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1、国际贸易基本流程2010-07-16Marketingdept.第一章 国际贸易的基本流程第二章第二章 主要日常事务主要日常事务p1.熟悉产品及报价,以便向客户有效地介绍产品及准备样品。p2.熟悉客户下单习惯(主要采购产品,产品、包装、单据要求等，)p3.根据客户PO及相关操作信息、合作注意事项或订单执行注意事项做PI，并按公司文件存档要求进行存档；学会核算装柜方式p4.收到客户订金后制作生产单，安排生产（单据跟踪表）p5.生产跟踪(生产跟踪表)，与生产人员落实生产进度。p6.根据付款方式决定催收货款时间货前余款,催促客户付余款并方账后才安排装柜等事宜.货后余款,出货后做C/I,P/L,并催促
2、船务部给B/L和保单COPY件以传给客户收余款p7.寄单或电放p8.日常业务跟进（新产品推介，客户方销售情况了解）p9.在日常操作中，异常汇报要及时到位。任何环节的任何异常，在第一时间向部门经理汇报不可擅自处理（尊重经验和权威）例：OP将提单信息中的品名拼错，业务要求其更改提单品名至正确拼写，并产生相应的改单费。分析：虽品名拼错，若业务可变通地将PI，INVOICE，PACKINGLIST中的正确品名按错误品名去录入，对于目的港清关并不会造成一定影响，且无需去支付额外的改单费！第三章第三章 跟单具体流程及注意事项跟单具体流程及注意事项订单前订单前订单前订单前下单下单下单下单生产生产生产生产出货
3、出货出货出货订单开发、订单开发、订单开发、订单开发、PIPI签订签订签订签订生产单生产单生产单生产单进度进度进度进度/ /质量质量质量质量物流物流物流物流/ /余款余款余款余款/ /单据单据单据单据反馈、翻单反馈、翻单反馈、翻单反馈、翻单第一阶段第一阶段 订单前期开发工作订单前期开发工作 一 、各项客户资源，联系跟进。询价信息展会信息网络开发二 、报价及样品邮寄。不同客户及询价类型的针对性报价报价条款及注意事项样品和相关文件邮寄流程及注意事项报价条款及注意事项报价条款及注意事项1)TheaboveqtnisbasedonFOBChinaPortterms,notincludetheFumiga
4、tionCharge$90/containerandtheORCcharge$141/container(ifhaveMOQ:1x20GPpermodelifhaveproductionschedule)2)abovepriceisbasedonexchangerateof$1=rmb7.05;iftheexchangefluctuationrateisabove2%beforethebalanceisreceived,thenfinalbalancewillbepaidaccordingtovaluedayrate,I,.e.originalbalanceamt*7.05/valuedayr
5、ate.Ifthefluctuationrateiswithin2%,thelosswlbebornebytheseller.3)thepricewlbesubjecttochangewithoutnoticeduetotheexecutionofnewgovernmentpoliciesornewInternationalpolicy4)Thepriceisvalidbeforexxxx-xx-xx同时需结合本部门的实际情况，对报价条款进行增加或调整，具体由部门负责人制定。同时需结合本部门的实际情况，对报价条款进行增加或调整，具体由部门负责人制定。样品及单据邮寄流程样品及单据邮寄流程(1)预
6、付国际快递：填写寄件申请单前台书面确认运费运费27美金，财务审核确认后可以寄出；若运费27美金，审核后还需由副总经理签字确认才可寄出。(2)到付国际快递：到付账号确认（快递公司）到付样品重量/清单确认（客户）寄件到付样品重量/清单确认（客户）到付金额确认（财务）寄件(3)国内快递：直接将填好的运单交给部门经理确认签字后即可寄出。样品邮寄注意事项样品邮寄注意事项1)未建立合作的客户索样原则上皆为“我司免费提供样板视货值而定，若为大件样品，或有较高货值样品，则需收取样品费，客户提供到付帐号或将寄样品所需的快递费T/T或WESTERNUNION（推荐）给我司。2)客人提供到付帐号以后，及时查询其帐户
