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1、第三章 认识Excel的数据管理,2,第一节 认识Excel基本的数据管理功能,第二节 认识Excel的数据透视表功能,返回,问题情景描述,3,项目小节,问题情景描述,【问题情景描述】 小李是一间涂料公司的销售成本会计，每月要整理分析大量的产品销售清单数据从中得出有用的信息，用于撰写月度产品销售情况分析报告，请从该公司某月的产品销售数据，如表3-1中，迅速整理数据，将汇总数据填列在下表3-2中。 【问题分析】 此问题涉及对大量数据的快速处理问题，实际的财务会计以及审计工作中经常会碰到此类问题，对大量数据的处理中，一个非常好的Excel工具即为数据透视表。为了让初学者能够更好地理解数据透视表，我
2、们首席要完成任务1认识Excel的基本数据管理功能，了解Excel的数据清单的概念，以及数据清单的排序、筛选、自动汇总等知识。,下一页,返回,问题情景描述,【学习目标】 1.理解Excel数据清单的概念; 2.掌握Excel数据清单中的排序、筛选操作; 3.理解Excel数据清单的自动汇总功能; 4.掌握Excel数据清单的数据透视表功能以及数据透视图功能。,返回,上一页,第一节 认识Excel基本的数据管理功能,3.1.1 任务目的及要求 通过本次任务让读者能够学会运用Excel对数据清单进行排序、筛选以及分类汇总等基本的数据管理。 由36人组成一个学习小组，要求学生能够边看书，边动手操作本
3、任务中提供的各项活动，从而真正掌握看似简单实际上在财务工作中运用相当频繁的基本的数据处理功能。,下一页,返回,第一节 认识Excel基本的数据管理功能,3.1.2 背景知识 1.数据清单概述 Excel文档的表格被称为数据清单。数据清单是包含相关数据的一系列工作表数据行。数据清单中的行表示记录，列表示字段，数据清单的第一行中含有列标志。如图3-1的单元格区域A2 : F6所示。数据清单的同一列具有相同类型的数据，不同行是具有相同数据类型结构的记录。 在Excel中，数据清单同数据库类似，数据清单中的列是数据库中的字段;数据清单中的列标志是数据库中的字段名称;数据清单中的每一行对应数据库中的一个
4、记录。二者都可以对数据进行查询、排序、筛选，所不同的是，Excel中的数据清单可以建立数据透视表。,上一页,下一页,返回,第一节 认识Excel基本的数据管理功能,在建立数据清单的过程中，应遵循以下原则: (1)要避免在一张工作表上建立多个数据清单。因为数据清单的某些管理功能，如筛选，可能筛选不到正确的结果。 (2)如果必须在同一张工作表建立两个或者两个以上的数据清单，请将数据清单间至少留一个空行和空列，以区分不同的数据清单。 (3)避免在一个数据清单内放置空行和空列，这将有助于Excel检测和选定数据清单。 (4)在清单的第一行中创建字段名。Excel将使用字段名创建报告并查找和组织数据。在
5、输入列标志前，请将单元格设置为文本格式。 (5)字段名虽然最长可有32 , 000个字符，但是短的字段名在单元格中一目了然且有利于创建报告。不同列的字段名不要重复。,上一页,下一页,返回,第一节 认识Excel基本的数据管理功能,(6)如果要将字段名和其他数据区分开，请使用单元格边框(而不是空格和短划线)在字段名行下输入直线。 (7)要避免将关键数据放到数据清单的左右两侧，因为这些数据在筛选数据清单时可能会被隐藏。 (8)在修改数据清单之前，要确保隐藏的行或列也被显示。如果清单中的行和列未被显示，那么数据可能被删除。 在Excel中，我们可以用自动套用格式来快速美化数据清单，使之更好看。假设我
