第2章 数据库和表讲义

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1、Access数据库应用教程,课程网址链接,五邑大学计算机学院,主讲教师：,内容安排,第1章 数据库基础知识,1,第2章 数据库和表,2,第3章 查询,3,第4章 窗体,4,第5章 报表,5,第6章 宏,6,内容安排,第7章 模块,7,第8章 数据库安全,8,第9章 数据访问页,9,第10章 应用系统开发实例,10,第11章 数据库应用实验指导书,11,第2章 数据库和表,本章主要内容包括： 数据库的创建和维护 数据表的建立 表结构的完善 表间关系的建立 数据的输入,Access提供两种建立数据库的方法。我们可以先建立一个空数据库，然后向其中添加数据表、查询、窗体和报表等对象，这是创建数据库最灵

2、活的方法。另一种方法是使用“数据库向导”，运用系统模板创建数据库及其对象，然后进行必要的修改。创建数据库的结果是在磁盘上生成一个扩展名为.mdb的数据库文件，这个文件将包含数据表、查询、窗体等内容。 在创建数据库之前，要确定数据库的用途，并计划好数据库文件的名称和存放位置。,2.1 创建与维护数据库,操作步骤如下：(操作演示) 1在硬盘上建立一个存放数据库文件的文件夹，如以学号为名称在D：盘上建立文件夹D:AP090810。 2运行Access，然后单击“文件”菜单“新建”命令，或者单击工具栏最左边空白纸形状的“新建”按钮，在窗口的右边出现任务窗格; 3在任务窗格中，单击“空数据库”选项，出现

3、“文件新建数据库”对话框; 4在“保存位置”下拉框中，选择数据库文件保存的位置，在文件名框中输入数据库主文件名，如“教学管理”，“保存类型”下拉框为默认选项“Microsoft Access数据库”不变，系统自动加上数据库文件扩展名mdb。 5点击“创建”按钮，这样就完成了数据库架构的建立.,2.1.1 新建一个空数据库,2.1.2 利用模板建立数据库,操作步骤如下：(操作演示) 1单击工具栏上的“新建”按钮。 2在“新建文件”任务窗格中，在“模板”下，单击“本机上的模板”。 3在“数据库”选项卡上，单击要创建的数据库类型的图标，例如“资源调度”，然后单击“确定”。 4在“文件新建数据库”对话

4、框中，输入数据库的名称“资源调度”，位置仍然选D:AP090810文件夹，然后单击“创建”。 5按照“数据库向导”的指导进行操作。向导提供5个表。 6最后点击“完成”，生成“主切换面板”，即用户操作主界面,2.1.3 打开已有的数据库,常用的方法有四种 : 1在“数据库”窗口，单击“文件”菜单“打开”命令，进入“打开”对话框，选定文件夹，双击目标数据库文件。 2在“数据库”窗口，单击工具栏中的“打开”按钮，进入“打开”对话框，选定文件夹，双击目标数据库文件。 3在某文件夹下双击Access数据库文件。 4在“数据库”窗口，单击“文件”菜单，在“文件”菜单的下面部分点击最近打开的数据库文件。,2

5、.1.4 数据库管理,1转换数据库 单击“工具”菜单“数据库实用工具”“转换数据库” 2压缩数据库 单击“工具”菜单“数据库实用工具” “压缩和修复数据库”。 3修复数据库 单击“工具”菜单“数据库实用工具” “压缩和修复数据库”。,2.2 建立表,表是数据库中组织和存储数据的对象，是建立报表、查询、窗体等对象的基础。建立数据库框架后，首要任务是建立表。表的建立分两步进行。第一步设计表结构，第二步向表中输入数据。Access以二维表的形式来组织数据，如下图所示：,列称为字段，列标题称为字段名称，行称为记录。,建立表之前常常需要考虑的问题,1表是与特定主题（如学生、课程）有关的数据的集合。数据库

