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1、秘书实务实训模块一 办会案例一 会前准备如何做【职业情景】波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品定货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排,会上要放映资料电影,进行产品操作演示。而公司没有放映机。租界放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。会议召开的时间是8月9日上午十点整,而资料放映的时间是十点十五分。刘小姐打电话给租聘公司,要求租聘公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。9日上午,会议开幕前,波扬公司的秘书们正在紧张到做着最后的准备工作。刘小姐一看表,呀,已经九点五十分了,放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问,对方回答机器已送出。眼看着各地来
2、宾以陆续进厂,刘小姐心急如焚思考题:1、 假如你是刘小姐,对节下区可能发生的各种情况,应该如何处理?2、 假如放映机在十点十分还未送到,你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程?3、 向总经理报告后,你还应该做些什么?4、 召开大型会议前各种准备工作,包括印象、电子类装置应提前多少时间安排?案例二 会务准备要细致、周密【职业情景】一次某地当代表大会的开幕式上,会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌,虽得到补救,但终是一件憾事,并受到批评。事情发生的过程是,会务组会前起草的“大会开幕式程序(送审稿)”中列有“奏(或播放)国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时,拟把此项放在大会闭幕式
3、进行,于是把此一项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时,又把该项圈了回来。会务组的同志凭印象只记住已删掉奏国际歌此项程序,而对后来又被圈了回来一事,未家注意,因此对于在大会上宣布“奏国际歌”时无法奏出,一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智,立即上台挥拍领唱,这样才圆了场。会后领导同志捉,这一事故该给予批评,吸取教训。但在关键时刻能得到即使不久,这是好的,这一点值得表扬。思考题:本案例中,会务准备方面存在哪些问题?案例三 “时装秀”方案 【职业情景】某服装集团为了开拓夏季服装市场,拟召开一个服装展示会,推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案,内容如下: 1会议名称:“20
4、02XX服装集团夏季时装秀”。 2参加会议人员:上级主管部门领导2人;行业协会代表3人;全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人;主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。 3会议主持人: XX集团公司负责销售工作的副总经理。 4会议时间:2002年5月18日上午9点30至11点。5会议程序:来宾签到,发调查表。 展示会开幕、上级领导讲话。 时装表演。展示活动闭幕、收调查表,发纪念品。6会议文件:会议通知、邀请函、请柬。 签到表、产品意见调查表。 服装集团产品介绍资料。 订货意向书、购销合同7会 址:服装集团小礼堂。8会场布置:蓝色背景帷幕,中心挂服装品牌标识, 上
5、方挂展示会标题横幅。 搭设T型服装表演台,安排来宾围绕 就座。 会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。9会议用品:纸、笔等文具。饮料。照明灯、音响设备、背景音乐资料。 足够的椅子。 纪念品(每人发X X服装集团生产的T恤衫1件) 10会务工作:安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。 安排交通车接送来宾。 展示会后安排工作午餐。 问题讨论: 小李的会议方案有无改进的地方? 案例四 请柬发出之后【职业情景】某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会,发了请 柬邀请有关部门的领导光临,在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。接到请柬的几位部门领导很积极,提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是
6、开表彰会的样子,经询问礼堂负责人才知道,今天上午礼堂开报告会,某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙,个个都很生气,改地点了为什么不重新通知? 一气之下,都回家去了。事后,会议主办机关的领导才解释说,因秘书人员工作粗心, 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系,一厢情愿地认为不会有问题,便把会议地点写在请柬上,等开会的前一天下午去联系,才知得礼堂早已租给别的单位用了,只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多,来不及一一通知,结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉,但造成的不良影响也难以消除。问题讨论: 这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢? 案例五 会议方案制订 【
7、职业情景】中迅显示器有限公司是我国主要的电脑显示器生产基地之一,去年实现销售额8亿元人民币,产品30出口海外,并不断保持产量连年递增的势头,质量管理也达到了同行业的先进水平。为适应生产规模的进一步扩大,去年底,该公司又扩建了1万平方米厂房,增加了3条国际先进的生产流水线,使显示器年生产能力达到了100万台。 产量增加了,销售必须跟进。目前,中迅显示器有限公司在全国设有300多个代理商,为了让代理商更多地了解公司的发展,同时展示其即将推向市场的新产品的优势及性能,研究如何扩大产品销售等问题,公司领导决定8月8日一10日在上海市召开一次全国代理商会议,由公司总经理介绍企业的基本概况及发展远景;研发
