办公自动化教程教学课件作者张力第10章

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1、第10章 公式和函数,10.1 创建与编辑公式 10.2 单元格的引用位置 10.3 函数 10.4 常用函数应用实例,公式是对工作表中的数值进行计算和操作的等式，使用公式可以完成各种计算，例如计算半径为10的圆的面积时，就可以利用公式完成，如图10-1所示。 10.1.1创建公式 1.输入公式 输入公式的操作类似于输入字符型、数值型数据，不同的是，在输入公式的时候总是以等号“”作为开头，然后是公式的表达式。在公式中可以包含各种运算符、常量、函数和单元格引用等。 在单元格中输入公式的步骤如下。 步骤1：选定要存放计算结果的单元格。 步骤2：在单元格中输入一个等号“”。 步骤3：输入构成公式的表

2、达式。 步骤4：按回车键或者单击编辑栏中的“确认”按钮。,10.1 创建与编辑公式,下一页,返回,例如，在单元格A2中输入了数值“1024”，想计算1024的80%是多少？可以在A3中输入下列公式“A2*0.8”，如图10-2所示。 按回车键或者单击编辑栏上的“确认”按钮（），结果如图10-3所示。如果想要取消输入的公式或者放弃对公式的修改，可以在输入公式或者修改公式过程中单击编辑栏的“取消”按钮（）。 2.单元格中公式计算结果的显示 单元格中输入公式并确认后，默认在单元格中显示的是公式计算的结果，而在编辑栏中显示的是输入的公式，如图10-3所示。 也可以改变设置，在单元格中显示输入的公式，具

3、体设置步骤如下。 步骤1：单击“工具”按钮，选择“选项”命令，弹出“选项”对话框，如图10-4所示。 步骤2：选择“视图”选项卡，如图10-5所示。 步骤3：选择“公式”复选框。,10.1 创建与编辑公式,上一页,下一页,返回,步骤4：单击“确定”按钮。 这时，就会看到单元格中显示的不再是公式的结果，而是公式本身，如图10-6所示。 10.1.2编辑公式 单元格中的公式也可以像单元格中的其他数据一样进行编辑，如修改、复制、移动等。 1.修改公式 修改公式同修改单元格中的数据的方法一样。先选定包含要修改公式的单元格，然后把光标定位在编辑栏中，根据需要进行修改，修改完后按回车键确认即可。 2.复制

4、公式 下面以将图10-7所示单元格D2中的公式复制到单元格D5中为例介绍如何复制公式，操作步骤如下。,10.1 创建与编辑公式,上一页,下一页,返回,1）方法一 步骤1：选定单元格D2。 步骤2：选择“编辑”菜单中的“复制”命令，或按Ctrl+C键。 步骤3：单击D5单元格。 步骤4：单击“编辑”按钮，选择“选择性粘贴”命令，弹出“选择性粘贴”对话框，如图10-8所示。 步骤5：在“选择性粘贴”对话框中选择“公式”单选按钮。 步骤6：单击“确定”按钮，D5中显示165，即已将D2中的公式复制过来。 2）方法二 步骤1：选定单元格D2。 步骤2：鼠标指向单元格右下角出现 （填充柄）。 步骤3：拖

5、动填充柄，一直到D5，松开鼠标，D5中显示165，即已将D2中的公式复制过来。,10.1 创建与编辑公式,上一页,下一页,返回,3.移动公式 下面以将图10-9所示单元格D2中的公式移动到单元格D10中为例介绍如何移动公式，操作步骤如下。 步骤1：选定单元格D2。 步骤2：将鼠标移到D2单元格的边框上，当鼠标变为4个方向的箭头时按住左键。 步骤3：拖动鼠标到D10单元格。 步骤4：释放左键。 步骤5：D10中显示171，即已将D2中的公式移动过来。 10.1.3公式中的运算符 Excel的运算符有以下4类：算术运算符、比较运算符、文本运算符、单元格引用运算符。,10.1 创建与编辑公式,上一页