7、是否有效,同时告之样品重量/清单，得到客户确认并核实账户有效后方可寄样。3)无账号到付，需有客户对样品重量/清单和愿意接受到付的书面确认，但一般不推荐此操作，极易遭拒付。4）样品寄出后，应在当天以邮件通知客户告诉其运单号。并在快件寄出去4天之后要主动通过相关网站如：http:/www.track- 已下单客户在合同中索回样品寄费：a） 在合同中只返还我司的实际到账金额在合同中只返还我司的实际到账金额，而不是客户汇出的金额。需考虑到有银行手续费，我们的实际收款是小于汇出金额，因此不能按汇出金额返给客户。b） 如寄费金额大于100美金则我方应分批返还（原则上返还运费的比例应小于合同金额的0.005
8、）（尤其对于金额较小的合同，应主动向客户解释合同金额小，利润微，需要分批还样品费）8)样品的申报价值应在至少在$1.00以上9)向新客户第一次寄单/样品时，应该了解客户有无其它明确需求，可安排同时寄出其它部门产品册。10）寄样/件时，你可能还可以用到以下材料：a)公司建材一体化手册及光盘针对工程类客户及一体化经销型客户b)其它部门产品册针对客户对某产品有明确需求c)公司荣誉手册针对海外华人客户d)公司小纪念品便于邮寄不增加重量时都可以寄送10）及时的寄样登记工作每次寄出的样品和单据， 要按日期、国别、客户名、样品清单或单据单号、快递公司名和运单号码都录入到CRM系统（客户关系管理/收递收发登记
9、），便于日后跟进。11）各快递公司联系方式DHL：8008108000帐号：600332349Fedex:8009881888帐号：265343554TNT8008109868需要客人从国外指上门取件 第二阶段第二阶段 ：下单及订单执行：下单及订单执行订单的确认是业务与客户、业务与工厂（采购员）进行的订单的确认是业务与客户、业务与工厂（采购员）进行的双项双项确认确认。签定。签定PI前业务员应递交草拟的前业务员应递交草拟的PI交与部门负责人审批交与部门负责人审批核算签章。经确认后方可执行合同，否则视无效合同。核算签章。经确认后方可执行合同，否则视无效合同。有效有效执执行行客户业务生产信息信息1信
10、息信息2信息信息3PI要素及要素及CheckingList信用证操作注意事项信用证操作注意事项客户业务信息信息1信息信息2PI和生产单制作及分发和生产单制作及分发生产进度跟进及质量确认生产进度跟进及质量确认业务生产信息信息2信息信息3PI要素：要素：产品的准确详细描述；产品的准确详细描述；单价的准确性；单价的准确性；贸易方式（保险及运费的描述）；贸易方式（保险及运费的描述）；付款方式；付款方式；产品包装；产品包装；交货期；交货期；需给客户提供的单据清单的描述；需给客户提供的单据清单的描述；我司银行资料的准确描述。我司银行资料的准确描述。PI要素及要素及CheckingListCheckingL
11、ist:库存状况或和生产排期库存状况或和生产排期采购人员向工厂查客户所欲订货物的库存状况（花色、数量、包装、底标等信息），或者按单生产所需生产周期。交货期的确认交货期的确认保守的交货期确认应考虑到如下因素订金到账时间（一般3-5天）内部确认时间（1-2天）工厂生产时间（根据产品）工厂收款到账时间（1-2天）订舱时间（视海运旺淡季）商检拖柜时间（视内陆运输繁忙程度）异常事件时间（生产及物流环节都可能出现）基于以上因素，如何写交货期信息应在向生产人员了解生产情况后，向业务负责人请示。L/C付款方式时必需留有充足余地（20-30天）以避免无法控制的突发事件影响交单议付。限重限重不同国家、不同客户对集
