2020年国家行政机关公文格式释义

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1、国家行政机关公文格式释义 1范围 本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则 本标准适用于国家各级行政机关制发的公文其他机关公文可参照执行 使用少数民族文字印制的公文其格式可参照本标准按有关规定执行 本章规定了标准的内容范围、适用范围和特定范围 (1)内容范围 内容范围只涵盖国家行政机关公文（以下简称“公文”）格式中的纸张要求、印制要求、公文各要素的排列顺序和标识规则并不是公文格式的全部范围对公文格式的完整要求应是把国家行政机关公文处理办法中对公文格式的要求与本标准结合起来学习 (2)适用范围 本标准适用于国家各级行政机关的公文其他机关、企事业单位的公

2、文可参照执行所谓参照执行的含义是可以结合自己的实际执行 (3)特定范围 办法规定少数民族自治地区公文可以同时使用少数民族文字由于少数民族文字的字体、字型和书写习惯与汉字不同执行本标准在某些地方可参照本标准另行规定 2引用标准 gbt1481997印刷、书写和绘图纸幅面尺寸 在本标准中引用的国家标准gbt1481997印刷、书写和绘图纸幅面尺寸主要规定了印刷、书写和绘图纸的幅面尺寸在一般的公文用纸中主要是采用印刷纸和书写纸由于该标准是根据国际标准iso218等同采用过来的因此其中的纸张幅面尺寸完全与国际标准一致在a系列纸型中公文用纸的纸型为a4型即幅面尺寸为210mm297mm并规定各裁边的误差

3、为土3mm因此gbt9704一1999国家行政机关公文格式中规定的公文用纸幅面尺寸的依据就是gbt1481997印刷、书写和绘图纸幅面尺寸 3定义 本标准采用下列定义 31字word 标识公文中横向距离的长度单位一个字指一个汉字所占空间 32行line 标识公文中纵向距离的长度单位本标准以3号字高度加3号字高度78倍的距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度78倍的距离为一基准行 在本标准中为确定公文中各项要素的位置就需要对公文的纵向和横向的定位给出统一的规定为此对于公文的横向描述形式就是“字”纵向描述就是“行”在这两项定义中“字”指的就是汉字的横向距离一“行”的概念(除2号标题外)指

4、的是3号字高度加其78倍的距离因此在标准中所指的一行就是一个固定的数量单位由这两个定义可以把公文中横纵坐准确地将公文中的任何一个要素加以定位 4公文用纸主要技术指标 公文用纸一般使用纸张定量为60gm一80gm2的胶版印刷纸或复印纸纸张白度为85一90横向耐折度15次不透明度85ph值为7595 由于公文的特殊地位一方面要考虑其外观严肃、庄重另一方面更要考虑其频繁使用和作为档案长期保存的要求因此对公文用纸的技术指标必须作出相应的规定 公文用纸的质量为60gm280gm2的胶版印刷纸或复印纸是综合考虑了公文用纸的经济性和美观性经济条件相对差一些的单位可以采用纸张质量不低于60gm2的胶版印刷纸一

5、般公文用纸可以采用70gm2的胶版印刷纸对于一些使用高档印制设备的单位可以采用纸张质量不高于80gm2的胶版印刷纸或复印纸这种相对灵活的规定避免了一刀切的做法各使用单位可根据自己的情况具体掌握只要不低于下限或不高于上限均是符合标准的 公文用纸纸张白度是根据与a等书写纸和胶版印刷纸相关的国家标准和行业标准关于纸张白度的指标进行分析总结得来的纸张白度如果过低看上去纸张较黑如同报纸一般很不庄重；纸张白度过高反光度加大看上去晃眼特别是在晚间纸张白度过高对视力影响很大时间长了很不舒服 横向耐折度15次是为了保证公文用纸的纸张不能太脆必须保证一定的柔韧性因为很多公文需要在较多的层次传阅流转如果公文用纸过脆

6、没看几次纸张就发生断裂使公文不能完整地保存将直接影响公文效力的发挥 不透明度85是为了保证公文不使用透明度过高的纸张如果公文用纸的透明度过高在正反两面所印的文字就会出现相互洇透看上去文字很花很乱导致印制质量不高影响公文的阅示传看这也是公文用纸的一项重要指标 ph值为7595是根据国家档案局制定的行业标准dat11一1994文件用纸耐久性测试法中的相关规定确定的 这项行业标准规定存档时间在2XX年以上的一般耐久纸其用纸的ph值应为7595出于公文将作为档案长期保存和使用的需要因此有必要对此项指标加以规定 5公文用纸幅面及版面尺寸51公文用纸幅面尺寸公文用纸采用gbt148中规定的a4型纸其成品幅

7、面尺寸为：210mm297mm尺寸的允许偏差见gbt148 52公文页边与版心足寸 公文用纸天头(上白边)为：37mmlmm 公文用纸订口(左白边)为：28mm1mm 版心尺寸为：156mm225mm(不含页码) 本标准改变了我国公文用纸长期以来一直沿用的16开型而将公文用纸的幅面尺寸改为国际标准纸型a4型作出这项规定应该说是在进行大量调查研究和对改变公文用纸纸型将对我国相应工业系统产生何种影响作调查和分析的基础上得出的 作出这项重大改变主要是基于以下三方面的考虑： (1)采用国际标准已成为国际范围公文用纸的普遍趋势 国际标准化组织(iso)早在1975年就制定了书写纸(书写用纸即日常的办公用

