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1、组织工作礼仪完善会议 所谓会议亦称聚会是指将人们组织起来在一起研究、讨论有关问题的一种社会活动方式会前准备阶段要进行的组织准备工作大体上有如下四项 （1）拟定会议主题会议的主题即会议的指导思想会议的形式、内容、任务、议程、期限、出席人员等都只有在会议的主题确定下来之后才可以据此一一加以确定 （2）拟发会议通知它应包括以下六项：一是标题它重点交待会议名称二是主题与内容这是对会议宗旨的介绍三是会期应明确会议的起止时间四是报到的时间与地点对交通路线特别要交待清楚五是会议的出席对象如对象可选派则应规定具体条件六是会议要求它指的是与会者材料的准备与生活用品的准备以及差旅费报销和其他费用问题 （3）起草会
2、议文件会议所用的各项文件材料均应于会前准备完成其中的主要材料还应做到与会者人手一份需要认真准备的会议文件材料最主要的当数开幕词、闭幕词和主题报告要安排好与会者的招待工作对于交通、膳宿、医疗、保卫等方面的具体工作应精心、妥当地做好准备要布置好会场不应使其过大显得空旷无人；也不可使之过小弄得拥挤不堪对必用的音响、照明、空调、投影、摄像设备事先要认真调试需用的文具、饮料亦应预备齐全要安排好座次 （4）排列主席台上的座次我国目前的惯例是：前排高于后排中央高于两侧左座高于右座凡属重要会议在主席台上每位就座者身前的桌子上应先摆放好写有其本人姓名的桌签排列听众席的座次目前主要有两种方法一是按指定区域统一就座
3、二是自由就座在会议进行阶段会议的组织准备者要做的主要工作大体上可分为三项进行例行服务工作在会场之外应安排专人迎送、引导、陪同与会人员对与会的年老体弱者还须进行重点照顾此外必要时还应为与会者安排一定的文体娱乐活动在会场之内则应当对与会者应有求必应闻过即改尽可能地满足其一切正当要求精心编写会议简报举行会期较长的大中型会议依例应编写会议简报认真做好会议记录凡重要会议不论是全体大会还是分组讨论都要进行必要的会议记录会议记录是由专人负责记录会议内容的一种书面材料会议名称、时间、地点、人员、主持者、记录在内 在会议结束阶段一般的组织准备工作主要有以下三项 （1）形成可供传达的会议文件 （2）处理有关会议的文件材料 （3）为与会者的返程提供方便一般而言与会人员在出席会议时应当严格遵守的会议纪律主要有以下四项内容 1、规范着装； 2、严守时间； 3、维护秩序； 4、专心听讲
