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1、xxx商业银行股份有限公司公文处理办法第一章 总则第一条 为使长XXX商业银行股份有限公司（以下简称：XXX农商银行）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，参照国家行政机关公文处理办法和山西省农村信用社联合社公文处理办法（试行）的有关规定，结合我行实际，制定本规定。第二条 公文是传达贯彻党和国家的方针政策、发布各项内控制度、施行经营管理措施、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。第三条 公文处理是指公文的办理、管理、立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第五条 公文处理必须严格执行国家保密法
2、律法规和XXX行关于保密管理的相关规定，确保国家秘密和单位秘密的安全。第六条 综合办公室是公文处理的管理机构，负责拟订有关公文管理的各项制度。综合办公室应当配备专职人员负责公文处理工作，各部门应当确定专（兼）职人员负责公文管理工作。第七条 XXX农商银行应当为公文处理工作创造必要的条件，通过开展业务和专业知识培训，提高文秘人员的素质，充分调动文秘人员的工作积极性。第二章 公文种类第八条 XXX农行银行公文种类主要包括：（一）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销辖内各机构不适当的决定事项。（二）通告适用于公布一定范围内应当遵守或者周知的事项。（三）通知适用于传达
3、上级机关的指示；要求辖内各机构办理和需要周知或执行的事项；转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文；发布各项内控制度；任免和聘用人员等。（四）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（五）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问。（六）请示适用于向上级机关请求指示、批准。（七）批复适用于答复分支机构的请示事项。（八）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（九）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批等。（十）决议适用于股东代表大会、董事会等就行使职权表决有关事项。（十一）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。第
4、三章 公文格式第九条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、校对人、打印人等部分组成。第十条 秘密等级和保密期限。涉密公文应当标明密级和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。第十一条 紧急程序。紧急公文应当根据紧急程序分别标明“特急”、“急件”。第十二条 发文机关标识。发文机关标识是指公文的文头，应当使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文，主办机关排列在前。第十三条 发文字号。发文字号由发文机关代字、年份、序号组成。联合行文，只标明主办机关发
5、文字号。XXX行各部门要求辖内各机构报送各种临时性报表、调查报告或其他非重要情况，均使用便函文头。第十四条 签发人。向有行政隶属关系的上级机关正式行文，应当在首页文头之下、横线以上，与发文字号平行的右侧位置注明签发人姓名；联合上报的公文，应当注明联合单位签发人的姓名。第十五条 公文标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关、发文事由和文种组成。上报的公文和联合行文，一般不标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。转发上级机关的公文，如其标题过长，可以根据主要事由自拟标题，不必层层标引。第十六条 主送机关。主送机关指公文的主要受理机关
6、，应当使用全称或规范化简称、统称。第十七条 公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。第十八条 成文日期。成文日期以联社领导签发的日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准。第十九条 公文印章。公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都要加盖印章。第二十条 公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注，位居成文日期下行。第二十一条 公文附件。公文附件是指附属于公文正文的其他材料，是公文的重要组成部分。附件应当与正文装订在一起，附件有两件或者两件以上，应当在附件首页分别标明公文的发文字号和附件
7、的顺序号。如果附件不需打印或者不发，应当注明。第二十二条 公文主题词遵照省联社制定的山西省农村信用社联合社公文主题词表（附后）所列主题词规范使用，不能自行编造。第二十三条 抄送机关和内部发送。抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称，抄送机关不得抄送个人。内部发送范围为公文制发部门内部需要了解公文内容的单位。内部发送范围按社领导、综合办公室、主办部门、会签部门及其他需要阅知部门的顺序排列。第二十四条 成文日期应当用阿拉伯数码书写年、月、日。第二十五条 公文中各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）国家标准执行。第二
