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1、公文与信息写作,第一部分,常用公文写作,3,公文：即公务文书，是指党政机关、企事业单位、社会集团在进行公务活动时所使用的体式完整、内容系统的各种正式文书。,公文的定义,4,公文与其它文章相比，有如下特点： 政策性 实用性 真实性 法定的权威性 规范性 严格的时限性,公文的特点,5,公文的作用,公文有如下作用： 领导作用 指导作用 规范作用 联系作用 宣传作用 凭证作用 备考作用,6,公文种类,正式文件,专用文件,7,专用文件种类,企事业单位常用的专用文件有： 任免通知 业务通知 调度单和调度令 会议纪要 签报 传真电报,8,正式文件文种,常用的正式文件的文种主要有： 决定 通知 通报 报告 请
2、示 批复 函,下面介绍几种常用文件的 格式和写法,一、决定,【概念解说】 定义：决定是对重要事项或重大行动做出安排时使用的公文。 决定适用于对重大事项或重大行为作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项,11,决定的特点：决定是各机关、团体、单位对特定的重要事项或问题做出的规定，具有权威性、指令性和强制性，决定的事项要求强制执行 决定的使用范围：国家党政机关、群众团体、企业单位均可使用。但布置日常工作或处理局部工作时，不宜使用决定这一文种,12,决定的写作要求：决定写作要求内容严肃，事实准确，行文周密。 决定有以下两种类型： 知照性决定：由标题和正文两部分组成。标题由“
3、发文机关事由文种”组成，不可缺少。正文由“决定缘由”和“决定内容”两部分组成。 指挥性决定：标题的写法与知照性决定相同。正文由“决定理由、决定内容和执行要求”三个部分组成。 对执行要求部分，有些决定有，有的决定内容中已包括了要求，就不再单独写,【决定的格式内容】,1、标题。 2、决定的原因和目的 3、决定的内容。对具体事项做出安排的决定要写清安排的步骤。 4、希望与要求。,【范例参考】 关于授予广州市迎“九运“城市基础设施建设及环境综合整治特别奖的决定,广州市建委： 今年来，为迎接第九届全国体育运动会在穗举办，广州市建设了以内环路为代表的一大批市政基础设施项目，同时大力加强城市环境综合整治工作
4、，为保障“九运会“的成功举办提供了良好的场馆、环境和设施，取得了显著成绩，也实现了“一年一小变、三年一中变“的城市建设和管理工作目标，受到中央领导和“九运会“组委会以及各体育代表团的肯定和赞扬，并被国际组织评为“国际花园城市“。 为此，建设部决定，授予广州市迎“九运“城市基础设施建设及环境综合整治特别奖称号。希望你们再接再厉，发扬成绩，开拓创新，在加快推进城市化的进程中在创佳绩，为改善城市生态环境作出新的贡献！ 中华人民共和国建设部 2001年12月29日,二、通知,定义：通知是用于传达方针、政策，或指导和商洽工作，或告之重要情况，或办理某一事项的公文。 分为两种情况： 公文类通知：是上级机关
5、对下级机关、组织对成员告知有关事项的公文。 事务类通知：日常应用较多，多用于系统内或单位内布置工作、传达事情、召集会议等。,通知的使用范围：,下达指示、布置工作 传达领导意见和有关事项 任免和聘用干部、决定具体问题 发布规章,通知的特点：通知是使用最为广泛的文种，具有较强的执行性和约束力 通知的分类： 指示性通知：传达上级机关要求下级机关办理和有关单位需要共同执行的事项 知照性通知：转达要求各有关方面周知的事项。这种通知发送对象很广泛，级别方面的限制也不严格，对平级甚至对一部分上级均可发送 事项性通知：要求下级单位办理某一具体事项。常见的如会议通知或办理具体公务的通知,通知的结构,（一）公文类
