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1、秘书学教学方案第一次授课一、秘书学的定义及性质（一）秘书学是研究秘书工作规律及其应用的学科。（二）秘书学的三大内容：1秘书人员（又称为“秘书工作人员”、“秘书工作者”、“秘书从业者”、“秘书从业人员”，或者径直称作“秘书”）2秘书机构（又称为“秘书部门”、“秘书班子”、“文秘部门”、“办公厅”或“办公室”）3秘书工作（又称为“秘书活动”）（三）秘书学是一门综合性、实践性很强的新兴的应用型学科。二、秘书的定义（一）秘书的定义：秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。（二）秘书定义的三个构成部分：1服务对象（存在领域）：政府机关、企事业单位、团体或个人2主要功能（主要
2、作用）：提供辅助管理、综合服务3职业属性（“职业”、“职务”之分）：秘书首先是一种职业名称（秘书人员在社会中所从事的作为其主要生活来源的一种社会活动），在某些特殊场合同时又是一种职务名称。附：职业个人在社会中所从事的作为主要生活来源的工作。职务机关或团体中由职位规定的应该担任的工作。三、秘书的类别与层次（一）秘书的类别（划分标准不同，类别各异）1公务秘书与私人秘书（区分的关键在于经济来源，而非服务对象是否为个人）。2从所属部门的角度划分，更大的意义在于显示秘书遍布于社会各行各业。3从具体工作的角度划分，意义在于提示秘书可以而且必须承担哪些具体工作。（1）“生活秘书”、“警卫秘书”等类型确实存在
3、过，不能简单地予以否定。（2）按此标准划分，还有“新闻秘书”、“军事秘书”、“公关秘书”等类型。（二）秘书的层次1秘书所在单位级别有高有低，相应地有三个层次的秘书。2同一单位内部，秘书人员的职位有高低之分：（1）初级秘书：主要从事一般日常工作；（2）中级秘书：主要负责起草文稿、办理公文、处理信息；（3）高级秘书：工作以参政议政为主，较多参与决策。四、秘书的修养（一）政治理论修养（二）秘书的职业道德1职业道德从事一定职业的人在其特定的职业活动中必须遵循的行为规范。2秘书职业道德的基本内容：服从、谨行、合作、守纪五、秘书的知识结构扎实的基础知识、系统的专业知识（秘书业务知识所属行业知识）、必要的辅
4、助知识六、秘书的能力结构办事能力：1理解和领会能力（迅速准确地领会领导的意图）；2分析能力（分清轻重缓急）；3应变能力（灵活处理突发性事件、政策“真空”状态下的各类特殊事件）交际能力：1秘书从事公关活动的主要目的：帮助所在单位及服务对象树立良好的社会形象；2第四章秘书交际重点内容提示：p30双向互惠，p31换位思考，p34学会倾听，p36深切了解领导，p37若无其事，p39雪中送炭与火上浇油，p40等边距离表达能力：1基本要求：能说会写；2共同标准：准确、规范、简洁操作能力：各类常见办公设备的熟练操作与简单维护七、秘书人员的心理素质（一）培养秘书意志力1意志：具有确定目的、实现目标、支配控制自
5、己行动的心理素质。2秘书意志力的表现：自觉，自制，坚韧，果断（二）塑造适合于秘书工作的性格 1性格：一个人对现实的稳定的态度、行为方式。2性格的特点：既有稳定性，又有可塑性。3比较适合于秘书工作的性格“模式”：顺从与独立相结合，外向与内向相结合。（三）维护心理健康 1心理健康的表现：智力正常，情绪成熟，行为协调，工作专注，关系和谐2秘书工作容易滋生的不良心理：唯上，恃势，骄傲，自卑3培养正常的情感情绪，时常调节个体行为，随时矫正异常心理。八、秘书的培养目标和培养途径（一）培养目标：1秘书人员应是具有比较广博的基础知识、掌握系统的专业知识、熟悉了解行业知识的通才专才型人才。2通才与专才之辨（二）
