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1、简论如何在高校行政管理中推行电子校务 高校作为一个特殊的社会组织其行政管理工作涉及大量的专业性管理工作比如教学、科研、人事甚至物资、总务等部门不仅承担着指导、组织、协调工作也担负着对教育教学质量、科研成果等的评价和认定工作其重要性不容忽视可以说高校的竞争力与行政管理的好坏是密切相关的近年来.我国高校引进网络技术大力推广电子校务解决了很多行政管理方面的问题但同时新方法的运用也产生了一些新问题需要管理者进一步的思考和解决电子校务的内涵和作用.电子校务的内涵.自20世纪90年代起现代信息技术迅速发展广泛运用于高校教学活动中深入渗透到高校生活的方方面面在这种背景下电子校务应运而生 电子校务是电子政务在
2、学校的具体化是指学校通过现代化的管理理论与电子信息技术、利用计算机与网络通讯等现代信息技术将学校外部和内部的管理和服务职能进行紧密集成通过学校网站进行日常事务和行政管理按照设定的程序在网上实施从而打破时间、空间及部门分割的制约全方位的为学校及自身提供一体化的高效、优质、规范、透明的管理和服务电子校务的作用电子校务在高校行政管理中的应用是高校行政管理方式自身发展的客观需要对高校行政管理有着巨大的推动作用是高校部门自身发展的一个必要的工具管理信息变得更为透明化高校管理部门是高校的信息中心高校机构实现电子化、网络化和信息化以后师生可以通过校园网及时准确、快捷方便地了解到高校机构所制定和颁发的各类重要
3、信息丰富了师生获取与交流信息的渠道与方式.加强了学校对外交流与宣传的强度有利于促进高校信息的透明化与公开化 管理效率更为高效化电子校务通过运用信息及网络技术打破行政机构的组织界限构建一个电子化的虚拟机关.使得高校机关之间及高校与社会各界之间都可以经由各种电子化渠道进行沟通并依据人们的需求、可以使用的形式、要求的时间及地点提供各种不同的服务选择从而提高人员工作效率.减少工作人员负担加强高校行政管理职能的管控力度有效提高了高校行政管理效率电子校务在高校行政管理中应用的现状和问题.电子校务应用的现状随着教育信息化的发展.很多高校建立了教学科研、教师、学生、学历认证、招生、财务等信息数据库和文献、文件
4、档案库办公自动化和管理信息化水平逐步提高服务范围不断扩大电子校务的发展实质是对传统的高校行政管理体制和管理方式提出了挑战是深化行政管理体制改革使得高校行政行为公开、公平、公正行政权力运行公开透明保障教职工的知情权维护教职工的合法权益同时我们也应该看到电子校务在高校的推行过程中也存在一些弊端与困难急需解决 电子校务存在的问题信息资源是网络技术在高校行政管理应用中的核心但是一些高校的电子校务处于起步阶段管理、监测工作量化程度普遍偏低.在管理和决策活动中以客观数据进行分析判断的偏少信息管理档案不规范未数据库化或数据库更新速度较慢数据库维护和信息服务工作不到位为学生、教师和社会所需的网络服务欠缺如网络
5、课件、网上课程、网上申请财务资助等高校行政管理网络化之后既提高了工作效率但也不可避免地面临着安全问题管理工作中涉及到的数据安全显得尤为重要数据一旦被破坏则会影响全校管理工作的正常运转电子校务的应用是学校提高管理水平、工作效率的技术工具必须有高层领导的高度重视要从战略高度来认识它和建设它但在应用的过程中领导往往容易倾向于对网络硬件的要求往往没有充分利用网络资源等因素导致过量购买硬件设备最终出现设备闲置等问题导致资源浪费 另外.各学校之间、学校内部在信息资源的开发上各自为政缺乏毖要的规划和协调.导致了大量的低水平重复建设同一个学校里面各个部门之间的数据常常是各部门独享的这样会使大部分网络资源库成为
6、信息孤岛严重地存在着互操作性和共享性等方面的问题导致电子校务停留在对现有体制、管理模式以及业务流程实行“信息化复制”的水平上很多高校的管理人员来自不同的岗位有着不同的专业背景多半并没有接受过管理学、计算机网络技术与应用等理论方面的系统学习不能很好地将网络技术与实际工作相结合阻碍了网络技术应用于高校行政管理的进程 在高校行政管理中推行电子政务的有效措施.加强整体规划高校行政管理涉及到教务管理系统、科研管理系统、学籍管理系统、财务管理系统、人事管理系统、校产管理系统等多个系统在管理中电子校务的实施是一项非常复杂的过程涉及面广信息量多工作难度大不但要涉及到管理体制、机构设置和管理方法等方面的变动还要
7、考虑到报表格式、数据分类及编码统一等问题这些都涉及到学校全局的问题如果学校内各个子系统都各自为政任意开发使用自己的程序和数据会造成工作相互重复技术成本浪费与效益低下因此高校行政管理必须对全校的行政管理人员进行培训使行政管理人员都能掌握操作方法适应现代化管理手段从而提高网络技术的利用率将不同业务系统整合为服务集成平台.各部门系统都成为这个技术平台的子系统其中各功能再向下构成一层子系统最终形成一个有层次的树型结构这样既方便了各部门管理人员办公又给师生访问校园信息服务提供了方便快捷的途径 同时还要以数据镜像的方式建立全球教育资源吸收系统通过互联网对一些高质量的图书馆、专业数据库建立镜像为广大师生提供更加专业、更加前瞻的教学、科研、管理等方面的资料同时在信息资源的开发、传播及使用过程中应注重个性化服务使信息资源人性化把印刷型的信息资源数字化把内容稀少、简单、枯燥的信息资源逐步丰富、个性、适用化把以提供学习拓展知识为主的信息资源转向以培养创新能力及满足人们的多方面需求的信息资源
