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1、办办 公公 技技 巧巧岳阳市委市政府接待处 陈岳林 目目 录录办会做到“四个到位”1办文掌握“五个正确”2 会议通知到位；会务准备到位； 与会签到到位；会场秩序维护到位 附：会议坐席卡的摆法 正确认识公文 正确使用法定公文文种 正确把握行文关系 正确掌握公文的版式和格式 正确办理公文 办会掌握办会掌握“四个到位四个到位”1 1、会议通知到位、会议通知到位 v会议通知的会议通知的“五要素五要素” 会议时间、会议地点、会议名称、与会人员、与会要求。v重要的会议要提出严格的要求v会议通知方式电话文字v设置会议通知登记簿 “四个到位”2 2、会务准备到位、会务准备到位 v会场的准备工作会场的准备工作大
2、会会标（横幅），红底白字主席台座位布置背景、会徽、红旗、绿草、鲜花检查扩音设备、音量的大小台下坐位、重要会议发票、划区域核对会场环境卫生v会议资料的准备工作会议资料的准备工作 v住宿就餐的准备工作住宿就餐的准备工作 v安保宣传的准备工作安保宣传的准备工作 安保、信访、电视台、记者等落实到人。提前到岗，确保会议顺利如意。 “四个到位”3 3、与会签到到位、与会签到到位 v签到台，摆好签到台，摆好会议签到表会议签到表 应到多少、实到多少、缺席的多少、代会的多少、迟到的多少，一一写下单位名称，分项统计好后报送给大会主持人，进行与会情况的通报。 v签到的必要性签到的必要性一方面体现了我们办会认真负责，
3、是领导的得力助手；更重要的是有力地促进会风的转变，有利于提高会议应有的效果。 “四个到位”4 4、会场秩序维护到位、会场秩序维护到位 v凡大型会议会场周围无噪音；凡大型会议会场周围无噪音；v保安（公安）、信访接访人员坚守岗位、防突发事故、防保安（公安）、信访接访人员坚守岗位、防突发事故、防破坏；破坏；v招呼那些在会场外吸烟、闲谈的与会人员认真听会。招呼那些在会场外吸烟、闲谈的与会人员认真听会。 “四个到位”5 5、会议坐席卡的摆法、会议坐席卡的摆法 （1）大型会议设主席台 一是单排摆法。主席台人数少，做一横排摆，不分单双按单数摆。二是双排或多排摆法。主席台人数多时做二横排或多横排摆，按单数摆。
4、 5 5、会议坐席卡的摆法、会议坐席卡的摆法（2）小型会议根据需要排座。因人数少、不设主席台；有三种形式设座： 面门设座、依景设座、自由择座。面门设座面门设座面门设座面门设座依景设座依景设座依景设座依景设座自由择座自由择座自由择座自由择座5 5、会议坐席卡的摆法、会议坐席卡的摆法（3）会见的座次安排。一是相对式。宾主双方面对面坐、表示尊重，显得主次分明、公事公办、保持距离、多适应公务性的会客。二是并列式。以示双方平起平坐、地位相当、关系密切。 相对式相对式相对式相对式并列式并列式并列式并列式5 5、会议坐席卡的摆法、会议坐席卡的摆法（4）签字仪式会场布置 5 5、会议坐席卡的摆法、会议坐席卡的
5、摆法（5）会谈台形布置 办文掌握办文掌握“五个正确五个正确”一、正确认识公文一、正确认识公文v1 1、什么是公文？、什么是公文？ 中共中央办公厅于1996年5月3日修订的中国共产党机关公文处理条例的第一章第二条对公文的定义是：“公文是党政机关、社会团体、企事业单位实施领导处理公务的具有特定效力和规范格式的文书。是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。” “五个正确”一、正确认识公文一、正确认识公文v2 2、公文的六大作用、公文的六大作用行政法规作用领导和指导作用宣传和教育作用 联系和知照作用 依据和凭证作用 记载和备查作用 v3 3、公文的四
6、个特点、公文的四个特点鲜明的政治性 法定的权威性 效用的现实性 特定的程式性 “五个正确”二、正确使用法定公文文种二、正确使用法定公文文种v1、注意党政机关法定公文文种的异同。、注意党政机关法定公文文种的异同。中共中央办公厅颁发的党的机关公文处理条例中法定的文种有十四个：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。湖南省委办公厅增加了“工作要点”、“细则”，共十六个文种。国务院颁发的国家行政机关公文处理办法中法定公文文种十三个 。命令（令）、决定、议案、通知、通报、通告、公告、报告、请示、批复、函、会议纪要。 有九个相同的文种：决定、意见、通知、通报、