6、们要美化图3-1的数据清单，操作步骤如下: (1)在数据清单中选定一个单元格; (2)单击格式菜单下的自动套用格式命令，弹出图3-2所示的自动套用格式)对话框。,上一页,下一页,返回,第一节 认识Excel基本的数据管理功能,(3)选中比较满意的格式，点击!确定即可。 (4)图3-1的数据清单套用了格式后的效果如图3-3所示。 2.数据清单的排序 数据清单的排序分为按升序排序、按降序排序。这里所指的升、降是指Excel默认了一种排序顺序，在按升序排序时，Excel使用如下次序，在按降序排序时，除了空格总在最后外，其他的顺序反转: (1)数字。数字从最小的负数到最大的正数进行排序。 (2)按字母
7、先后顺序进行排序。在按字母先后顺序对文本项进行排序时，Excel从左到右一个字符一个字符地进行排序。例如，一个单元格中含有一个文本“B10“，则这个单元格将排在含有“B1”的单元格的后面，含有“B11”单元格的前面。,上一页,下一页,返回,第一节 认识Excel基本的数据管理功能,(3)文本以及包含数字的文本，按下列次序排序:J K L M N O P Q R S T U V W XY Z。 (4)撇号()和连字符(-)会被忽略。但如果两个字符串除了连字符不同外其余都相同，则带连字符的文本排在后面。 (5)逻辑值。在逻辑值中，FALSE排在TRUE之前。 (6)错误值。所有错误值的优先级相同。
8、 (7)空格。空格始终排在最后。 数据清单的排序可以按照单列排序、也可以按照两列或者多列排序，还可以自定义排列顺序: (1)按单列排序。 按单列排序有两种方法。,上一页,下一页,返回,第一节 认识Excel基本的数据管理功能,第一种方法如下: 光标选中数据清单中要进行排序的列中的任一单元格，鼠标选中常用工具栏中的升序排序按钮 ，或者降序排序按钮 ，则数据清单的数据行即按照所选列字段按照升序或者降序排列; 第二种方法: 光标选中数据清单中要进行排序的列中的任一单元格。 执行菜单栏选项中的数据排序命令。 弹出如图3-4所示的排序对话框，在主要关键字的下拉按钮中选择 要排序的列字段名数学。 单击确定
9、按钮，图3-3表格，将字段为数学的列按照升序排列后的结果如图3-5所示。,上一页,下一页,返回,第一节 认识Excel基本的数据管理功能,(2)按多列排序。 我们也可以对数据清单按多列进行排序，举例如下: 图3-6的表格中是不同班级各科成绩表，请先按语文成绩从低到高排对班级排序，如果语文成绩相同，再按数学成绩由高到低对班级进行排列。 操作步骤: 选中数据清单中任一单元格。 执行菜单栏中的数据排序命令，弹出排序窗口。 在该窗口的主要关键字中选择字段名语文同时在窗口的右上处选中升序，在次要关键字中选择字段名数学同时在右侧选中降序，如图3-7所示。,上一页,下一页,返回,第一节 认识Excel基本的
10、数据管理功能,点击确定，新的排序结果，如图3-8所示。 如果按三个字段名对数据清单排序，只需按照如上操作，在图3-7的排序窗口的第三关键字选择相应字段名，并选择排序的方法即可。 3.数据清单的筛选 所谓筛选，是指从数据清单中找出符合条件的数据行。Excel的筛选分为自动筛选和高级筛选，其中自动筛选又分为一般自动筛选、筛选前十项以及自定义筛选，下面分别介绍各功能的用法。 (1)自动筛选。 活动3-1:对图3-9的数据清单进行自动筛选。,上一页,下一页,返回,第一节 认识Excel基本的数据管理功能,操作步骤: 光标选中数据清单中的任一单元格; 执行菜单栏中的数据筛选自动筛选命令。 图3-9所示的
11、数据清单变成图3-10所示。 字段名右侧出现下拉菜单，点击下拉菜单即可进行进一步筛选。 活动3-2:筛选图3-9中语文成绩为85分的数据行。 操作步骤:光标点击字段名“语文”右端的下拉按钮，在选择列表中选中数字“85”即可，如图3-11所示，如果要恢复显示所有的数据，则点击“语文”下拉菜单的“全部”即可。,上一页,下一页,返回,第一节 认识Excel基本的数据管理功能,活动3-3:筛选图3-9中英语成绩在3575(含35 , 75)之间的数据行。 操作步骤: 点击字段名“英语”的下拉菜单，选中“自定义”。 弹出“自定义自动筛选方式”对话框，如图3-12所示。 在该对话框的左上框的下拉菜单中，选
