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1、采购管理子系统,第 9 章,学习目标,汪刚制作,知识目标 了解采购管理子系统的功能 明确采购管理子系统与其他子系统之间的关系、其他采购业务类型 掌握普通采购业务、采购现付业务以及采购退货业务 能力目标 能结合企业实际，进行采购管理子系统的日常业务及期末业务处理,2,汪刚制作,目录,第一节 采购管理子系统应用基础,第二节 采购管理子系统业务处理,3,一、采购管理子系统的主要功能,汪刚制作,4,A,系统初始化,B,日常业务处理,C,信息查询,D,期末处理,二、采购管理子系统与其他子系统的关系,1采购管理子系统与库存管理子系统的关系 2采购管理子系统与应付款管理子系统的关系 3采购管理子系统与销售管
2、理子系统的关系 4采购管理子系统与存货核算子系统的关系,汪刚制作,5,汪刚制作,目录,第一节 采购管理子系统应用基础,第二节 采购管理子系统业务处理,6,一、采购管理子系统日常业务处理功能（环节）,汪刚制作,7,01,采购 请购,02,采购 订货,03,采购 到货,04,采购 入库,05,采购 发票,06,采购 结算,07,采购 付款,1. 采购请购,汪刚制作,8,要点： 采购请购是指企业内部各部门向采购部门提出采购申请，或采购部门汇总企业内部采购需求列出采购清单。 对应单据：请购单 请购是采购业务的起点，可以依据审核后的采购请购单生成采购订单。 请购环节可省略。,2. 采购订货,汪刚制作,9
3、,要点： 订货是指企业与供应商签订采购合同或采购协议，确定要货需求。 对应单据：采购订单 在采购业务流程中，订货环节也是可选的。,3. 采购到货,汪刚制作,10,要点： 采购到货是采购订货和采购入库的中间环节，一般由采购业务员根据供方通知或送货单填写，确定对方所送货物、数量、价格等信息，以到货单的形式传递到仓库作为保管员收货的依据。 对应单据：到货单 在采购业务流程中，到货处理是可选的。,4. 采购入库,汪刚制作,11,要点： 是指将供应商提供的物料检验（也可以免检）确定合格后，放入指定仓库的业务。 对应单据：采购入库单 当采购管理系统与库存管理系统集成使用时，采购入库单在库存管理系统中填制。
4、当采购管理系统不与库存管理系统集成使用时，采购入库单在采购管理系统中填制。 采购入库单既可以直接填制，也可以拷贝采购订单或采购到货单生成。 在采购业务流程中，入库处理是必须的。,汪刚制作,12,例题 填制采购入库单。 操作路径：库存管理入库业务采购入库单,4. 采购入库,5. 采购开票,汪刚制作,13,要点： 采购开票是在系统中填制由供应商开出的采购发票，采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统根据采购发票确定采购成本，并据以登记应付账款。 对应单据：采购发票 采购发票按业务性质分为蓝字发票和红字发票；按发票类型分为增值税专用发票、普通发票和运费发票。 采购发票既可以直接填制，也可以从“采购
5、订单”、 “采购入库单” 或其他的 “采购发票”拷贝生成。 在采购业务流程中，采购发票环节是必须的。,5. 采购开票,汪刚制作,14,例题 填制采购发票。 操作路径：采购管理采购发票专用采购发票,6. 采购结算,汪刚制作,15,要点： 采购结算也称采购报账，在手工业务中，采购业务员拿着经主管领导审批过的采购发票和仓库确定的入库单到财务部门，由财务人员确定采购成本。在本系统中采购结算是针对采购入库单，根据发票确定其采购成本。采购结算的结果是生成采购结算单，它是记载采购入库单与采购发票对应关系的结算对照表。 对应单据：采购发票和采购入库单 生成单据：采购结算单 采购结算分为自动结算和手工结算两种方
6、式。 在采购业务流程中，采购结算环节是必须的。,7. 采购付款,汪刚制作,16,要点： 采购付款是对采购货物进行付款的环节。采购付款在应付系统中完成。 对应单据：付款单 在采购业务流程中，采购付款环节是必须的。,二、采购业务类型,汪刚制作,17,普通采购业务,现付 业务,采购退货业务,直运采购业务,受托代销业务,（一）普通采购业务,汪刚制作,18,适用： 普通采购业务适合于大多数企业的日常采购业务，提供对采购请购、采购订货、采购入库、采购发票、采购成本核算、采购付款全过程管理。 三张主要单据： 采购入库单、采购发票、付款单 业务类型： 按货物和发票到达的先后，将普通采购业务划分： 单货同行 货