6、通知的一般结构：一般由标题、主送机关、正文、落款四个部分组成 标题一般由发文机关、事由、文种组成，根据具体情况还可写明“联合通知”、“紧急通知”、“补充通知”等 第一行第一格写被通知机关，即主送机关 正文一般由三个部分组成，第一部分写发该通知的原因，第二部分写所通知的事项，第三部分对全文加以总结，提出希望、要求等。也可以只有前两个部分,（二）事务类通知的格式：包括标题、称呼、正文、落款四部分。, 标题：写在第一行正中。可只写“通知”二字，如果事情重要或紧急，也可写“重要通知 ”或“紧急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面写上发通知的单位名称，还有的写上 通知的主要内容。 称呼：写被通知者的姓
7、名或职称或单位名称。在第二行顶格写。(有时，因通知事项简短 ，内容单一，书写时略去称呼，直起正文。) 正文：另起一行，空两格写正文。正文因内容而异。开会的通知要写清开会的时间、地点 、参加会议的对象以及开什么会，还要写清要求。布置工作的通知，要写清所通知事件的目 的、意义以及具体要求和作法。 落款：分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。 写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。,【范例参考】,通知 各分公司： 为贯彻市政府安全工作会议精神，研究落实我公司安全生产事宜，总公司决定召开2007年度 安全生产工作会议，现将有关事项通知如下： 1参加会议人员：
8、个分公司经理、副经理。 2会议时间：11月3日，会期1天。 3报到时间：11月2日11月3日上午8时前。 4报到地点：公司招待所301号房间，联系人：卿爱国。 5各单位报送的经验材料，请打印30份，于10月20日前报公司技安科。特此通知 总公司 2007年10月15日,书写于单位内部告示栏的内部事务通知,通知 原定今日下午进行的校际足球对抗赛因雨改期，具体比赛日期经两校协商后，另行 通知。 另，午后的体育活动改为文艺活动，由各班按预案组织实施。 教导处 月日,22,三、通报,定义：通报是用于表彰先进，批评错误，传达重要情况时的公文。 通报的使用范围： 党政机关、企事业单位和社会团体均可使用 通
9、报的特点： 典型性 及时性 真实性 政策性,23,通报的种类：,表彰性通报：表彰好人好事和介绍先进典型经验 批评性通报：通报事故等 批评错误典型的通报：批评坏人坏事及有关单位或个人的错误,24,通报的一般结构：,标题：由发文机关、事由、文种组成 主送机关：行文对象隶属专指的，可以写明主送机关，普发性的通报，可以不写发文机关，只在正文或印发范围中予以说明 正文：正文由三个部分组成，一是发文原因阐述，二是简明扼要介绍事件经过、人物行为，三是发文机关对事件、人物做出的决定、要求或采取的措施、规定,【批评性通报的写法】,1、错误事实。 2、错误根源。 3、经验教训。 4、处理决定。 5、希望要求。 【
10、表扬性通报的写法】 1、先进事迹的概况。 2、积极意义。 3、表彰决定。 4、希望要求。,【范例参考】,关于谢X X等22位同学考试作弊的通报 在本学期期末考试中， 05美术装潢班谢 X X (计算机基础)、张 X (计算机基础)， 05市场营销(普高) 王X X (实用英语)，06贸经李 X X(统计学原理)、 牟 X X (统计学原理)， 06企管企1班的唐 X X (财政与金融)、 谭 X X (财政与金融)、 吴 X X(财政与金融)， 06文秘班任 X X (公文写作)、 06商务文秘斑曾 X (国际金融)、庞 X X (国际金融)、 汪 X X (国际金融)、 06券投资斑郭 X
11、X(国际金融)，06计算机翟 X X (数据库)、05计算机3斑田X(模拟电路)、朱 X(英语)、杨 X(英语)，06计算机(普高)1班X X(操作系统)， 05计算机(普高)2班钱X(操作系统)、 孙X (操作系统)、 黎 X (操作系统)、 漆 X (操作系统)等22位同学在考试中夹带、偷看作弊，违反了广东省高等教育课程考试考场守则第八条：“考试中，不准夹带、偷看、抄袭“。 为教育其本人，严肃考纪，端正考风，促进良好的考风、学风的形成，根据四川省高等教育课程考试管理处罚暂行规定第三条，经研究决定给予他们22人记过处分，该科成绩为“0“分，不准参加正常补考。希望广大同学吸取他们的教训，引以为
