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1、 1 行政公文写作概要（发言提纲）一、简述（一）行政公文概念：行政公文简称公文或文件，是法定机关与组织按照特定的体式，经过一定的程序制成的书面文字材料，作为发布政策法令、传达工作意图、联系公务与记载工作活动的一种工具。（二）行政公文的产生与沿革。（三）行政公文对政务活动认识的 3 个特点：实践性、社会性、整体性。（四）行政公文发展的趋势：内容上的战略性；体式上的规范化；篇幅上的微型化；表达上的简明化；语言上的时代感。（五）行政公文写作的含义：是研究各种公文的基本格式、写作特点和基本写法的一门学科，可看作是文书学、秘书学、写作学的分支学科，研究对象是行政公文，任务是总结写作经验，用以指导写作实践
2、和探讨、发展写作的理论，以不断提高写作质量，因而是一门科学，属于社会科学的范畴。（六）如何提高写作水平。1、全面提高自己的德、才、学、识；2、努力加强政策理论学习；3、参与政务，深入调查研究，体验各项政务活动；4、养成注重积累材料、认真拟订提纲、构思结构、写后反复修改、讲究文面书写的良好写作习惯；5、勤于实践，日积月累，多写多练；6、善于交流，取长补短。二、行政公文的种类 2 国家行政机关公文处理办法的 13 种类（详见秘书工作手册2001 年版第 1314 页）常用的 8 种行政公文按行文关系分类：上行文请示、报告；下行文通知、通报、批复；平行文函（通知） ；兼容上、下行文和平行文意见、会议
3、纪要。三、行政公文的格式（略）四、行政公文的语言语言是行政公文写作的第一要素，主要采用叙述、议论、说明的表达方式。行政公文语言的 4 个特色：（一）庄重性。要从大量原始材料中加工、提炼出庄重的语言，平铺直说，无需任何“装饰”和拐弯兜圈。不用夸饰的文学语言，尽量不用或少用口语。使用常用的公文体式用语，如：“关于、转发、批转、印发” ， “根据、依照” ， “收悉、业经” ， “当否、妥否” ， “遵照执行、参照办理” ，“此复、特此报告”等。（二）严密性。事理说明严密，合乎逻辑规范，既不能粗疏错漏，也不能前后矛盾。理顺事物之间的顺序、并列、因果、条件、转折、目的等关系。既要注意一种倾向，又要注意
4、另一种倾向。还要考虑行文关系，对上行文要持尊重的态度；写平行文要使用平等协商的友善语气；写下行文应该多用说理的词语，使下级机关易于接受执行，虽然可以使用命令性、规范性的词语，但要避免旧社会官府对下属那样进行粗暴的训斥。（三）准确性。行政公文以提出问题、分析问题、解决问题见长，语言表达方面，首当其冲的是问题要提得准，观点正确、分析合符逻辑、抓到解决问题的关键办法。其次要做到事实和用语准确，再次要做到感情表达准确。（四）简明性。简明扼要、言简意赅，要做到长话短说。立论以实用为度，有针对性地提炼观点、申论析理。叙述要具说服力且切忌罗嗦冗长，尽量把可有可无的字、句、段删去，以较少的文字表达丰富的内容，
5、这样也使主旨、段旨更加突出。五、写作过程（一）准备阶段 3 1、充分理解领导意图，明确发文目的。写作人员有责任通过调查研究，理解和掌握政策，深化和完善领导意图。还要了解发文起因、背景、相关资料，使发文目的明晰。2、深入调查研究，搜集和精选材料。占有材料，多多益善；鉴别材料，恰当取舍；选择材料，以严为上；使用材料，重在“活”字。坚持选材的真实性、典型性、合理性。3、正确提炼公文的主题和观点。主题是公文的统帅和灵魂，根据主题来确定观点。要从占有材料，从党和国家的方针、政策高度，从科学的严谨态度上去提炼主题和观点。4、正确选用文种类别。（二）撰写阶段1、合理安排篇章结构。开头和结尾；层次和段落；过渡