8、纸)的规格标准即iso262：1975其主要内容就是规定了书写用纸的规格为a4型(2l0mm297mm)这种纸型由于充分考虑了人体工效的作用即可容纳较多的信息又大小适中让使用者感觉比较舒适目前常用的复印机、打印机、计算机、传真机等基本上是以a4型标准作为基本纸型的 鉴于a4型纸是国际标准的纸型因此得到各国和各国际组织的广泛应用其公文用纸大多是采用a4型纸国际会议也无一不是采用a4型纸作为会议文件用纸在修订该标准的过程中修订工作小组专门对许多国家和国际组织正式公文的公文用纸情况进行了调查在所收集到的公文范例中无一不是采用a4型纸作为公文用纸 (2)我国已基本具备采用国际标准a4型公文用纸的条件

9、我国在1987年和1988年分别等效iso6716和iso216制定了我国国家标准gbt788和gbt148但考虑到我国的实际情况在这两项标准中还规定了我国自己的标准16开型随着国际标准a4型的普及各国普遍将a4型纸作为公文用纸和书写用纸同时各种办公自动化设备具备处理a4型纸的功能使a4型纸在我国作为书写纸和图书杂志用纸已是大势所趋为此gbt148和gbt788已作了修订明确规定国际标准a系列作为书写纸和图书杂志开本尺寸这也为我国公文用纸采用国际标准a4型使我国公文用纸与国际标准接轨奠定了基矗 (3)淘汰16开型纸的必要性及基本条件分析 长期以来我国在公文用纸方面一直沿用16开型这种纸型标准实

10、际是日本早期用的标准现今日本已不再使用该种纸型 用这种纸型印制的公文承载有效信息量小不利于与各国政府或国际组织进行公文交往16开型纸作为公文用纸还有一个弊端是其本身无统一规格还有用b5型纸与l6开型纸混用的纸型规格的不一导致有的政府文件的前后页大小不一公文质量受到影响也不严肃而国际标准a4型规格比较严格无论在里买到的a4型纸其误差不会超过lmm可保证文件用纸纸型的统一因此淘汰l6开型公文用纸纸型采用国际标准a4型作为公文用纸是十分必要的 将公文用纸由l6开型改为国际标准a4型是我国公文用纸的一场革命性转变从目前了解到的情况看我国的印刷设备制造企业已完全能够生产制造符合国际标准a系列的印刷设备并

11、将逐步淘汰旧式生产设备而且目前使用中的复印机、打印机、轻印刷机绝大部分都是以a4型作为基本纸型很多政府部门的文印设备也逐步进行了更新可以印制a4型公文 目前淘汰16开型纸采用a4型纸作为公文用纸的时机已经基本成熟所以在国家行政机关公文处理办法和国家行政机关公文格式国家标准中都明确规定公文用纸规格一般采用国际标准a4型 6公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色 公文在一般情况下除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外其余部分均为黑色为避免在本标准后面各章条的叙述重复在此作总体规定 7排版规格与印制装订要求 71排版规格 正文用3号仿宋体字文中如有小标题可用3号小标宋体字

12、或黑体字一般每面排22行每行排28个字 72制版要求 版面干净无底灰字迹清楚无断划尺寸标准版心不斜误差不超过lmm 73印刷要求 双面印刷；页码套正两面误差不得超过2mm黑色油墨应达到色谱所标bll00红色油墨应达到色谱所标y80m80印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划 74装订要求 公文应左侧装订不掉页包本公文的封面与书芯不脱落后背平整、不空两页页码之间误差不超过4mm骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l4处允许误差4mm平订钉锯与书脊间的距离为3mm一5mm；无坏钉、漏钉、重钉钉脚平伏牢固；后背不可散页明订裁切成品尺寸误差lmm四角成90度无毛茬或缺损 长期以来我们的公文

13、缺乏一个较为系统的印刷和装订规范因此一些公文在印制和装订时由于不知道或不清楚有些统一要求使得公文印制和装订不规范质量差也不严肃所以在修订标准时将公文印制和装订的要求规定下来主要目的是使从事公文印制和装订的同志能够清楚了解怎样印制和装订公文才是符合国家行业标准的 (1)在标准中给出排版规格是保证公文行数和字数的统一此规定是为解决上述经常出现的问题而采取的必要措施在正常一面满排公文正文的情况下应按照这一规定执行但如果遇到下一面将有可能出现空白页时就需要调整某一面的字数和行数以保证下一面有公文的正文内容这种情况就属特殊情况所以在标准中规定的一般情况是相对特殊情况而言的 (2)在标准中给出制版要求是保

14、证采用制版印制公文的部门在制版过程中能够有一可操作的规定以保证公文印制质量减少不合格公文的出现 (3)在标准中给出印刷要求是保证公文在印刷过程中的质量控制关于印刷制品的质量标准是有很多指标的在此标准中仅给出最基本和最通用的一些印刷技术指标；这些指标只要认真对待是很容易实现的值得提出的是为使今后公文在油墨的色谱上能够基本达到一致在标准中给出了黑色油墨和红色油墨的色谱指标只要按标准中给出的油墨色谱来印制公文就可以基本保证公文的颜色的相对一致 (4)在标准中给出装订要求是保证公文在装订过程中的质量控制由于公文的特殊作用和为保证公文的长期保存对公文在装订方面作出统一规定是十分必要的在我们的调查中发现一些公文在装订时不规范散页明订的现象普遍坏钉现象时有发生钉锯的钉位也很不规范因而导致公文掉页现象出现直接影响公文的完整性本标准将公文的装订要求加以规定就是对形成公文的最后一道工序严格把关以保证公文的质量 8公文中各要素标识规则 本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分置于公文首页红色反线(宽度同版心即156mm)以上的各要素统称眉首；置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记 本标准将公文各要素划分为眉首、主体、版记三部分是采用了具有多年从事