12、装箱的限重要求不一样，报价/制立PI前需与客户确认其接受重量，并据此计算实际的Maxload核算报价。迟交货条款迟交货条款PI上不主动显示关于迟交货的条款，但如果客人强烈提出，则按照国际惯例描述，一般是延迟一个星期罚千分之五，罚金总额不超过百分之五。因此向客户报交货期时需严谨，不得随意。计件单位计件单位PI、Invoice、Packinglist、商检/报关资料、B/L信息等计件单位一律以“PACK”出现！“PACK”为范围最广的计件单位，其函盖“CARTON，CASE，WOODCASE等一切个性计件/包装单位！）例：某OP将B/L中计算单位显示为Carton导致业务员要求其改为woodcas
13、e，从而产生改单费。分析：若单位显示为PACK，则无需因单位问题而去改单，并发生不必要的费用；另从某种意义上讲，CARTON可理解为木箱的同等单位，虽牵强，但应无需改单保险保险险率为FOBvalue*1.1*0.3%,货前全款，我司可不买保险，但要提醒客户一定要自行购买，或由我方代买，在PI中将险额加入。货后全款及L/C：必须做CNI(FOB+Insurance)条款，在PI中将险额加入。若客户坚持自买保险，业务员必须向部门经理汇报。总之，在发货前未收到全款的，不管是何种贸易方式，走船后我司都必须自行立即买保险，在发货前未收到全款的，不管是何种贸易方式，走船后我司都必须自行立即买保险，即使客户
14、自己本身说自己会买！即使客户自己本身说自己会买！包装包装/印刷印刷：原则我司不接受任何客户个性货包装,尽可能使用我司品牌包装或中性包装；若客户强烈要求做个性化包装，需向部门经理及总经理汇报，不得擅自回复客户此类需求；经过经理和总经理指示后可做OEM包装的,则要必须由客户提供以下两份文件,并将文件交由总经理秘书室处备案.:a).客户签章认可的有效商标证书,包括客户主要营业地所在国货物销售国中国等相关地区的商标证书.b).客户签章的保证函(具体内容请参照附件)信用证操作注意事项信用证操作注意事项L/C开立申请书要求客户正式开证前必须提供L/CApplication给我司L/C条款审核客户提供申请件
15、后，由业务人员、财务、船务对LC各项条款进行审核。对不符合要求的L/C要求客户修改。正本L/C再审有可能会出现客人同意修改但实际正本仍存在一定不符点的情况。可根据与客户联系进展状况及客户的购买意愿程度进行相应的生产准备（暂不向工厂支付定金），具体下一步操作需部门负责人的指示进行。在收到合格的正本LC后,应第一时间通直知各部门执行定单业务人员初审L/C审单员核审部门经理复审业务副总终审L/C审核审核生产单要素生产单要素产品的准确详细描述；产品的准确详细描述；我司型号与工厂型号的转换我司型号与工厂型号的转换客人特殊质量要求客人特殊质量要求产品包装要求（纸箱、打托及包装标准）产品包装要求（纸箱、打托
16、及包装标准）交货期交货期拼柜样品清单拼柜样品清单其它特殊要求其它特殊要求业务员签字后，将生产单连同P/I交由负责人签字，交财务部加盖财务保密章PI和生产单制作及分发和生产单制作及分发部部门/单据据PI 生生产单财务正本1正本1业务副本1副本1生产无0副本1物流副本1无0合计33 单据的分发单据的分发注：1、若为LC，应在PI 和生产单上特殊注明， 并提示最晚装船日期。把财务人员已审单签字、确认为可执行的LC COPY件递交一份给船务OP人员 2、交单到以上三方人员时分别要求其在相应的单据交接单据交接表表上签字。 3、订单执行过程中，如果有任何修改，必须要登记订单、订单执行过程中，如果有任何修改
17、，必须要登记订单更改备忘录。以免信息更改不及时更改备忘录。以免信息更改不及时 生产进度跟进及质量确认生产进度跟进及质量确认订单可正式执行时间订单可正式执行时间收到客户的定金定金/全款全款/正本正本L/C之后起码有客户汇款底单或客户所提供的已开立LCCOPY此时可以理解为订单正式执行时间。注：底单必须是银行确认的回执。申请件无效。正式执行传达正式执行传达立即书面通知采购、船务OP、船务商检人员生产进度跟进生产进度跟进a)定期的生产进度会议定期的生产进度会议b)（部份）产品的生产进度图片、报告（部份）产品的生产进度图片、报告c)关键时间结点的掌握关键时间结点的掌握收款日收款日/工厂下单日工厂下单日
