酒店财务部信贷执行程序

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1、主题：酒店信贷执行程序文件编号:FR- 003发文日期:2011/1/13页数:共11页拟文: 审核: 批准（总经理）: 收文部门:总经理办公室抄送: 传阅 阅后存档 保密 保密期限 其他定义:信贷服务是指酒店在运营过程中与客户建立信贷关系，负责客户的信用审核，为客户提供信贷服务，以便及时收回客户赊欠消费款。核定住店预收押金金额，相当于客人住店期间应支付的房费的1.5 倍，其中包括餐费和其他杂项费用。依此收取合理的押金，将有效地防范跑帐风险。目的:信贷服务程序及制度的确立，有利于帮助管理层在控制和防范风险的前提下，与客户进行正常的业务交往。规定:1. 签定信贷协议的公司或个人限在协议规定金额内

2、挂帐，并依协议按期结清挂帐费用。2. 每年年终，酒店信贷经理将对所有信贷协议公司或个人全年消费情况和付帐情况进行分析，予以信誉评估，并作出相应得调整。3. 未经财务总监批准，不得以收取信用卡形式，向客人垫付现金。4. 以支票形式支付预付款的客户，任何情况下都不能因为收取的支票金额超过帐单消费金额而以现金退还。5. 客人入住时未能提供充分资料证明是协议公司的客户，前厅应按普通散客的门市价收费。待收到有关授权信和证明文件后，可批准扣减房费。6. 除客人实行现付和集团酒店内部之间根据催款通知单相互挂帐以外，酒店任何人无权自行担保无信贷协议暂挂帐处理。除总经理、财务总监或销售总财务监可以担保外，其他人

3、员一律不可担保，但担保金额必须是担保人工资足以抵限额内，担保期限为一周，如在担保期内未结清此帐，财务部将直接从该担人的当月工资中扣除结算。7. 信贷审批需经信贷经理、财务总监、总经理签字认可。程序:1. 信贷协议的申请:1.1 销售部/餐饮部/前厅部的人员将信贷申请表发给希望与酒店建立信贷关系的客人。然而，并不是毫无选择的和每个客人和公司建立信贷关系。1.2 申请表(见附件 1)上要求的信息必须及时完成并由公司负责人或授权人签字。收到完成的表格后，销售部的相关人员应该确保申请表上所有要求的信息已正确填写。1.3 填写完毕的申请表在递交给信贷经理前，要先交由销售部总监及相关部门总监填写意见、建议

4、和信贷金额。1.4 信贷经理将通过与其它酒店的核查以及银行提供的参考来核准申请人的资格与相应的信贷证明。1.5 信贷经理将以下信息编辑成册并在每次信贷会议上提请通过： 公司/个人的名字 商业类型 信贷限额 各部门总监提供的意见和建议 酒店提供的参考 银行提供的参考 付账史 特殊要求1.6 信贷经理，财务总监和总经理将在申请表上填写同意或不同意。1.7 酒店所提供的信贷金额和期限将由信贷经理以书面的形式通知申请信贷公司。一份复印件将交给相关部门总监。1.8 信贷经理立即将最新的有信贷协议的公司名单提交给相关部门，此名单每月更新一次。1.9 特例 至于有好的财务背景的著名公司，总经理可以批准信贷协

5、议而不需要正常的审核程序。此特例需有总经理的书面核准签字，信贷经理和财务总监的意见也应考虑并记录。2. 债务人的分类:2.1 散客2.2 本地公司2.3 海外公司2.4 旅行社2.5 政府部门2.6 其他3. 信贷付款方式:3.1 宴会与外卖:3.1.1 必须事先收取押金，押金的数额由信贷经理和财务总监商定。最好是在宴会前付清全款。3.1.2 无信贷协议的公司，宴会消费的确定和在宴会前收取等值消费的50%是很重要的。但是欠款和信贷金额要密切关注。3.2 团队和会议:3.2.1 必须收取预订房的押金，而且必须在团队到达前收到全款。3.2.2 预付一览表:根据合同的预期收入团队占房(不退还) 10

