《王艳明：电子文件管理系统开发及通用功能要求》由会员分享，可在线阅读，更多相关《王艳明：电子文件管理系统开发及通用功能要求（46页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、,电子文件管理系统 （ERMS） 开发及通用功能要求 王艳明 dawym,国家档案局继续教育 电子档案管理专题研讨班,对于档案工作部门来说，当前的日常性 业务活动就是接受各自工作范畴内的电子文 件归档移交及其后的长期或者永久管理，而 这项业务活动的主要支撑平台必然是电子文 件管理系统。 而对于企业数字档案馆（室）建设、或 者企业电子文件（档案）管理来说，电子文 件管理系统的研发尤其重要，它是体现对电 子文件实施超前控制（如文控）、全程管理 的技术平台，也是电子文件（档案）实现科 学管理的必由之路。,在档案信息化建设中，“存量档案数字化”主,要依靠档案数字化系统将数字副本挂接导入至 （数字档案馆
2、）的资源系统或者档案管理系统中， 而“增量档案电子化”则主要依赖电子文件管理 系统（ERMS）实现在线受控归档，从而传输至 （数字档案馆）的资源系统或者档案管理系统中。 电子文件管理系统的开发，不单是一个 软件开发的问题，也是对档案工作者关于电 子文件（档案）知识全面检验的一个过程， 电子文件管理系统研发水平的高低，很大程 度上取决于档案工作者的电子文件管理、数 字档案管理的能力和水平及与其他职能部门 协调沟通能力。,一、电子文件管理系 统及其开发综述,1、电子文件管理系统 （ERMS）的概念与特点,电子文件管理系统（Electronic Records Management System）是
3、包括所有与电子文件 管理有关的技术、管理、法律、标准、人员等 相关因素在内，以保证电子文件的行政有效性 和法律证据性，保证电子文件的科学管理和高 效利用为目的信息管理系统。 电子文件管理系统的主体是电子文件管理 软件，由一组软件程序组成的，共同对机构产 生的电子文件和基层档案室保存的电子档案进 行管理，是机构内电子文件的“聚集地”，是 数字档案馆（室）的核心应用系统。,电子文件管理系统通用功能要求 （GB/T291942012）、电子文件管理系统建 设指南（GB/T 31914-2015）这样定义电子文 件管理系统： 机关、团体、企事业单位和其他组织用来 对电子文件的识别、捕获、存储、维护、利
4、用 和处置等进行管理和控制的信息系统。 电子文件管理系统通用功能要求还定义 了事务系统（BS）、电子文件管理系统 （ERMS）、电子文件长期保存系统（档案管理 系统DAMS）的关系。如下图。,BS、ERMS、DAMS关系图 ERMS系统的核心纽带作用及其重 要性,2、电子文件管理系统开发的原则,（1）业务需求驱动原则 机构开发ERMS系统来自于自身文档管理业务 的需要，开发团队应该具体分析业务及管理目标， 形成业务功能需求。 （2）标准化原则 电子文件归档与电子档案管理规范 （GB/T188942016） 电子文件管理系统通用功能要求 （GB/T291942012）; 电子文件管理系统建设指南
5、（GB/T 31914-2015）;,文书类电子文件元数据方案（DA/T46-,2009）； 电子文件管理暂行办法（中办国办厅字 2009 39 号）。 （3）合作协作原则 各职能部门、业务部门密切合作、协作。 （4）开放性原则 接口、数据、协议采用开放标准；技术中立；对 软硬件依赖性较弱；利于信息资源共建共享。 （5）可扩展性原则 采用松耦合、模块化设计原则。,（6）全程性、前控性原则,从业务系统的研发、功能设计到电子 文件的利用与技术维护实行前端控制、 全过程管理。 （7）利于实施、操作和维护原则 （8）安全性原则 严密的安全管理：系统与数据安全、 身份认证、权限分配、跟踪审计等安全 技术