8、十六条 公文统一使用国际标准A4型（210297）纸张，双面印刷，左侧装订。第四章 行文规则第二十七条 行文应当确有必要，注重效用。第二十八条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。因重大灾害、重大案件、重大事故必须越级行文时，应当抄送被越过的上级机关。第二十九条 请示应当一文一事，一般只写一个主送机关，如需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除特殊情况，请示、报告不得直接主送领导个人。报告中不得夹带请示事项。第三十条 总行各部门除综合办公室外，不得对外正式行文。第五章 发文办理第三十一条 发文办理是指以总行名义制发公文的过程。发文按以下程序办理：
9、（一）主办部门拟稿并经其主要负责人审稿后签署意见；（二）公文交综合办公室，由综合办公室负责人审核并签署意见；（三）综合办公室交联社领导审批签发；（四）综合办公室对签发公文登记、编号；（五）公文交文印室排版打印，并由主办部门指派专人校对，确认无误后由文印室印刷；（六）综合办公室装订、登记、用印、分发或邮寄。第三十二条 公文草拟是指办文人员按照公文办理意图起草公文初稿的过程。草拟公文应当做到：（一）符合国家的法律、法规，符合金融方针政策。（二）实事求是，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，文字精炼，言简意赅。（三）公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主
10、送机关的行文关系确定。（四）人名、地名、数字引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（五）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。（六）应当使用国家法定计量单位。（七）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（八）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（九）拟写、修改和签批公文，均应使用钢笔或毛笔、碳素墨水，
11、不得使用铅笔、圆珠笔、红墨水和水彩笔等容易擦掉和褪色扩散的书写工具。第三十三条 总行主办部门起草的公文，涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商、会签。凡需会签的公文，主办部门应当与会办部门取得一致意见后方可行文。若意见不一致时，由主办部门报请共同上一级领导决定。第三十四条 总行起草的公文，涉及其他单位职权范围的，应商得其他单位同意或征求意见。会签前，行领导应当在发文卡签发栏内明确签署意见，再送有关单位。如需紧急办理的，可派人持会签文直接送该单位。第三十五条 对外单位的会签公文，由综合办公室统一办理，交有关部门提出会签意见，综合办公室审核后报董事长或行长审签，并将会签文稿复
12、印一份备查。第三十六条 公文由主办部门负责人审稿签名。公文审核内容主要包括：（一）是否符合国家法律、法规及有关规定，提出新的办法、规定和措施等是否可行。（二）是否需要其他部门或者有关单位会签。（三）公文文种的选用是否适当，拟制的公文是否符合行文规则和公文格式的有关要求。（四）文稿的结构、观点是否正确，情况是否真实，数据是否准确等。第三十七条 发文应送综合办公室审核。未经综合办公室审核的公文，不得直接送联社领导签发，不得缮印。需要有关部门会签的公文，会签后送综合办公室审核。综合办公室重点审核以下内容：（一）是否确需行文以及行文的级别、方式是否妥当。（二）涉及其他部门或者外单位的问题是否与其协商、
13、会签。（三）是否符合行文规则和公文处理程序，是否符合文种使用、公文格式及发文字号的有关规定。（四）遣词造句、文字表达、标点符号、层次序数等是否准确规范。发送范围是否适当，主题词标引是否正确，有关材料和资料是否齐备等。第三十八条 以总行名义制发的公文，由董事长或行长签发。同时，按照分离制衡和防范风险的原则，实行分管领导会签制，公文所涉及工作属于多个领导分管时，相关领导均为会签人。第三十九条 签批公文，签发人应当明确签署意见，并签署姓名和审批日期。文稿经核准签发后，未经签发人同意，不得改动。需要对文稿进行实质性修改的，应当由综合办公室审核后，按规定程序重新审签。第四十条 综合办公室应当在公文正式印
14、制和发出前复核公文的审批、签发程序是否完备。审批、签发手续不符合要求的公文，不予缮印和发出。第四十一条 公文签发后，由综合办公室统一登记、编号，主办部门负责向文印室提供拟缮印的公文电子版，并以签发公文的原稿为蓝本，同打印的清样进行校对。准确无误后由文印室按照规定的格式缮印。第四十二条 印制成正式文本的公文，经综合办公室审核并加盖印章后，由主办部门按主送、抄送范围分别装封和发出。第四十三条 公文发出后，因发现错误需要追回的，主办部门应当及时通知发送范围内的所有单位，有关单位应当配合做好公文收回工作。第四十四条 公文自签署、颁发之日起产生效力。公文被撤销，视作自始不产生效力。公文被废止，自废止之日
15、起不产生效力。第六章 收文办理第四十五条 收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、分发、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第四十六条 综合办公室设专人负责机要收发和外收发，各部门设内收发。机要收发主要负责机要公文的签收、登记、办理。外收发主要负责外来文件、报刊、信件的签收、登记、分发。凡注明收文部门或收件人姓名的，可直接分送各相关部门或收件人；凡给行领导的来文注以“亲启”类字样的，要交收件人本人或指定人员收启。各部门设内收发主要负责与本部门有关的来文登记、送阅和立卷、归档。行领导和各部门直接收到的文件，一律送综合办公室登记、编号、办理。第四十七条 来文经签收查点、编号登记后，附文件传阅卡呈综合办公室负责人，提出拟办意见后，呈送行领导阅批。行领导阅批毕，由综合办公室根据领导批示意见转主办部门办理。按照文件的紧急程度和密级情况，分别使用不同颜色的文件夹：急件使用红色夹，机要件使用黑色夹，一般件使用蓝色夹。公文原则上不准横传，不准越级呈送。第四十八条 审批公文时，对有明确要求、具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人
