第八章会展场馆档案资料与信息的管理

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1、第八章 会展场馆档案资料 与信息的管理,1.会展场馆档案和技术资料管理 2.会展资料与合同的管理 3.会展信息的搜集与场馆信息发布的管理 4.会展场馆网站的管理 5.会展场馆相关活动的管理,第一节 会展场馆档案 和技术资料管理,一、会展场馆档案资料室的建筑和设备,档案,放哪儿,容易分类 易于保密 保护性好 检索简便,1抽屉式直立档案,2开放式横向档案,整齐划一 便于取阅 易于查找 保密性一般,3穿孔式活页夹,容易损毁,有顺序性,保密性差,容易保存,标准统一 便于存取 长期保存 保护性好,4档案盒,灵活取用 存量较小 容易脱落,5金属文件夹,隔水防污 拿取方便 保密性低 暂时保存,6透明资料袋,

2、拿取方便 临时存取 保密性差,7多层资料盒,一般与场馆办公部分结合一起，也可独立建筑。 中小型场馆中： 保存会议展览资料和业务档案； 建筑和设备较简单，一般有直接对外的入口。 大中型场馆中： 除保管借阅外，还有资料的修复、复制、编辑、发行等； 应与展厅、会议厅有一定的距离。,档案库房应注意：密闭；通风,档案库房温、湿度的控制,防火 防水 防潮 防霉 防虫 防光 防尘 防盗,档案库房库房的“八防”:,二、档案管理,1.搜集 2.整理 分类立卷案卷排列编制目录编制档号 3.鉴定 重要文件或一般性文件 4.保存 5.检索利用 6.剔除和销毁 具体流程图,（一）档案管理流程：,（二）档案查阅纪律,1.

3、总经理、副总经理、办公室主任查阅档案无范围限制； 2.各部门只限查阅本部门送交或与本部门有关文件，查阅其他文件要由部门经理签字同意或办公室核准； 3.各部经理可查阅档案室一般文件，涉密及机要、重要文件的查阅要事先征得办公室主任同意； 4.查阅文件必须登记，副总经理以上领导可由秘书代表查阅并签字； 5.文件查阅原则上在档案室进行，必要时可复制；确需解除的要登记，涉密及机要、重要文件解除须经办公室主任以上领导签字批准； 6.原则上不允许将文件带出场馆，确须带出的，需填写事由单，提交办公室主任签字批准； 7.不准携带私人物品进入档案室 8.借阅文件要注意保护，不得损坏。,（三）文书档案的管理,（1）

4、各类文书和场馆处理完毕且有归档要求的其他文件 和音像资料； （2）公文正本原价和附件（如条例、会议纪要、图表、 计划、总结等）； （3）经过办公室登记的文件和未经收发文登记的各种文 字材料（如会议文件、调查报告、访问记录、合同 契约等）； （4）场馆会议纪要、规章制度、统计报表、重要文件的 修正稿及具有保持价值的图片、音像资料等。,1.管理范围,2.管理程序,1.搜集 移交文件；清点核收文件；检查手续是否完整。 2.整理 3.分类 场馆收文按发文单位；场馆发文按收文单位； 场馆文件按文种；各部门文件按部门类别。 4.查阅 内部查阅、外部查阅（见表1，表2）。,表1 文件/档案借阅审批表,表2

5、档案借阅审批表,3.清理与保存,档案员应经常拂拭档案架，保持档案的清洁，防止虫蛀腐朽。 年度更换时，依照档案保管期限表剔除注销，并填写档案销毁清册。,表3 文书档案保管期限表,（四）财务档案的管理,1.管理范围 会计凭证、财务账簿、财务报表、会计资料档案、工资表、其他有归档要求的等。,(1)分类 (2)归档 财务档案由财务部负责按归档要求整理、立卷并装订成册。财务部保管期满后，编制清册连同档案一并移交场馆档案室保管。 档案室接受、保存的财务档案，原则上应保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，要会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。 (3)查阅 (4)保管和保密 保管期限分为永久和定期

