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1、应用写作应用写作应用写作应用写作 办办文文应用写作应用写作应用写作应用写作 案例一案例一文书处理文书处理【职业情景】 中国维行保险公司是一家全国性、综合性保险公司，经营范围包括各类财产保险、人身保险、信托业务等。公司总部设在广州，主要股东包括：广州市投资管理公司，招商局佛山工业区有限公司、中国远洋运输集团公司、摩根亚洲投资有限公司、广盛有限合伙集团公司等。应用写作应用写作应用写作应用写作 中国维行保险有限公司在自身发展的历程中，坚持管理创新和技术创新的发展策略。十分注重学习、借鉴外国经验，积极引进技术人才和管理经验，先后与国外多家知名保险公司建立了合作关系。为了适应经济全球化和知识经济时代的挑
2、战，增强公司的国际竞争力，公司聘请了国外著名专业顾问公司担任专业管理顾问，借以提高自身经营管理水平，中国维行保险有限公司将继续勇于开拓，提升公司的核心竞争力，力争在两年内业务规模进入世界500强，业务品质进入全球400优应用写作应用写作应用写作应用写作 为响应总公司号召，早日实现维行进入“规模500强，品质400优”的目标，该公司准备开展“扎实基础、提升品质”的活动，主要形式是主题演讲会、合理化建议征文。各部门必须在近期内上报活动开展情况。按照活动方案要求：演讲会每月一个主题，全体员工必须参加，合理化建议活动每月评选出三篇优秀征文上报，定期上报活动组织和进行情况。 发文处理： 思考题：根据上述
3、内容，制发一份通知。应用写作应用写作应用写作应用写作 发文工作分4个场景。 1、公司经理将秘书刘某叫到办公室，对她说明了此次活动的目的和要求，让她们马上写一份通知。刘某将经理的话记录下来，回到自己的办公室，开始拟写通知。 要求演示领导交拟和秘书撰写通知的过程，并制作出通知的初稿。 2、初稿完成后，刘秘书将此通知写在统一的发文稿纸上，拿给经理看，经理经审核签字同意发出。 请演示领导审核签字的过程。 应用写作应用写作应用写作应用写作 3、刘秘书将此份通知编上发文字号，写在发文稿纸相应的栏目中，然后检查拿到文印室，交给打字员小郭打印成正稿，打印份数为30份。 请演示秘书编号印制文件的过程。 4、第二
4、天上午，刘秘书将打印好的通知从文印室取回，逐一盖章，并在发文登记表上填写好有关内容，再分别封好。 请演示秘书发文登记的过程。 应用写作应用写作应用写作应用写作 案例二案例二邮件收进的程序邮件收进的程序【职业情景】 沈小姐是某公司总经理的秘书，一清早进入办公楼，就到公司租用的信箱中把邮件取了出来，用专用信袋装好，提着走进了自己的办公室。略微整理了一下，就坐在自己的办公桌前开始工作了。沈小姐数了下信件的数量，一共21件。她先把公函和私人信函分开，把有密级要求的、标有“某某亲启的信件分开。然后她根据收件部门的名称分类：有5封信是人事科的；7封信是销售科的；1封是财务科的；1封写着教育科的，但公司没有
5、这个部门，她把这封信归到培训部去了；1封信上写总经理亲启；另2封是总经理办公室的；剩下的4份是报纸杂志。应用写作应用写作应用写作应用写作 沈小姐拿出邮件登记簿，边登记边分检。所有的来函和邮件都登记在册了，也按部门分检归类了。接着沈小姐把总经理亲启的那封信放在总经理的办公桌上，把其他信放在各个部门的专用信格里，留下了2份报纸，2封总经理办公室的信。在拆信前，她先把信拿到光亮地方照了下，一封信的信纸折得几乎与信封一样大小，沈小姐只好把信在桌上磕了十几下，尽可能使信纸沉落下去，然后取出剪刀，小心翼翼地剪开了信口。把信封内的信纸一一展开，盖上日戳，再用回形针把信纸和信封一一别住。一封信写明有三份附件，
