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1、企业文秘人员的职业素养与提升 企业文秘人员作为管理工作的重要组成部份，在协助企业领导做好发展决策、市场运作、经营管理及办公室日常工作等方面，发挥着积极作用。在市场经济新形势下，我国企业的经营管理和决策遇到前所未有的复杂性、多变性、竞争性，这就对企业领导的助手、参谋一一企业秘书提出了更高要求。这一讲，重点从现代企业文秘人员的基本职业素养及素质提升几个方面探讨。 一、关于文秘工作在许多人眼里，文秘人员就是打字员和办事员，或者再具体点就是管理文件、起草文稿、对外联络、安排活动、把关堵漏、处理日常事务等等。但时代发展到今天，文秘人员秘书早已被潜在地划分到行政管理的范围之内，成为白领阶层。1、秘书工作的
2、含义。秘书工作是一种社会职业秘书工作是一种普遍性职业秘书工作是一种以处理信息为主要工作内容的脑力型职业秘书工作是一种以领导工作为主要服务对象，以发挥参谋助手作用为主要服务形式的服务性职业。2、 秘书职业的演化秘书是一个古老的职业，随着文书的出现而产生。最早可以追溯到黄帝、尧舜时代。黄帝时设有史官，伴随黄帝左右，专门记录言行，以备忘、信守，仓颉、沮诵、孔甲等史官即是最早的文秘人员。尧时树“华表木”让百姓止书意见，指出过失，记录之人即是文秘人员；舜时设九官以治天下，其中有“纳言”一职，命一个叫龙的人担任，不论白天晚上，随时宣布舜发布的指令，并忠实汇报民情，这也是典型的文秘人员。国家建立后，统治者设
3、置各种官职，赋予一定职权，其中就有秘书官职，如夏朝的太史令、国外的书吏、书记等。后来随着分工越来越细，秘书工作也进一步细化，因而产生了秘书机构。最早的秘书机构是商末周初的太史寮，它以太史为长官，下隶小史、内史、外史、御史等秘书，统称“五史”。古代的文秘机构主要是官府，上至丞相府、御史府、尚书房、军机处，下至各级衙门，史官、师爷即是文秘人员。古代对秘书人员的选拔十分重视，秦朝时，史官的后代都被选送到专门学校学习读写，培养他们拟写、处理公文的能力。汉朝时，对文秘人员开始考试录用；到隋唐，科举开办，文秘人员的进入渠道更加广阔。唐朝对文秘人员的要求很高的，要经过书法、文理、判事能力、口才和相貌考试考核
4、，要求入选者文化水平很高、工于书法、擅长写作、娴于辞令、能正确判断公文，而且外表丰伟。到清代，军机处选用军机章京也有四个条件：第一，品德良好，相貌端正；第二年富力强；第三，字迹端正；第四，办事敏捷，似文迅速，为人谨慎。这样挑选出36人的军机章京，处理庞大的王朝事务，其素质之高、效率之高，实为历代秘书官员之最。随着工业革命的兴起，秘书工作逐渐演化成一种社会职业，而且是渗透到社会各个行业的最广泛的职业。从世界各国情况看，秘书群体大致可分为三大群体：政府机关秘书；企业秘书；私人秘书。近几十年来，秘书的角色变化很快，不再是打字员或是办事员。秘书的工作职能将涉及打字、速记、阅读写作、办公室工作程序、项目
5、管理、计算机软件应用、组织会议和出差、外部网和内部网的通信、文件信息整理等方面。 企业上还根据文秘人员职责细分为行政文秘、人事文秘、接待文秘、外交文秘、高级文秘等，文秘人员应该是“白领阶层”。我们今天要讲的文秘人员是办公室综合文秘工作人员，这一概念先搞清楚。 3、办公室文秘工作职责也就是说，文秘人员干什么。 1）在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。 2）负责各种文件的起草、装订及传递工作；及时处理上级文件的签收、传递、催办；做好文件的回收、清退、销毁工作；做好文秘档案收集管理及保密工作。 3）做好各种会议的记录及会务工作。 4）办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级
