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1、物业管理工作流程与文件目 录物业接管前期工作流程图第1页物业接管前期工作流程第3页物业接管前期人员架构图第17页前期收楼工作流程图第18页前期收楼工作流程第19页二次装修施工流程图第24页二次装修施工流程第27页客户入住流程图第39页客户入住流程第40页总经理致词第44页使用、管理、维修公约第45页房屋质量保证书第65页房屋使用说明书第71页服务指南第79页装修办理流程说明第92页装修管理规定第95页承诺书第104页治安、消防协议书第107页房屋交付（入住）通知第110页收楼须知第114页入伙授权书第118页物业管理委托合同第121页物业接管前期工作流程图签订物业管理委托合同委任总经理，招聘高
2、、中级管理人员筹备、编写前期文件，并到相关政府部门备案联系政府部门、相关单位，办理相关手续与开发商协调入住前事宜，对重要资料进行交接 对外委单位进行调研，签定外委合同办理提前进行二装的工程，并与开发商、总包单位进行协调开发商负责返修物业交竣验收，正式接管 No Yes业主进行室内二装（见二装流程）业主办理收楼、单元验收（见收楼流程）业主入住，物业公司提供相关服务（见入住流程）物业前期接管工作流程 签订物业管理委托合同由开发商选聘物业公司，并签订物业管理委托合同。 委任物业公司总经理，招聘高、中级管理人员1 由总部委任或对外招聘具有多年物业管理经验的总经理1名。2 招聘各部门经理、主管、员工综
3、合 部：经理1名、行政主管1名、总经理秘书1名、采购员1名、文员（兼库房管理员）2名；财 务 部：经理1名、会计1名、出纳1名；管 业 部：经理1名、客务主管1名、内务主管1名、客务代表2名、前台接待2名；保 卫 部：经理1名、消防主管1名、保安主管1名、消防执机员4名（含领班12名）、保安员4名（含领班12名）；工 程 部：经理1名、强电主管1名、弱电主管1名、空调（生活水）主管1名、土建主管1名、技工23名专业（约12人）；建议：在招聘技工时，可以选聘项目工地施工队中对本物业项目（本专业）较为熟悉、了解，技术、素质水平较高的人员，纳入公司编制。说明：因物业公司组建之初，所招员工对本物业及大
4、厦工程具体情况不很熟悉，招聘施工队的人员可以从旁协助工程部经理、主管尽快了解大厦工程情况。“公司初期人员架构图”附后 筹备前期物资，编写前期文件，并到相关政府部门备案1 各部门共同汇编的文件： 房屋使用、管理、维修公约 房屋质量保证书 房屋使用说明书 房屋交付（入住）通知 入伙授权书 业主（使用人）服务指南 装修管理规定 办理装修流程说明 治安、消防协议书 二次装修施工区域治安、消防承诺书 二次装修协议书 业主联络资料登记表 收楼须知 物业管理费收费标准 公约承诺书备注：房屋使用、管理、维修公约编制后需经开发商确认，并到北京市居住小区管理办公室进行备案，备案生效后执行。建议：公约承诺书与治安、
5、消防协议书可装订成一册（一式三份），在业主收楼时发给业主，由业主签字（盖章）认可、执行；公约、房屋质量保证书、房屋使用说明书、业主（使用人）服务指南、装修管理规定、办理装修流程说明可合装成一册，作为业主收楼时的用户手册。同时，在用户手册正文内容前增加：“总经理致辞”。2各部门在前期阶段编制的文件、规定，以及需要在前期办理的事宜。 综合部1 编制员工手册，经公司领导批准后，统一印刷成册。2 制订员工考勤制度，建立“考勤登记表”、“月考勤汇总台帐报表”。3 制订员工奖惩条例，建立“员工过失单”、“奖励审批单”。4 制订员工聘用办法，建立“应聘面试登记表”、“入职循环单”、“转正审批表”、“离职结算