6、但沈小姐仔细检查，只找到二份附件，她用红笔在信纸上写下：“缺少一份附件”，然后签上了自己的姓名。她想，这封信让总经理来处理吧。应用写作应用写作应用写作应用写作 另一封是对本公司提出业务方面意见的客户来信，按照惯例，沈小姐决定立即复信。她写到：郭思源先生： 非常感谢您对我公司的关心。您所提到的服务质量和态度问题，我们正在研究改进，希望在不久之后，您看到的将是新的面貌。希望我们继续合作。再次向您致谢。敬请安好。 奇斯公司敬上 20xx年5月6日拟完复信搞，本已坐到电脑前的沈小姐想了一下，还是拿出了钢笔，手写誊抄了一遍，并写好了信封，填好了发函登记。应用写作应用写作应用写作应用写作 思考题：1.、沈
7、小姐的收件程序是否正确？每一个细节是否都符合秘书的要求？2、“缺少一份附件”的那封信为什么要由总经理自己处理？这封信有可能是什么内容的信？3、沈小姐最后为什么不用电脑打信，而要手写发出？应用写作应用写作应用写作应用写作 案例三案例三误拆信笺的处理误拆信笺的处理【职业情景】 小王是某外资公司秘书。一次，他不小心误拆了法国总经理的私人信件。而且信里写的是总经理极其不愿他人知晓的隐私，这可如何是好呢？小王当时想，事情既然已经发生了，就要勇于面对，不可藏匿不交，更不可私自拆毁。误拆信件只是工作事故，而藏匿或拆毁则是道德甚至是法律问题了。当务之急是先解决问题，然后再分析原因。于是他紧急采取了如下步骤：应
8、用写作应用写作应用写作应用写作 发现误拆，当即停止阅读，并保证不把已看到的内容告诉任何人。把信纸按原样折叠好，放回信封。取一张便士贴，上面写上：Sorry, opened by mistake, 并签上自己的姓名。然后将这张便士贴粘在信封上。每天规定的送邮件的时间里，把这封错误开拆的信放在其他的邮件中间，一并送入总经理室，如办公室无人，当面向总经理道歉。若办公室有其他人在，则过后道歉。通过这一方式，小王虽然受到了总经理的严厉批评，但最后也得到了总经理的谅解。事后，小王及时总结经验教训。小王承认，发生误拆信笺的事情，主观上是自己工作不认真、太大意所致，今后要增强工作的责任心，以避免类似事情的发生
9、。应用写作应用写作应用写作应用写作 客观上，是来信人没有按照一定的规范表明私人信件。这需要学习识别哪些是没有表明性质的私人信件。小王得出如下经验：一是留意哪些人经常给总经理写私一是留意哪些人经常给总经理写私信，信，那么这些人的来信即便没有标明信件的性质，也不会贸然误拆。二是学会辨别公务信件和私人信件的二是学会辨别公务信件和私人信件的差别。差别。一般，公务信件是打印的，而私人信件是手写的，公务信件的信封是白色的，私人信件的信封是多种颜色的，公务信封往往印有单位的名称和地址，而私人信封往往是公开出售的。三是当拿不准是公务信三是当拿不准是公务信件还是私人信件的时候，请领导来定夺件还是私人信件的时候，
10、请领导来定夺。思考题：1、小王秘书的做法是否值得我们借鉴呢？为什么？2、请总结一下秘书该如何细致高效地处理邮件？应用写作应用写作应用写作应用写作 案例四案例四信息工作信息工作【职业情景】【职业情景】大华电通成立于1986年，总部设在台湾桃园，初期以电脑外设产品为业务重心，后逐渐扩展至多媒体与通讯领域。1997年股票上市，2001年11月大华推出新品牌“BeQ”，立志以“Bringing Enjoyment Quality to Life（享受快乐科技）”为己任，打造数字时尚领导品牌。 身为I T产业的领导者，BeQ在产品营销、制造、研发等各方面均达全球化规模，实现了台湾研发、内地行销、全球运筹
