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1、高效会议管理技巧,李晓明 郑州 2004年10月,2019/9/26,2,对于会议,我们的愿望是,2019/9/26,3,明确的会议的目的、种类和体系 有效为会议做准备 会议中良好的沟通和反馈 会议主持人的良好管理和专业的组织 高效率和质量的会议过程,2019/9/26,4,第一讲 当今会议面面观,2019/9/26,5,会议的意义 会议的目的 会议的种类 会议的频率 会议的成本的计算,2019/9/26,6,会议的意义,集思广益的渠道 显示或组织的存在 是重要的沟通方式,2019/9/26,7,会议的八大目的1,开展有效的沟通 传递资讯 监督员工和工作进展 达成协议、解决问题,2019/9/
2、26,8,会议的八大目的2,决策和资源共享 开发创意 激励员工的士气 巩固经理人的地位,2019/9/26,9,会议的种类（按目的）,固定的部门会议 处理突发事件的会议 宣布人事安排和政策的会议 当众表扬和批评的会议 集思广益的会议,2019/9/26,10,按方式,电话 网络、视频 面对面,2019/9/26,11,关于会议频率的建议,固定的部门会议建议1次/月 全体的会议建议1次/半年 处理突发事件的会议要避免频繁 一对一的会议可以随时进行,2019/9/26,12,会议成本的计算1,8个人（部门经理） 准备时间 2小时 出差 差旅的时间共2天 秘书的时间准备最小4小时 服务人员全程6小时
3、 410个小时,2019/9/26,13,会议成本的计算2,小时*每小时的薪水=时间成本 会议成本：场地、器材、住宿、差旅、文件、餐饮 效率损失：管理的，机会成本的，处理客户投诉的，停产的,2019/9/26,14,第二讲 会议效率不高的原因及解决方案,2019/9/26,15,1、 会议效率不高的原因 2、 如何进行预防性管理 3、 高效会议的八大特征 4、 会议规范,2019/9/26,16,效率不高的原因1,时间安排不合适 地点安排不妥当 开会对象选择的不得当,2019/9/26,17,效率不高的原因2,主持人影响力不够 参会者技能不够 准备工作不够充分 目的和结果不明确,2019/9/
4、26,18,预防管理,时间安排不合适 地点安排不妥当 开会对象选择的不得当 主持人影响力不够 参会者要有倾听的技能 准备工作不够充分 目的和结果不明确,2019/9/26,19,高效会议的八大特征1,只有必要时才召集 经过好好的筹备 拟定和分发了议程表 严格遵守了时间,2019/9/26,20,高效会议的八大特征2,一切都是按部就班的 请了有经验的人出席 结束时作了评论和总结 记录了决议、建议和负责人,2019/9/26,21,会议规范,时间安排的规范 固定的会议流程的规范“一个中心，两个基本点”,2019/9/26,22,会议规范1,会议本身要遵守的规则 参会者要将工作安排交给会议主席 超过
5、一小时的会议要有书面的通知 所有参会者都要有发言的心态 会议要能准时开始、准时结束,2019/9/26,23,会议规范2,6、负责人对会议决议是否达成负有直接责任 7、要在会上要维护别人的尊严 8、要有人提出不同的意见 9、会后要拿到书面的纪录 10、参会者要履行反馈职责 11、邀请第三防监控会议质量,2019/9/26,24,自由发言：日常会议中效率不高的主要表现,2019/9/26,25,第三讲 开会前的准备工作,2019/9/26,26,1、 引言 2、 如何判断是否需要开会 3、 会议准备的作用和方法 4、 会议准备的内容 5、 主持人如何做会前准备,2019/9/26,27,不需要开
