办公室实务练习

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1、综合习题(一) 1.办公室布置要注意（ ）。 A上司单独用的办公桌椅靠墙放 B一般办公室桌椅最好面对面放置 C打字、复印间离上司办公室近些 D各种沟通、保密 2.文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的？（C ）。 A准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条 B办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理 C较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 D下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密 3.以下关于文员对办公室布置的情况，哪一个是错误的？（B ）。 A伸直双臂再合拢，在高于桌面15cm左右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工

2、作有关的物品 B办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐，东西可放得满一些 C各种类型的文件柜要分门别类安放文件、资料和物品，并贴上标识 D纸张和较重的东西放在架子下面几层，较小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 4.传真机的使用哪一项是不对的？（ ）。 A发送前检查原稿质量 B随时随地可向对方发送 C不宜发送礼仪性文本 D不宜发送私人、保密文本 5.在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的？（A ）。 A接通电源可立即复印操作 B选定复印纸后要抖松消除静电 C选择复印倍率来决定复印纸尺寸 D复印完毕应取下复印品和原稿 6.以下关于录音机的使用哪一项是不适

3、宜的？（ ）。 A录音时需将监听开关至于“ON”位置 B想保存录制好的内容，可将磁带盒两侧的防抹片除掉 C机内话筒录音，注意最佳录音距离为30一150厘米 D录音时要防止杂音混入，可采用传输线录音 7.以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的？（C ）。 A安置窗帘遮挡室外光线 B与其他设备正确连接 C投影机要远离热源 D应设置电脑的桌面屏幕保护功能 8.以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？（B ）。 A订购 B制造 C分配 D储备 9.以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的？（ ）。 A保留一张购货订单，收到货物时一一核对打勾 B让员工们随意领取办公用品 C通过电话订购或传真订

4、购，可以提高交货速度 D用库存一览表来储备办公用品 10.以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的？（ ）。 A没有任何设想就应着手从事该项工作 B文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力 C上司分派两项以上工作时，按照先来后到顺序进行 D上司所指示的工作如果不合适，可以不实施 11.文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的？（ ）。 A先将自己想做的工作以重要程度为标准分类 B其次以紧急程度和重要程度为标准分类 C同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率 D可以按照文员自己的习惯进行工作 12.文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？（ ）。 A定好目标，把想

5、做或需要做的事情写下来 B尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做 C每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力 D对每一项工作作出安排，定好最后期限 13.以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的？（ ）。 A定好目标，把想做或需要做的事情写下来 B想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务 C开始工作之前要做好准备工作，就不会因遗忘某事而中途停顿 D把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做 14.以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的？（ ）。 A现金通常放在一个带锁的盒子里，放在带锁的办公桌抽屉里 B把每一次支出的数额都记在零用现金单据中 C标准的

6、零用现金单据有一个签名 D不允许任何人从零用现金基金里借钱 15.文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪一项是不恰当的？（ ）。 A最好到价格便宜的商店去购买，质量并不重要 B作出预算，按月或季度预计办公室的开销来控制开支 C采购大量物品时可以享受批量折扣，就一次多购买一些办公用品 D限制不必要的长途电话，轻易不要选择快递服务 16.文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？（ ）。 A传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见 B必要时可形成文字材料，照本宣科 C不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示 D重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记 17.文员必须具有

7、合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的？（ ）。 A善于同他人合作，密切配合，步调一致 B应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己 C配备文秘人员时遵从异质结合的原则 D公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任 18.以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的？（ ）。 A电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔，一有留言就能立即记录 B文员离开办公室时，要安排别人替你接电话 C应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系 D如果已经回电，但没打通，切记要再联系 19.以下哪个接打电话的行为是不正确的？（ ）。 A受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击 B给上司的留言下面朝下放在他的办公桌上 C

8、做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用 D中途因有事需放下电话请对方等待时，应把听筒朝下放置 20.文员在接打电话时，正确的做法是（ ）。 A电话铃响一声就应接听 B在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立即记录下来 C文员接听业务电话时，应首先让对方报出姓名、单位 D文员替上司传话时，应考虑对方的情绪以个人的口吻转达 21.以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的？（ ）。 A考虑打电话的时间是否合适 B打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话 C有时候上司过于繁忙，要求文秘人员编织一些“美丽的谎言” D对待投诉电话先安抚他，以友善的态度表达歉意，并告知一定

9、马上调查此事 22.以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？（ ）。 A按收件人姓名分拣 B按收件部门名称分拣 C按私人公务标准分拣 D换邮件重要性分拣 23.文员在拆邮件时，不正确的做法是（ ）。 A拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开 B应该把邮件分成最急件、次急件和普通件 C经授权阅看信件时，应把重点部分用红笔划出，提醒上司注意有关问题 D在移交物品要打印一份清单，注明收到日期，请接受人员签字，并保存好 24.邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？（ ）。 A时间 B便利 C经济 D爱好 25.文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（ ）。 A国名、地址、部门、姓名 B姓名、

10、地址，部门、国名 C姓名、部门、地址、国名 D姓名、国名、部门、地址 26.传真机最好用来传送以下哪种邮件？（ ）。 A一般的图纸 B机密文件 C很长的文件 D感谢信 27.以下关于握手的礼节，不正确的是（ ）。 A上级先伸手后，下级才能相握 B一般社交场合握手不可太用力，但也不可漫不经心用手指尖点一下 C双方有很多人时，可以交叉握手 D握手时应上身稍前倾，双目注视对方，微笑致意或问好 28.文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来信时，不应（ ）。 A拆开后信纸在后、信封在前，一并装订，有转办单的放在信纸前面一并装订 B对写信人的各项情况逐项登记 C处理信件按照“分级负责、归口办理”原则，进

11、行转办、交办或自办 D对问题复杂、调查处理的时间较长的信件，应复信作解释和答复 判断题1.文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍。（ ） 2.如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。（ ） 3.如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己决定优先顺序。 （ ） 4.文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档，有归档范围和要求，但没有期限。（ ） 5.要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应

12、说服上司。（ ） 6.如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。（ ） 7.宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。 （ ）8.如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。（ ） 9.假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。（ ） 10.为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。（ ） 11.文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服务、私事方面的协助、财物管理及其他活动。（ ） 12.凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。（ ）综合习题(二) 1社交场合很讲究次序礼仪，一般（ ） A. 以右为次 B以右为尊 C以后为次 D以左为尊 2办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题? （ ） A有共同利益的话题 B夸耀自己的话