6、晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜。 5）做好单位印章管理，按规定开具介绍信。 6）做好来访接待工作。 7）做好联网微机管理工作，每天定时开机接收文件；做好信息收集及报送工作。 8）负责本单位办公用品的采购和供应工作。 9）完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理 二、文秘人员的职业特征 1、社会特征。也就是秘书在社会中扮演什么角色。 秘书是为领导提供服务的职业，因此，在社会生活中扮演的始终是配角。同时，又影响领导决策，有一个潜在的主角，具有双重性。首先，秘书角色的配角实质决定了秘书在社会生活中具有遵从的特征。其次，秘书角色的主角潜在决定了秘书在社会生活中具有影响的特征。每个
7、秘书都要有正确的、清楚的角色意识，使自己的角色行为符合角色规范。2、 心理特征。一个有良好思想政治素质和业务能力的秘书，如果没有良好的心理品质渗透，同样不会成为领导满意的秘书。作为秘书，个性心理特征应具备：1）忠诚；2）谨慎；3）灵敏；意志特征：1）自觉性；2）坚韧性；3）自制力3、 认识特征：良好的观察力；良好的记忆力；良好思维能力（发散性；敏捷性；逻辑性）；4、 人际关系特征：强制性特征；首属性特征；秘书应积极寻求强化首属性特征和弱化强制性特征：首先，要有与领导实施思想沟通的良好意愿和意识，做到“四适”：一是适时；二是适地；三是适人；四是适言。其次，要有与领导联络个人感情的积极意愿。3、
8、秘书的知能结构1、 秘书的人才观：秘书需要具有一定的才识学问的人才能胜任，因此秘书是人才，是通才与专才的有机统一，处在任何岗位上的秘书都应该具有一种通专兼备的知识结构和能力。 第一个层面：本层次、本岗位所具备 知识和能力，而且要达到一定的精通程度。不论办公、信访、住处处理或接待、会议组织等方面都应该是一流水平。这是专才的体现。第二个层面：与此相关的某些知识和能力。第三个层面：属于本人天赋、才能及原有的知识基础和积累所形成的知能走向。也就是秘书个人的特长和爱好的发挥。秘书成才的特殊规律：要学会关于积累知识渗透、滚雪球式的自我积累方式，形成自己独特的知识领域，不断增长自己的才干，达到学海彼岸。一个
9、秘书，只有把知识转化为能力的时候，才是一个出色的秘书，否则即使满腹经纶，也成不了一个称职的秘书。综合而言，一个秘书的知能结构可以概括为：一知、二能、三养、四关、五技。一知，就是广博的知识，其中包括基础知识、专业知识和辅助知识。二能，指秘书应该具备的能力。其中包括应用写作能力、听知能力和口语表达能力；三养，指秘书的修养，包括政治理论修养、党性修养、作风修养四关，指秘书具有正确处理人际关系的本领。五技指秘书具有掌握现代化办公设备的先进技术。2、 实现智能规范的途径：文化程度的提升；科学管理的理论和方法；相应的职业专门知识；也可以根据个人的条件，对其中一两个方面作深入的钻研，努力成为这方面的高手或专
10、家。四、秘书的工作艺术1、实务工作的艺术实务工作的艺术，是秘书处理事务的艺术。灵活地运用各种工作手段、工作技巧和工作方法，实现最优的组织目标。比如，有的秘书工作起来有条不紊，处事有条有理，该办的办了，该抓的及时抓了，各负其责，各就各位，忙而不乱，整个机构富有生机活力，而有的秘书虽然工作并不繁忙，但还是丢三拉四，办事缓慢，拖拖拉拉，忙闲不均，整个机构不能协调运转，究其原因，其中之一就是实务工作台的艺术有高下之分。实务工作的原则：客观性原则；自知性原则；创造性原则；灵活性原则。实务工作的艺术：第一，通观全局，统一筹划。第二，抓主要矛盾，明确工作重点；第三，合理安排工作程序；第四，有机协调，综合理事