7、报告、请示、批复、函、会议纪要。 有十一个不同的文种：决议、指示、公报、条例、规定、工作要点、细则、命令（令）、议案、通告、公告。 “五个正确”二、正确使用法定公文文种二、正确使用法定公文文种v2、注意明辨近似文种，防止文种错用。、注意明辨近似文种，防止文种错用。请示与报告。请示与报告。 决定与决议。决定与决议。 通知、通告与通报。通知、通告与通报。 通知：通知应用很广泛，作者无限定，内容有规定，具有多功能特点。通知有发布性通知、指示性通知 、中转性通知 、事务性通知、人事任免通知。通告通告是面向社会、向社会各有关方面公布应当周知和遵守的事项。 通报通报是面向内部，用于表彰先进、批评错误、传达
8、重要精神或者交流重要情况的文种。 公报与公告公报与公告 公报公报是党的高级机关用于发布重要决定或者重大事件。 公告公告是国家高行政机关向国内外宣布重大消息、重要事项，是非常庄重严肃的公文。 “五个正确”三、正确把握行文关系三、正确把握行文关系v1、下行文规则、下行文规则要选准下行文文种。一般只发直属下级、也可扩大到所属各级。凡经新闻媒体与广大群众直接见面不另行文的公文，视为正式公文。上级部门不可给没有业务指导关系的下级部门行指挥性的公文。上级业务部门不可向下级行政机关行指定性公文。对下属受双重领导的单位一个上级向这种单位下行专门性的决定、批复或通知时应根据需要抄送另一个上级机关。上级机关不可与
9、下级机关联合行文。本机关的党组不可向下属机关的党组直接行文、更不能向下级行政机关行文。党委的各部门在各自的职权范围内，可以向下级党委的对口部门行文，但不得对下级党委发布指定性公文。党委和政府或党委办和政府办可对下联合行文；党政机关的部门根据实际情况也可联合对下行文。同级的党、政、军、群组织也可联合行文。 “五个正确”三、正确把握行文关系三、正确把握行文关系v2、上行文规则、上行文规则要选准上行文文种。即请示、报告和上报的意见。只主送一个上级、一般不越级行文。不能向上级党政机关交叉请示、报告。向上级机关的请示，不可同时抄送下级机关或部门。受双重领导的机关，在向上级报送请示或报告时，应抄送另一个上
10、级机关，但不可一并主送。 “五个正确”三、正确把握行文关系三、正确把握行文关系v3、平行文规则、平行文规则要选准平行文的文种，即函、意见和周知性通知。平行单位之间不可使用上下行文文种。（不可使用请示、报告、批复）。部门的内设机构除办公室外，不能对外正式行文，与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。平行文在写法上要态度谦和，多用商量语气，不能强加于人，更不能用指示性的口气。“五个正确”四、正确掌握公文的版式和格式四、正确掌握公文的版式和格式 v（一）法定公文版式（一）法定公文版式1、公文用纸主要技术指标 。（1）公文用纸一般使用纸张定量60g/m280 g/m2的胶版印刷纸或
11、复印纸。（可根据需要和单位经济条件选用）（2）纸张白度为85%90%。（白度不够像报刊纸、影响公文的庄重和权威，太白了黑白反差大耀眼。）（3）横向耐折度15次。（公文要多次被翻阅易造成破损，不能太脆，要有一定的柔韧度。）（4）不透明度85%。（少于85%正反两面透明，影响阅读）（5）PH值为7.59.5。 “五个正确”四、正确掌握公文的版式和格式四、正确掌握公文的版式和格式 v（一）法定公文版式（一）法定公文版式2、公文用纸版面尺寸及排版要求 。（1）党的机关公文用纸版面尺寸及排版要求。党的机关公文用纸仍采用16开型，高260mm，宽184 mm；公文的版心高205 mm，宽134 mm；开头
12、空30 mm，地脚（含页码）空25 mm，左边空25 mm。公文一般每页排20行，如有特殊排版需要，最多只能排22行，每行25个字，500550字/页。“五个正确”四、正确掌握公文的版式和格式四、正确掌握公文的版式和格式 v（一）法定公文版式（一）法定公文版式2、公文用纸版面尺寸及排版要求 。（2）排版字体规格。党的机关公文标题用2号小标宋体字，有副标题的副标师用3号楷体字。公文中的第一级小标题用3号黑体字排印；第二级小标题用3号楷体字排印。有多级小标题的：第一级小标题用3号小标宋体字排印，第二级小标题用3号黑体字排印，第三级小标题用3号楷体字排印，第四级小标题用3号仿宋体字排印。小标题的行距