6、%团队到达前60 天 40%团队到达前20 天 100%3.2.3 取消一览表:取消日期距到达日期 根据合同的预期收入60 天以上 10%21 天到59 天 40%少于20 天 100%3.3 住店客人、旅行社、航空公司:付账方式 信贷限制 备注现金 预收押金 核定住店预收押金(见第1 页定义)信用卡 预取授权 预取授权并将授权凭证订在登记卡后面公司付账 有信贷限制 需要提供付账方式的授权信4. 预定的信贷程序:4.1 前厅经理和信贷经理必须协商制定信贷金额和期限。当接到一个预订后，重要的一点是除获得付账方式以外，还应问清账目分类要求。4.2 预定的途径:a) 信件/传真 b) 电话 c) 个

7、人要求 d) 旅行社订房凭证4.3 要求的基本信息:a) 客人的全名 b) 到达/离店的日期 c) 房态和特殊要求d) 订房者的全名，电话号码，职位，公司名称和地址e) 付账方式 f) 同意的房价4.4 信件/传真预订:4.4.1 通过信件/传真订房，在确认有房后要求客人提供账目分类方式并且回传。4.4.2 如果客人要求挂帐，核查一下客人所在公司是否已经与酒店建立了信贷关系。4.4.3 信贷账号。在客人到达之前收到包括下列信息的授权信：(必须是有公司台头的正式授权信)a) 公司名称 b) 寄账单地址 c) 授权签单客人的名字d) 付账指示 d) 客人的名字 e) 入住期限f) 付账内容（付所有

8、的费用或是只付房费）4.4.4 没有信贷协议的帐务：在确认预订的时候，要求组织者预付所有房费。如果用信用卡预付，预订必须获得信用卡细节，信用卡号，持卡人名字和有效期以便为预订做担保。除非获得总经理，财务总监或者信贷经理的允许，不提供信贷限额给任何没有信贷协议的公司。在接到预订部的通知后，信贷经理将寄申请表给客人并且在收到完成的表格后按程序 1 执行。当信贷获准后，信贷经理将设立一个账号,并且立刻通知预订部。4.4.5 授权信的分发： (见附件 2) 信贷部 原件。 预订部 复印件，放在客人到店档案里，在客人到达的那天与其他相关资料一同交给前厅部订在客人的登记卡后面。4.5 电话预订：4.5.1

9、 所有的电话预订必须传真信用卡号，持卡人名字和有效期做担保。4.5.2 如果不能提供信用卡做担保，客人的预订仅保留到入住当天的下午6 点。4.5.3 不接受任何电话信贷申请。4.6 个人预定：如果酒店的员工代表客人做预定，而且没有相关担保，该员工将对未收回的债务承担相关责任。4.7 有旅行社订房凭证的预订：4.7.1 有信贷协议的旅行社： 一份包括所有相关细节的书面确认信：日期、名字、特殊要求和房费以及所有杂项费用的付账要求。 一份确认单的原件必须交给信贷经理，另一份必须订在客人预订单后，待客人到店时，便于前台接待员核对后，订在登记卡后面。 如果旅行社的订房凭证提前寄到酒店，必须交给信贷经理并

10、复印一份放到该团队的订房资料中。 如果旅行社的订房凭证由客人在入住时交给酒店，则此凭证连同其他相关资料结帐后一同交给信贷经理。4.7.2 没有信贷限额的旅行社：(a) 要求全额预付，可以有以下几种方法 ：客人到达前必须收到： 电汇到酒店的账号。 汇票。 信用卡：卡号、持卡人的名字、有效期必须获得。客人到达的 10 天前收到： 当地银行支票。(这样可以保证有足够的时间去兑现)客人到达的 60 天前收到： 国外银行支票。(不提倡这种付账方式，应该尽量避免)(b) 如果客人要求自己支付所有费用，一份书面的通知必须在客人到达前收到，否则将索取客人的信用卡资料。一份确认单的原件必须交给信贷经理，另一份必

