产品样本资料的特点、收集与管理

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1、产品样本资料的特点 、 收集与管理 刘永浩 产品样本资料在一定程度上包含着有关 产品的经济 、 技术情报 , 因此 它不仅对于产 品的销售和采购部门 , 而 且对 于计划 、开发、 设计 、 管理等部门 , 以 及产品的研制者 , 都 是经济 、 技术情报的重 要来源 。 目前 , 国内 外对产品样本都很重视 , 并把它作为独立的 情报源加 以收集和管理 。 5 、 对著名厂商产品样本的搜集也较方 便 。 二 、 产品样本资料的收集 一 、 产品样本资料的特点 产品样本资料的特点 , 一般具有以下 五 点 : 1 、 反映技术较为成熟 , 其中各种特征 曲线及技术数据都较可靠 , 具有一 定的

2、参考 价值 。 2 、 一般产品样本都有文字 、 图片 、 表 格 、 数据曲线等 , 有的还附有图纸 和少量样 品 , 所以它具有直观 、 形象的特点 。 此 外 , 多数样本的印刷装订都比较讲究 。 3 、 内容都比较具体 。 除了有产品的技 术特点 、 性能 、 应用范围和使用方法的详细 介绍外 , 还有在一般文献中难以找到的数据 资料 。 有些产品样本还注有专利号和产品标 准 , 为查找该产品专利资料和进行技术评价 提供了补充途经 。 但也有的产品样本有夸张 成分 , 应引起注意 。 4 、 出版较迅速 , 发行方式灵活 。 产品 一经投产 , 立即发行产品样本 。 产品样本印 刷数量

3、一般 比较多 , 多数为主动免费赠送 , 有的是需求者来函告寄赠 。 所以 , 产品样本 是最省钱 的一种资料 。 由于产品样本不断更新 , 使用 寿命 较 短 , 这就要求情报部门经常地全面地收集最 新的产品样本 。 其 收集的途径和方法 大致有 以下几点 : 1 、 与国内外贸部门建立联系 , 索取其 多余的产品样本 , 是 最方便 的途径之一 。 2 、 与 “ 中国国际贸 易促进委员会国外 新产品样本 、 样品介绍中心 ” 建立联系 , 索 取 或委托其 收集产品样本 。 因为这个中心是 一个专门收集各国厂商免费赠送的各种样本 资料的服 务性机构 。 凡需要索取外国厂商新 产品样本或样

4、品者 , 可填写该中心印发 的格 式函 , 加盖 公章后寄交中心 。 该中心根据要 求进行收集 , 然后免费寄给用 户 。 3 、 利用参观展览会或参加技术座谈收 集产品样本 。 4 、 委托出国人员和驻外人员收集产品 样本 。 近年来 , 在国际上经常举办一 些与专 业学术会议有关的产品展览会和国际性大型 商品展览会 , 展出的产品往往 能代表当前的 技术水平 , 因此这也是收集产品样本 的重要 途径 。 5 、 和国内收藏产品样本的单位(如外 贸部各进 出口公司 、 中国科技情报研究所 、 各专业部和各省市科技情报 研 究 所 等)联 一 3 一 2 系 , 索取其产品样本的复本 , 按专

5、业对口的 原则散发给读者或有关外 贸 、 生产 、 科研和 教学单位参考 。 6 、 从报刊广告获得线索后 , 向有关 厂 商索取产品样本 。 利用广告有时可 以得到许 多有价值的样本资料 。 一般行 业性期刊每期 都附有一张 “服 务 卡 ” (s erv i。 ee a r d) , 开列出本期所登全部产品的编号 。 若读者想 知道某一产品详细说明时 , 可在服务卡上 圈 出所需编号 , 并填明本单位名称或人名 、 地 址 , 寄出后即可收到此项产品详细说明书 。 这类 “ 服务卡 ” 有期限 , 必须及时索取 。 7 、 通过订阅专门报导产品的 期刊 , 有 选择地索取产品目录或产品说明

