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1、1第一章 会议管理第一节 会前筹备一、发送会议通知（一）相关知识1、会议的构成要素会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。通常有 2 人以上共同参与。会议的要素即会议的组成因素，它可分为：（1）会议基本要素：即所有会议必有的要素。包括会议目的、召开时间、会议地点、组织者、主持者、与会者、主题、议题、日程等（2）会议选择要素：即可供选择的、并非为所有会议所共有的要素。包括会议名称、服务机构、秘书机构、经费、文书材料、专用设备工具、各种耗材等。2、会议的主要种类（1）按组织类型分为：内部会议和外部会议、正式会议和非正式会议。（2）按时间方面的规定性分为：定期和不定期。（3）按出席对象分为：联席
2、会（由若干单位共同召集并参加） 、内部会、代表会、群众会等。（4）按功能性质分为：法定性会议（指组织按照法规召开的具有法定效力的会议，一般有审议报告和决定重大事项的职能） ；决策性会议（指组织和企业的领导人员对工作中的重大问题集体讨论作出决定的会议，必有决议、决定） ；执行性会议（分配工作、布置任务，执行政策） ；告知性会议（发布会、说明会） ；学术性会议（为研讨和传播学术问题而召开的会议，如研讨会、论证会、审定会等） ；协调会商性会议（指以协调商议事项为主要内容的会议） ；显示性会议（报告性、谈判性、动员性、纪念性等。（5）按议题性质分为：专业性（解决专门领域问题） 、专题性、综合性等。（6
3、）按规模大小分为：特大性（万人以上，一般在体育馆、露天广场举行） ；大型（千人以上，一般在礼堂、会堂举行） ；中型（百人以上，一般在会议室、礼堂举行）小型（数人到数十人，一般在会议室召开）（7）按会议采用的方式手段分为：常规会、广播会、电话会、电视会等。（8）按与会者的国籍及议题的范围分为：国内会议和国际会议等。3、公司常见会议的种类与作用（1）经理例会由本企业的经理们参加，研究经营管理中重大事项的办公会议。（2）部门员工例会指某一部门定期召开，由本部门全体员工参加的会议。（3）股东会股东会是公司企业必不可少的一个组织机构，也是公司企业必须召开的一种会议类型召开股东大会，应当将会议召开的时间、
4、地点和审议事项于会议召开二十日前通知各股东；临时股东大会应当于会议召开十五日前通知各股东；发行无记名股票的，2应当于会议召开前三十日公告会议召开的时间、地点和审议事项；股东如果不能出席大会，可以委托代理人出席。（4）董事会：由公司设置，由股东推选的董事组成，是法定的常设经营决策和业务执行机关。董事会会议一般每年度至少召开两次。为了保证会议的成功，应当在董事会会议召开10 日前通知全体董事。（5）公司年会 年终举行，不仅总结表彰，还可开展庆祝活动。（6）客户咨询会 邀请企业的客户代表、合作单位代表参加（7）产品展销定货会企业经营中经常使用的一种有效手段，一般是由销售部门负责操办。（8）业务洽谈会
5、 是企业提高经济效益的关键。（9）新产品新闻发布会 4、会议通知内容会议通知是以召开某次会议的有关事项为内容的文字信息。包括会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议议题、地点、联络信息、报到事宜及有关要求。除此之外，还应包括：（1）会议相关材料（2）回复时应需要的信封及邮票等（3）有关的票证（4）会议的地点、交通工具及线路等（二）工作程序1、发送会议通知的方法（1）口头通知和书面通知（2）正式通知和非正式通知2、发送会议通知的程序（1）明确会议通知发送对象和联系方式、填写会议通知并准备好相关附件、选择会议通知信息传递方式、确认会议通知书是否送达（或送回和处理回执单）（2）如有预备