13、与正文的行距一致、序号前面空两个字排印。公文小标题的层次序号：第一层为“一”、第二层为“（一）”、第三层为“1.”、第四层为“（1）”。可跳不可倒。第一级小标题单独排印的末尾无标点符号。第二、三、四级小标题之后接着排印正文的末尾用句号。 “五个正确”四、正确掌握公文的版式和格式四、正确掌握公文的版式和格式 v（一）法定公文版式（一）法定公文版式2、公文用纸版面尺寸及排版要求 。（3）国家行政机关公文用纸版面尺寸及排版要求。行政机关的公文用纸，已淘汰了传统的16开型纸。（16开型纸是日本早期的用纸标准，现今日本不再使用。）这种纸型印制的公文信息量小，不利于与各国政府和国际组织、国际会议进行公文交
14、往。因此，我国国家行政机关公文用纸采用国际标准的纸型，即A4纸型。公文幅面尺寸为：宽210 mm、高297 mm，版心尺寸为高156 mm，宽225 mm，（不含页码），上白边（天头）37 mm，下白边（地脚）25 mm，左白边（订口边）28 mm，右白边26 mm，都允许偏差1 mm。公文一般每页排22行，每行28个字，616个字/页。国家行政机关公文的标题用2号小标宋体字排印，正文用3号仿宋体字排印、文中如有小标是可用3号小标宋体字或黑体字排印。 “五个正确”四、正确掌握公文的版式和格式四、正确掌握公文的版式和格式 v（一）法定公文版式（一）法定公文版式3、公文的装订要求 。（3）公文的装
15、订分平订和骑马订或胶粘。订位为两钉锯外订眼距书心上下各1/4处，允许误差不大于4 mm，平订钉锯与书脊间的距离35 mm、钉脚平伏牢固。公文的版面干净无底灰、字迹清楚、尺寸标准、版心不斜，裁切成品尺寸误差1 mm、四角90度，无毛茬或缺损。 v法定公文的格式法定公文的格式 1、公文的文头部门（眉首部分）、公文的文头部门（眉首部分）2、发文字号、发文字号3、签发人、签发人 “五个正确”四、正确掌握公文的版式和格式四、正确掌握公文的版式和格式 v（二）公文的主体部分（二）公文的主体部分 1、公文的标题。由制文机关加事由加文种组成。 2、主送机关。就是文件的接受者，负有承办责任的机关。 3、公文正文
16、。主送机关名称下一行，每自然段空两格，回行顶格，数字，年份不能回行，标点不能打空于左顶格。 4、附件。 5、发文机关署名。（又叫落款）一般在正文末行或附件名称之下，空2行排印。 6、成文日期（公文生效日期）。 7、印章。公文用印是公文产生法定效力的标志。 “五个正确”四、正确掌握公文的版式和格式四、正确掌握公文的版式和格式 v（三）文尾部分（三）文尾部分 1、主题词2、抄送机关 3、印制版记4、公文的页码“五个正确”五、正确办理公文五、正确办理公文 v（一）机关公文必须由办公室（秘书部门）统一处理。 v（二）公文必须经本机关领导人审批签发，联合行文的必须逐一会签，主办单位先签，然后协办单位依次
17、会签、签原件不签复印件，注重时效。 v（三）发文办理的草拟、审核、签发、打印、校对、印制、用印，装订、登记、分发等程序必须严格把关，力争0差错，0失误。v（四）公文签收后必须及时登记（设收文登记簿，发文登记簿、借文登记簿）及时请办、分发或传阅、筛选分流，为领导简政减负。 v（五）文件只发组织、不发个人，领导调走或异动，应将本人暂存、借用的公文按有关规定及时清收。 v（六）复印上级的文件，除绝密级和不准翻印的以外，经机关负责人或办公室主任批准，可以复印，但复印件视同正式文件，加盖复印证明章。v（七）要经常对上级重要文件、本级要件进行清理，掌握阅文和承办情况。以便提醒领导，避免误事。送领导批示或交有关部门办理的公文，要负责催办。v（八）对实际工作没什么指导意义的公文、可发可不发的公文不发，可办可不办的公文不办，办文的多少与工作成绩不一定成正比。配合领导减少文山会海。v（九）公文办理完毕，将定稿，正本和有关材料收集齐全，立卷归档。v（十）切实做好保密工作和五防工作。“五个正确”