6、中应该包含哪些表， 每个表的用途是什么？ 2表的名字是什么？表的名字应与所描述的主题相符，尽量做到望名知意，如存储 学生信息的表命名为“学生信息表”，存储课程信息的表命名为“课程信息表”。 3表中需要哪些字段？字段名称是什么？如“学生信息表”中有学号、姓名、性别、 出生日期等字段，“课程信息表”中有课程代号、课程名称、类别、学分、课时等字段。 4每个字段的数据类型是什么？每一字段只能包含单一数据类型的数据。 Access中有文本、数字、日期/时间、备注、OLE对象等多种数据类型,“学生信息表” 和“课程信息表”,5每个字段的宽度是多少？如学生学号包含10个字符，则“学生信息表”中“学号”字段宽

7、度设置为10。若姓名最多包含5个汉字，则“姓名”字段宽度设置为10。有些数据类型的宽度是固定的，不需要设置，如日期型、是/否型。 6表的主键是什么？主键是惟一标识表中每一条记录的字段集合。如“学生信息表”中的“学号”字段，“课程信息表”中的“课程代号”字段。也可能是多个字段的组合。,2.2.1 使用设计器创建表,例2-1 使用设计器创建“学生信息表”，操作步骤如下： 1在“教学管理”数据库窗口单击“对象”下面的“表”，双击“使用设计器创建表”选项，进入表设计视图。 2在设计视图中输入表的字段名称、数据类型等内容。 3设置字段宽度 4. 定义一个主键 5保存表,2.2.2 使用向导创建表,Acc

8、ess提供向导功能，辅助用户快速建立表对象。系 统提供“商务”和“个人”两大类别共45个示例表。可以 选择其中最接近的示例来创建自己的表结构。创建表 时可以自由选择示例字段，可以修改示例字段名。,例2-2 在“教学管理”数据库中，使用表向导建立“成绩表”。操作步骤如下： 1在“教学管理”数据库窗口单击“对象”下面的“表”，双击“使用向导创建表”选项，进入表向导对话框； 2. 在表向导对话框中，选择“商务”类别；在示例表列表框中，选择“学生和课程”，选择和修改字段 ； 3. 输入表的名称和设置主键信息。,2.2.3 通过输入数据创建表,“输入数据创建表”的方法允许先输入一组数据，根据输入数据的特

9、点确定表的字段及其数据类型，建立新表。再对表的结构做进一步调整。具体步骤如下： 1在数据库窗口单击“对象”下面的“表”，双击“通过输入数据创建表”选项，进入表的数据视图。或者单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”按钮，双击“数据表视图”选项，进入表的数据视图。此时显示一个空数据表。默认的字段名称是“字段1”、“字段2” 等等。可以直接在每行输入数据。 2为每个要用的字段重新命名。双击字段名，为该字段键入一个名称，然后按 Enter键。 若要插入新的字段，单击某列的字段名，然后单击“插入”菜单中的“列”命令。 3保存表。保存并关闭表后，可再进入表的设计视图，对表中字段的数据类型、字段宽度和主键作适

10、当的调整。,2.2.4 修改表结构,表结构的修改包括插入字段、删除字段、修改字段、增加字段、改变字段顺序等操作。 修改表之前，首先需要进入表的设计视图。在数据库窗口单击“对象”下面的“表”，再当击需要修改的数据表，点击工具栏上的“设计”按钮进入表的设计视图。 单击工具栏上的“插入行”按钮 、“删除行”按钮 ；或点击行选择器，按右键拉出菜单，选择各种操作命令， 实现表结构的修改。,2.2.5 在表中输入数据,表结构建立起来后，可以进入如下数据表视图，输入和编辑数据。,图中，最左边的一列称为“行选定栏”。“行选定栏”上的第一个小方框是“表数据选定器”，以下每个小方框是“记录选定器”。“行选定栏”上

11、的三角形表示当前行，星号表示末端空白行，等待输入新记录。最下面一行左侧是“导航按钮”，显示当前记录号。,1添加记录,点击末端空白行，在该行每个单元格中输入数据。字符型、数字型和日期型数据直接键入，OLE类型数据的输入需要通过一定的步骤完成，以下通过“学生信息表”中的“照片”字段进行说明。 （1）点击“照片”字段下的单元格，按右键拉出菜单选“插入对象”命令，或点击“插入”菜单“对象”，进入Microsoft Office Access 对话框； （2）在对话框中，点击“新建”，在“对象类型”列表框中选Microsoft Word 图片，然后点击“确定”按钮，进入Microsoft Word窗口。