7、到票未到（暂估入库） 票到货未到（在途存货）,1. 单货同行采购业务,汪刚制作,19,1. 单货同行采购业务,汪刚制作,20,操作,操作,操作,操作,操作,操作,操作,操作,操作,1. 单货同行采购业务（涉及运费）,汪刚制作,21,操作,操作,操作,2. 暂估入库业务,汪刚制作,22,含义： 暂估是指本月存货已经入库，但采购发票尚未收到，不能确定存货的入库成本，月底时为了正确核算企业的库存成本，需要将这部分存货暂估入账，形成暂估凭证。 处理方法： 月初回冲 单到回冲 单到补差,2-1. 月初回冲,汪刚制作,23,要点： 本月月底，填写暂估单价，记存货明细账，生成暂估凭证。 进入下月后，存货核算
8、系统自动生成与暂估入库单完全相同的“红字回冲单”，同时登录相应的存货明细账，冲回存货明细账中上月的暂估入库。对“红字回冲单”制单，冲回上月的暂估凭证。 收到采购发票后，录入采购发票，对采购入库单和采购发票作采购结算。结算完毕后，进入存货核算系统，执行“暂估处理”功能，进行暂估处理后，系统根据发票自动生成一张 “蓝字回冲单”，其上的金额为发票上的报销金额。同时登记存货明细账，使库存增加。对“蓝字回冲单”制单，生成采购入库凭证。,2-2. 单到回冲,汪刚制作,24,当月, 货到票未到:暂估制单暂估入库单记账 下月发票到:,借：原材料 贷：在途物资,借：原材料(红) 贷：在途物资(红),借：原材料
9、贷：在途物资,2-2. 单到回冲,汪刚制作,25,2-3. 单到补差,汪刚制作,26,要点： 下月初不作处理，采购发票收到后，在采购管理中录入并进行采购结算；再到存货核算中进行“暂估处理”，如果报销金额与暂估金额的差额不为零，则产生调整单，一张采购入库单生成一张调整单，用户确定后，自动记入存货明细账；如果差额为零，则不生成调整单；最后对“调整单”制单，生成凭证，传递到总账。,要点： 如果先收到了供货单位的发票，而没有收到供货单位的货物，可以对发票进行压单处理，待货物到达后，再一并输入计算机做报账结算处理。但如果需要实时统计在途货物的情况，就必须将发票输入计算机，待货物到达后，再填制入库单并做采
10、购结算,汪刚制作,27,3. 在途存货业务（票到货未到）,（二）现付业务,汪刚制作,28,当采购业务发生时，立即付款，由供货单位开具发票。,借:材料采购 进项税 贷:银行存款,（二）现付业务,汪刚制作,29,操作,操作,（三）采购退货业务,汪刚制作,30,货虽收到，但尚未录入采购入库单 只要把货退还给供应商即可，软件中不用做任何处理。 已录入“采购入库单” ，未录入“采购发票” 如果是全部退货，可删除“采购入库单”；如果是部分退货，可直接修改“采购入库单”。 已录入“采购入库单” ，已录入“采购发票”但未结算 如果是全部退货，可删除“采购入库单”和“采购发票”；如果是部分退货，可直接修改“采购
11、入库单” 和“采购发票”。 已录入“采购入库单” ，已录入“采购发票”并执行了采购结算 若结算后的发票没有付款，此时可取消采购结算，再删除或修改“采购入库单”和“采购发票”，若结算后的发票已付款，则必须录入退货单。,（三）采购退货业务（入库单记账）,汪刚制作,31,（三） 采购退货业务（入库单记账）,汪刚制作,32,（四）直运采购业务,汪刚制作,33,含义： 指产品无需入库即可完成的购销业务，由供应商直接将商品发给企业的客户，没有实务的入库处理，财务结算由供销双方通过直运销售发票和直运采购发票分别与企业结算。 适用： 直运业务适用于大型电器、汽车和设备等产品的购销。 业务类型： 普通直运业务、
12、必有订单直运业务,（五）受托代销业务,汪刚制作,34,含义： 受托代销业务是一种先销售后结算的采购模式。指商业企业接受其他企业的委托，为其代销商品，代销商品售出后，本企业与委托方进行结算，开具正式的销售发票，商品的所有权实现转移。 关键设置： 只有在建账时选择企业类型为“商业”，才能处理受托代销业务。对于受托代销商品，必须在存货档案中将“是否受托代销”复选框选中，并且把存货属性设置为“外购”、“销售”。,三、采购子系统信息查询,汪刚制作,35,（一）原始单据 （二）采购明细表 （三）采购账表 （四）采购分析,（一）原始单据,入库单明细表 发票明细表 结算单明细表 采购订单明细表 采购订单执行统
13、计表 到货单明细表 请购单明细表,汪刚制作,36,（二）明细表,1采购明细表 2入库明细表 3采购结算明细表 4未完成业务明细表 5受托代销结算明细表 6增值税抵扣明细表 7采购费用明细表,汪刚制作,37,（三）采购账簿,汪刚制作,38,在途货物余额表,在途货物余额表,代销商品台账,代销商品余额表,（四）采购分析,汪刚制作,39,采购资金 比重分析,采购类型 结构分析,采购费用 分析,采购成本 分析,采购货龄 分析,供应商价格对比分析,01,02,03,04,05,06,四、采购子系统期末处理,月末处理 (1)月末结账后，当月便不能再增加、修改、删除采购单据了。 (2)只有采购管理子系统月末结账后，库存管理子系统和应付款管理子系统才能进行月末结账。 年末结转,汪刚制作,40,第 9 章,Thank You !,