6、议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况，应随信寄发一份。（3）书面通知的地址、邮编一定要填写正确。（4）需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能及时回复。（5）对于经常参加某类会议的部分人员，可用计算机打印出标签或准备多套邮寄标签，以免重复打印，对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新。（6）不管以什么方式发出的会议通知，都应抓住确认回复环节，以确保会议信息能够按时、完整的传达给与会者。（7）可将会中使用的有关票证（入场卷、代表证、汽车通行证、等）与会议通知一并发出。（8）如果某些与会者对会议地址不熟
7、悉，应附加一分说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，并标明到达会址的汽车、火车等交通工具、线路。（9）会议通知样本要作为档案收存。（三）注意事项1、会议通知的确认（1）确认会议通知发送对象3（2）确认发送的回复环节（3）确认会议通知内容是否准确2、处理回执（1）会议的回执一定要注明寄回的截止时间（2）会议回执的设计要明确会议组织得所需了解的重要信息（3）会议回执寄回后要认真统计，及时确认。（四）相关链接1、与会者：即参加会议的对象，通常又称为会议成员。会议成员一般可以分为 3 种资格，资格不同，在会议中的权利和义务也不同。（1）正式成员：具有在相应的会议上发言、参加讨论行使表决权的
8、人员（2）列席成员：即不具有正式资格、有一定的发言权、但无表决权和选择权的会议成员。（3）工作人员：承担着会议筹备工作会议材料准备和记录工作以及会间的事务性工作。2、会议通知和委托书的样式 6（1）通知的内容包括：被通知部门、被通知人员的姓名及职务、通知事由、通知时间、会议召开地点、会议出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名和职务、通知日期。（2）会议通知格式多样，这里常用的两种格式：便函式、卡片式（3）部门会议需要与通知一起寄出会议委托书和回执。二、制作会议证件和指示标识（一）相关知识1、会议证件的作用（1）证明身份（2）保证会议安全，控制人员出入（3）
9、统计到会人数（4）维持会议的程序会议证件的类型主要有以下几种：代表证、列席证、工作证、记者证、来宾证2、会议指示标识的类型（1）标识牌（2）区域图（3）名签与台签（二）工作程序1、制作会议证件的程序设计内容、设计颜色、控制印制数量、发放中的特殊要求、盖章确认。2、制作会议证件的注意事项（1）重要的大中小型会议证件和姓名卡片要正规。（2）重要的、具有保密性质的会议要在证件上贴上本人相片，并加盖大会印章。（3）证件的形式反映出会议的内容，设计要习题经济实用、美观大方。（4）大型会议中不同身份参加者的姓名卡片样式可设计为红、蓝、白黄 4 种不同的颜色（5）应在会议的接待区向与会人员发放姓名卡片，并在
10、主席台等必要地方放置台签式姓名卡片（6）应注意根据公司不同的文化理念设计会议证件或姓名卡片。3、制作会议指示标识的方法4（1）会议主办者内部简易制作法（2）由专业性的会议承办机构制作（三）注意事项1、会议证件的样式（1）粘性标签式 （2）系带的证件样式（3）有夹子的 （4）台签式2、会议标识的样式 p16（四）相关链接1、会议与会见，会谈的区别（1）对象不同 （2）内容不同 （3）功能不同2、会展的概念与类别 会展从性质上分有贸易性和消费性两种三、预定会议室（一）相关知识1、会议室的分类 p18（1）外部会议室 外部会议室的选择（2）内部会议室2、内部会议室的特点（1）方便快捷，手续简单（2）
11、节省了场地和设备的租用费用（3）易分散注意力（二）工作程序1、预定会议室的程序（1）确定会议召开的时间和人数，确认所需会议室的类型（2）申请使用会议室（3）确认会议室已预留，并明确使用时间（4）预先高度会议所需设备（5）提前到达会场颁发资料和用品2、内部会议室的管理（1）内部会议室的布置（2）内部会议室的设备四、预定和确认会议住宿（一）相关知识1、会议接待工作的内容（1）会议接送工作 （2）会议食宿工作（3）会议娱乐活动2、会议接待的基本程序（1）迎接 （2）会议签到和引导 （3）安排合影（4）引领会议嘉宾进入会场或登上主席台5（5）会议结束后送别（二）工作程序1、预定会议住宿的程序（1）通过
