前年度录入了几个月数据的情况下，如何修改初始化数据？ 已经录入了几个月的凭证，忽然发现初始化数据录入错误，如何修改呢？金蝶软件没有反初始化功
16、能，要想修改初始化数据，首先要让账套处在初始化状态下，否则，是修改不了的，如何回到初始化状态修改数据并且能把已经输入的几个月的凭证导过来呢？有如下几种方法供选择： 1、 恢复初始化备份 找到启用初始化时的备份文件，如南昌市厚普.AIB，如果找不到，可以通过文件搜索的方式查找“*.AIB”文件，然后逐个恢复过来寻找。建议做恢复操作时，把恢复过来的 AIS 文件放在一个新建的文件夹下，以免误删数据等。找到初始化结束时的备份即恢复过来后是处在初始化状态的后，恢复过来，注意恢复成一个新的文件，文件名要和原来的不一样，以免覆盖老的数据。修改初始化数据，然后启用。启用之后，再通过“文件”菜单上的“引入凭证”操作从老账套中把已经录入的几个月凭证引过来并从新逐期过帐结帐即可。 2、 新建账套，从老账套中引入初始化数据 如果找不到初始化备份，还有一种方法：首先把老账套反结帐到第一期，比如您是 5 月份开始做账的，就反结帐到第5 期。关闭老账套，新建一个账套，注意文件名要和老账套不一样，参数和当初新建账套时一样，不要启用，令其处于初始化状态。然后打开“文件”