6、,下一页,返回,1.算术运算符 完成基本的数学运算，常用的算术运算符有加（+）、减（-）、乘（*）、除（/）、百分数（%）、乘方（），见表10-1。 2.比较运算符 用来比较两个数值的大小关系的运算符，比较运算符会根据公式判断条件，运算结果是成立（TRUE）或不成立（FALSE）。常用的比较运算符有等于（）、小于（）、大于（）、小于或等于（=）、大于或等于（=）、不等于（），见表10-2、表10-3。 3.文本运算符 用来将多个文本连接成组合文本，常用的文本运算符有&，利用“&”符号可以将一个字符串和另一个字符串连接起来，也可以将一个字符串和某一个单元格的内容连接起来，见表10-4。 4.单元

7、格引用运算符 用来将单元格区域作为运算对象，常用的单元格引用运算符有：（冒号）和，（逗号），见表10-5。,10.1 创建与编辑公式,上一页,下一页,返回,5.公式中运算符的运算顺序 每个运算符都有自己的运算优先级别，表10-6列出了各种运算符的优先级别。在进行运算时，按照公式中出现的运算符的优先级别从高到低进行运算。对于同一优先级别的运算符，按照从左到右的顺序进行。 10.1.4公式返回的错误值与产生原因 在使用公式进行计算时，有时会在单元格中看到“#NAME?”“#VALUE？”等信息。这些信息都是当使用公式时出现错误后，才返回的错误值，产生的原因见表10-7。,10.1 创建与编辑公式,

8、上一页,返回,单元格的引用位置就是指单元格的地址，一个引用位置代表工作表上的一个或者一组单元格，Excel会到引用位置查找公式中要用的数值。 10.2.1单元格地址的输入 可以手工输入一个完整的公式，但在输入过程中很容易输入错误的地址。因此，在公式中输入单元格地址最快捷的方法是：使用鼠标选定单元格从而获得单元格的地址。在输入公式过程中选定要参与计算的单元格，使单元格地址出现在公式中的相应位置，可以避免错误的发生。使用鼠标输入的过程如下。 步骤1：选择要输入公式的单元格。 步骤2：在单元格中输入一个“”号。 步骤3：用鼠标单击公式中需要引用的单元格，该单元格地址出现在光标所在位置。 步骤4：输入

9、运算符号。,10.2 单元格的引用位置,下一页,返回,步骤5：单击另一个需要引用的单元格。 步骤6：重复以上步骤，一直到公式输入完整。 步骤7：按回车键或者单击编辑栏上的“确认”按钮。 例如，要在单元格C7中输入公式“C1+C3+C5”，则可以用鼠标选定单元格C7，然后输入一个“”号，再用鼠标单击单元格C1，再输入“+”号，重复这一过程直到输入完整个公式，按回车键。 10.2.2单元格引用的种类 1.相对引用 所谓相对引用是指单元格引用会随着公式所在单元格位置的变化而变化，也就说，当把一个含有单元格引用的公式复制到另外一个位置时，公式中的单元格地址会随着改变。相对引用用列标加行号表示，如A4。

10、 下面以计算两个数的和为例说明相对引用在计算中的作用。 （1）制作如图10-10所示的表格。,10.2 单元格的引用位置,上一页,下一页,返回,（2）在C2单元格中输入公式“A2+B2”，如图10-11所示。 （3）选定C2单元格，按Ctrl+C键（复制公式），如图10-12所示。 （4）选定C3单元格，再按Ctrl+V键（粘贴公式），可以发现公式中的单元格被自动调整了，如图10-13所示。 2.绝对引用 绝对引用是指引用固定位置的单元格，也就是指把公式复制到另外的位置时，单元格的引用位置不变。绝对引用用$+列标+$+行号来表示。在Excel 2003中，可以利用F4键在绝对引用和相对引用之间

11、进行切换。 当公式中使用了绝对引用时，无论把公式复制到什么位置，公式中所引用的单元格的位置都不会发生变化，如下例所示。 （1）在单元格C2中使用绝对引用计算A2与B2的和，并复制该公式，如图10-14所示。,10.2 单元格的引用位置,上一页,下一页,返回,（2）单击C3单元格，再按Ctrl+V键（粘贴公式），可以发现公式中的单元格位置未被调整，如图10-15所示。 3.混合引用 在某些情况下，把公式复制到另外的位置时，需要只有行或者只有列保持不变。在这种情况下，就需要使用混合引用。所谓混合引用就是指在一个单元格引用中，既有绝对引用，也有相对引用。例如：单元格地址“$C6”就表明保持“列”不发