6、和照应。2、掌握规范的体式。叙述方面：上行文的情况陈述、平行文的事由叙述、下行文对存在问题的分析和解决问题的办法叙述都应多用概括叙述方式，不需将内容展开详述。议论方面：多与叙述结合，夹叙夹议，做到言之有理，直截了当，明确表态。说明方面：介绍基本情况、前因后果、内在联系以及有关措施、办法等，要客观翔实、简而得要、言之有序。（三）修改阶段1、修改的程序。先内容、后形式；先总体、后局部；先内部、后公开。2、修改的方式。小改；大改。（四）校对阶段。忠于原稿；使用统一的校对符号；撰稿人在领导签发后的校对时，若再作内容的增删需经核稿人和签发人的同意方可；经“3 校”确认无误才付印。六、常用公文写作概述（一
7、）请示1、概念请示是适用于向上级机关请求指示、批准时使用的一种公文文种。请示是一种期复性的上行文，是下级机关向上级机关反映并请求帮助解决疑难问题的重要公文，它使下级机关通过公文往复接受上级机关的决策意见，解决本机关、单位在公务活动中待处理的 4 具体问题。陈述意见，请求指示。对在本地区、本单位即将发生或已经发生的原则性的重大问题，按成规难以处理的问题；执行上级统一规定有困难的问题等，都可以也必须及时向上级机关说明情况并提出建设性意见，请求上级给予明确指示。提出问题，请求帮助。在工作中遇到不可预见的困难，或对解决面临的问题，本单位、本部门因职权所限无权处理，都要迅速向上级反映问题，请求帮助解决。
8、说明情况，请求裁决。对在工作中遇到的尚无明确规定的新问题时，应及时上报，请求上级给予指示。提出建议，请求解决。对有关政策、法规或上级机关规定、指示的界限理解不全面、把握不准确时，要及时请求上级机关给予明确、具体解释。2、特点（1）行文方向的定向性请示只能发往固定的、明确的上级机关，使其予以批复。（2）行文内容的请求性请示是向上级机关请求指示和批准的公文，具有请求的性质（与报告对比，报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问或要求的公文，具有陈述的性质） 。（3）行文目的的求复性请示的目的是请求上级批准，解决某具体问题，要求作出明确答复（与报告对比，报告的目的则在于使上级知道掌握某方
9、面或阶段的情况，不要求批复） 。（4）行文时机的超前性请示所反映的内容、涉及的事项一般来说都是即将发生或将要遇到的，行文一般在事前进行。下级机关只有得到批复后，即获得上级机关明确指示或批准，才能按上级的意见进行工作，处理有关问题，决不能“先斩后奏” （报告则可在事后行文，也可在工作进行中行文，一般不在事前行文） 。 5 （5）请求事项的单一性请示的事项只能是一件事或一个问题，不能一文数事，以避免因给上级机关批复造成困难而贻误工作（报告可以一文一事，也可一文数事） 。3、类型从内容、目的的角度，请示通常可分为如下几类：（1）求示性请示机关给予指示；或因情况特殊，难以执行现规定，提出政策性措施，要
10、待上级机关批示后再行实施的。（2）求准性请示下级机关请求上级机关审核批准某事项或开展某项工作的请示，属于请求批准关批示后再行实施的。（2）求准性请示下级机关请求上级机关审核批准某事项或开展某项工作的请示，属于请求批准的请示。这类请示多用于机构设置、审定编制、人事任免，重要计划、决定，重大决策，大型项目安排等事项，这些事项按规定本级机关无权决定，必须请示上级机关批准。这类请示还包括，为完成上级机关交办的事项，或实施本单位重要项目而缺少人力、财力、物力，不满足这些条件就难以成就的，报请上级机关批准调拨使用。（3）求批性请示业务部门对工作作出安排，提出具体办法，但不能要求行政机关执行，便呈请上级机关
11、认定形成批转性公文。于是，部门意见转化为机关的决策，下级机关即可照此办理了。4、写作正文可分三部分：一是事由(或引据) 。写明请示的起因，即请求指示和批准事项的依据，一般可运用叙事、说理相结合的表达方式，说明为什么要请示及请示的缘由，事实要清楚，说理要充分，用语要简练， 6 把为什么要请示说明白。二是请示事项(或主体)。写明请示事项，即要求给予指示、批准的具体问题和事情，必须叙述清楚，讲清问题和事情的基本情况，遇到什么困难，有什么问题，要直陈其事，简洁明了。如果是请示批拨资金、物资，则应写明需要的金额、品名、规格及数量等；如果是请求对某一工作的指示或对处理某项问题的批准，则应提出自己的意见或处
