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1、学习情境4建设工程资料归档管理,4. 1建设工程资料概述 4. 2建设工程档案的载体与特征 4. 3建设工程资料归档整理 4. 4建设工程档案的验收与移交,返回,4. 1建设工程资料概述,4.1.1建设工程档案 建设工程档案指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称为工程档案。 4.1.2立卷 立卷指建设工程资料在归档时按一定的方法和原则，将有保存价值的资料分门别类整理成的案卷，亦称组卷。 4.1.3归档 归档是指资料形成单位完成其工作任务后，将形成的资料整理立卷后，按规定移交给档案管理机构。它有三方面含义: (1)建设、勘察、设计、施工、监理
2、等单位将本单位在工程建设过程中形成的资料向本单位档案管理机构移交。,下一页,返回,4. 1建设工程资料概述,(2)勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的资料向建设单位档案管理机构移交。 (3)建设单位按照现行建设工程文件归档管理规范的要求，将汇总的该建设工程的档案向地方城建档案管理部门移交。,上一页,返回,4. 2建设工程档案的载体与特征,4. 2. 1建设工程档案的载体 载体就是记录建设工程档案的形式和方法，目前使用的载体有以下四种: (1)纸质载体:以纸张为基础的载体形式，此类形式最为常用。 (2)微缩品载体:以胶片为基础，利用微缩技术对工程资料进行保存的载体形式。 (
3、3)光盘载体:以光盘为基础，利用计算机技术对工程资料进行存储的形式。 (4)磁性载体:以磁性记录材料(磁带、磁盘等)为基础，对工程资料的电子文件、声音、图像进行存储的方式。,下一页,返回,4. 2建设工程档案的载体与特征,4. 2. 2建设工程档案的特征 1.复杂性和分散性 建设工程施工周期长，生产工艺复杂，建筑材料种类多，建筑技术发展迅速，影响建设工程的因素多种多样，工程建设阶段性强并且相互穿插，导致了建设工程档案资料的分散性和复杂性，这个特点决定了建设工程档案是多层次、多环节、相互关联的复杂系统。 2.继承性和时效性 随着建筑技术、施工工艺、新材料以及建筑企业管理水平的不断提高和发展，档案
4、可以被继承和积累。新工程在施工过程中可以吸取以前的经验、避免重犯以往的错误。,上一页,下一页,返回,4. 2建设工程档案的载体与特征,同时，建设工程档案具有很强的时效性，档案的价值会随时间推移而衰减，有时资料档案一经生成，就必须传达到有关部门，否则会造成严重后果。 3全面性和真实性 有时，片面地引用工程资料会起到误导作用。建设工程档案只有全面反映项目的各类信息，才更具有实用价值，形成一个完整的系统。另外，建设工程档案必须真实反映工程情况，包括发生的事故和存在的隐患。真实性是对所有档案资料的共同要求，但在建设领域，档案对真实性的要求更为迫切。,上一页,下一页,返回,4. 2建设工程档案的载体与特
5、征,4.随机性 建设工程档案产生于工程建设的整个过程中，工程开工、施工、竣工等各个阶段、各个环节都会产生各种档案。部分建设工程档案(如各类报批文件)的产生有规律性，但还有相当一部分档案的产生是由具体工程事件引发的，因此建设工程档案是有随机性的。 5.多专业性和综合性 建设工程档案依附于不同的专业对象而存在，又依赖不同的载体而流动。涉及建筑、市政、公用、消防、保安等多种专业，也涉及电子、力学、声学、美学等多学科，并同时综合了质量、进度、造价、合同、组织协调等多方面内容。,上一页,返回,4. 3建设工程资料归档整理,4. 3. 1建设工程资料的归档范围 对与工程建设相关的重要活动、记载工程建设的主
6、要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。 工程建设的过程可分为两个阶段，即项目准备阶段和项目实施阶段。 在项目准备阶段主要完成项目的可行性研究及立项、建设用地的征地和拆迁工作、项目承包商的招投标工作、项目的勘察及设计工作、项目的开工审批工作、项目的财务工作、项目管理机构的组建等工作，应该将这个阶段能够反映项目准备工作的过程、结果等的文件收集归档。,下一页,返回,4. 3建设工程资料归档整理,在项目的实施阶段主要完成项目的施工及监理等工作。这个阶段文件来源广泛、内容繁杂(如施工单位、材料供应商、设备供应商、检测单位、监理单位、建设单位、设计单位的文件等)。这个阶
7、段的文件直接反映了工程项目的质量、安全、使用功能情况。因此，项目实施阶段建设工程文件的收集整理是整个项目文件归档工作的重点及难点。 4. 3. 2建设工程资料的质量要求 根据GB/T 50328 2001的规定，建设工程文件在归档时应满足如下质量要求: (1)归档的工程文件应为原件。 (2)工程文件的内容及深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。,上一页,下一页,返回,4. 3建设工程资料归档整理,(3)工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 (4)工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨
8、水、圆珠笔、铅笔、复写纸等。 (5)工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。 (6)工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为八4幅面(297 mm X 210 mm)，图纸宜采用国家标准图幅。 (7)工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张，图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。,上一页,下一页,返回,4. 3建设工程资料归档整理,(8)所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章应规范、完整。竣工图章如图4-1所示。 4. 3. 3建设工程资料的归档整理立卷 建设工程文件的质量要求是对单份文件的要求，在归档时，对这些单份文件
9、还应该进行归档整理并装订成册，即所谓的立卷。根据建设工程文件归档整理规范(GB/T50328 2001)的规定，建设工程文件在立卷时应按以下要求进行: 1.立卷的原则和方法 (1)立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。,上一页,下一页,返回,4. 3建设工程资料归档整理,(2)一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。 (3)立卷可采用如下方法: 1)工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分; 2)工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷; 3)监理文件可按单位工程、分部工