6、手段，保证系统无故障、数据安全。,3、电子文件管理系统开发过程,4、ERMS开发的方式及特点,二、电子文件管理系统,功能需求分析 电子文件管理系统开发通常划分为系统分 析、系统设计、系统实施和系统运行维护四 个阶段，其核心就是系统功能需求分析。 系统需求分析就是要明确电子文件管理系 统究竟要“干什么”和“怎样干”。 1、 确认系统功能需求分析的承担者档案 管理部门,2、制定系统总体目标与功能, 明确电子文件管理系统的总体目标及其与其 他技术系统的关系 系统需求分析首先需要明确电子文件管理系统要达到 的总体目标和具备的基本功能，从而让系统研发人员了解 系统研发的 深度和难度 ，以利于系统研发人员
7、有针对性地 制定系统总体规划，为实现总体目标和基本功能寻找最为 科学的技术路线。 电子文件管理系统的总体目标体现了了系统对电子文 件的总体管理水平。档案管理人员必须明确所要开发的电 子文件管理系统期望达到的总体技术水准。是全程管理还 是部分代替手工管理；是对电子文件予以超前控制还是仅 仅要求实现归档管理；是采用文档一体化管理模式还是依 然套用传统的文件、档案两段式管理模式。,档案管理人员在进行系统需求分析,时须在系统目标中说明电子文件管理系 统与本单位办公、管理、设计及其生产 管理系统的依存关系，即确定电子文件 管理系统的实现方式。 此外，系统需求分析时还要明确电子 文件管理系统与本单位其他的
8、信息管理系 统的关系，从而确保实现单位内部信息资 源实现优化配置与高度共享，为信息一体 化管理创造条件。 研究电子文件管理系统要 实现的基本功能,档案管理部门作为用户要研究将要研发的电子文 件系统具备哪些功能，把它作为系统需求分析的重要 内容明确传达给研发人员。 一般而言，尽管每个单位的电子文件管理系统所 要实现的功能会有所差异，但作为电子文件管理的基 本功能却有着共同性，比如电子文件的采集功能、电 子文件的积累与预立卷功能、电子文件的逻辑与物理 归档功能、电子文件的鉴定功能、电子文件的备份功 能、电子文件自动编目、电子文件自动统计、电子文 件检索利用与上网发布功能、电子文件元数据捕获与 更新
9、功能、电子文件安全技术维护方案等。 档案管理人员必须认真研究本单位电子文件的形 成规律与特点、研究本单位对电子文件管理所要达到 的目标，从而在系统需求分析中落实下来。,电子文件管理系统通用功能要求将系统功能划 分为基本功能和可选功能，具体内容如下图,3、构建工作流程,依据总体目标和基本功能的要求，接下来需求 分析的重心应该体现为电子文件管理流程的设计， 也就是将总体目标和基本功能以工作流程模块的方 式抽象出来。 电子文件的管理流程的设计最终要以系统的操 作界面或操作菜单模块的形式表现出来，并通过它 实现操作和人机交互。由于每个单位的工作性质、 管理模式和文件流转的程序不同，所以电子文件管 理流
10、程也不尽相同。流程的设计既要考虑本单位电 子文件的流转规律、工作需要、利用特点，也要符 合电子文件管理的基本理论和基本原则。,流程设计不是简单的传统的文件管理过程 加上档案管理过程，要在全程管理原则、超 前控制理论的指导下，把归档前后的电子文 件作为一个文件连续体来设计流程模块，要 突出体现逻辑归档、提前鉴定、提前著录、 同步分类、元数据验证的新理念，让全部流 程构成一个自然而无缝的管理系统。 电子文件的流转不是像传统文件那样表 现为简单线性的。在电子文件管理系统上， 因为工作的特殊需要、文件格式与类型的差 异、来源环节的不同可以随时在不同的流程 之间跳转。因此，电子文件管理流程是网状 的、非