6、，原则上按企业会计档案保管期限表执行； 严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。,2.管理程序,企业会计档案保管期限表,（五）工程档案的管理,1.工程建设档案管理范围 （1）归档内容 （前期工作资料、基础资料、设计文 件、施工文件、竣工文件）； （2）归档要求,2.工程设施设备档案管理范围,以下各项设计、施工的图纸、文字和图片资料等： 土建、装修工程，电力系统，配电系统，照 明系统，水管系统，风管系统，通风系统，给排 水系统，消防系统，电梯系统，楼宇自控系统， 综合布线系统，电视监控系统，广播系统，通信 系统等。,3.管理程序 （1）整理 （2）分类 （3）归档 工程部门验

7、收资料后编制目录表，移交资料时派人协助。工程档案原则上以原封装保存，出现问题档案员协同工程部人员共同解决。 （4）查阅 （5）保管 永久性保管资料；分类谨慎保管，严禁毁损和丢失,（六）人事档案的管理,1.管理范围 场馆员工人事档案、员工花名册、员工履历表、员工进出手续、劳动保险档案、干部任免文件等。,2.管理程序 (1)归档 (2)鉴别 (3)整理 (4)查阅 a.事由（查阅本人档案、履历，或出具证明）； b.审批； c.纪律（档案转递需留档案转递通知存根、发出 通知单并接受回执单）。 (5)保密和保管 (6)剔除和销毁,第二节 会展资料与合同的管理,一、会展场馆的资料管理,（一）会展场馆资料

8、管理的含义： 1.广义：包括会展场馆资料管理和图 书、报刊资料管理。 2.狭义：会议展览资料的管理。,（二）会展资料范围：,1.筹备会议、展览所搜集的原始资料。 2.办会展中行程的筹备计划、实施方案、经费预算、陈列大纲、平面图、效果图； 有关照片、前沿、简介、解说词、版面词、重要展品及其说明书；上级领导对展览的指示与题字； 开幕剪彩录像、录音以及展览有关的印刷物、出版物； 报刊所刊登的展览广告、消息报道、对展览的评价、观众反映、邀请函、请柬、参观券、会刊、学术报告等。 3.展会闭幕后的总结、统计材料等。,（三）展会资料搜集,将分散的无系统的各类资料加以搜集整理。 资料管理的基础，专业性、针对性

9、强。 方法：征集、收购、接受捐赠、预订、交换、复制、购买等。 渠道：1.个别搜集； 2.社会搜集； 3.相关部门、单位提供全套资料。,（四）展会资料管理,任务：完整地、系统地搜集和存储文献 资料，提供依据和参考，开发资 源，传播知识。 程序：搜集、鉴选、查重、盖馆藏章、 登记、分类、著录编目、入库上 架、宣传报道和提供利用。,（五）展会资料登记,1.总括登记：以一批或一套资料为登记对象按 入馆先后进行登记。 2.按类登记：以一种资料为登记对象，将同类 资料登记在一起。,（六）展会资料分类 原则：归类正确，反映充分， 前后一致，便于检索。 （七）著录编目 书本式目录或卡片式目录,二、策划部门文件

10、存放管理规定,每份文件夹存放同一类文件，扉页要注明 目录和标号以便于查阅，同一项目的文件 须存放在一档内，以利综合使用。,（一）会展策划部经理 展会项目文件夹、客户档案夹、 项目计划夹、合同夹 （二）项目经理 展会项目文件夹、参展商回执函夹、 贸易商登录类、传真文件夹、工作手册文件夹 （三）信息员 展会信息资料夹、市场信息资料夹、 收传真夹、发传真夹、商务接待夹、重要文件夹,三、合同的管理,合同档案包括合同正本、往来函电（信函、电话记录、传真、电传电报、电子邮件等）、批文、授权书、图纸、技术资料、合同对方营业执照复印件等有关资料。 法律室负责公司合同的分类、编号、登记工作。 档案室负责保管合同

11、档案。 合同是场馆的机密文件，属于永久保存资料。 坚持保密原则。,第三节 会展信息的搜集 与场馆信息发布的管理,一、信息 （一）信息的含义,“信息”在英文、法文、德文、西班牙文中均是“information”,日文中为“情报”，我国台湾称之为“资讯”，我国古代用的是“消息”。 作为科学术语最早出现在哈特莱（R.V.Hartley）于1928年撰写的信息传输一文中。20世纪40年代，信息的奠基人香农（C.E.Shannon）给出了信息的明确定义。此后许多研究者从各自的研究领域出发，给出了不同的定义。具有代表意义的表述如下：,信息奠基人香农认为“信息是用来消除不确定性的东西”。（经典性定义） 控制