18、/关键工序日关键工序日/出货前出货前1周周质量确认质量确认a)客户确认样客户确认样/工厂打样工厂打样/大货确认样大货确认样b)关键质量控制点的图片、报告关键质量控制点的图片、报告c)出货前检验报告、大货图片出货前检验报告、大货图片认真、仔细认真、仔细物流物流/货代货代/运价运价a)FOB条款，条款，订单确认时需与客户确认用哪方货代。若客户有指定货代，需在第一时间要求提供货代信息，以便我司OP确认相关费用信息。若指定货代的收费不合理，必要时，应配合OP积极与客户沟通，以免走货时因费用问题影响走船。对于新客户,在收到客户的shippinginstruction时，应同时要求提供Shipper,Co
19、nsignee,NotifyParty等信息。并将指示以书面形式通知OP。Q:Shipper在什么样的情况下可以不是我司？Consignee信息为什么尽可能用Toorder?NotifyParty一般是什么人？信息是尽可能简单还是尽可能详细？如客户提供货代信息不及时，可以向客户推荐用我方货代并给客户报相应的运价。-详见询海运价格时的注意事项第三阶段第三阶段 ：出货：出货b)CIF条款条款安排OP提前询好运价（至少走货前半个月，视海运淡旺季），并于走货前与OP再一次进行运价确认，需确认其所报运价是否合理，是否高于当初报价。向客户报运价时需向客户阐明由于运价在不同时期存在浮动，将于发货前确认最终运
20、价；c)CIF与与FOB条款的互相转化条款的互相转化及时变更PI并要求客户书面确认（条款和运价）货值低/柜量大的情况下如果是货后付款，需重新评估风险。决定走货的四大因素决定走货的四大因素1、货物、货物确认货物按照生产订单要求保质保量完成（生产人员、质检人员）2、商检、商检已安排做好并在有效期内（生产人员、船务商检操作人员）3、舱位、舱位根据ETD信息，确定每周的船期、截关期、装柜期每周的船期、截关期、装柜期等信息，最终根据货款、生产及订舱状况确定最终走船（拖柜）时间。若因指定货代原因影响走货,应及时向客户汇报,以免客户对我司工作产生误解；同时向客户提供我司所询运价信息，应尽可能服客户改用我司货
21、代。4、货款、货款付款方式为货前余款的应确定余款到账后方能进行实际拖柜操作。在货好前至少10天之要求客户付款，同时告知客人预计装柜日期、走船时间,应付金额。收到余款后及时以书面形式通知相关操作人员。海运旺季、节假日前夕要把所有工作提前。为了能及时走货，收款、订舱、商检往往是同期进行，如果再遇上拼柜货物，异常情况较多，因此，所有相关人员的通力配合和沟通尤为重要。橱柜、瓷砖、强化三个部门拼柜，各自交期是50，20，30天，瓷砖应该在什么时候做商检比较好？12号通知客户付款，客人承诺付款，到款时间一般要3-5天，船期是20号，拖柜要提前3天，商检在21号过期，该不该走这水船？订好了舱位，但货临时出了
22、问题，柜子没拖，会产生费用吗？沟通效率合作监装检验监装检验对于需要做（第三方）出货前检验监装的,应事先与检验机构联系,明确各检验注意事项,检验申请,并与生产,船务部门确认检验日期和安排相关工作对于需作监装的订单，由于需要事先向监装机构提供Invoice，PackingList；监装机构会根据提供的数据进行监装并出具相应Certificate给客户；因此,实际报关商检信息、给验检机构的信息、给客户的出货单据信息要三方一致，否则可能导致客户由于单证不一致而无法在目的港清关。收余款收余款出货单据出货单据邮寄邮寄/电放电放/L/C交单交单售后跟进售后跟进其它其它第四阶段第四阶段 ：出货后：出货后收余款
23、收余款主要针对付款方式为主要针对付款方式为T/T、走货后收余款的订单、走货后收余款的订单走货后应第一时间将B/LCOPY扫描件、C/I和P/L邮件发给客户要求其付余款；催款时请列明C/I金额，已收金额及客户应付余额了解ETA，以便收到款后向客户提供进一步服务。Tip:对于船期较长的,一般不建议提前告之客户ETA，以避免客户拖延付款时间货物在到港10天前仍未收到余款，需将情况反馈给负责人。在到港前一周仍未收到余款，应向客户发最后通牒。催收余款过程中若不能联系到客户，可通过客户指定货代等途径与客户联系，绝不能放弃联系。Tip:在日常跟进时就要向客户要到手机号甚至其它备用联系方式（如家庭电话）若为若