6、培养途径：自我培养外界培养（三）秘书人员与优化群体1优化群体：按照异质结合的原则，由不同专长、学历、年龄、性格、性别、籍贯的人科学组合起来的工作群体。2优化群体的特点：各有所长，各得其所，各司其职，比例适中，动态平衡3秘书部门及秘书人员在优化群体中可以发挥的作用：根据因事设人的原则，协助领导组建工作群体；协助领导了解组成成员的各自情况，因人制宜，做好分工；协调上下左右的关系，增强内部凝聚力；时刻注意工作动态，根据需要，及时加以调整。九、秘书机构的定义及特点（一）秘书机构的定义：党政机关、社会团体、企事业单位为领导机构及领导者处理综合事务的辅助性机构。（提示：与秘书的定义相对照）（二）秘书机构的
7、性质1秘书机构属于综合性机构，既非决策性机构，也非职能性机构（或称“业务性机构”、“职能部门”、“业务部门”）2比较两类机构：（1）职能性机构：承担具体业务工作，专业性强，分工明确，职能界线清晰；（2）综合性机构：不承担具体业务工作，处理综合事务，全面协调，拾遗补缺。（三）秘书机构的特点1附属性：直接隶属于领导机关2综合性：活动内容综合性强3辅助性：活动形式是向上辅助，而非向下指挥或执行监督（四）秘书机构的设置原则和具体要求总原则：秘书机构的设置，要适应机关或单位管理工作的实际需要。具体要求：1凡独立单位必须设置秘书机构（从独立行文角度把握）。2秘书机构的组织形式、人员配备必须符合精简、合理、
8、高效的要求。3秘书机构与所属机关、单位在工作性质上必须相适应。十、秘书机构的基本职能与主要任务（一）基本职能：辅助决策，服务领导（二）主要任务（三大任务之间互相渗透，互相交叉，相辅相成）政务性工作（参与政务）1调查研究（为领导掌握情况、制定政策服务，为决策提供准确可靠、全面具体的情况，提出富于建设性的意见和建议）2信息工作（向决策者及时提供准确、完整、有用的信息）3协调工作（侧重于协调机关单位内各职能部门的工作目标、工作步骤等，沟通上下，联系左右，理顺关系）4咨询工作（为决策者提供与决策有关的法律、法规、政策、资料等，范围极广）业务性工作（秘书部门独有的、带有秘书专业性质的任务）1文书工作（公
9、文的统收统发）2档案工作（现行文件办理完毕后，对其中具有存查价值的那部分进行立卷、归档，移交给档案部门管理）3会务工作（为了开好会议而开展的一系列准备、组织工作）4接待工作（可分为内宾、外宾接待两大类，注意内外有别）5保密工作（保守国家及本单位的各类秘密，一般设有保密室）事务性工作（主要指处理机关单位日常事务的各类工作，如文印、交通、值班、福利、环境卫生、设备管理等）附：政务关于政治方面的事务，也指国家的管理工作。（提示：可以理解为“决策”或“与决策直接相关的工作”）行政行使国家权力的单位机构指机关、企业、团体等内部的管理工作人员费用。十一、秘书机构的领导关系（一）秘书机构只直接对所属机关单位
10、负责秘书机构只直接为本单位领导服务，对下一级或上一级秘书机构不存在领导或被领导关系。换言之，各级秘书部门之间不实行自上而下的、独立的垂直领导体系，秘书机构之间存在相对的封闭性。（“各自为营”、“各为其主”）（二）秘书机构之间的联系（含纵向联系、横向联系）【思考与练习】1比较下列几个秘书定义：（1）秘书是一种职务，泛指所有管理文书并协助领导处理日常工作，为领导工作服务的人员。（2）秘书是为政府、企事业等单位或个人服务的，助理政务、管理事务的工作人员。（3）秘书是帮助上司处理各种事务的工作人员。（4）秘书是一种从事脑力劳动的职业，其职责是在居于领导地位的集团或个人决策时提供信息和意见，并为决策的贯