12、论创始人维纳（Norbert Wiener）认为“信息是人们在适应外部世界，并使这种适应反作用于外部世界的过程中，同外部世界进行互相交换的内容和名称” （经典性定义） 经济管理学家认为“信息是提供决策的有效数据” 物理学家提出“信息熵”，用信息熵描述系统与环境交流信息的程度。 电子学家、计算机科学家认为“信息是电子线路中传输的信号”。 我国著名的信息学专家钟义信教授认为“信息是事物存在方式或运动状态，以这种方式或状态直接或间接的表述”。,美国信息管理专家霍顿（F.W.Horton）指出：“信息是为了满足用户决策的需要而经过加工处理的数据。”简单地说，信息是经过加工的数据，或者说信息是数据处理的

13、结果。 根据近年来人们对信息的研究成果，科学的信息概念可以概括如下： 信息是对客观世界中各种事物的运动状态和变化的反映，是客观事物之间相互联系和相互作用的表征，表现的是客观事物运动状态和变化的实质内容。,（二）信息的种类,1.按照信息的来源： 1）一级信息。 信息源可能是能得到第一手信息的人或某个 政府部门。 自己观察到的信息，照片，未加剪接的录像带，政 府资料等。 2）二级信息。 变动过的信息。 报纸，杂志，电视，电台提供的信息等。,2.按照信息收集： 1）基本信息。 搜集时可以比较直接地得到的信息。 2）创造性信息。 需要通过一些间接的方法或非常规的方法才能得到 的信息。,二、信息的收集

14、（一）公开信息的收集,1.政府公开的信息。 2.媒体信息。 3.科研机构的信息。 4.图书馆信息。 5.行业协会信息。 6.证券交易所资料。 7.利用剪报服务。 8.商品展销会信息。,（二）人际关系信息收集： 1.询问关键客户。 2.让客户替你询问。 3.询问供应商。 4.询问调查对象。 5.利用招聘会询问调查对象的前雇员。 6.询问设计顾问。 7.参加学术交流会。 8.朋友之间交流。 9.通过招聘调查对象的骨干获取信息。,（三）信息的收集方法 1.观察法：信息收集员亲自到经济活动现场或 借助一定的仪器对信息收集对象的言行进行观察 和如实记录的收集方法。 1）观察法的应用。 了解管理中存在的问

15、题和作为惩罚奖励员工的依据。 了解消费者需求和购买习惯。 商品的使用情况。 观察消费环境。,2）观察法的优点： A.客观性。 B.直观性。 C.广泛性。 3）观察法的缺点： A.难以揭示深层次的原因。 C.难以量化。,2.调查法：通过与信息收集对象进行直接交流来获得信息的方法。 A. 访谈调查 B. 问卷调查 访谈调查的优点： 1）可以确定被调查者的身份。 2）有利于得到更多信息。 3）所得信息便于处理。 4）被拒绝的可能性小。 5）反馈及时。,访谈调查的缺点： 1）调查费用高，范围窄。 2）调查敏感问题比较困难。 3）调查人员的主观因素影响大。 问卷调查的优点： 1）成本低。 2）调查范围广

16、。 3）可以方便处理。,问卷调查的缺点： 1）回答的真实性相对较差。 2）拒答率较高。 访谈调查和问卷调查的缺点： 1）难以确定事物的真正因果关系。 2）难以复查和检验。,3.实验法：将所选主题的刺激因素引入被控制的环境中，通过系统改变刺激程度来测定实验对象的行为反应，从而确定所选主题与刺激因素的因果关系。 主要优点：控制。 主要缺点：设计难度大。,(四)信息收集的原则：,（1）准确性原则 该原则要求所收集到的信息要真实，可靠。当然，这个原则是信息收集工作的最基本的要求。 （2）全面性原则 该原则要求所搜集到的信息要广泛，全面完整。只有广泛、全面地搜集信息，才能完整地反映管理活动和决策对象发展的全貌，为决策的科学性提供保障。 （3）时效性原则 信息的利用价值取决于该信息是否能及时地提供，即它的时效性。,（五）信息的收集过程,信息收集的过程一般包括以下步骤： （1）制定收集计划 只有制定出周密、切实可行的信息收集计划，才能指导整个信息收集工作正常