8、部经理介绍、演示新产品的性能、核心技术及测试结果;生产部总监介绍目前企业的生产能力及生产情况;销售部总监介绍公司产品的销售情况;公司主管副总经理就下一步销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等事项做专题发言。同时,选择东北、华北、华南三位销售代表介绍各自的经验,最后表彰50家优秀代理商。会议期间,还要组织与会代表参观企业,利用一个晚上的时间举办一场联欢晚会,安排代表游览上海市内的几个景点。 为保证会议的成功举办,公司还决定会议地点安排在上海国际会议中心,食宿也在上海国际会议中心。同时各部门抽调10人组成大会筹备处,由张副经理负责,具体工作包括准备会议所需文件、材料,寄发会议通知,接待,安排食宿,
9、布置会场,联系上海国际会议中心及旅游景点,预订返程车、船、机票,邀请新闻媒体,组织联欢晚会,购置礼品等。总经理还特别强调,要在保证会议隆重、热烈、节俭的前提下,尽量让代表们吃好、住好、玩好。 根据公司领导的意见,张副经理立即从各部门抽调了10位同志成立了大会筹备处,并召开了会务工作会议,对会议准备工作进行了部署和分工。 实训要求: 1为中迅显示器有限公司代理商会议拟定一份会议方案。 2根据会议的规模、层次和主题,会议筹备处应具体划分哪几个小组展开准备工作。 3以筹备处的名义提交一份本次会议经费预算方案报总经理审批。 4请根据会议的内容制作一份会议日程表(要有日期、时间、内容安排、地点、参加入、
10、负责人、备注等项)。 5请根据会议内容拟写一份会议通知。 6制作一份会议签到单。 案例六 会场布置【职业情景】 菁菁饲料工业总公司是一家国有老企业,年产200万吨“龙”牌系列全价饲料,工艺设备先进,技术力量雄厚,饲料产品系列配套,特别是公司采用国际先进配方后,生产的“龙” 牌系列全价饲料含有畜禽生长所必需的各种维生素、氨基酸、微量元素、抗菌素及营养素,具有营养全、饲料省、长得快、防疾病等特点,为不同品种、不同生长阶段的畜禽提供充足的营养物质。产品经公司下属的大壮猪场试验饲养,外贸出口猪优良品质率名列全国前茅,产品还被认定为全国优质产品。 再过一个月,就是企业成立50周年。为此,公司已决定举办一
11、系列纪念活动,一方面回顾总结企业50年来走过的历程,继承和发扬当年艰苦创业的优良传统和精神,另一方面是研究确定下一步企业发展战略,寻求新的发展机遇。在系列纪念活动中,安排了4次会议: (1)庆典大会。邀请市领导、行业协会领导、新闻记者、有关专家、客户代表、退休老职工,以及企业员工代表约300人出席。根据会议方案,主席台将安排3位市领导、2位行业领导、2位专家、1位客户代表、1位退休老职工和企业总经理、副总经理共11人就座。 (2)报告会。请2位专家讲授饲料行业的发展状况、新技术及国外发展现状等。会议规模为100人。 (3)企业发展战略研讨会。邀请研究院所、高等院校及行业机构的专家、学者以及金融
12、界人士20人与15名企业中层以上领导干部,共同研讨企业下一步的发展战略,请专家为企业把脉,为企业开出处方。 (4)劳动模范座谈会。拟邀请企业内各级劳动模范11人,与企业4位党政领导及工会主席进行座谈,回顾创业历程,听取劳模对企业发展的意见和建议。 本着节俭办会的原则,根据公司的安排,4次会议的会场布置均由公司秘书小武负责。 实训要求:1、实训分小组进行,每个小组确定一名负责人。 2、每个小组在四个会场中任选一个会场进行仿真布置。 要按真实会场布置的要求进行实训,并达到: 1布置庆典大会会场要热烈、隆重。 2布置报告会会场要庄重、美观。 3布置研讨会会场要庄重、舒适。 4布置座谈会会场要轻松、和
13、缓。 案例七 会务服务【职业情景 】滨江市商业糖酒批发公司是一家由全民企业改制的股份制企业,公司经济实力雄厚,主营糖、酒、副食品、非酒精饮料、滋补品、粮油及制品、食用香精及添加剂,兼营日用百货、针纺织品、文化用品、五金、交电等。公司营销方式以调拨、批发为主,辅以零售、代购、代 销,薄利多销为该公司的一大特色。 该公司目前已与国内150多家厂商建立了直接的业务关系,以互惠互利为合作之本。各厂商通过商业糖酒批发公司反馈的信息,在管理和经营上都获益匪浅,也使商业糖酒批发公司得到了更多的信赖,相互合作更加紧密。 适逢滨江市商业糖酒批发公司投资兴建的商业大厦竣工暨商场开业,为进一步加强工商合作,滨江市商
14、业糖酒批发公司决定召开商品供货商业务恳谈会,邀请年供货1000万元以上的30家企业老总莅临滨江市共谋发展,同时为滨江市商业大厦商场开业剪彩。剪彩后,30家厂商的老总还将举行购物签名活动。 在公司办公室主任夏雨的精心准备下,上午的业务恳谈会议在友好、热情的气氛中开始。由于大家相互间都很熟悉,又有一段时间没有见面,因此会议开始很长一段时间大家都在相互问好,谈论对近期国家大事的看法。期间还有很多传接电话。作为会议召集人的夏雨,很想控制会议的进程,但她不知道怎样说。 事后,公司老总批评了办公室主任夏雨,认为本次会议没有达到预期的效果。 实训要求:1、模拟演示做好会议开始前的签到工作。 2、模拟演示会间
15、奉送茶水。 3、模拟演示会议记录。 4、模拟演示正确处理会间找公司老总和会议代表的来电。 5、针对会议出现下列情况,模拟演示协助会议召集人控制会议进程: (1)与会者偏离议程; (2)会议决定片面; (3)与会者沉默,没有气氛; (4)会议决定与现行政策或规定相抵触。 案例八 会见与会谈的安排【职业情景】 南方职业技术学院是一所以培养文秘类、计算机类和商贸旅游类为主要特色的全日制高等等职业技术学校,学校占地10万平方米,建筑面积6万平方米,设有公关文秘、电脑文秘、涉外文秘、计算机应用、计算机网络技术、电子技术、电脑美术设计、幼儿教育、外资企业管理与服务等10个专业,在校生4 500余人,每年除有500名毕业生对口报考高职外,约有1000名毕业生走上就业岗位。为此,该校专门设立了就业办公室,负责学生的就业指导,搜集用人单位信息,向用人单位推荐应届毕业生。 又到了毕业生推荐的时节。由于南方职业技术学校近年来每年均向X X工业园区的外资企业输送600多名毕业生,而且通过毕业生跟踪调查,毕业生对就业去向普遍反映很好,用人单位也对该校毕业生多有青睐。为此,学校决定邀请X X工业园区管委会领导来校会谈,一方面征询用人单位对人才