12、戒。 四川职业技术学院学生处 2007年7月6日,27,四、报告,定义：报告是向上级机关汇报工作，反映情况、提出意见或建议，答复上级机关的询问时使用的上行公文。 报告的特点： 汇报性：报告一般都是下级向上级或业务主管部门汇报工作 陈述性：报告一般向上级讲述做了什么工作，或工作是怎样做的，今后的打算，有什么意见和建议等 转化性：有的报告反映的情况重要，建议合理，经验做法具有创造性，则可能被上级批转，报告内容相应成为下行公文的附件,28,呈报性报告：这类报告主要是呈报上级阅知，不要求上级批转。因呈报的内容不同，这类报告又可以分为综合报告、专题报告、检查报告等 呈转性报告：这类报告是某些业务主管机关
13、或部门，针对工作中存在的普遍性问题或在一定范围内需要做出处理安排的事项，向上级机关汇报并请求批转有关部门参考或执行的报告,报告的种类：,29,报告的写作要求： 情况要属实。实事求是，不能有丝毫虚假 报告要及时。有利于上级机关及时掌握情况，提高工作效率 中心要明确。坚持“一文一题”，专题报告要专写 条理要清楚。内容编排要合理，防止杂乱 要提供新情况。为上级机关提供更多的新信息,格式内容,1标题。一般写成“关于xxx的报告“。 2原由。说明根据而报告。 3.报告事项。应条理清楚、重点突出。 4结语。用“专此报告“表达。,范例参考 关于清理“六二三“彩色冲印部特大火灾现场和受毁楼房装顶加固的情况报告
14、,市政府办公厅： 去年6月23日凌晨3时45分左右，因xx区劳动服务公司所属“xxx彩色冲印部“起火酿成了特大火灾事故。事发后，我区常务副区长xxx同志、主管副区长xx同志，立即赶赴现场，并组织区房管局、区环卫局、xx街道党委、xx街道办事处、派出所、xx房管站，全力以赴投入救灾抢险和善后工作。去年7月开始，我们组织力量清理了火灾场马路面、废杉什物、余泥，保证了交通畅通，并得到西区供电局xxx副局长的支持，把住户被切断的电源接好，保证了居民照明用电。1月26日对火灾现场的余泥什物进行清理，对被烧毁损坏的楼房进行了装顶加固排危，并在火灾场正面，砌了两米多高的围墙，保证了马路行人安全。 我区房管局
15、曾多次与xx区劳动服务公司联系，要求赔偿抢险费、清场费，租金损失费、房屋修复费、住户居民损失费。但该劳动服务公司一拖再拖，至今仍未作出妥善处理。恳请市政府督促xx区劳动服务公司尽快作出处理。 Xx区人民政府 Xx年x月x日,32,五、请示,定义：请示是就有关问题向上级机关请求指示、批准时使用的上行公文。 请示的特点： 请求性。行文请示，表示本单位无权或无力办理的工作，需要请求上级批准或同意。这是请示最大的特点 单一性。单一性有两个方面，一是“一事一请”，二是“一个请示只能送一个上级部门” 隶属性。下级机关的请示只能按照隶属关系，向直接上级机关请示 紧迫性,33,请示的使用范围：,需请求上级给予
16、明确或具体解释的重大问题 工作中遇到疑难，请求上级给予指示，或某项工作遇到困难，请求上级给予支持 工作中遇到新情况、新问题，无章可循 本单位意见分歧，需上级做出裁决 超出本单位工作权限范围的事项 本单位特殊情况，无法统一执行上级要求，需要变通处理 上级规定必须请示的问题,34,请示的种类：,请求批复性的请示。一是本单位无力解决或无权处理的事项，请求上级指示，又称为申诉性请示。二是本单位就某一问题或某项工作的有关安排意见，请求上级同意后实施，又称为安排性请示 请求批转性的请示。将具有普遍性、全面性的事项，通过上级部门的批转而成为共同执行的任务，这类请示需详细说明请求事项的具体措施、步骤、方法，有的还要阐明请求事项的背景、意义、作用,35,请示行文的注意事项：,请示的理由要充分 行文语气要谦敬，分寸得当 联合请示的，要搞好会签 事关重大或时间性较强的