11、彻执行提供必要的事务服务。（5）秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。而秘书从事的工作也就是秘书职业，秘书职业也是服务性的。所以，秘书决不是一种职务，而是一种职业名称。（教材p18）（6）秘书就是能使上司专心致志地从事其本职工作的辅助人员。（教材p118）2案例分析：王国琛原是某大型国有企业的厂长，厂里为他配置了专职秘书李小彬。两年后，王国琛辞了职，自己集资办起了一家饮料厂，并从厂里“挖走”了原来的秘书李小彬，让小李继续帮助自己迎来送往、东奔西走。有人开玩笑说：“老搭档就是老搭档，小李这个秘书还是老样子。”请问：这句玩笑话应该怎样看待？3分析下列十条管
12、理经验：依个人专长选择最适当的人选，彼此撷长补短，又保持多元性；了解团队的工作是什么，以及这些工作的重要性何在；激发个人与团队的工作动力，提高他们努力工作的意愿；让每位成员有足够的技能、人际与知识，并激发他们的潜能；有良好的沟通，彼此的关系形成信任与尊重；团队有弹性，能视需要改变架构和做事流程，并能适应多变环境；设定绩效目标和解决问题的方法，并追踪成果；以正面的肯定或给予嘉许，促进团队的学习、成长和满意度；让成员对身为团队其中一员感到光荣与兴奋，有向心力及信心；随时注意团队的发展情况，配合需求应用不同的领导型态。（载南方都市报2002年3月31日第53版，原题为让你的团队动起来）第二次授课一、
13、秘书工作的特点（一）秘书工作的特点是一个复杂的体系，可从不同的角度予以描述。（二）秘书工作最重要、最有特色的性质：1辅助性内涵：一切秘书活动均以辅助领导为中心内容地位：辅助性是秘书活动最根本的属性全面准确地认识辅助性：秘书人员必须“尊重政务与事务之区别”。（p76）立足于本单位的全局，在强烈的战略意识指导下，不仅要想领导之所想、急领导之所急，而且要想领导所未想、急领导所未急，提供全方位、全过程的辅助。（p82）辅助性在很大程度上是通过完成事务性工作体现出来的。只有搞好事务性工作，单位内部秩序井然，与外单位渠道畅通，才能使单位职能正常发挥，立于不败之地；只有搞好事务性工作，才能使单位领导人从事务
14、中摆脱出来，集中时间和精力想大事，干实事，更高效地进行领导。（p84）不能认为秘书人员必须参加一切政策的辅助，领导的所有决策都理所当然由秘书机构和秘书人员辅助。（p89）辅助决策不仅表现在重大问题的研究、讨论中，而且表现在大量的日常事务的承办和处理中，把这些日常工作做好了，就是为决策的制定、执行和落实提供了帮助。（p89）秘书人员在辅助决策中作用的大小，既取决于秘书人员是否积极主动地开展工作，更取决于领导是否重视发挥秘书的作用。此外，还与秘书人员自身的能力有关。（p89）秘书就是能使上司专心致志地从事其本职工作的辅助人员。（p118）2中介性内涵：沟通上下、全面协调就围绕领导的核心工作决策而言
15、，秘书活动可以发挥的作用是：辅助领导决策，传达决策，了解决策的执行情况，检查督促决策的贯彻落实。中介性服从于辅助性3事务性内涵：在辅助领导的过程中，大量的事务性工作主要靠秘书人员来完成。辅助性在很大程度上是通过完成事务性工作体现出来的。二、秘书工作的指导思想和原则（一）秘书工作的指导思想1“三服务”的由来及内容（p85）2“三服务”的变通理解：三个服务方向（为直接上级服务，为平行和下级单位服务，为群众服务）3秘书工作的指导思想：围绕领导机构及领导者的总目标、总任务，做好“三服务”：即为直接上级服务，为平行及下级单位服务，为群众服务。（二）秘书工作的原则坚持“三统一”1坚持为领导服务与为群众服务的