6、书 。 8 、 针对本行业的需要 , 参考有关的指 南(如 购 买指南) 等工具书 , 向对口厂 商素取产品样本 。 9 、 利 用 “ 读者询问卡片 ” 索 取 。 近 年来 , 美国 、 英国 、 法 国 、 西德 、 日本 、 荷 兰等国贸易团体先后出版了中文版 美国工 业导报 、 欧 洲工业导报 、 英 国工 业 、 法国工业科学研究与技术 、 日 本工业技术和 荷兰 贸易导报等期刊 , 对在这些期刊上报导的产品 , 可 以使用各刊 所附的 “读 者询问卡片 ” 索取产品样本 。 本资料首先要从内容质量和适用性方面进行 选择 , 以免浪费人力和存贮空间 , 节约读者 三 、 产品样本资

7、料的管理 为了使收集到的国外产品样本资料更充 分地发挥作用 , 必须进行科学的管理 。 目 前 , 国内收藏产品样本的单位一 般都采取将 产品样本分类装盒上架和开架阅览等管理办 法 。 具体是 : 1 、 选择和查重 收集国外产品样本资料的目的是为了收 藏 。 因为产品样本资料 , 差别极大 , 其参考 价值也相 差悬殊 。 一份产品样本资料的参考 价值不在于文字长短 、 装满如何 , 主要是看 它的实际内容 。 因此对收集到的国外产品样 查阅时间 。 目前 , 各 国厂商为使各国能了解他们的 产品 , 扩大产品销售市场 , 往往以各种文字或 采取各种文字对照的形式出版其产品样本资 料 。 特

8、别是随着我国国际地位的提高和对外 贸易 、 技术引进的发展 , 用中文出版的产品 样本资料逐渐增多 。 因此在选择收藏产品样 本资料时要尽量人藏用中文或各种文字说明 的产品样本 , 以便读者能根据自己所懂文种 选择阅读 。 另外 , 在加工开始时 , 进行查重十分重 要 。 有些样本资料已加工收藏了 , 但以后又 收到复本 , 这就没有必要再加工 。 为了便于 样本资料多次使用 , 产品样本资料上一般 只 标明印刷地点而不注 明印刷出版时间;也有 的只是换了个封面 , 而内容没有变化 , 这就 很容 易当成新的样本资料进行加 工 。 因此 , 查重工作是一件十分繁琐的工作 , 必须做到 耐心和

9、细致 。 为了作好产品样本资料的收集 、 选择和 查重工作 , 负责这项工作的人员必须熟悉本 单位人藏情况 , 摸清家底 , 也就是 “ 知已知 彼 ” 才能发现问题 。 凡是缺藏的 、 复本不足 的应根据需要设法收集 , 补充人藏 。 对于复 本较多或不宜入藏的产品样本资料要及时按 专业对口的原则分发有关部门或生产 、科研、 外贸单位 , 以减少积压 , 做到物尽共用 。 2 、 分类和加工 落所谓产品样本资料的分类 , 就是按一定 的观点 , 以产品样本资料的属性 为 主 要 根 据 , 按一定的体系 (分类法) , 对产品样本 资料加以区分 , 将大量的产品样本资料分门 别类地组织成有条

10、理的系统的工作 。 产品样本资料的分类是产品样本资料管 理中的一项基础工作 。 其 目的是 为了正确 地 、 系统地 迅速地反映入藏产品样本资料的 情况 , 使读者能便利地充分地加以利用 。 因 此 , 分类质量的好坏 , 直接影响到分类排架 的质量和服务效果 。 其分类的作用是 : (1) 按分 类将产品样本排列上架 ; ( 2 )满足读者按产品门类或厂商名称 进行查找的要求 ; (3) 便于收藏产品样本资料的内容 、 质量 、 流通等方面进行调 查研究 ; ( 4) 便于查重 。 但是 , 分类时必须考虑读者查找资料的 习惯 , 分类后是否便于读者查找 , 这是衡量分 类是否准确的重要标准

