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1、 ERP规范文件ERP财务系统培训手册一、 基础档案1、部门职责 进行日常财务核算工作。 进行各费用报销处理； 进行企业日常经营活动的会计反映与核算； 进行相相关部门进行上报各种经营性报表，为决策层提供及时准确的会计信息。2、岗位职责 出 纳：出纳对涉及现金、银行存款的凭证签字确认、定期与银行对账。 主管会计：录入会计凭证、打印会计凭证和科目汇总表与原始单据粘贴、装订成册、打印帐簿保存。 记 账：记帐（取消记帐）、转帐生成、对帐、结帐（取消结帐）。 报表人员：在UFO报表系统中录入关键字、设置取数公式、生成报表、打印报表进行上报。 财务经理：审核会计凭证、 审核财务报表。3、初始设置3.1、录
2、入部门档案（编码2-2-2）单击基础设置基础档案机构设置“部门档案”单击“增加”，录入部门编码及部门名称，单击“保存”，录入下一部门档案录完后单击“退出”。 3.2、录入职员档案单击基础设置基础档案机构设置“职员档案”单击“增加”，录入职员编码及姓名及所属部门等信息业务员打钩单击“保存”。备注l 职员编号：必须录入，必须唯一。l 职员名称：必须录入，可以重复。l 部门名称： 输入该职员所属的部门。您只能选定末级部门。l 职员属性：填写职员是属于采购员、库房管理人员还是销售人员等人员属性。信用信息：包括信用额度、信用等级、信用天数，指该职员对客户的信用权限，可以为空。如果要在销售管理系统信用 控
3、制中选择业务员信用控制，建议在这里输入职员信用权限。3.3、录入客户分类(编码2-2-2)单击基础设置基础档案往来单位客户分类，单击“增加”，录入客户分类编码和分类名称，点击保存，录入完成之后点击退出。3.4、录入客户档案单击基础设置基础档案往来单位 “客户档案”单击“增加”，录入系统提供的四个页签内容，录入完后单击“保存”单击“退出”。备注：其中客户编码，客户简称，所属分类码必须输入。3.5、录入供应商分类(编码2-2-2)单击基础设置基础档案往来单位供应商分类，单击“增加”，录入供应商分类编码和分类名称，点击保存，录入完成之后点击退出。3.6、录入供应商档案单击基础设置基础档案往来单位单击
4、选择“供应商档案”单击“增加”，录入系统提供的内容，录入完后单击“保存”单击“退出”。备注：其中供应商编码，供应商简称，所属分类码必须输入3.7、会计科目设置（编码4-2-2-2）单击基础设置基础档案财务“会计科目”，系统进入“会计科目”界面：l 如果增加科目：单击增加，在输入窗口中录入或选择相应内容，单击确认 , 单击关闭;l 如果删除科目：选中要删除的科目，单击删除，点击“确认”；l 如果修改科目：选中要修改的科目，单击修改或双击该科目，点击修改修改相应内容，点击确定;l 指定科目：单击编辑菜单下指定科目单击选择核算现金，银行总帐，现金流量的科目点击“”选入单击确认备注l 科目编码及名称必
5、须唯一；l 在增加或修改科目时，若该科目需要设置为辅助核算的科目，则必须在对应辅助核算的复选框打上“”标记；l 指定的现金流量科目供UFO出现金流量表时取数函数使用。3.8、设置凭证类别 单击基础设置基础档案财务 “凭证类别”单击“记帐凭证”或其它需要的凭证类别单击“确定”单击退出。3.9、外币及汇率定义单击设置基础档案财务 “外币及汇率”，单击增加在录入窗口中录入币符和币名并选择折算方式，单击确认 在汇率一览表中，输入该币种的相应汇率单击“退出”备注：此处仅供用户录入固定汇率与浮动汇率，并不决定在制单时使用固定汇率还是浮动汇率，在【选项】中的【汇率方式】的设置决定制单使用固定汇率还是浮动汇率
6、。3.10、录入项目目录单击基础设置基础档案财务项目目录1、 先增加项目名称2、 增加项目大类，就是对你核算的项目进行一下分类3、 进行项目目录的维护，把项目档案维护进去备注：l 核算科目：在总账系统【会计科目】功能中设置项目辅助核算，如对产成品、生产成本、商品采购、库存商品、在建工程、科研课题、科研成本等科目设置项目核算的辅助账类。l 项目分类定义：为了便于统计，可对同一项目大类下的项目进行进一步划分，这就需要进行项目分类的定义。l 项目结构：一个项目除了项目名称外，有时还应加一些其他备注说明，比如课题核算除了课题名以外，还有如课题性质、课题承担单位、课题负责人等备注说明，这些备注说明均可以
7、设置为项目栏目。l 项目目录：列出所选项目大类下的所有项目。3.11、设置结算方式单击基础设置基础档案收付结算结算方式单击增加，输入“结算方式编码”和“结算方式名称”，若启用票据管理，单击该项打上“”标记；单击确认，单击退出。备注 l 结算方式编码：用以标识某结算方式。用户必须按照结算方式编码级次的先后顺序来进行录入，录入值必须唯一。结算方式编码可以数字09或字符AZ表示，但编码中&、“、;、-以及空格禁止使用。l 结算方式名称：用户根据企业的实际情况，必须录入所用结算方式的名称，录入值必须唯一。结算方式名称最多可写6个汉字（或12个字符）二、总账业务2.1 业务流程图2.2、录入期初余额业务