6、会的情况,已经按惯例开过了的固定会议 没有要讨论的特别的事情 还有比开会更好的方法 预算出会议的成本太大 决策者已经做出决策的事情,2019/9/26,28,必须开会的情况,把信息传递给许多人 需要多人参与集思广益 需要听取多部门的工作汇报 需要当众表扬或批评给小组或部门分配任务时,2019/9/26,29,会议准备的作用,可以选择合适的讨论方式 使参会者有讨论的方向 事先通知参会者有所准备 节省会议时间和成本,2019/9/26,30,会议准备的1H5W原则,怎么开 为什么开 开什么样的会 何时开会 谁来参加会议在那里开会,2019/9/26,31,会议的准备,2019/9/26,32,核
7、对 单,目的 一定吗 形式 时间 地点 主持人 人数 会场安排 名单 座位安排,11、名签 12、交通工具 13、住宿 14、资料 15、 辅助器材 16、流程表 17、文具 18、会场周边位置图 19、是否要求与会者带资料 20、娱乐项目 21、其他，民族的、媒体的等。,2019/9/26,33,讨论：我们的省级办事处会议和推广会议应该怎样开,2019/9/26,34,主持人如何做会前准备,设定沟通目标 制定行动计划 如何应对争执 进行SWOT分析,2019/9/26,35,第四讲 成功会议的五种策略,2019/9/26,36,如何作开场白,2019/9/26,37,开场白的程序,概括会议的
8、程序 提供跟讨论有关的资讯 规范会议的议程 指定会议的记录者 征求对会议议程的意见,2019/9/26,38,如何分配发言时间,主持人占20% 其他人80% 只有80%的时间在开会 15%的时间大家都不说话 5%的时间是抢着发言,2019/9/26,39,如何掌控会议进度,1、语言式 2、非语言式,2019/9/26,40,会议决策类型,权威决策 少数服从多数 共识决策 无异议决策,2019/9/26,41,达成团队决策的方法,头脑风暴法 德尔菲法 易地思考法 思路转换法,2019/9/26,42,1、 引言 2、 如何做开场白 3、 如何分配发言时间 4、 如何掌握议事进度 5、 如何达成会
9、议决策,2019/9/26,43,第五讲 会议中的沟通与反馈技巧,2019/9/26,44,1、 引言 2、 会议中的沟通技巧 3、 会议中的反馈技巧,2019/9/26,45,沟通漏斗,你心里想的100% 你口里说的80% 别人听到的60% 别人听懂的40% 别人行动的20%,2019/9/26,46,沟通的定义,为了设定的目标把信息、思想、情感在个体间或者群体间传递并达成共识的过程。,2019/9/26,47,有效沟通的原则,明确的沟通目标 明确的时间限制 充分做好准备工作 要重视每一个环节 要积极努力的倾听 双方努力达成目标,2019/9/26,48,建立信任的方法,找出双方的共同点 适
10、当展示能力和水平 适当暴露薄弱的地方 建立信任,2019/9/26,49,会议中的反馈技巧,批评三部曲： 表扬特定的成就 找出做的不好的地方 以肯定和支持结束,2019/9/26,50,第六讲 主持人的会议管理技巧,2019/9/26,51,1、 倾听技巧 2、 讲话技巧 3、 情景模拟,2019/9/26,52,倾听是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望，全神贯注的理解说话者的内容，跟他一起去体验感受这个过程。,2019/9/26,53,倾听的礼节,听听别人的故事 听听别人完整的故事 先听听别人完整的故事,2019/9/26,54,倾听的技巧,点头且微笑 眼神的接触 发出倾听的声音 身体向前
11、倾 重复和总结 必要时作记录,2019/9/26,55,展示心理感受,我也有你的经历 如果是我，我的感觉跟你是一样的,2019/9/26,56,倾听的误区,别人讲是想自己的事情 和自己的观点比较 打断别人 为正在说的人草草结束 挑着听 想尽快得到结论 走神,2019/9/26,57,讲话的技巧1,展示 Presenting 探寻 Probing 评论 Commenting 建立 Building 测试 Testing 总结 Summarizing 排除 Shouting out,2019/9/26,58,测试 Testing 总结 Summarizing 排除 Shouting out 引进