12、择“大于或等于”，在右上侧的框中输入“35“，在该对话框的右下框的下拉菜单中，选择“小于或等于”，在右下侧的框中输入数字“75“。并且在该对话框的中间选择“与”。 点击确定，筛选出的数据行如图3-13所示。 有时数据清单的数据较多，而往往只需显示最大或者最小的几项内容，此时就要运用自动筛选前10个功能，使用该功能，并不一定筛选前10个，到底筛选几个，可以由用户输入确认。,上一页,下一页,返回,第一节 认识Excel基本的数据管理功能,活动3-4:输入图39中英语成绩排第一、第二的学生成绩单。 操作步骤: 在图3-9中，点击英语字段名右侧的下拉菜单，选择前10个功能; 弹出自动筛选前10个对话框
13、，在该对话框最左侧选框中维持最大不变，在中间的选框中，点击上下选择按钮，将数字调整为“2”，右侧选框的内容维持不变，如图3-14所示。 点击确认，想要搜索的数据即被显示出来，如图3-15所示。 (2)高级筛选。 使用高级筛选可以查找那些匹配复杂计算条件的数据。此外，这个命令还为用户提供了更为强大的功能，例如，能从数据清单中提取筛选的数据的副本。,上一页,下一页,返回,第一节 认识Excel基本的数据管理功能,在使用高级筛选之前，用户需建立一个条件，用户指定筛选的数据必须满足的条件。条件区域类似于一个只包含条件的数据清单，在条件区域的首行中包含的字段名必须拼写正确，要与数据清单上的字段名一致，条
14、件区域不必包含所有数据清单中的字段名，且顺序可与数据清单的字段名顺序可有不同。 活动3-5:图3-16的数据清单中，请运用高级筛选，筛选出语文大于 等于87分，数学大于等于85分，英语大于等于70分的学生成绩单。 操作步骤: 在该数据清单所在工作表的任何空白处可建立条件区域(最好选择靠近数据区域的上方或者下方)。 在图3-16数据清单的下方即单元格A13开始，建立条件区域如图3-17所示。,上一页,下一页,返回,第一节 认识Excel基本的数据管理功能,将光标移至数据清单的任一单元格，执行菜单栏数据筛选高级筛选命令。 弹出高级筛选对话框，如图3-18所示。 选定在原有区域显示筛选结果，这样用户
15、在工作表的原有数据清单区域内只能看到符合条件的数据记录行。如果选择将筛选结果复制到其他位置，并在下方复制到文本框中指定筛选后的副本放置的起始单元格。 选定数据区域文本框，如果没有自动显示出数据清单区域，那么就在该文本框中输入数据清单区域或使用鼠标选中该区域;选定条件区域文本框，如果没有自动显示出条件区域，那么就在文本框中输入条件区域或使用鼠标选定，设置结果如图3-19所示。,上一页,下一页,返回,第一节 认识Excel基本的数据管理功能,单击确定按钮，通过高级筛选筛选出来的数据清单将被复制到指定 的区域显示，如图3-20所示。 4.数据清单的分类汇总 分类汇总是在数据清单中轻松快速地汇总数据的
16、方法。该方法能够让我们从原始数据表中快速的获得有用的信息。 活动3-6:图3-21是一间公司员工基本工资情况，请用Excel的自动分类汇总功能，汇总不同部门的员工工资合计。 操作步骤: 点击该数据清单中任一单元格，执行菜单栏数据排序命令，在主要关键字处选择部门，并按升序排列，点击确认。,上一页,下一页,返回,第一节 认识Excel基本的数据管理功能,将光标移至数据清单任一单元格，执行数据分类汇总命令，弹出分类汇总对话框，如图3-22所示。 在该对话框中，分类字段对话框中选择“部门”表示数据清单按“部门”分类，在汇总方式中选择求和，在选定汇总项选项框中选中“基本工资”，表示对数据清单中的字段“基本工资”进行求和。 选中替换当前