24、为L/C，业务人员则要在交单后密切关注财务到帐情况。，业务人员则要在交单后密切关注财务到帐情况。单据单据PackingList根据QC提交出货监装单或验货单（出货当天或次日内）以及提单信息核对以下项目后制作P/L。p出货型号、数量，是否有短溢装p包装及打托方式p样品清单及所在柜号p色号分布及所在柜号p包装p柜号p提单号CommercialInvoice根据实际出货数量/金额制作商业发票。样品是否要单独做commercialinvoice依国家而定第四阶段第四阶段 ：出货后：出货后B/Lp提单Copy件确认船离港两天之内要求船务OP提供B/LCOPY，即货代在正式出单之会提供“补料”信息给我方确
25、认。仔细核对Shipper/Consignee/NotifyParty/Onboarddate/运费支付方/货描/件数/重量/体积/托盘材料描述等信息。如thiscontainer(doesnt)contain(s)woodpackingQ：应该在什么时候与客户确认：应该在什么时候与客户确认Shipper/Consignee/NotifyParty/？B/L信息应由业务及信息应由业务及OP双方确认签字后方可传真货代出正本双方确认签字后方可传真货代出正本L/C付款方式下需另由付款方式下需另由LC审单人员确认后方可传真给货代出正本审单人员确认后方可传真给货代出正本注：样品是否需报检/报关及BL上显
26、示，向部门/船务负责人请示，以免发生改单产生额外费用.对于样品，有些客户要求在提单上显示:如:xxpackagesofxxsampletotalweightedxxkgs.,且需另单独做一份于样品的CI。制单时在PL上注明样品放在哪个柜中，以便客户易于查收样品。对于是WOODPALLET或WOODCASE包装产品，可在货描处另加“THEWOODENPACKINGISLOADEDONTHEIPPCPALLETS”，可能会降低目的港海关查验机率货前收余款的客前收余款的客户,按客按客户要求要求显示示寄单之前一定要把所有单据检查一遍,最终B/L不一定与B/L确认件一致(以前出现过很多类似情况；若发生最
27、终B/L与B/L确认件不一致，是否需改单由部门负责人决定；若发生改单，改单等费用由货代自行承担)货后收款或指定货代货后收款或指定货代,尽可能显示尽可能显示成成Toorder若为货后收款或或指定货代,尽可能显示成Toorder，且应尽量出正本船东单起码为正本HOUSEB/L。当与客户出现货款等各种纠纷时，船东单较便于我司安排转运或更改CONSIGNEE信息。NOTIFYPARTY可以写客户资料.p重要：关于CONSIGNEE显示Q：货后收款，我司指定货代：货后收款，我司指定货代,consignee可可按客户要求显示提货人吗？按客户要求显示提货人吗？p背书若CONSIGNEE为TOORDER，给客
28、户寄正本单据时必须对正本B/L进行背书即在B/L背面盖章p提单更改在业务操作中,有时买方会要求更改提单Consignee或Shipper(尤其是买家为中间商时),从而造成订单与提单的信息不一致存在潜在风险。在收到客户此类要求时应该要求客户签具相应保函。具体内容见改SHIPPER保函及改consignee保函。Q：执行此操作的必要先决条件是什么？行此操作的必要先决条件是什么？A：我司已收到全部：我司已收到全部货款，特款，特别是在要求更改是在要求更改Shipper的情况下。的情况下。Insurancecertificate在我方购买保险的情况下，根据提单信息在开船后三天内购买保险。OP人员与业务人
