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1、项目十 交易磋商与合同签订,10. 1 交易磋商概述 10. 2 交易磋商的程序 10. 3 合同的签订,10. 1 交易磋商概述,交易磋商(Business Negotiation), 是指交易双方就买卖商品有关条件进行协商以达成交易的过程, 通常又称为贸易谈判。磋商的目的是订立合同, 其结果直接影响到合同的签订及以后的履行, 关系到双方的经济利益。在国际贸易中, 这是一个十分重要的环节。 一、交易磋商的形式 交易可以采取书面、口头和网络磋商的形式进行。有时一笔交易的达成, 也采取口头和书面形式交叉进行的方式。交易双方通过口头、书面和网络磋商, 对交易条件达成一致意见后, 都可建立合同关系。
2、 (一) 口头磋商(Desk Negotiation) 口头磋商主要指面对面的谈判, 如参加各种交易会、贸易洽谈、出访或来访面谈以及通过国际长途电话进行的磋商。这种形式可以根据进展状况来及时调整策略, 它对谈判内容复杂、涉及问题较多的交易尤其适合。,下一页,返回,10. 1 交易磋商概述,1. 电话磋商 通过电话进行磋商时, 因国际长途电话花费昂贵, 所以应该事先写好通话提纲, 掌握通话时间, 做好通话记录和录音; 同时应选择好通话时间, 考虑世界各地的时差因素, 应选择对方适当的时间进行通话。为达成交易, 接着要去信确认, 谈话记录归入客户档案或业务档案以备查考。 2. 洽谈会 如通过洽谈会
3、当面洽谈达成交易, 则首先要制订谈判方案, 内容包括谈判日期、时间、地点、对象、我方主谈人员、谈判内容、目的和要求等。谈判时要认真做好谈判记录。谈判结束, 达成交易, 双方可在整理的谈判记录上签字确认, 原始的谈判记录归入客户档案或业务档案以备查考。,上一页,下一页,返回,10. 1 交易磋商概述,(二) 书面磋商(Letter Negotiation) 书面磋商是指通过信件、电报、电传、电子邮件、EDI 等通信方式进行洽谈交易。国际贸易中80%是通过函电方式成交的。即使通过当面或电话洽谈成交的贸易, 事后也往往再以信函确认, 以充任书面依据。国际贸易中的往来函电具有法律效力。 撰写商业信函的
4、要求: (1) 文字含义确切, 内容清晰, 措辞严谨, 语气得体。 (2) 一事一信, 以便加快业务洽谈进程, 同时便于归档查考。 (3) 重视信函的处理和管理。一般情况下, 对国外来信应该在三天内做出回复, 有些情况不能立即答复或表态的, 应该先复函说明, 待弄清情况或者研究后再继续复函。 (4) 加强对信函的科学管理, 来信去信均应登记编号, 按照具体交易的先后顺序立卷。,上一页,下一页,返回,10. 1 交易磋商概述,(5) 为提高效率、节约时间, 要根据实际情况, 选择使用印就格式的信件或内容大致相同的通函, 寄发给一些客户。 (三) 网络磋商(Net Negotiation) 电子商
5、务交易磋商完全不同于传统的磋商方式, 它的整个磋商过程可以在网络和系统的支持下完成, 原来的贸易磋商中的单证交换过程, 在国际电子商务中演变成为记录、文件和报文在网络中的传递过程。各类贸易单证文件, 如价目表、报价单、询盘、发盘、还盘、订单、发票等在国际电子商务中都变成了标准的报文形式。 交易各方事先在规定的网络认证中心进行有效性和合法性的注册, 才能从事网上交易。这类业务常在交易频繁、买卖关系相对固定的贸易伙伴之间进行。在EDI 方式下, 具体模型和交换的报文如下: (1) 由卖方向买方提供价格或销售目录报文(PRICAT), 它相当于产品销售目录。,上一页,下一页,返回,10. 1 交易磋