12、会议回执，掌握到会人员的数量和定房规格（2）向宾馆、酒店预订会议用房2、确认会议住宿的程序（1）与参会人员确认 （2）与饭店或酒店确认预订（三）注意事项1、选择会议住宿地点的要求：在选择住宿的招待所、饭店、宾馆、会议中心之时，要充分考察其基本设施是否齐全，安全性如何，价格是否合理，地点是否方便，环境是否安静、整洁。2、会议住宿的房间安排（1）来宾和主办方的领导要特殊照顾（2）年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。（3）注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间。（4）可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预定。（5）预定住宿
13、地点的工作一定要留出提前量，预订数量上应略有富余。（四）相关链接1、常见的商务旅行 其主要内容有：洽谈业务、参观访问、出席会议、签定合同、实地考察等。2、 选择交通方式的因素常见交通方式有：公路、铁路、船舶、飞机，许多旅行可能是几种方式的组合选择合适的交通方式的因素：（1）旅行者去哪里（2）旅行的原因（3）停留时间的长短（4）参加团体旅行（5）旅行费用（6）企业旅行政策（7）旅行者的个人爱好3、宾馆类型（1）国内或国际连锁宾馆（2）本地宾馆（3）会议场所客房（4）旅行住宿或汽车旅馆第二节 会中服务一、 完成接站工作（一）相关知识1、接站的准备与内容大型会议具有参会人数多、会期相对较长、议题相对
14、较多的特点。对于开会代表，会议的组织部门要做到来要接，走要送，及时做好报到工作。按站前要做好充分准备，在车站机场设置接待站。接待站两个人一班比较好，当与会者抵达时，一个人引导与会者上车，另一位可留在接待站继续等候其他客人。在与会者抵达时间不太集中的时候，就不必派人一直守候在机场、车站。2、接站的车辆安排要备有足够的车辆和接站的人员。接站车辆可以使企业内部车辆，也可是专业性的汽车出租公司提供。6（二）工作程序（1）先搜集各种会议的绘制和反馈信息，掌握与会代表的名单以及飞机火车抵达的准确时间，并将其编织成一目了然的表格，并统一协调。（2）根据总表的信息，安排接站的车辆和人员。（3）对安排的人员进行
15、培训和要求。（4）接站人员要人手一份与会代表抵达的时间表，按分工的时间和线路迎接。（5）要有统一的指挥调度系统，明确交通工具的班次和具体的时间地点，并要掌握与回忆代表的联络方式。（6）对于自备交通工具的外地与会人员，要事先通过发传真或电话的形式告知到达报到地点的详细路线图。(三)注意事项1、接站的分工和要求（1）接站分工：其主要人员分为两部分，一部分人负责在飞机场和车站迎接参会者；另一部分是在会议的住宿地点负责报到工作的人员。（2）接站工作的要求要掌握代表的名单及抵离的准确时间；要备有足够用的车辆；要有良好的指挥调度，人车要值班；所有车辆和人员要按时间、路线接送。2、报到工作的内容报道的方式一
16、般是要求与会者本人持会议通知亲自报道。二、 完成会议签到和引导工作（一）相关知识1、签到工作的内容签到工作通常包括：迎宾、签到登记、交费、领取会议资料和各种票证等。2、会议签到的方式 小型会议一般采用签到簿签到的办法；有重要会议采用手工签到卡或电子签到卡的办法。（二）工作程序1、签到工作的程序（1）对负责会议签到的工作人员的选择；（2）准备签到所需的签到笔、签到簿或签到卡的刷 卡机等用品与设备；（3）负责签到工作人员提前到达；（4）迎接参会人员；（5）向与会者介绍签到工作的内容；（6）发放会议资料和票证。2、引导与会人员就座的方法 陪伴重要来宾入场就座；为上司和来宾作介绍；帮助来宾禽姓名卡片并引领入座；回答来宾的询问要耐心热情（三）注意事项1、会议签到的要求（1） 准备会议签到的用具要方便、好用、充足（2）负责会议签到的工作人员要提前到岗 7（3）签到处的位置要易找，并标示清楚（4） 签到工作要耐心细致，热情周到2、对会议引导人员的要求第三节 会后落实一、返程工作的服务要求（