6、表”、“调动通知单”、“劳动合同续签审批单”。5 制订员工培训规定、培训计划，建立“培训审批表”、“培训协议”。6 制订物资采购、验收、入库、报销流程。7 制订员工工服管理规定，建立“制作工服通知单”、“工服更换通知单”。8 制订员工请假制度，建立“休假申请单”。9 制订薪金实施细则，建立“工资报表”、“薪金明细表”。10 制订印章管理规定，建立“公章启用、报废、移交登记表”、“用印申请”；统计公司各种印章，经总经理审批后统一刻制（公章、管业部章、保卫部章、工程部章、财务专用章、文件传阅章、审批合格章、餐票专用章、浴室专用章）。11 制订库房管理规定，建立“物品入库登记单”、“物品领用单”、“
7、物品入库验收单”、“库存物品台帐”、“月收、发、存报表”、“采购申请单”。12 制订内部行文管理规定，建立“文件签收表”、“内部请示报告”。13 制订档案管理规定，建立“档案分类表”、“档案（一、二、三级）目录表”、“档案借阅登记表”。14 制订部门运作手册：人员编制、岗位职责（经理、行政主管、总经理秘书、库房管理员、文员）、工作程序、管理制度。15 联系印刷厂，对需要印刷的各种表格、信封，经总经理审批后统一印刷。16 制订开办费使用方案，统计、制订前期开办物资的配置内容、标准，并负责前期采购工作；建立“固定资产台帐”、“个人办公用品台帐”。17 制订合同、协议审批制度、合同、协议管理办法，建
8、立“合同、协议审批单”、“合同、协议付款内签单”。18 制订计划性工作管理办法，建立“年度（月度、周）工作计划、总结报表”、“计划、总结考核统计表”。 财务部1 制订财务报销管理制度，建立“付款申请及报销单”。2 建立二次装修“付款内签单”、“装修押金登记表”、“装修管理费统计表”3 制订现金支出管理规定。4 编制部门运作手册：人员编制、岗位职责（经理、会计、出纳）、工作程序、管理制度、。5 制订预算管理制度，建立“年度预算报表”。6 编制固定资产购置方案。7 制订库存盘点制度。8 制订内部收支报表制度，建立“月度收支报表”。9 制订发票、收据有价票据的管理制度。 管业部1 制订物业管理收费标
9、准明细：物业管理费（押金）、车位费（押金）、租线费（押金）、装修管理费（押金）。2 制订业主（使用人）收楼流程，建立“缴款通知单”、“工程返修单”、“返修工程验收单”、“钥匙交接表”、“备用钥匙封存表”、“业主签到表”、“业主档案”，并告知此流程中涉及的部门。3 制定业主（使用人）二次装修管理流程，建立“业主（使用人）装修施工申请表”、“装修审批单”、“装修施工许可证”、“验收申请表”、“施工变更单”、“业主装修区域巡检表（管业部）”、“施工人员出入证”。4 制订有偿服务价格表：维修费、车位费、电话费、装修管理费、能源费、特约服务费。5 制订部门运作手册：人员编制、岗位职责（经理、客务主管、内
10、务主管、客务代表、前台接待）、工作程序、管理制度。6 编写车位租赁（购买）协议书、电话租线（购买）协议书。7 落实垃圾房的位置，业主垃圾放置地（楼层垃圾间）。 保卫部1 制订停车场管理规定、自行车场管理制度。2 制订巡视管理规定，建立“治安巡视记录表（公共区域）”。3 制订物品出门管理规定，建立“出门条”。4 制订钥匙使用管理规定，建立“钥匙发放记录表”、“钥匙使用登记表”。5 制订备用钥匙启用管理规定，建立“备用钥匙启封审批表”。6 制订一装、二装交叉施工管理方案，建立“施工、装修期间巡视表”、“夜间情况检查表”、“消防设备、设施日检记录表（业主装修区域）”、“二次装修施工现场检查表”。7 制订灭火器租用管理办法，确定租金费用（押金），建立“灭火器材配置记录表”。8 制订施工违规级别明细，建立“违章通知单”。9 制订成保人员岗位职责，建立“成保人员月度工作考核表”10 制订中控室（监控室）管理规定，建立“录像磁带台帐”、“消防中控系统记录表”、“治安监控系统记录表”。11 制订警具使用、管理办法，建立“警具台帐”、“警具启用、报废登记表”、“特殊警具使用审批表”。12 制订部门运作手册：人员编制、岗位职责（经理、主管、领班、保安员、消防执机员）。13 制订明火使用管理规定，建立“动火许可证”。 工程部1 制订