8、财务会计总账设置 “期初余额”， 系统进入“期初余额”界面：l 将光标移到需要输入数据的余额栏，直接输入数据即可。l 如果是年中启用，还可以录入年初至建账月份的借、贷方累计发生额。l 录完所有余额后，用鼠标单击试算按钮，可查看期初余额试算平衡表，检查余额是否平衡，也可单击对账按钮，检查总账、明细账、辅助账的期初余额是否一致备注：l 无论往来核算在总账还是在应收应付系统，有往来辅助核算的科目都要按明细录入数据。l 清零：当科目的下级科目的期初数据互相抵消使本科目的期初余额为零时，清除此科目的所有科目的期初数据。存在已记账凭证时此按钮置灰。l 则只要录入末级科目的期初余额及累借、累贷，年初余额将自
9、动计算出来。l 如果某科目为数量、外币核算，可以录入期初数量、外币余额。但必须先录入本币余额，再录入外币余额l 若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额。l 在录入辅助核算期初余额之前，必须先设置各辅助核算目录。2.3、日常凭证操作 2.3.1、增加凭证业务财务会计总账凭证 填制凭证单击增加录入凭证分录录完凭证，单击保存单击退出。 凭证表头部分的录入备注:l 凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。l 采用自动编号时，计算机自动按月按类别连续进行编号l 采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，不能超过业务日期。l 凭证一旦保存，其凭证类别，凭证编号不能修改。 输入凭证正文部分
10、备注:l 摘要可以相同，但不能为空，按回车，系统将摘要自动复制到下一分录行.l 会计科目通过科目编码或科目助记码输入。l 科目编码必须是未级的科目编码。l 金额不能为零，红字以 “-”号表示。l 在金额处按空格键，系统将自动调整当前分录的金额方向。l 在金额处按“=”，系统将根据借贷方差额自动计算此笔分录的金额。l 录入涉及数量核算的分录时，录入“数量”、“单价”系统自动计算出“金额”放在借方，可用空格调整方向；u 辅助核算信息l 如果科目设置了辅助核算属性，还要输入辅助信息，如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、自定义项等 。备注：l 在录入凭证过程中新增加的部门、个人、单位、项目可通过参
11、照窗增加录入；具体操作：单击辅助信息参照单击编辑 单击增加单击退出2.3.2、修改凭证业务财务会计总账凭证 填制凭证，单击上张、下张选中要修改的凭证，直接修改；修改辅助信息可双击对应的辅助项调出相应窗口修改。备注：l 未经审核的错误凭证可通过【填制凭证】制单功能直接修改l 已审核算的凭证应先取消审核后，再通过证制单功能进行修改。l 若您在【选项】中设置了制单序时的选项，那么，您在修改制单日期时，不能在上一编号凭证的制单日期之前。1月份制的凭证不能将制单日期改为2月份的日期。l 若在【选项】中设置了不允许修改、作废他人填制的凭证，则不能修改他人填制的凭证。l 外部系统传过来的凭证不能在总账系统中
12、进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。2.3.3、删除凭证业务财务会计总账凭证 填制凭证，单击上张、下张选中要作废/恢复的凭证，单击制单菜单下作废/恢复。单击制单菜单下整理凭证选择整理凭证期间单击“确定”选择要删除的凭证单击“确定”。备注：l 如果遇到有非法的凭证需要作废时，则可以使用作废/恢复功能，将这些凭证进行作废。l 如果作废凭证不想保留时，可以通过整理凭证功能，将其彻底删除，并对未记账凭证重新编号。l 只能对未记帐的凭证作凭证整理。l 已记帐凭证作凭证整理，应先恢复本月月初的记帐前状态，再作凭证整理。l 若本月有凭证已记账，那么，本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理，
13、只能对其后面的未记账凭证作凭证整理。若想对已记账凭证作凭证整理，请先到恢复记账前状态功能中恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。2.3.4、出纳签字业务财务会计总账凭证出纳签字1、选择要签字的月份，点击确定；2、双击打开某张凭证，在打开的凭证界面，有个“签字”按钮，点击签字即可3、业可以点击“出纳”下面的“成批出纳签字“；2.3.5、主管签字 业务财务会计总账凭证主管签字 1、选择要签字的月份，点击确定；2、双击打开某张凭证，在打开的凭证界面，有个“签字”按钮，点击签字即可3、业可以点击“主管”下面的“成批主管签字”；2.3.6、会计凭证审核业务财务会计总账凭证审核凭证1. 更换操作员：在企
14、业门户中单击菜单重注册，屏幕显示“系统登录”，选取帐套后单击确认；在“操作员”窗口选择有 审核权限的操作员单击确认；2. 审核：单击审核凭证下的审核凭证设置要进行审核的凭证条件，点击“确认”选择要审核的凭证，点击“确定” 点击单击“审核”或审核菜单下的成批审核凭证；3. 取消审核：如上进入审核凭证窗口，点击单击“取消”或审核菜单下的成批取消审核；4. 标识错误：如上进入审核凭证窗口，可单击标错，系统在该凭证上标识为有错，便于制单人进行修改；5. 审核完毕，单击退出。 备注：l 制单人与审核人不能是同一人；审核前必须更换操作员（重新注册）；l 凭证一经审核便不能修改和删除，若要修改删除可先取消审核；l 取消复核只能由复核人自已进行。2.3.7、会计凭证记帐业务财务会计总账凭证记账在