29、员进行B/L信息核对时，业务人员即在较对版B/L中注明是否买保险，发票金额、贸易术语FOB/CIF/C&I如果给客人采取电放货物的方式，则不要忽视将保单扫描件电邮给客户，避免客户收货时因为破损等原因无法及时联系到当地保险代理。C/O或或FormA根据进口国的不同申请，一般而言copy件是有效的。薰蒸证或植检证薰蒸证或植检证使馆使馆/贸促会的发票认证贸促会的发票认证根据进口国的不同要求相关人员安排。OtherspFCR(FreightCargoReceipt)只有在货前收全款的情况下才能代替B/L出具（因为FCR并不是物权凭证)p各国的其它认证或文件要求需根据需要特别安排。单据传递单据传递For
30、mAorC/O薰蒸证或植检证使馆/贸促会发票认证保单船务商检人员船务商检人员船务商检人员财务人员B/L船务OP人员单据据提供人提供人员提单ONBOARDDATE后的5日日之内提单ONBOARDDATE后的5-10日日之内，正本财务保存付款方式是付款方式是T/T：收到全款后，需立即安排电放或寄单。：收到全款后，需立即安排电放或寄单。1.寄正本单据寄正本单据准备签字的C/I和P/L各四份到财务盖章，财务各留一份，将其余各三份正本连同其余P/I上所要求的单据寄给客户；注意：a)寄件前需核对清单，漏寄或错寄产生的损失将由个人承担。b)寄单时要在寄件内容上详细注明文件内容包括：文件所属合同号，提单号，C
31、O/FORMA编号等。所有文件要和快递底单复印件一起存档。（Why?)c)寄单后，要通知客户快递单号，货到前三天需再次提醒客人及时提货，直到收到客户的确认回复。d)文件寄出后，需跟进到达及签收情况。可进入快递公司网站将派件及签收情况打印出来留底备查。e)收货人为Toorder的B/L不要忘记背书，同时其它相关单据如果也是按照B/L出具的，也都需要背书。电放电放/邮寄邮寄/L/C交单交单2)电放放考虑到文件寄出后遗失的风险及电放费用与寄件费用的比照，电放是更值得推荐的方式。电放流程：收到余款-要求船务出具电放保函-核对保函信息，填写电放确认单-（保函和电放确认单）对应采购文员签字确认-财务签字确
32、认（一份电放确认单给财务留底，另一份给船务留底）-电放保函请盖公章-保函交给船务OP（OP会传到货代处换取一份电放提单，我们只要把电放提单扫描后和和其他相应出货单据一起邮件发给客户就可以了）3)L/C交交单a)所有外部单据（原产地证和B/L）都将直接由船务交给财务。b)内部单据（P/L、C/I等）按照L/C要求制作后交审单员审核。c)密切关注交单期，交单后及时通知客户赎单。d)L/C交单的文件工作要求最高，因此需要更多的细致和认真e)电放正本电放正本B/L等单据的领取等单据的领取(财务部），除财务部），除L/C付款方式外，其它付款方式条付款方式外，其它付款方式条f)件下皆需在收到全款后方可安排
33、。件下皆需在收到全款后方可安排。g)督促、跟踪相关单据的回笼，对收到的单据应做好登记。各单据回笼不及时督促、跟踪相关单据的回笼，对收到的单据应做好登记。各单据回笼不及时h)应立即反馈给业务人员及相应部门经理。应立即反馈给业务人员及相应部门经理。4）留底存档单据）留底存档单据业务人员出货单据留底存档内容应包括：PI生产单CIPLB/LCOPY件FORMA或C/OCOPY件，其它证书（薰蒸证或植物检疫证）COPY件寄件底单网上查询的打印件工程图纸（若涉及到）售后跟进售后跟进根据ETA在货到港5天以内提醒客户及时到码头提货。根距柜号在网上http:/www.track-查询确保客户收到跟柜走货的样品
34、（样品所在柜号应提供给客户）争取翻单的时机：p在客户收到货后询问客户对货物及样品的反馈p在客户销售产品一段时间后（如两周后）询问销售状况p如在以上两个时间都没有翻单意向，则保持定期跟进，同时推新品。其它其它佣金佣金p由于客户佣金在燕加隆帐户仍属收入，因此必须缴纳15%的所得税，所以给客户退佣时应扣除我司为此笔佣金已缴的所得税，即退佣金额应为佣金*0.85p业务的最终完成以货款的安全收笼、货物的顺利出运、客户的安全及时收货为准。业务提成的结算也是以揭止日前收完全货款为前提纳入个人业绩。正在执行但未完成的合同计入下一个统计周期。拼柜拼柜订单的操作的操作拼柜订单操作较为复杂，需要关注点也比较多。具体请见
