出差及应酬管理办法

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1、 出 差 及 应 酬 管 理 办 法 第一条 为加强公司员工出差及应酬费用的管理，特制定本办法。 (一) 公司管理层有责任让员工了解公司的差旅政策、出差的商业目的，同时就是否需要出差做出良好的判断。他们将审核员工差旅费用的合理性、准确度，并且对那些合理必需的费用及时给予报销批准。 (二) 员工应了解并遵循公司的差旅政策，以确保差旅及商业应酬费用的报销严格按照此政策进行。员工应尽量控制差旅及商业应酬的费用、准确地填写费用报告并附上相应的发票及时上交部门经理和部门总监批准。 第二条 员工出差依下列程序办理： （一） 出差前应提前5天提出出差申请，并填写“出差申请单”。所有差旅活动都应严格基于商务或

2、工作的需求，并事先得到批准。无论是国内还是国外出差，员工都应事先得到其部门经理及部门总监的书面批准。行政部门只有在看到相关的书面批准后才会购票。公司会尽可能购买低于6折的机票，如因出差申请未按规定时间申请，造成公司购票时间紧迫，无法购得折扣机票，员工应购买火车票、长途汽车票代替，员工出差需自行购买火车票、长途汽车票。 （二） 出差员工可自行购买折扣飞机票，但须按以下流程操作： 1）须在购票前将相关信息告知行政，行政报管理层审核； 2）自行购买的折扣机票须个人先前垫付，返回后在每月20日前将登机牌及报销申请单据递交行政部走常规报销流程，若无登机牌等凭证则不予报销； 3）特殊情况报高层审批； （三

3、） 出差员工返回后在每月20日前提交报销费用时填写相关的出差旅费报销单，并将“出差申请表”递交给财务部，财务部审核出差旅费报销后，在下月发放工资和报销费用时核付此费用。 （四） 出差员工若乘坐飞机，则返回后在每月20日前将登机牌递交行政部。 第三条 费用报表的填写： (一) 员工应将填写完毕的报表连同所有证明发票交给部门经理及总监批准。部门经理有责任审核各项报销的原因并监督其是否符合公司差旅、商业应酬、礼品赠予等各项政策。费用申报必须提供相应的证明发票或收据，若乘坐飞机还应递交登机牌。如无法提供证明发票、收据、登机牌，报销人必须书面详尽说明报销的事由，性质。如果理由充足、合理，将给予特殊批准，

4、如果没有充分、合理的事由，公司将不予以报销。 (二) 经部门经理及总监批准的费用报销表将由财务部根据公司的各项相关政策作审核。若费用报销表符合公司的各项政策并附有相符的各项证明发票、收据，财务部将按时给予报销。 (三) 如有与政策不符之处,财务部有权要求员工提供附加的凭证文件或对费用报表中不合理的款项做相应的修正。 第四条 出差的审核决定权限如下： (一) 国内出差：由部门经理批准，再到部门总监审核。 (二) 国外出差：由部门经理批准，再到部门总监审核，最后由总经理核准。 (三) 特殊情况审批权归由总裁助理； 第五条 交通工具的选择： 本公司员工出差乘坐交通工具，按如下标准据实报销： (一)

5、路程800公里以下一律乘坐火车、长途汽车，若火车只能购买二等座，如需火车上过夜，则可选择硬卧； 员工可自行购买各类车票。 (二) 路程800公里以上方可选择乘坐飞机，应尽早安排，提前5天提出出差申请，统一由公司行政购买打折机票，否则造成购票时间紧迫，无法购得折扣机票，公司将安排员工购买火车票、长途汽车票代替。 (三) 如上所述情形，遇特殊情况需报总裁助理审批； 第六条 出差人员的住宿按如下标准执行（必须同时符合以下酒店星级和价格的标准）： (一) 一线市场：北京、上海、广州、深圳；（必需由公司行政部预订） 职别 酒店 价格 部门经理及以上级别 四星 800元/间/日以内 Team Leader

6、/主管 三星 600元/间/日以内 普通员工 经济型酒店 400元/间/日以内 (二) 二线市场：天津、重庆、成都、武汉、南京、杭州、沈阳等直辖市或部分省会城市； 职别 酒店 价格 部门经理及以上级别 四星 550元/间/日以内 Team Leader/主管 三星 450元/间/日以内 普通员工 经济型酒店 280元/间/日以内 (三) 三线市场：青岛、苏州、无锡、温州、宁波、佛山、大连等部分副省级城市（包括计划单列市）或地级市； 职别 酒店 价格 部门经理及以上级别 四星 400元/间/日以内 Team Leader/主管 三星 300元/间/日以内 普通员工 经济型酒店 250元/间/日以