11、线性链接的，任何一个环节均可以实 现文件的交互，且均具有反馈与回溯能力。,4、研制电子文件管理标准与规范,如果说系统需求分析中明确系统总体目标和功能、 设计工作流程是解决“干什么”的话，那么制定电 子文件管理标准与规范就是要告诉系统研发人员 “如何做才正确”或者“怎样做才科学”。 标准与规范的制定可以依据设计好的工作流程， 遵照电子文件管理的理论与原则，参照电子文件 归档与管理规范等国家标准及其行业规范、参考 本单位或者同行业兄弟单位编制的电子文件管理实 施细则逐个工作模块予以完成，主要包括名词术语、 工作要求、业务标准、管理制度等，具体包括以下 内容：,（各类）电子文件模板标准与存档格式；
12、电子文件登记的著录原则与方法； 电子文件流转流程及其数据采集规范； 电子文件预立卷或预归档规范； 电子文件归档制度（归档单元、形式、方 法、时间、范围、手续）的制定； 归档电子文件（电子档案）的分类分类方 案；,文件级、案卷级、数据库级元数据集的研制、 元数据采集与保存标准；元数据的语法与 语义规范； 档案信息数据库的选型、更新及备份手段； 电子文件双套制归档及其管理规范； 电子文档备份的原则及其方式与方法； 脱机载体选择与保存等； 电子文档价值鉴定的原则、方法； 电子档案真实性、有效性、完整性、安全性 维护方案； 电子档案编研与利用规范。,5、制定每个工作环节的工作内容、方式及技,术路线 明
13、确了总体目标及功能、设计了工作模块、制定 了标准规范，需求分析依然没有结束，还要告诉系 统研发人员电子文件管理系统每一个工作模块内部 以及模块之间运行的方式、实现模块功能的技术路 线，即更进一步说明“怎样做”。 比如电子文件的采集与积累，需求分析要说明 哪些电子文件可以由系统自动实现，哪些文件则需 要人工积累，积累的模式是采用文件夹还是数据库， 在电子文件采集时需要同步捕获元数据。,再如在电子文件归档模块中， 需求分析要说明电子文件归档是使 用的物理归档还是采用逻辑归档的 方法。又如在电子文件备份模块中， 要说明备份的手段、备份设备、备 份保存方法等。总之，每一个工作 模块均要指出工作方法，模
14、块之间 要设计好衔接方式。,三、需求分析的结构 与内容,四、ERMS通用功能 解读,GB/T291942012 :ERMS功能架构图,标准规定ERMS 的基本功能和可选功能。基 本功能是指必须具备的核心功能。 基本功能：文件管理配置功能、文件管理业 务功能、安全管理功能、 系统管理功能。 1、 文件管理配置功能 文件管理配置功能是 ERMS 中建立和维护 文件管理业务标准及规范的功能。包括归档范 围、归档文件类型及数据格式、分类方案、保 管期限与处置表、元数据捕获及管理方案等内 容。,这些业务标准及规范体现在ERMS软 件系统中，由系统来控制实现电子文件的 科学管理。 （1）归档范围（归档文件
15、清单） 业务系统中需要归档的文件列表，可 配置在业务系统中，由系统自动依据文件 题名及文件性质对文件进行筛查。 （2）归档文件类型及数据格式,（3）分类方案,为了保证分类方案的质量和稳定性，对分类方案中的类目 进行增加、删除、合并、拆分、复制等具体维护行为一般要 求由文件（档案）管理员执行，部分情形中可由授权用户执 行。,（4）保管期限与处置表,标准根据电子文件管理特点，将文件保存到期 后的处置行为与保管期限表整合称为保管期限与处 置表。 注意这里有个概念关系必须弄清楚，就是文件 在ERMS系统中保存的时间和作为档案的保管期限 的差异及其关系。 处置行为是指文件在ERMS系统中保存的时间 到期所采取的处置行为，包括移交（档案管理系统、 数字档案馆、公共档案馆、第三方保存机构）、续 存、销毁、冻结、法律保留等业务，依据相关规范 执行。 归档范围、分类方案、保管期限与处置表可以 整合为一个“三合一”表格。,（5）元数据捕获、配置及管理方案,元数据既是 ERMS 重要的管理对象，又是 ERMS 管理文件的基本工具。元数据形