11、须放到交班本中并且在客人到达时转交给前台接待员订在登记卡后面。(c) 如果没有旅行社的订房凭证，预付款或是信用卡资料，预订将不被担保并且只能保留到当天下午 6 点，或者在满房的情况下为客人预订另一家酒店。5. 前厅部的信贷程序：5.1 信贷服务不提供给没有与酒店建立信贷关系的任何公司、机构或是个人。5.2 入住登记时，应该要求每一个客人完整地填写登记卡。前厅部必须核查客人的名字、家庭住址、工作地址以及其他相关信息已经清楚地填写在登记卡上。5.3 如果客人提供的信息不够充分，可以用其他方式证明身份，以保证登记卡上要求的信息足够完整。尤其是地址，没有完整的地址，任何欠款是不可能收回的。5.4 前厅

12、部人员礼貌的请求客人提供护照，身份证或其他能证明身份的证件来确保正确的信息填写在登记卡上是很重要的。5.5 所有的客人必须在登记卡上签字。客人的签字必须与护照或身份证上的签字再次核对。这对于付信用卡的客人尤其重要。前厅部人员应根据登记卡上签字来证明卡上内容是核查过的。5.6 前厅部人员应该注意客人的付账方式并在登记卡上注明。5.7 付账方式： 信用卡 现金付账 公司的支票 公司付账 旅行社订房凭证 航空公司订房凭证 旅行支票5.7.1 信用卡(a) 接受程序在入住登记时： 要求客人出示信用卡。 将信用卡后面的签字与护照和登记卡上的签字进行对比。 核对信用卡的有效期。如果信用卡在客人住店期间到期

13、，要求客人换卡。 如果以上要求无误，刷一张信用卡签购单或者刷卡要授权。授权金额应该相当于核定住房预收押金金额。 如果授权拒付，可要求客人换卡。不能分多次索取小额授权。 信用卡签购单或者授权单据应该订在登记卡后面。必须能显示完整的信用卡号、授权号和授权的金额。 前厅部必须将授权金额输入信贷限额报表。如果任何账目超过了昨日的授权，必须再索取更多的授权。前厅经理必须每天检查。以下是可以接受的信用卡：国际卡：美国运通卡大莱卡维萨卡万事达卡JCB 卡国内卡： (由管理集团根据当地情况决定)(b) 付款过程：在结账时： 前厅部打印账单让客人检查。 用已经获得预取授权的信用卡为客人结账。 客人必须在信用卡签

14、购单上签字，前厅收款员应该确认签字与客人登记卡上签字和信用卡上的签字一致。 持卡人留存联应该连同发票或帐单一同交给客人。 商户留存联应该订在客人账单上转交财务部。快速结账：快速结账是指客人希望用信用卡快速的结账离开。过程如下： 客人结账的前一天晚上，将客人的账单和快速结账程序的解释信送到相应的客人房间 (这种信只送到有足够的信用卡授权并且是客人自己付账的房间)。 客人必须在表格上填写他们的房间号码，预计离店的时间，寄账单的地址和允许酒店用客人信用卡划帐的授权签字。 客人必须在早晨离店前将申请信交给收款员或是前厅接待。 前厅部应该询问客人是否用过迷你酒吧里的饮料。 前厅部还应该核对客人填写的房间

15、号码，预计离店的时间，和尤为重要的签字。 前厅部用客人的信用卡结清账目并且将最终的账单复印件寄给客人。5.7.2 现付：(a) 如果客人希望他/她自己的账目用现金支付，前厅部必须要求客人预付住店期间的房费(相当于核定住店预收押金金额)。(b) 如果客人的钱只够支付一晚房费，那么只能允许他/她住一晚。(c) 如果客人不能付清一晚的房费，应该礼貌的拒绝客人的住店要求。(d) 在客人填写登记卡的时候，请求客人出示身份证、驾照、护照、军官证、港澳台通行证来核对客人的家庭地址以便在需要的时候追帐。必须检查客人的订房渠道和以前的住宿记录。(e) 付现金的客人通常对酒店都有很大的风险，如果他们是没有预订的客人就更值得注意，这种时候必须特别小心。大多数的酒店逃帐者是这种类型的客人。前厅部必须每天定期检查客人账单