10、程、专业、阶段等组卷; 4)施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷; 5)竣工图可按单位工程、专业等组卷; 6)竣工验收文件可按单位工程、专业等组卷。 (4)立卷过程中宜遵循下列要求:,上一页,下一页,返回,4. 3建设工程资料归档整理,1)案卷不宜过厚，一般不超过40 mm; 2)案卷内不应有重份文件; 3)不同载体的文件一般应分别组卷。 2.卷内文件的排列 (1)文字材料按事项、专业顺序排列，同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。 (2)图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
11、(3)既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。 案卷及卷内文件应按照GB/T 50328 2001的要求进行编目及装订。,上一页,下一页,返回,4. 3建设工程资料归档整理,3.案卷的编目 (1)编制卷内文件页号应符合下列规定: 1)卷内文件均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从1开始。 2)页号编写位置:单面书写的文件在右下角;双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。拆叠后的图纸一律在右下角。 3)成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。 4)案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 (2)卷内目录的编制应符合下列规定:
12、 1)卷内目录式样:宜符合规范的要求。,上一页,下一页,返回,4. 3建设工程资料归档整理,2)序号:以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。 3)责任者:填写文件的直接形成单位和个人，有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。 4)文件编号:填写工程文件原有的文号或图号。 5)文件题名:填写文件标题的全称。 6)日期:填写文件形成的日期。 7)页次:填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。 8)卷内目录:排列在卷内文件首页之前。 卷内目录式样如图4-2所示。 (3)卷内备考表的编制应符合下列规定:,上一页,下一页,返回,4. 3建设工程资料归档整理,1)卷内备
13、考表的式样宜符合规范的要求; 2)卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数)，以及立卷单位对案卷情况的说明; 3)卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。 卷内备考表式样如图4-3所示。 (4)案卷封面的编制应符合规定: 案卷封面式样如图4-4所示。 (5)卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70 g以上白色书写纸制作，幅面统一采用八4幅面。,上一页,下一页,返回,4. 3建设工程资料归档整理,4.案卷装订 (1)案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订;既有文字材料又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，装订整齐、牢固，便于保管和利用。 (2)装订时必须剔
14、除金属物。 5.案卷装具、案卷脊背 (1)案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。 (2)案卷脊背的内容包括档号、案卷题名，式样宜符合规范要求。案卷脊背式样如图4-5所示。,上一页,返回,4. 4建设工程档案的验收与移交,4. 4. 1建设工程资料归档的要求 1.归档资料的要求 (1)归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。文件材料归档范围及文件的质量满足要求。 (2)归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。 2.归档时间的要求 (1)根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段、分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。 (2)勘察设计单位应当在任务完成时，施
15、工监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位提交归档。,下一页,返回,4. 4建设工程档案的验收与移交,3.归档数量的要求 工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套(原件)移交当地城建档案馆(室)。 4.归档程序的要求 勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件的完整、准确性，系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。归档工作程序如图4-6所示。,上一页,下一页,返回,4. 4建设工程档案的验收与移交
16、,4. 4. 2建设工程档案的验收 城建档案管理部门在进行工程档案预验收时，应重点验收以下内容: (1)工程档案分类齐全、系统完整。 (2)工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况。 (3)工程档案已整理立卷，立卷符合现行建设工程文件归档整理规范KGB/T 603282001)的规定。 (4)竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章。 (5)文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备。,上一页,下一页,返回,4. 4建设工程档案的验收与移交,(6)文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。 工程档案由建设单位进行验收，属于向地方城建档案管理部门报送工程档案的工程项目还应会同地方城建档案管理部门共同验收。 国家、省市重点工程项目或一些特大型、大型的工程项目的预验收和验收，必须有地方城建档案管理部门参加。 为确保工程档案的质量，各编制单位、地方城建档案管理部门、建设行政管理部门等要对工程档案进行严格检查、验收。编制单位、制图人、审核人、技术负责人必须进行签字或盖章。不符合技术要求的，一律退回原编制单位进