6、商概述,(2) 由买方向卖方提出报价请求报文(REQUOTE), 它相当于买方的询价。买方还可通过报价请求报文索取卖方的支付条款和文件, 提出所需的数量、日期和交货地点。 (3) 卖方向买方提供报价报文(QUOTES), 内容包括交货条款、支付条款、价格或费用等, 它是卖方对买方提出报价请求报文的响应, 是卖方向买方提供的详细资料。这是业务环节中不可缺少的报文, 买方可根据其中的信息直接签发订购单。 (4) 买方向卖方传送订购单报文(ORDERS), 提出订购的商品、数量、日期和交货地点等。 (5) 卖方向买方传送订购单应答报文(ORDRSP), 通知买方所订购的产品事宜已确认或不确认。订购单
7、应答报文也可用于响应订购单变化请求报文。订购单变化请求报文(ORDCHG)是由买方向卖方传送的报文, 用以明确先前发送的订购单报文修改的相关细节, 买方可以请求更改或取消一个或多个物品项目。,上一页,下一页,返回,10. 1 交易磋商概述,关于订购单、订购单应答报文和订购单变化请求报文, 实际发送的信息流可以改变。买卖双方所遵循的变更程序应在交换协议中规定。如在有些协议中, 对原订购单没有修改, 就无须提供订购单应答报文。 在电子商务系统中, 交易磋商和签约的过程被称为支持交易系统, 它支持交易双方完成交易磋商直到合同签订为止的整个过程。这一系统中签订的合同不再要求以书面文件形式来确定磋商的结
8、果, 而可以采用电子合同的形式, 利用EDI 进行签约, 也可通过数字签字等方式签订合同。有的国家规定要用书面合同的, 在完成上述步骤后还需手签书面合同。,上一页,下一页,返回,10. 1 交易磋商概述,二、交易磋商的内容 交易磋商的内容, 涉及拟签订的买卖合同的各项条款, 其中包括品名、品质、数量、包装、价格、装运、保险、支付以及商检、索赔、仲裁和不可抗力等。从理论上讲, 只有就以上条款逐一达成一致意见, 才能充分体现“契约自由” 的原则。然而, 在实际业务中, 并非每次洽商都需要把这些条款一一列出、逐条商讨。这是因为, 在普通的商品交易中, 一般都使用固定格式的合同, 而上述条款中的商检、
9、索赔、仲裁、不可抗力等通常作为一般交易条件印就在合同中, 只要对方没有异议, 就不必逐条重新协商, 这些条件也就成为双方进行交易的基础。在许多老客户之间, 事先已就“一般交易条件” 达成协议, 或者双方在长期的交易过程中已经形成一些习惯做法, 或者双方已订有长期的贸易协议。在这些情况下, 也不需要在每笔交易中一一重新协商各项条款。这对于缩短洽商时间和节约费用开支都是有益的。,上一页,下一页,返回,10. 1 交易磋商概述,三、交易磋商前的准备 为使谈判顺利进行, 达到预期目的, 双方都应做好充分的准备。准备工作包括思想准备、组织准备、业务准备。准备是否充分是决定谈判是否成功的关键。准备越充分就
10、越主动, 谈判就越顺利, 效果就越好。准备充分还可以弥补经验和技巧的不足, 而仓促上阵、准备不足, 就难以达到预期目的, 甚至不能取得成功。 谈判的准备工作具体来说包括: (一) 组建谈判班子, 选定谈判人员 首先要选择一个机智敏捷的首席谈判。经理或老板并不一定是理想的谈判者。作为首席谈判, 他必须有能力让对方明白怎样做才能达到最佳效果, 他必须具有较强的组织能力、适应能力、表达能力、应变能力、社交能力、沟通技巧以及耐心和耐力。,上一页,下一页,返回,10. 1 交易磋商概述,其次要选配好谈判人员。谈判班子里必须有谈判相关的生产、技术、财务、法律、翻译、营销等方面的专业人才。谈判人员的性格应多
11、方面、可互补, 具有团队精神。他们应该懂得贸易知识、生产知识、财务知识, 能熟练掌握和运用外语进行谈判, 能够灵活运用各种谈判技巧, 善于审时度势, 具有极强的应变能力和应战本领。谈判人员的规模要合适, 一般以46 人为宜, 最好能多于对方。 (二) 信息的搜集、整理 通过正式渠道和非正式渠道了解市场信息、科技信息、政策法规信息、财政信息, 了解与双方实际相关的政治、社会和结构因素(即环境因素), 了解目标, 了解对方人员特别是首席代表的背景、嗜好和家庭状况。为了做好准备工作, 双方应当考虑环境因素(包括政治、宗教信仰、法律制度、商业习惯、社会习惯、财政状况、基础设施及气候) 和信息的采集(包