12、生变化，但“行”会随着公式位置的变化而变化；同样，单元格地址“C$6”就表明“列”会随着公式位置的变化而变化，但保持“行”不发生变化。图10-16所示的是混合地址引用的例子。 10.2.3使用公式解决实际问题 下面以计算销售人员工资为例来具体说明如何利用公式解决实际问题，具体操作步骤如下。 步骤1：打开使用公式的工作簿，如图10-18所示。,10.2 单元格的引用位置,上一页,下一页,返回,步骤2：分析要解决的问题，找到公式表达式。 每个员工的工资提成+底薪，提成销售成绩*5%，销售成绩等于所销售的产品总金额。因此，只要找到计算销售产品总金额的公式，问题就基本解决了。销售成绩产品1个数*产品1

13、单价+产品2个数*产品2单价+产品3个数*产品3单价+产品4个数*产品4单价，选定F3（存放销售成绩计算结果）、G3（存放提成计算结果）、I3（存放工资计算结果），分别输入公式“B3*$B$11+C3*$C$11+D3*$D$11+E3*$E$11”“F3*0.05”“G3+H3”，之后在I3单元格中显示该员工的工资，如图10-19所示。 步骤3：通过拖动填充柄的方法计算其他员工的工资，如图10-20所示。,10.2 单元格的引用位置,上一页,返回,Excel函数是Excel系统预先定义好的、执行计算和分析等处理数据任务的特殊公式。利用函数既可以提高工作效率，也能减少错误的发生，还能缩小工作表

14、所占的内存空间，更能实现其他方法无法实现的计算，因此只要能使用Excel系统提供的函数解决问题，就不要自己编写公式。 函数中用来参与运算的数值称为参数，函数运算完成后会返回一个数值称之为函数值。 若要使用函数，则应将它们输入到工作表中的公式内。在公式中使用函数的字符次序称为语法，所有的函数都遵循相同的语法，若不遵守这种语法，则Excel将显示一条信息，指出在公式中有错误，如图10-21所示。如果公式以一个函数开始，则应该像其他公式一样，在函数名前面加一个等号。函数名后的一对括号必不可少，括号告诉Excel参数开始和结束的位置。注意：左右两个括号必须成对出现，而且括号前后不能有空格。在括号中指定

15、参数（即运算的对象），参数可以是数字、字符、逻辑值、引用位置或其他函数等。,10.3 函数,下一页,返回,10. 3.1函数使用的规定 1函数的语法格式 语法格式：函数名（参数1，参数2，参数3，） 函数名是函数的名称，每一个函数都有自己唯一的函数名，它决定了函数的功能和用途。不同的函数的参数个数不同，应根据不同的函数进行分析。 例如： SUM（B3，B6）求单元格B3和单元格B6的和。 SUM（B3，B6，B7）求单元格B3、B6、B7的和。 2.使用参数 参数规定了函数的运算对象、顺序或结构等。参数总是位于函数名的右侧并用括号括起来。大多数参数的数据类型都是确定的。参数可以是能产生所需数据

16、类型的任意值，常用的参数有下列3种类型。 1）常量 例1：SUM（2，12，100）,10.3 函数,上一页,下一页,返回,计算结果：114（2、12、100这3个数的和）。 2）单元格区域的引用 例2：SUM（A1，A5） 计算结果：等于单元格A1和单元格A5的和。 例3：SUM（A1：A5） 计算结果：等于单元格A1到A5区域中所有单元格的和。 3）函数 例4：SUM（20，MAX（B1：B5），102，A6） 计算结果：等于20、单元格B1到B5区域中的最大值、100（10的2次幂）、单元格A6的和。 10.3.2输入函数 在工作表中输入函数有两种较为常用的方法，一种是直接手动输入，另外一种是通过“插入函数”对话框输入。下面以最常用的求和函数为例进行介绍。,10.3 函数,上一页,下一页,返回,1.手工输入函数 手工输入函数的方法与在单元格中输入公式的方法一样。先输入一个“”，然后输入函数名、括号、参数即可。例如，在A7单元格中存放单元格A1到单元格A6的和，可以按以下方法输入函数。 步骤1：输入要参与求和运算的数据，