12、 （3）在Microsoft Word窗口，点击“插入”菜单“图片”“来自文件”，选定图片文件，完成图片插入。最后点击“编辑图片”对话框中的“关闭图片”按钮，实现照片字段的输入。,2修改记录,点击需要修改的记录的单元格，进行编辑。 3删除记录 点击“记录选定器”，选中要删除的记录，按右键拉出菜单，选“删除记录”命令，或直接按Del键。若连续删除多条记录，按住Shift键，选中多条记录，执行删除操作。删除的记录不能够再恢复，因此，在删除时会有警告性提示，避免误删数据。 注：从数据表视图可以很方便地切换到设计视图，进行表结构的修改。右键单击标题行，拉出菜单，选择“表设计”命令，进入该表的设计视图。

13、,2.3 表的进一步完善设计,一个表具备表名、字段名、字段类型、字段宽度和主键。但是仅有这些还不能够满足实际应用的需要，必须对字段属性、表的属性和表之间的关系做进一步设计，才能设计出理想的表和高质量的数据库，进而满足不同的应用需求。,2.3.1 设置字段属性,字段属性包括字段大小、格式、输入掩码、标题、默认值、有效性规则、有效性文本、必填字段、索引等。字段属性的设置在表的设计视图完成。 1字段大小 对于字符数据，Access 提供“文本”和“备注”两种字段数据类型来保存。一个“文本”字段最多能保存 255 个字符，其默认值是 50 个字符 。 对于数值数据，Access 提供“数字”和“货币”

14、两种字段数据类型来保存。 日期型字段固定长度8位，逻辑型字段固定长度1位，自动编号类型默认为长整形。,2格式,格式属性定义数字、日期、时间和文本的显示方式和打印方式。可以使用预定义的格式，或者使用格式符号创建自定义格式。不同的数据类型格式属性不尽相同。 （1）“文本”和“备注”类型字段可以使用下表符号创建自定义格式。,自定义格式的几个例子,注意： 和&在输入文本不满位，存在差异，但不限制输入长度。例如使用，则输入“jo”的结果为“ jo”，前方加一空格；使用&，则输入“jo”时，显示“jo”，不加空格。,（2）“数字”和“货币”类型字段格式相同，可以采用预定义的格式和自定义格式。预定义数字格式

15、及例子 ：,（3）日期/时间型,日期/时间型有预定义格式和自定义格式。 预定义格式及例子,（4）是/否型,对于“是/否”数据类型，可以在格式属性下拉列表框中选择“是/否”、True/False 或 On/Off 预定义格式。“是”、True 以及 On 是等效的，“否”、False 以及 Off 也是等效的。如果指定了某个预定义的格式并输入了一个等效值，则按等效值的预定义格式显示。例如，如果在一个格式属性设为“是/否”的字段中输入了 True 或 On，数值将自动转换为“是”。是/否型也可以采用自定义格式。,3输入掩码,使用输入掩码属性可以使数据输入更容易，帮助用户按照规定的格式输入数据。例如

16、有的字段只能输入数字，有的字段要求数据长度一致，同一列数据中相同的部分自动输入，这些都可以通过输入掩码来实现。输入掩码的设置可以采用向导完成，也可以采用自定义方式。输入掩码的组成如下：,使用输入掩码向导时，点击输入框右侧的按钮，进入向导对话框，如图2-22所示，最后生成输入掩码。 采用自定义方式时，利用附录B中的符号写出各节。例如为“电话号码”字段设置输入掩码：(0009) 999-9999；0；_ 。为学号字段设置输入掩码：AAAAAAAAAA；_ 。 注意：如果为某字段定义了输入掩码，同时又设置了它的格式属性，格式属性将在数据显示时优先于输入掩码的设置。,4标题,字段标题用于指定该字段的别名，并作为“数据表”视图、窗体和报表中的显示名称。 标题用于显示，并不改变原来的字段名称。我们可以设计简单的字段名，而赋予意义清晰的别名。如“教师”表中的字段“编号”，设置标题为“教师编号”。,5默认值,使用默认