12、理办法；如果有两种以上的方案或意见，则应表明自己的倾向性意见，以便于上级机关作出正确的判断和决策，从而得到及时准确的回答。三是结尾（请示要求） 。单独设计。虽然通常只用廖寥几笔，都是表明行文机关基本要求的部分，但是要精心设计，谨慎用字。常用的结语有“妥否，请批示” ， “以上意见当否，请批复” ，“上述意见如无不当（妥） ，请批转有关地区（部门）执行”等。5、注意事项（1）坚持一文一事。一份“请示”要由上级机关或一部门批复。反之，一文数事，要由几个部门回答，则必然贻误工作。（2）不能越级请示。各级机关都有一定的权限，上下级机关之间也有一定的分工和职责范围，因此在请示工作时，一般要逐级向上请示。
13、（3）不要多头主送。一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关应用抄送形式。有的单位认为同时向上级几个部门报送一个请示，会引起重视，殊不知都管都不管，都不予批复反而误事。（4）请示原则上不同时抄送下级机关。请示中的意见在未被批准之前并不生效，所请示的事项也常有不予批准的，因此，除极特殊的情况外，请示原则上不同时抄送给下级机关。（5）除领导直接交办或特别紧急的事项外， “请示”不得直接送领导者个人。（6）凡属上级机关已有明确规定，下级单位职权范围内能够解决的问题，应当自行解决，不应将矛盾上交。（7）应标注：签发人和联系人、联系电话。 7 （二）报告1、概念报告是适用于向上级机关汇报工作，反映情况，
14、答复上级机关的询问使用的一种公文文种。报告是属于陈述性的上行文种，是上下级之间沟通情况，协调工作的重要公文。它使上级机关能够及时了解下情，掌握下级机关的工作情况，从而更好地指导下级机关正确贯彻执行党的路线、方针、政策，避免被动，争取主动，减少工作中的失误。报告属使用频率较高的上行公文，适用范围较广，在公务活动中的意义、作用也比较重要。反映情况，传递信息。了解情况，掌握政策，是领导机关的两大职能。而了解情况是掌握政策的基础，是实行科学管理和正确决策的基本要素。通过报告，经常向上级机关反映情况，传递信息，是下级机关的一项重要任务。汇报工作，争取支持。定期的阶段性工作汇报和不定期的重要工作汇报，使上
15、级机关能及时掌握本单位、本部门的工作进度情况，有利于取得上级机关的支持和帮助。 说明情况，答复询问。对上级机关提出的询问，下级机关要以报告的形式认真负责地给予答复，及时说明情况，便于上级机关作出决断。2、特点（1）行文的单向性报告一般不需要受文机关批复和反馈，属一种单向行文。（2）时限的不定性报告所反映的内容、涉及的工作，是正在进行中(指一个阶段已完成)或已经完结的事项，行文可根据实际情况，随时进行，文于事具有相对的滞后性。（3）内容的广泛性报告的内容一般不受限制，可以是一文一事，也可以是一文数事，反映多方面的情况。（4）写法的灵活性报告种类较多，一般行文篇幅较长，结构安排不拘一格，怎样分层分
16、段要视具体内容和行文 8 目的而定，因文而异。这种文体在写法上具有相对的灵活性，在文字表达方式上，以陈述性语言为主。3、类型报告种类较多，可以从用途、性质、内容等方面划分。按其行文目的、作用不同，可分为工作报告、一般情况报告、答复上级机关询问报告等；按其内容和表达的形式不同，可分为专题报告和综合报告。工作报告主要是就某一阶段工作进展的情况向上级机关或大会所作的汇报，它着眼于对前一阶段的工作总结，同时一般性的分析存在的问题，并有针对性地提出下步工作的意见。一般情况报告指向上级机关反映情况的报告，即及时把本地区、本单位发生的重大问题，在一定范围内带有倾向性的情况，向上级机关报告。情况报告与工作报告的不同之处主要在于，情况报告不局限于某一具体工作，不讲具体工作进展情况，只讲客观存在的或突然发生的情况。例如向上级机关反映自然灾害的情况，突发事件的情况。这类报告的特点是时效性很强，发生的事情，要非常及时的向上级机关报告，