12、括市场信息、科技信息、政策法规信息及财政信息的收集), 在了解客户背景和兴趣的基础上, 选择正确的交流形式。,上一页,下一页,返回,10. 1 交易磋商概述,(三) 制订谈判方案和进行模拟谈判 通过多方面信息的分析, 选择目标对象, 并通过对谈判环境因素的分析, 评估形势和谈判人员, 估计对手的可能目标, 结合自身的优势和弱点, 制订谈判方案, 确定谈判策略。 1. 制订谈判方案的要求 谈判方案是对谈判目标、具体内容和步骤所做的安排, 是谈判者的行动指南, 其要求是:( 1) 简明扼要。用简单明了、高度概括的文字进行表述, 能给人以深刻印象。 (2) 具体明确。列出谈判的主要目标、步骤和措施。
13、 (3) 灵活。对可控因素和常规事宜可安排细些, 对无规律可循的事宜可安排粗些。,上一页,下一页,返回,10. 1 交易磋商概述,2. 谈判方案的主要内容 (1) 确定谈判目标。应结合己方需要、对方目标和客观可能制订谈判方案, 一般设定三个目标: 一是基本目标, 即必须达到的目标, 这个目标是不可放弃的、必须坚持的; 二是中间目标, 即力争达到的目标, 这个目标对双方来说都是比较合理的, 它在谈判中占有极为重要的地位; 三是最高目标, 即争取达到的目标, 这个目标的提出和放弃是为了换取其他目标的实现, 放弃它也不会带来实质性的损失。 (2) 确定谈判议程。谈判议程就是谈判程序。设计和控制谈判,
14、 集中在制订谈判议程和会议的程序。谈判议程包括谈判的问题、谈判事项的顺序安排和主要的谈判方法。比如先谈判什么、后谈判什么、怎么谈以及最后要达到的目标等。议程制订得合理与否决定谈判的效率。议程可由一方提出, 也可由双方共同准备, 或每一方都准备两个议程: 大概议程和详细议程。,上一页,下一页,返回,10. 1 交易磋商概述,(3) 制订谈判日程。根据双方具体的谈判内容和谈判所需时间的估计, 结合双方时间的充裕程度, 对谈判进度做出具体安排。如谈判为期多长、分几次谈、什么时候谈、谈什么问题、谈多长时间、在什么地方谈。,上一页,返回,10. 2 交易磋商的程序,交易磋商的程序可概括为四个环节: 询盘
15、、发盘、还盘和接受。其中, 发盘和接受是每笔交易必不可少的两个基本环节或法律步骤。 一、询盘 询盘(Inquiry/ Enquiry), 又称询价, 是指贸易的一方探寻对方对交易的诚意, 以及询问有关某商品的交易条件的一种洽商邀请。询盘可以是出口方向进口方发出, 也可以是进口方向出口方发出。 (一) 买方发出的询盘 习惯上叫“邀请发盘” (Invitation to Offer)。 (二) 卖方发出的询盘 习惯上叫“邀请递盘” (Invitation to Bid)。,下一页,返回,10. 2 交易磋商的程序,询盘内容可以涉及某种商品的品质、规格、数量、包装、价格和装运等成交条件, 也可以索取
16、样品, 其中多数是询问成交价格。如果发出询盘的一方只是想探询价格, 并希望对方开出估价单(Estimate), 则对方根据询价要求所开出的估价单只是参考价格, 并不是正式的报价, 因而也不具备发盘的条件。 询盘只是表示一种愿望, 没有必要购买或出售的义务。但它可以作为了解市场动态、联系客户的一种手段, 对询盘人和被询盘人均无法律上的约束力。但它往往是一笔交易的起点, 并非交易磋商所必需的步骤。如交易双方彼此都了解情况, 不需要向对方探询成交条件或交易的可能性, 则不必使用询盘, 可直接向对方做出发盘。,上一页,下一页,返回,10. 2 交易磋商的程序,(三) 询盘的注意事项 (1) 询盘应经过缜密考虑后, 有针对性、有目的性地发出, 才能达到预期的目的, 切不可乱发询盘。询盘前应仔细考虑好向哪些国家或地区发出询盘、与哪几家供货人联系。 (2) 询盘可向几处发出, 以便从答复中进一步磋商, 择优成交, 但不宜过多; 不要同时向所有供货人发出询盘, 以免使其产生需求量大的错觉而抬高售价。 (3) 询盘要简洁、具体, 用词得体, 不必使用过分客气的词句。 (4) 询盘不要发给私人, 应寄给