11、。在欧洲、美洲、亚太各国及中国内地设有分公司，从事行销及客户服务；在马来西亚、墨西哥、中国北京及台湾地区设有生产基地；拥有位于台湾新竹及美国加州的通讯研发中心。位于北京的软件研发中心，拥有1200位研发工程师和超过728项的专利。2001年，BeQ年营业额为20亿美元。 应用写作应用写作应用写作应用写作 鉴于大华电通信息技术有限公司在业务和生产方面的不断发展，现公司决定在各大高校招聘销售类、宣传企划类、运筹管理类、软件开发类专业的人才。招聘的信息资料工作分5个场景。 2008年2月18日，星期一，人力资源部经理梁勇让秘书陈经在公司网站上发一个招聘广告。他告诉陈经；请应聘者将个人简历、应聘意向、
12、薪资要求、联系方式及近照一张寄到本公司。联系人是人力资源部，电子邮箱是I,公司网站是。思考题：1、请代陈秘书拟写一份网上招聘广告。 应用写作应用写作应用写作应用写作 2、在以上场景中，请4位学生登陆各大校园网站，扮演4名求职人员，从网络上获取个人简历和专业资料，然后分别以应聘销售、宣传企划、运筹管理、软件开发4类职务，拟写应聘申请书及简历。 3、2008年2月22日星期五8:30，陈秘书一上班，就打开电脑登陆公司网站，发现由网上传来四类职务应聘申请书及简历若干份，他将收到的应聘材料整理出4份来（即是以上4份），通过公司局域网发给六大事业部门。请演示秘书收集和整理信息的过程。 应用写作应用写作应
13、用写作应用写作 4、六大事业部即视讯部、储存部、影视部、数字显示部、无线通信部与宽带网络部，根据应聘材料，经过初步筛选，无线通信部确定一名宣传企划人才，宽带网络部确定一名软件开发专业人才。无线通信部部长王强和宽带网络部部长薛东，分别将此信息形成初步意见，通过公司局域网发还给人力资源部。请演示信息反馈过程。 5、陈秘书通过局域网，在电脑上将初步意见整理完毕，附上两位人才的个人资料，打印成书面文件上报给梁经理审阅。请演示信息利用过程。 应用写作应用写作应用写作应用写作 案例五案例五文件为何失踪文件为何失踪【职业情景】 大华公司总经理指示行政部季主任：查一下去年给锻接车间的“批复”件中规定他们今年减
14、少生产WWll6组件的具体数字是多少。季主任吩咐文档室查找，结果管文档工作人员查追了去年所有文件也未找到，仅查到锻接车间“要求减少生产wwH一6组件”的请示。经工作人员回忆，当时移交文书时，就曾提出过未见“批复”件，但时间一长，也就不了了之。因该文件最后一直未能查到，有关人员，包括办公室主任，都受到了应有的处分。思考题： 上述文件失踪问题出在哪一环节? 应用写作应用写作应用写作应用写作 案例六案例六文件的归档文件的归档【职业情景】年初，某公司对上一年的归档文件进行整理。负责整理工作的秘书发现不少部门拿复印件归档，且没有盖公章。经过询问，部门人员说当时收的就是复印件。思考题：复印件有归档价值吗？为什么？案例七案例七文件的保密文件的保密【职业情景】某老客户来公司找经理，恰巧经理不在办公室，于是老客户坐到经理的电脑桌前上网。而电脑里有些机密文件还没有放到特定的文件夹，而是放在电脑桌面上。思考题：作为秘书的你，应该如何做好这些文件的保密工作又不至于得罪老客户？