12、Brining 建议 Proposing,讲话的技巧2,2019/9/26,59,第七讲 如何对待会议中的意外情况,2019/9/26,60,不同类型发言者的症状及应对方法,1、“蝉”型发言者的症状及应对办法 2、“鲨鱼”型发言者的症状及应对办法 3、“驴”型发言者的症状及应对办法 4、“兔子”型发言者的症状及应对办法 5、“螃蟹”型发言者的症状及应对办法 6、情景模拟,2019/9/26,61,“蝉”型发言者的症状及应对办法,症状： 讲故事（和主题无关） 讲了很久才能进入主题 讲得太模糊，没有具体事例 拒绝倾听别人的观点,2019/9/26,62,办法 摇头微笑 手势 总结 动作,2019/
13、9/26,63,“鲨鱼”型发言者的症状及应对办法,症状 有攻击别人的倾向 给予消极否定意见,2019/9/26,64,办法 非语言性打断 重申会议规范 反问法,2019/9/26,65,“驴”型发言者的症状及应对办法,症状 防卫性特别强，心里有堵墙 不能站在别人的立场上想问题 过于敏感,2019/9/26,66,方法 点名发言 重复问题 突出他的贡献,2019/9/26,67,“兔子”型发言者的症状及应对办法,症状： 质疑正在使用的程序 总是提议不同的方法,2019/9/26,68,方法 肯定它的贡献 重申可以先试用现在的程序,2019/9/26,69,“螃蟹”型发言者的症状及应对办法,症状：
14、 做别的事 小团体讨论 经常打电话 经常打瞌睡 其他的方式,2019/9/26,70,方法： 强调时间压力 重申会议规范 带入别人 短暂沉默,2019/9/26,71,第八讲 主持人与参会者的守则与责任,2019/9/26,72,1、 主持人的守则与责任 2、 参会者的守则与责任 3、 主持人和参会者怎样达成协议,2019/9/26,73,主持人的守则与责任1,营造和谐的气氛 负责会议照常进行 负责总结讨论内容 引导发言人去解释,2019/9/26,74,主持人的守则与责任2,帮助参会者整理思路 避免会中意见向一边倒 减少和议题无关的争论 要保持中立的态度,2019/9/26,75,主持人调停
15、失败的原因1,听完陈述后就没词了 向双方之一表示赞同 阻止对方宣泄 指出双方都有错误,2019/9/26,76,主持人调停失败的原因2,缩小问题的严重性 引导双方攻击自己 建议举行其他主持人会议 表达出自己不愉快的情绪,2019/9/26,77,参会者的十大守则1,会前充分准备 会中贡献创意 意见 以解决问题为己任 摒除部门之见 尽可能的获得信息,2019/9/26,78,参会者的十大守则2,耐心倾听,尊重他人的意见 勇于发言,言之有物 不隐恶扬善,不人身攻击 避免不当的肢体语言 会后总结,2019/9/26,79,主持人和与会者如何达成协议,决断,不决断,不合作,合作,回避,协作,竞争(暴力
16、),迁就(适应),冲突的二维模型,2019/9/26,80,处理冲突的类型,暴力型 迁就型 回避型 协作型 妥协型,2019/9/26,81,第九讲 会议记录,2019/9/26,82,1、 记录者功能和胜任条件 2、 对会议记录的十大建议 3、 团队会议的误区,2019/9/26,83,记录者功能和胜任条件,功能 仅次于主持人 记录及维持会议程序所设计的顺序 协助主持人总结与归纳,2019/9/26,84,胜任条件,反应快 写字快 知识面广 记忆力强 组织能力强的人 倾听能力强的人 总结能力强的人,2019/9/26,85,对会议记录的十大建议1,重要的会议应该录音 定期召开的会议不用录音 多数会议制定会议记录者 记录者的笔记流畅不失真 会议记录者的责任更全面,2019/9/26,86,团队会议的误区,社会性懈怠 团体思维 团体极化,2019/9/26,87,对会议记录的十大建议2,会议内容全面准确 会议结束后整理会议内容 会议记录应由组织的整理 与主席共同纠正错误部分 将会议记录发给与会者,2019/9/26,88,第十讲 会后跟进,2019/9/