11、。2、 统筹时间的艺术 时间就是效率，有统筹时间的能力才能提高工作效率。如何统筹时间？第一，对自己的时间安排要有一个计划，做到长计划短安排。第二，把要做的工作按轻重缓急依次分类排队；第三，根据工作任务的性质使用时间；第四，找领导谈话、请示汇报工作台要建立事先约定时间的制度；第五，文章、讲话要力求简炼，少说空话套话；第六，珍惜人生有限时间，充分利用空余时间多读一些好书。3、 运用语言的艺术语言能反映一个人的思维能力、社交能力以及性格、风度；可以说，口和笔都很笨拙的人，是不宜担任秘书职务的。作为秘书，语言的有效性一般包括三种成分：一是语言的份量；二是语言的逻辑性；三是语言的幽默感。在一般情况下，秘
12、书的话都被看作是对政策的权威解释，而所用语言的份量刚关系到他人对政策、指令的理解。对于担任秘书职务的人来说，要特别重视这个问题。为了使语言高度有效，秘书还应学会合理地掌握讲话的时机，知道在什么情况下，怎样讲才能产生最好的效果。话讲多了就一般化了，空洞无力的话讲得越多就越没用，勤于讲话，并不等于善于讲话。善于讲话的人吝惜自己的语言，不到火候不发表评论。要使自己的语言高度有效，还须让语言带上较强的逻辑性，形成内在的力度。秘书作为政策的执行者，还具备发言人的资格，对职责范围内的问题要进行说辩。还要具备说辩的艺术。秘书工作必然涉及交谈的艺术：观察；协调；追究；分析；结束。4、 咨询参政的艺术一是正确领
13、会领导意图；二是善于思考，培养预见能力；三是立足平时，认真做好积累资料工作；5、 信息处理的艺术1）接收信息；2）记录信息；3）整理信息；4）发出信息五、秘书的事务管理工作系统1、秘书与通讯工作1）电话接打；2）电传；2、会务工作秘书在会务中的任务会务对秘书的要求3、 机关事务管理1）环境管理；2）生活管理；3）财务管理4、秘书与旅行出差1）拟定计划；2）准备资料与物品；3）购票与食宿5、秘书与社会交往1）名片管理；2）邀请与回复；3）娱乐；4）祝贺6）秘书与现代办公基本技术：数据处理、文字处理、声音处理、图像处理、建立网络、制作课件文秘人员的素质和修养问题：一是要具备较高的政治素质二是要具备
14、较高的政策理论水平三是要具备较强的综合工作能力四是要具备求真务实的思想品格五是要有高度的法纪观念文秘人员的工作作风和效率问题（一）工作作风快速（说干就干，一鼓作气）准确细致严谨（对一件事情了解：时间、地点、人物、事件（要求）、 原因、结果）求实（切合实际）勤奋（肯用功）（二）工作效率工作方法和艺术问题1、提高两级想问题，靠前一级抓落实2、想好了再说，干完了再歇3、汇报工作要勤快，请示工作要有建议4、大事多请示，小事自处理（不犯上）5、领导关注的事要及时让领导知道进展情况6、领导交办的事要件件有着落、事事有回音7、大事不过夜，急事不耽误，要事不遗漏8、会内事不要会外讲，酝酿事不要提前讲，上面的事
15、不要 下去讲，未公开的事不要到处讲9、领导气话不要原本传达，两次请示要说明情况10、提建议要争取让领导采纳（穷尽外援，让领导做选择题，三条以上）11、要随时为领导减轻压力，不要出难题（急领导所急想领导所想）12、要有创新意识（不能按步就班，创新是发展的前提）协助领导抓工作落实问题第一、要不断强化抓落实的意识；第二、要树立抓落实的权威；第三、要建立健全必要的制度；第四、要养成良好的抓落实习惯：一是养成惜字如金、反复斟酌的习惯；二是养成明示落实时间和结果的习惯；三是养成认真研读上级重要文件的习惯；四是养成主动协调配合的习惯。第五、要争取领导信任：一要处处为领导着想；二要真正成为领导的左膀右臂；三要有良好的应急心理：1、要有居安思危思想2、要有敏锐的洞察力3、遇事要积极主动四要注意言行得体五要出于公心，不以权谋私；六要正确处理能力不如自己的领导。1、下放事权，责权对应2、完善制度，奖惩分明