11、 。 现在我国收藏单位一般都是将产品样本 资料按产品范围进行分类的 , 这样便于读者 查找 。 因为同类产品样本资料放在一起便 于 读者对产品进行分析 、 比较和选择 。 至于企 业介绍 (厂商介绍) 则是按企业 (厂商) 字 母顺序进行分类排列的 。 在分类 时 , 要注意利用产品样本资料复 本较多的特点 , 分别在复本样本上标识不同 的类号 。 这样同一内容的样本资料 , 就可 分 别在相关类中找到 , 相对地可增加检索深 度 , 也可利用复本样本资料 , 按 “ 产品 ” 和 a 企 业(厂商) ” 分类 , 这样便于读者从不 同角 度进行查阅 ; 也可以设新到产品样本资料专 架或专室

12、, 这便于经常查阅样本资料 。 分类 时 , 在每份人藏的样本资料封面右上角写上 分类号 、 国别和人藏时间 , 必要时可盖上单 位收藏章 。 3 、 上架和整架 产品样本资料经分 类后就要及时上架 , 提供给读者 。 由于产品样本资料是属非书刊 资料 , 没有一定的开本;另外在装帧上有成 本的 、 活页的 、 折迭的 、 精装的 、 平装的 , 比 较混乱 , 难以妥善保管 。 因此 , 收藏单位一 般将人藏样本资料装入特制纸盒内 , 然后按 产品的专业 类别进行排架 。 每个纸盒都标有 分类号 、 类名和 国别 , 有的还标有厂商名称 , 贴上商标 、 以便查找 。 而厂商介 绍 则是 按

13、国家 、厂 商名称字顺分开装盒排列上架的 , 产品样本资料的使用是有时 间性的 。 一 般零散的产品样本资料有效期限 不超 过一 年 , 既使由于改进 或停产等原因发生新的变 化 , 而产品样本汇编也基本是在新版 出版后 旧版才失效 , 因此需要经常 以新换旧 ; 加 上 采用开架阅览办法 , 产品样本资料容易损坏 和放 乱 , 所以应 当经常进行整架 。 每年要进 行 一次大整架 , 整架的任务就是对入藏产品 样本资料进行整理 , 把旧产品样本资料下架 ; 把放乱的样本资料放回 原位 ; 把分类分错的 重新分 类 。 4 、 阅览和服务 目前 , 我国收藏样本资料单位一般都采 取开架阅览的方

14、法 , 通 过阅览 、 复制 、 赠送(有 多余复本时) 、 铬询和举办展览等方式提供使 用 , 一般不出卡片或书本式目录 , 只有极少数 单位制作卡片 目录和 出版书本式收 藏 目录 。 在国外 , 产品样本资料一 向受到工厂和 设计部门的重视 。 各专业 图书馆也大都收 藏 样本资料 , 有的还 出书本式目录 , 为科技人员 服务 。 例如 , 苏联国立 公共科技图书馆是苏 最大产品样本资料收藏中心 , 并出版 新工 业产品 目录 (双周刊) , 通报该馆所收藏 的国内外产品 目录资料 , 其中包 括在苏举办 的各种专业性 、 国际性展览会上所提供的外 国商品说 明书 。 法国1 9 79年也建成了一个国 家工 业 目录中心 , 并将收集起来的产品 目 录用统一标准登记 , 做成卡片和缩微胶片 , 编 成索引提供查询 。 法国一些数据库除收藏有 关科学技术数据外 , 还收藏有关产品情报 , 并 通过电子计算机进行联机检索 , 利用自动检 索阅读复印机为读者服务 。 现在 , 我国对国外产品样本资料的管理 相当落后 。 近几年来 , 才逐渐引起各企业 、 公司 、 设计 研究单位的重视 。 中国科技情 报研究所和各省 、 市科技情报部门也加强 了 对产品样本资料的 收集 、 管理 , 并注意从各 种途径收集国内外产品样本资料 , 为不少单 位提供服务 。 一 3 一 4