7、内 (一) 经理级别以下员工，同性同时同地区出差共住一间标房，住宿标准参照两人中级别较高的员工。 (二) 由于特殊原因，酒店住宿标准需超出上述所述标准的，须事先征得部门总监及总裁助理的书面同意后方可预订。其余未按公司规定执行的部分则不予报销。 (三) 员工出差且不能在当天返回出发城市的员工享有在适当的宾馆酒店住宿的权利。除非直接和业务有关，员工应避免选择套房、不必要的大房/豪华房、以及假日酒店/温泉度假村等。 (四) 当员工离开工作的城市前往邻近城市进行商务活动，但车程在2-3小时之内的，公司将不负责其酒店住宿的费用，除非此项活动为紧急公务且得到公司各部门总监和的事先批准。 总裁助理(五) 员

8、工应通过其访问所在地的子/分公司或代表处来安排酒店住宿。如果员工所访问之处没有子/分公司或代表处，可自行安排或由公司本部或员工所属的子/分公司或代表处安排住宿。 (六) 公司鼓励员工通过选择较低费用的酒店或在淡季出差来尽量节省住宿费用 。 第七条 出差期间因公支出的下列费用，准予按实报销，并依下列规定办理： (一) 住宿费：按标准报销，超标自付，欠标不补。特殊情况报总经理审批。 (二) 交通费：市内交通原则上搭等地铁、公共汽车等公共交通工具。确需要乘坐出租车的须注明事由，并谨遵安全的原则，只有用于与业务相关且附有有效发票证明的地面交通费用才可报销。 (三) 出差补助：员工在出差时应遵循其日常的

9、饮食习惯和生活标准。国内出差补助额度为_100_元人民币/日(包括三餐)，国外出差补助额度为 200 元人民 币/日(包括三餐)，该报销必须出具发票证明。 (四) 行李费：因公携带的行李运费，应取具正式的运费收据为凭。由于各航空公司的行李规定不同，额外行李所收取的费用可能会很高。因此，只有经员工部门经理批准的、合理数量的行李费用才可以报销。 (五) 商业应酬/礼品赠送： 1. 因公宴客的费用，应取得正规、统一的发票，审核手续不变。商业应酬仅限于商业谈判前后以及过程中的应酬，或是对方明白该应酬直接与未来商业合作机会相关。 2. 员工在每项商业应酬前都必须得到的批准。报销的时候，部门经理及总监员工

10、必须在费用报销表上记录该应酬的目的、性质、应酬的场所、以及被邀请方的姓名和公司名称。 3. 分公司经理有责任控制用于商业应酬的总体费用。 4. 员工应尽可能地节约应酬费用。员工既不要接连不断地发出应酬邀请，也不要接受铺张的应酬宴请。公司若发现某项应酬属不必要开支，该费用将不予报销。 5. 在同一应酬下，所有费用应由一名员工独自承担，而不应由两位或以上的员工分摊。 6. 在公司商业应酬场合，员工应注意其对酒精性饮料的饮用量。 7. 任何赠予客户或其他外部人员的礼品，必须由员工在礼品采购/赠予前5天提出书面申请，批准后方可采购。为了便于报销，获得部门经理及总监员工必须在费用申报表上注明礼品性质、实

11、际采购价格等事项，并要求提供正式证明发票。 8. 馈赠礼品反馈信息：公司所有员工在申请礼物/赠品/购物卡等礼品交给客户后必须将赠送情况，如在礼物申请及送达后七反馈给部门经理及总监 日内仍未得到任何反馈，将不被批准下次的礼品采购申请。反馈邮件需要送达到各部门主管。 9. 员工在进行商业应酬时必须遵循Shrine公司的职业道德准则。 第八条 备注条款： (一) 出差期间每日补助以出差申请表上的启程日为起始日，回程日为终止日，结算每日补助。1.启程日和回程日为周一至周五时，启程时间或回程时间占用工作时间（以8：30-17：30，8小时为计），不满2小时，无出差补助；占用2小时以上，4小时以下，出差补

12、助减半；占用4小时以上，出差补助全额发放。（以上时间以出行交通工具的票据出发时间为准） (二) 启程日和回程日涉及到周六、周日时（确因工作需要且部门总监核准），出差补助发放方式同上述条款； (三) 员工出差申请尽量避开双休日，如由于出差期间间隔双休日，出差人员需要制定一份差旅计划，此差旅计划必须反映出由于双休日在出差目的地晚间过夜（包括额外住宿、餐费、租车及其它报销花费）使得公司机票、火车票、长途车票费用与其它行程安排相比节省开支，并将此差旅计划上交部门经理和总裁助理审核批准后方可填写相关的“出差申请表”。 (四) 若由于出差期间间隔双休日，则此差旅人员的部门总监及总裁助理必须在员工出差前批准此次双休日津贴补助，并请差旅人员填写双休日工作安排，与差旅费用报销一起提交。 (五) 国外出差住宿标准视具体情况而定，需提前申请并得到部门总监及总经理批准。 第九条 员工出差旅费，应据实提供发票报销，如发现有虚报不实之事，除将所 领款项追回外，并视情节之轻重，酌予惩处。 第十条 附则 本办法自发布之日起实施，由人力资源部负责解释。若有变更，则以新版本为准。 上海 有限公司 人力资源部 2011年10月14日